Un manual para realizar cartas con correspondencia a varios destinatarios desde Excel a Word

1. MANUAL PARA CORRESPONDENCIA
García Bonilla Nicolás Esteban
Liz Duran
Fundación Universitaria San Mateo
Facultad de Ingeniería
Técnica Profesional en Manejo de Riesgos
Bogotá D.C.
2017

2. MANUAL
Carta con destinatarios de Excel a Word
Primer paso:
Se abre Microsoft Excel y en él se realiza una tabla con los datos de básicos de las personas
o empresas a las cuales les haremos llegar las cartas; estos datos son:
1. Empresa
2. Nombre
3. Apellido
4. Cargo
5. Dirección
6. Teléfono
7. E-mail
Y cualquier otro dato de ser obligatorio
Imagen 1 Tabla en Microsoft Excel

3. Segundo paso:
Después de guardar el documento en Excel, pasamos a escribir la carta en Microsoft Word;
el tema de esta carta es de Inconformidad frente a un servicio.
Tercer paso:
Después de escribir el contenido de la carta, nos dirigimos a la pestaña Correspondencia en
la parte superior y seleccionamos la opción de Seleccionar destinatarios.
Imagen 2 Carta en Microsoft Word
Imagen 3 Panel de control CORRESPONDENCIA

4. Cuarto paso:
Paso a seguir seleccionamos la opción de “usar lista existente” y buscamos la tabla echa en
Excel anteriormente.
Quinto paso:
Después de lo anterior, empezamos a colocar la parte superior de la carta (Ej. Bogotá
octubre 10 2017), Paso a seguir nos dirigimos a la “opción Insertar campo combinado” en
él nos saldrán los ítems hechos en el documento de Excel; los organizamos
seleccionándolos
Imagen 4 Destinatarios
Imagen 5 Insertar campo combinado

5. La carta deberá quedar así:
Sexto paso:
Por ultimo en la barra de “Correspondencia” seleccionamos la opción de “finalizar y
combinar” y en “editar documentos individuales para ver los resultados finales
Imagen 6 Encabezado de carta
Imagen 7 Barra de Correspondencia “Finalizary combinar”

6. Nos aparecerá una pestaña emergente con donde le damos al ítem “Todos” para poder ver
las cartas y editarlas si es necesario
El resultado es el siguiente:
Imagen 8 Pestaña emergente
Imagen 9 Documento Word Cartas terminadas

7. Como podemos ver la carta que originalmente aviamos escrito se dividió en el número de
empresas puestas en el documento Excel, logrando así una organización y repartición de la
información como nombre, apellidos, correos entre otros.
En conclusión esta herramienta no ayuda a organizar la información destinataria y de
correspondencia en las cartas, así podemos escribir variedad de cartas a diferentes personas
o entidades.
Imagen 10 esquema de cartas terminadas