Manual paso a paso para la realización de correspondencia a diferentes destinatarios

1. MANUAL DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Jeraldine Murcia
Profesora:
Luz Duran
Fundación Universitaria San Mateo
Informática
Bogotá D.C
2017

2. Paso1: Para realizarcartas a correspondenciaprimerose debecrearunarchivoen Excel conlosdatos de los
destinatarios que necesitamosque aparezcanenlacarta

3. Paso2: Despuésse crearala carta que se mandara a cada uno de losdestinatarios.
Tenerencuentaque la carta redactadano debe llevarlainformacióndeldestinatario(Nombre,direcciónetc.)

4. Paso3: En la parte superiorde Word veremosCORRESPONDENCIA,clickyaparecerá“iniciarcombinaciónde
correspondencia,daremosclickal pasoa paso de la siguientemanera.Al darclick se abrirá unapestañaal ladoderecho
donde nosmostrara detalladamenteel procesode laselecciónde destinatarios

5. Paso4: Al abrirse estapestañase podrá el tipode documentoal que le sera afregadolainformaciónde losdestinatarios,
inicialmente estaráagregada“cartas”clicken laparte inferiorde estapestañadonde se nosinstruiráel siguiente paso
 Paso2 (imagen1):Utilizardocumentoactual
 Paso3 (imagen2):Utilizaruna listaexistente clickenexaminar

6. Paso5: Al dar click enexaminarnosabrirauna pestañaendocumentosdonde elegiremosel excel de lainformacionde
losdestinatarios
NOTA:Tenerencuentaque lapaginade excel unavezguardada debe sercerradadurante el procesoenWord.
Paso6: Al elegri nuestroexel nosabrirálasiguiente pestaña.

7. Clickenaceptar y nosmostrara el contenidode Excel.Estaesla informaciónque se agregaranalas carta asi que
daremosclickenaceptar

8. Paso7: El paso4 (imagen1) de lapestañadel ladoderechoessobre larealizaciónde lacara, perocomo estaha sido
hechacon anterioridadomitiremosapareceráde nuevoel paso5 (imagen2) donde nosmostrara lavistapreviade las
cartas combinadas donde podemoscambiarlalistade destinatarios. El paso6 (imagen3) es ladistribuciónfinal de la
base de datos.
NOTA:Estos pasosse realizaranal final del procesoporlotanto podemosomitirestos(másadelanteseránexplicados)

9. Paso9: A continuaciónnosdirigiremosalaparte superiorde Word enla opción“Insertarcampocombinado”Una vez
abiertanosaparecerála informaciónque contienelabase de datosque hemoselegido,de estaformanos dará la opción
de acomodar estainformaciónenlacarta.

10. Paso10: Si queremosque al principiode lacarta aparezcael nombre de la personale daremosclickenNombresy
Apellidos,apareceráde lasiguiente forma (Línearoja):

11. Paso11: A partir de esta explicación,podemosañadirel restode informaciónque apareceráenlacarta

12. Paso12: Al tenerlacarta lista,nosdirigimoslaparte superiorderechadel Worddonde aparecerá“finalizarycombinar”
y aparecerála opción “editardocumentos individuales”
Se abrirá la siguientepestañaydaremosclickenaceptar

13. Paso13: Finalmente al darclickenaceptar, Word generara automáticamentelascartasenotro documento (podemos
verque en este documentohay11 paginasagregadas,estassonlas cartas individuales).Resultadofinal
NOTA:Es necesarioverificarque lascartas realizadasesténcompletasensutotalidad,conlainformacióndel
destinatarioyel contenidode lacarta