Iniciación en el mundo de Access conociendo los elementos básicos del entorno de trabajo y su funcionalidad

1. Creación de Base de Datos
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Dubraska Delgado
Laboratorio de Programación Digital
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
BASE DE DATOS .................................................................................................................2
INTERFAZ DE USUARIO ACCESS 2010........................................................................2
1. Cinta de opciones................................................................................................................... 3
2. Vista Backstage...................................................................................................................... 3
3. Panel de navegación .............................................................................................................. 3
Crear una Base de Datos......................................................................................................3
Crear una nueva base de datos en blanco................................................................................... 4
Abrir una base de datos recientemente usada............................................................................ 5
Acceder a la Vista Diseño desde la Vista Hoja de Datos............................................................ 6
Agregar Tablas .....................................................................................................................7
Crear una tabla en la vista Diseño............................................................................................... 7
Agregar campos a una tabla ........................................................................................................ 8
Definir la clave principal............................................................................................................. 8
Guardar una tabla ........................................................................................................................ 9

2. Creación de Base de Datos
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BASE DE DATOS
Una base de datos es una herramienta conceptual empleada para representar la lógica de los
datos, percibidas mediante tablas que contienen datos organizados y vinculados entre sí
atendiendo reglas claras tanto de funcionamiento como de integridad de los datos. La lógica
puede ser modelada inicialmente en papel y posteriormente emplear un Sistema Manejador
de Base de Datos para la creación, actualización, recuperación de datos y la generación de
información relevante presentada de forma atractiva. Son muchas las aplicaciones
diseñadas con este propósito, en esta guía exploraremos la interfaz de usuario de Access
2010.
INTERFAZ DE USUARIO ACCESS 2010
A partir de la versión 2007 se comenzó a gestar cambios importantes en la interfaz, la
Cinta de opciones reemplaza los menús y las barras de herramientas de las versiones
anteriores. El panel de navegación reemplaza y amplía la funcionalidad de la ventana Base
de datos. En Access 2010, la vista Backstage, le concede acceso a todos los comandos
aplicables a toda la base de datos, como compactar y reparar, o comandos procedentes del
menú Archivo. Los tres componentes principales pueden observarse en la Figura 1
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3. Creación de Base de Datos
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Figura 1. Ambiente de trabajo de Access 2010
1. Cinta de opciones es la cinta de fichas a lo largo de la parte superior de la
ventana del programa se compone principalmente de fichas con grupos de botones
que concentran comandos usados frecuentemente, fichas contextuales que aparecen
sólo cuando puede usarlas, y la Barra de herramientas de acceso rápido, una
pequeña barra de herramientas que puede personalizar con sus comandos favoritos.
En las fichas de la cinta de opciones, algunos de los botones proporcionan una
galería de opciones, mientras que otros inician un comando.
2. Vista Backstage es la colección de comandos que se ven en la ficha Archivo de
la cinta, es una novedad de Access 2010. Contiene comandos e información
aplicable a toda una base de datos, como Compactar y reparar, así como
comandos que se encontraban en el menú Archivo en versiones anteriores, tales
como crear una nueva base de datos, abrir existente, publicar en la Web a través de
SharePoint Server a la par de realizar muchas tareas de mantenimiento de archivos
y bases de datos.
3. Panel de navegación es el panel en el lado izquierdo de la ventana del programa de
Access, ayuda a organizar los objetos de la base de datos, y supone el principal método
para abrir o cambiar el diseño de un objeto de base de datos. El panel de navegación
reemplazó la ventana Base de datos en las versiones anteriores a Access 2007. El panel de
navegación está organizado por categorías y grupos. Puede elegir entre diversas opciones
de organización, y también puede crear su propio esquema de organización personalizado
en el panel de navegación. De manera predeterminada, una nueva base de datos usa la
categoría Tipo de objeto, que tiene grupos que corresponden a los distintos tipos de objeto
de base de datos. La categoría Tipo de objeto organiza los objetos de la base de datos de
forma similar a la ventana Base de datos predeterminada de las versiones anteriores. Puede
minimizar el panel de navegación y también se pueden ocultar, pero no se puede oscurecer
el panel de navegación abriendo objetos de base de datos ante el mismo.
Estos tres elementos proporcionan el entorno en el que crear y usar bases de datos.
Crear una Base de Datos
Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y
actualizada, saber identificar qué información es necesaria, además de organizarla y dividirla

4. Creación de Base de Datos
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adecuadamente en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes con características
relevantes separadas en campos para reunir la información de las tablas cuando así se precise y
decidir de qué modo se relacionarán entre sí. Para empezar a diseñar una base de datos, realice un
análisis y diseño conceptual a fin de planear adecuadamente la estructura (tablas) ajustados a las
reglas de comportamiento del sistema a modelar.
Crear una nueva base de datos en blanco
1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo. Lo primero que observará es la
vista Backstage.
2. Entre las plantillas disponibles, haga clic en Base de datos en blanco, para crear una nueva
almacenada en el escritorio.
3. A la derecha, en Base de datos en blanco, escriba un nombre para el archivo de base de datos
en el cuadro Nombre de archivo o use el que se le proporciona.
4. Haga clic en Crear, al acceder a la base de datos se abre automáticamente una nueva tabla en
la vista Hoja de datos.
En la Figura 2 se observa la secuencia de pasos, la vista Backstage, permite acceder a varios
elementos, puede ser empleada para la creación de Base de datos web en blanco, éstas se
implementan en un servidor en el que se ejecuta Servicios de Access, un componente nuevo de
SharePoint Server, para emplear la base de datos web con un explorador web, no es necesario
contar con Access salvo que se desee efectuar cambios de diseño. Este documento no explica cómo
crear una base de datos web, ni cómo emplear las plantillas, que proporcionan Access 2010.
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5. Creación de Base de Datos
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Figura 2. Crear base de datos
5. Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación,
abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la
columna.
6. En esta vista es posible trabajar sin embargo, en este documento optaremos por Cerrar
Tabla1 haciendo clic en Cerrar . Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que
guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en
Cancelar para dejar la tabla abierta. Ver Figura 3
Figura 3. Vista Hoja de Datos
Abrir una base de datos recientemente usada
1. Inicie Access.
2. En la vista Backstage, haga clic en Reciente y, a continuación del listado de base de datos
disponibles, haga clic en la base de datos que desea abrir.
3. Access abre la base de datos. Ver Figura 4
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6. Creación de Base de Datos
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Figura 4. Abrir una base de datos
Acceder a la Vista Diseño desde la Vista Hoja de Datos
1. Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre
Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna.
2. En esta vista es posible trabajar sin embargo, en este documento optaremos por
trabajar en la vista Diseño para la creación de tablas, haga Clic en el ícono ubicado en el
extremo izquierdo correspondiente a Vista Diseño.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, para que asigne un nombre significativo a la
tabla.
La secuencia completa puede ser detallada en la Figura 5 para acceder a la Vista Diseño desde la
Vista Hoja de Datos.
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7. Creación de Base de Datos
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Figura 5. Acceder a la Vista Diseño desde la vista Hoja de Datos
Agregar Tablas
Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas, es decir, listas basadas en
entidades o temas principales que contienen datos organizados en registros. Cada característica de la
entidad se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Cuando esté
trabajando en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de la aplicación. Los
elementos de la aplicación son una característica nueva que permite usar juntos varios objetos de
base de datos relacionados como si fueran uno. Por ejemplo, un elemento de la aplicación puede
consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla.
Crear una tabla en la vista Diseño
La vista Diseño, permite crear primeramente la estructura de la tabla, que podrá ser visualizada
para incluir datos posteriormente en la vista Hoja de datos.
1. Haga clic en de la ficha Crear de la cinta de opciones
2. En el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.
3. Seguidamente se muestra la vista Diseño, en la vista se observan tres paneles de trabajo:
(a)Panel de Navegación, (b)Cuadrícula de diseño y (c)Panel de propiedades. Ver Figura 6
NOTA: En este punto aunque ya ha sido creada la tabla no puede guardarse pues requiere la
definición de al menos un campo y la selección de un tipo de dato.

8. Creación de Base de Datos
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Figura 6. Crear una tabla en la Vista Diseño
Agregar campos a una tabla
1. Siguiendo en la vista Diseño, centramos la atención en la Cuadrícula de diseño para agregar un
campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuación,
seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos. Para detalles acerca de los tipos revise el
documento Tipos de Datos
2. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. La
descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese campo en la vista
Hoja de datos. La descripción se usa también como texto de la barra de estado para los
controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de
campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para
formularios o el Asistente para informes.
3. Los pasos 1 y 2 se repiten tantas veces como campos desee definir en la tabla.
Definir la clave principal
Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen
inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave
principal. Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea
automáticamente un índice para ésta, que permite agilizar las consultas y otras operaciones, además
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(a)Panel de
Navegación
(b)Cuadrícula
de Diseño
(c) Panel de
propiedades

9. Creación de Base de Datos
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de comprobar también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es
siempre distinto.
1. Estando en la vista diseño, seleccione el campo o los campos que desea usar como clave
principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Si desea seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de
filas de cada campo que desea formen parte de la clave principal.
2. Seleccione en la Cinta de opciones en el grupo Herramientas de tabla la ficha Diseño
3. Haga clic en Clave principal. Inmediatamente, se agrega un indicador de clave a la izquierda
del campo o campos que ha especificado como clave principal. Observe la secuencia previa
detallada en la Figura 7.
Figura 7. Definir la clave principal de una tabla
Guardar una tabla
Para guardar una tabla tiene varias alternativas:
1. Haga clic en el botón Guardar Ubicada en la barra de herramientas de acceso
rápido en el extremo superior izquierdo, para asignarle un nombre significativo a la tabla
creada.
2. En la cinta de opciones en la ficha Archivo, haga clic en Guardar.
Al guardar una nueva tabla sin establecer una clave principal, Access le solicita que cree un nuevo
campo para la clave principal. Si hace clic en Sí, Access crea un campo de identificador que usa el
tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya
1 Selector de
filas
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10. Creación de Base de Datos
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incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en No,
Access no agrega ningún campo y no se establece ninguna clave principal.
Quitar la clave principal
1. Seleccione la tabla para la que desee quitar la clave principal, haciendo doble clic
sobre ella en el panel de navegación. Se abre la tabla en la Vista Hoja de datos
2. En la cinta de opciones en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver de
las opciones desplegadas, a continuación seleccione Vista Diseño.
3. Haga clic en el selector de filas para la clave principal actual. Si la clave principal
consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el
selector de filas para cada campo.
4. En la cinta de opciones seleccione la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga
clic en Clave principal.
5. El indicador de clave se quita del campo o los campos especificados previamente
como clave principal.
Figura 8. Quitar la clave principal de una tabla
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Cambiar la clave principal
Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:
1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones del apartado Quitar la
clave principal.
2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones del apartado Definir
la clave principal.