MS WORD

1. 1
AUTOTEXTOS,
TEXTOS RAND,
PANEL DE
NAVEGACION,
IMPRIMIR
DOCUMENTO
Ing. Vallejos

2. Autotextos
• La creación de un autotexto resulta útil cuando se debe incluir
muchas veces un párrafo repetitivo en un documento.
• Una solución es contar con varias ventanas abiertas y copiar
el texto de una a otra. MS Word dispone de una función que
nos ahorrará este trabajo tedioso.
• La utilidad de un autotexto es convertir en Autotexto el
párrafo o texto que se desea repetir y, a partir de ahora, sólo
será necesario insertarlo cuando se necesite.
• MS Word posee una serie de autotextos que ya están
definidos, como por ejemplo un saludo o la despedida de
carta, pero también contamos con la opción de poder crear
autotextos a medida.
2Ing. Vallejos

3. Crear Autotextos
• Ejemplo : Crearemos el autotexto de los datos de contacto del
CIS. Los paso son los siguientes:
1. En un documento cualquiera, digitar el texto que se
necesita repetir.
2. Seleccionar las líneas de texto digitadas.
3. Ficha INSERTAR, grupo TEXTO seleccionar la opción
ELEMENTOS RAPIDOS y luego AUTOTEXTO.
4. En el cuadro de dialogo hacer clic en «Guardar selección
en galería de Autotexto»
3Ing. Vallejos
CIS - LIMA NORTE
(01) 202-4342 Anexos 2089 - 2199
Correo: cis_lima@ucv.edu.pe

4. Crear Autotextos
En la casilla «NOMBRE» colocar el nombre del autotexto para la
selección actual, por defecto, MS Word asigna como nombre el texto
de la primera línea.
4Ing. Vallejos
Haciendo clic en Aceptar este queda guardado y listo para ser usado

5. Usar un Autotexto
1. Abrir el documento en el que se desea insertará el autotexto.
2. Ubicar el cursor en la posición del documento en la que se
desea insertar el autotexto.
3. Ficha INSERTAR, Grupo TEXTO, comando ELEMENTOS
RÁPIDOS, opción AUTOTEXTO y seleccionar el AUTOTEXTO a
insertar.
5Ing. Vallejos

6. Eliminar un Autotexto
Existen dos rutas para cargar el cuadro de dialogo en el cual se
puede eliminar un AUTOTEXTO.
1. Ficha INSERTAR, Grupo TEXTO, comando ELEMENTOS
RÁPIDOS, opción Organizador de bloques de creación.
6Ing. Vallejos

7. Eliminar un Autotexto
2. Ficha INSERTAR, Grupo TEXTO, comando ELEMENTOS
RÁPIDOS, opción AUTOTEXTO, clic derecho sobre el
AUTOTEXTO a eliminar y seleccionar «Organizar y Eliminar».
7Ing. Vallejos

8. Eliminar un Autotexto
En ambos casos abrirá la ventana en la cual deberemos
seleccionar el AUTOTEXTO a eliminar y luego hacer clic en el
botón ELIMINAR.
8Ing. Vallejos

9. Textos Aleatorios
• MS Word dispone de una función poco conocida, mediante la
cual es posible generar, de manera automática, cierto número
de párrafos con varias líneas de texto para cada párrafo.
• La función de texto aleatorio nos permitirá utilizar varios
párrafos de texto con el fin de realizar pruebas con el formato
de los mismos y poder ajustar el efecto visual resultante.
• Cuando hablamos de textos aleatorios en MS Word nos
estamos refiriendo a la función: RAND
9Ing. Vallejos

10. Función RAND
• La forma de uso de esta función es muy sencilla:
– Colocar el siguiente texto: =RAND()
– Presionar Pulsar la tecla Enter
Esta acción insertar automáticamente tres párrafos de texto.
• Es posible definir la cantidad de párrafos que se desean insertar y
el número de líneas aproximado de cada uno de ellos, de la
siguiente forma:
=RAND(P, L), donde: P = Nro de párrafos
L = Nro de líneas aprox. por párrafo
Para insertar 5 párrafos, con 10 líneas cada uno la sintaxis sería:
=RAND(5, 10)
10Ing. Vallejos

11. Panel de Navegación
• El panel de navegación permite ver todos los encabezados y
páginas del documento en un formato claro de arriba abajo;
busque y reestructure fragmentos de contenido arrastrando
los encabezados; y busque todas las apariciones de palabras,
frases o elementos específicos como ilustraciones y tablas, sin
tener que desplazarse por los resultados de la búsqueda.
• Con el panel de navegación, que se abre en una ventana
independiente, te orientas más fácilmente en documentos
voluminosos. De hecho, muestra una versión Índice de tu
documento que contiene todos los niveles de título.
11Ing. Vallejos

12. Panel de
Navegación
Para abrir el panel de
navegación la ruta es la
siguiente:
Ficha VISTA,
Grupo MOSTRAR
Seleccionar PANEL DE
NAVEGACIÓN.
12Ing. Vallejos

13. Panel de Navegación
El panel de navegación nos brindas tres vistas básicas:
1. Pestaña de Títulos y subtítulos.
2. Pestaña de Paginas.
3. Pestaña de Resultados de búsquedas.
13Ing. Vallejos

14. Trabajo para casa: Panel de
Navegación.
Definición y manejo del panel de navegación:
1. Pestaña de Títulos y subtítulos.
• Que se necesita para que funcione esta pestaña.
• Como mover, insertar, eliminar un titulo.
2. Pestaña de Paginas.
• Como desplazarse entre las paginas del documento.
• Que otras opciones brinda esta pestaña.
3. Pestaña de Resultados de búsquedas.
• Que tipos búsquedas existen y
• Como se realizan las búsquedas(simples y avanzadas).
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15. Imprimir un documento
• Antes de imprimir debemos REVISAR el aspecto general del
documento para ver si está todo correcto, para lo cual nos
aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista
de impresión, esta vista presenta la página tal y como se
imprimirá, existen dos formas de verificarlo:
• En la pestaña Vista deberá estar seleccionado Diseño de
impresión, o
• En la barra de estado deberá estar marcada esta opción.
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16. Revisión del documento
Las versiones anteriores a Word 2007 contaba con la Vista
preliminar, a partir de Word 2010 en adelante ya no existe esta
opción, pero se ha adicionado en la pestaña Vista algo
interesante, que son las opciones de Zoom:
El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la
pantalla, lo mismo sucede con Dos páginas, mostrándose una al
costado de la otra.
16Ing. Vallejos

17. Opciones del Grupo ZOOM
• 100%: muestra el tamaño original de la página, sea cual sea el
tamaño de la ventana de Word.
• Ancho de pagina: ajusta la página al ancho de la ventana de
Word.
• Una página: ajustará la página al espacio que tenga en la
pantalla.
• Dos páginas: ajustará dos páginas al espacio que tenga en la
pantalla.
17Ing. Vallejos
Revisión del documento

18. Para mostrar varias paginas tenemos la opción:
• Zoom: el botón Zoom nos mostrara la siguiente ventana en
donde encontraremos la opción Varias Paginas:
18Ing. Vallejos
Revisión del documento

19. • Haciendo clic en el icono del monitor nos mostrara la
opciones disponibles para la vista de Varias Paginas.
19Ing. Vallejos
Revisión del documento
• Luego seleccionamos la opción que necesitamos y hacemos clic
en el botón Aceptar.

20. Para imprimir un documento debemos cargar la ventana de las
opciones de impresión, para lo cual existen dos formas de
hacerlo:
• Con el método abreviado mediante el teclado:
Ctrl + P
• Ficha ARCHIVO, opción IMPRIMIR.
La ventana de impresión esta dividida en dos secciones:
1. La sección izquierda: muestra todas las opciones de impresión
que nos brinda MS Word.
2. La sección derecha: muestra una vista previa del documento.
20Ing. Vallejos
Impresión del documento

21. 21Ing. Vallejos

22. Opciones de la sección derecha:
• Para visualizar una o mas paginas utilizamos la barra del zoom
para variar el porcentaje de la vista o los botones – ó +
• Para ir a una pagina especifica digitamos el numero de la
misma en la casilla de paginas
o nos movilizamos con la
barra de desplazamiento vertical
22Ing. Vallejos
Impresión del documento

23. Opciones de la sección izquierda:
Estas son las opciones de configuración para la impresión:
Copias del documento:
• Elegir cuántas copias imprimir del documento.
Impresora:
• Escoger qué impresora usaremos para la impresión, si no
deseamos la impresora predeterminada.
• Modificar las Propiedades de la impresora seleccionada, por
ejemplo: imprimir en blanco y negro.
23Ing. Vallejos
Impresión del documento

24. Configuración:
• Imprimir paginas: Todo el documento, hojas activas o bien la
selección realizada.
• Modo de impresión: a una cara o a doble cara.
• Intercalación:
– Impresión sin intercalación: imprime X veces cada página. 3 copias
de que 4 páginas: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4
– Impresión con intercalación: imprime el trabajo completo, una vez
tras otra, ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
• Orientación y el tamaño del papel.
• Márgenes del documento.
• Numero de páginas a incluir en cada hoja impresa.
• Acceder a la Configuración de página.
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Impresión del documento

25. Revisión Ortográfica y Gramática
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho mas fácil. En
forma predeterminada, conforme vayamos escribiendo; Word ira
subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que
contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que
contienen errores gramaticales en azul. Ejemplo, con un punto.
Ing. Vallejos

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