MODELO CARACTERIZACION DE PROCESOS SENA.

C-04
Versión: 4.0
Página 1 de 1
LIDER DEL PROCESO
ENTRADAS SALIDAS
Plan de trabajo del sistema integrado de mejora
continua institucional
Informe de avance del sistema
Definición de la Poitica y objetivos de calidad
Planes de mejoramiento del Sistema
Solicitudes de creación ,modificación o
Anulación de documentos
H Listado maestro de documentos
Reporte de no conformidades reales y
potenciales
H
Informe del estado de acciones correctivas y
preventivas
Programa de auditorias internas
Informe consolidado de las auditorias internas
Informe de auditorias internas
Retroalimentación del cliente
Desempeño de los procesos y la conformidad
Todos los procesos
Todos los procesos
Proceso de Planeación Estrategica
Todos los procesos
Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora
Continua
Organos de Control
Consolidar y monitorear la Acciones Correctivas y preventivas
Todos los procesos
Controlar los documentos del Sistema
PROVEEDORES
MEJORA CONTINUA
ACTIVIDADES
Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Mejora Continua en el SENA, con el fin de asegurar su convenencia, mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.
Directores Regionales y Subdirectores de centros
CLIENTES
Director (a) de Planeación y Direccionamiento Corporativo
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
CARACTERIZACION DE PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL
OBJETIVO DEL PROCESO
políticas, orientaciones estratégicas, planes,
programas y proyectos de la entidad
P Planear el el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Mejora Continua
Actas de Revisión por la Dirección
Todos los procesos
Todos los procesos
Comités Regionales del Sistema Integrado de Mejora
Continua
Informes regionales de los avances del los
planes de gestión ambiental
H Consolidar y monitorear los planes ambientales
Informe de seguimiento a la gestión ambiental
institucional
Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora
Continua Solicitudes de realización de auditorias internas
Planes de mejoramiento institucional
H Administrar las auditorias internas de calidad y Gestión Ambiental
Comités Nacional y Regionales del Sistema Integrado
de Mejora Continua
Proceso de Planeación Estrategica Proceso de Planeación Estrategica
Proceso de Mejora continua
Desempeño de los procesos y la conformidad
del producto y/o servicio
Estado de acciones correctivas y preventivas
Cambios que podrian afectar el sistema
Recomendaciones para la mejora
Acciones de seguimiento de reevisiones previas
efectuadas por la Dirección
Riesgos actualizados e identificados
Documentación del Sistema V/A Documentos y registros controlados del proceso
Planes de mejoramiento
No conformidades
Mapa de Riesgos
Indicadores
V/A Acciones de mejora realizadas
RIESGOS: INDICADORES
REQUISITOS
Elaboro
Reviso
Aprobó
versión Fecha de Aprobación
1 jun-05
2 dic-05
3 dic-08
4 nov-10
Este documento impreso se considera copia no controlada
Proceso de Mejora Continua
Proceso de Planeación Estratégica
Realizar el Control de documentos y registros del Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional, correspondientes al proceso
Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora
Juana Perez Martinez
Di t d Pl ió Di i i t
Maria Cristina Alvarez
Coordinadora Grupo de Mejora Continua de la
Gestión Institucional
Resolución 003751 del 2008
Eliminación de la estructura por macroprocesos
Actualización nueva versión del procesos y procedimientos y paso de un interrelación de procesos en un mapa a una cadena de valor
Ajuste de las actividades del proceso
Versión Inicial del sistema Resolución 001156 del 2005
nov-10
ago-10
sep-10
H Consolidar y elaborar el informe de la Revisión por la Dirección Informe para la Revisión por la Dirección Proceso de Planeación Estrategica
Todos los procesos
Ver mapa de riesgos de la vigencia Hoja de vida del indicador del proceso
Normograma, matriz de relación NTC-GP1000, MECI 1000, Manual de calidad y los demas documentos asociados al proceso
Control del Documento
Nombre Cargo Fecha
Control de Cambios
Descripción del cambio Aprobó
Oscar Andrés Rojas Profesional Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo
Iveth alexandra Gutierrez Funcionario Dirección de planeación y Direccionamiento Corporativo
Juana perez Martinez Lider del procesos

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI
Versión 3 P001- 04 Pág. 1
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO: Control de Documentos y Registros
Objetivo: Establecer los parámetros para la creación, revisión, actualización, eliminación y divulgación, de los
documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional así como el control y la administración de los
registros del SENA
Responsable: Lideres de procesos de la entidad,
Directores Regionales, Subdirectores de centro y
Dirección de Planeación y Direccionamiento
Corporativo.
Alcance: Desde la identificación de la
necesidad de la creación, modificación o
anulación de documentos, hasta su disposición
final.
Generalidades:
Control de Documentos
• La elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional varía según el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este
procedimiento.
• La codificación de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento.
• Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbología
establecida en el Anexo 3 de este procedimiento.
• La descripción o caracterización de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo
4 de este procedimiento.
• Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5.
de este procedimiento.
• Los Anexos 4 y 5 son formatos únicos, la codificación se realiza de acuerdo con el proceso.
• El control de los documentos del SIMCI se realiza a través del Listado Maestro de Documentos (ver
Anexo 6) el cual será manejado exclusivamente por la Dirección de Planeación y Direccionamiento
Corporativo. (VER NOTA 1)
• La solicitud, creación modificación y anulación de documentos del SIMCI se debe realizar en el
Anexo 7 de este procedimiento.
• Para el SlMCI, los documentos externos se refieren a la normatividad que le aplica a cada proceso.
El control, la actualización y la divulgación del Normograma institucional, corresponde a la Dirección
Jurídica de acuerdo con lo establecido en el articulo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004.
• Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotación en el pie
de página. “Este documento impreso se considera copia no controlada”
• Para la identificación de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientes
características:

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.
Versión 3 P001-04 Pág. 2
El encabezado de la caracterización de proceso:
Los procedimientos tendrán encabezado solo en su primera pagina
En las demás páginas solo aparecerá el nombre del procedimiento
Los formatos tendrán el siguiente encabezado
- Pie de página:
Todas las hojas de los procedimientos llevarán en el pie de página la siguiente tabla alineada a la
derecha,
Indicando el número de versión, el código y la página:
Versión # Código Página
Todo documento del sistema contará con un código único que se asigna según lo establecido en este
procedimiento.
Todos los documentos deben tener los siguientes cuadros en la última página.
Nombre Cargo Fecha
Elaboró
Revisó
Aprobó
Control de Cambios
versión Fecha de
Aprobación
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Fecha:
Versión:
Página__de__
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE FORMATO
Código y versión
Nombre proceso al que está asociado
Nombre procedimiento al que está asociado

El control de documentos y control de cambios para los formatos solo se aplica en el original que reposa en
la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo
NOTA 1: Las Regionales solo podrán generar instructivos, formatos, Guías y fichas técnicas
adicionales para aplicar de manera específica y conforme a la naturaleza de los Centros de
Formación adscritos a está. Estos documentos formaran parte del Listado Maestro de Documentos
de la entidad; por tanto es responsabilidad de la Regional realizar el trámite ante la Dirección de
Planeación y Direccionamiento Corporativo para su revisión y la posterior inclusión en el Listado
Maestro de Documentos.
NOTA 2: Para cumplir con lo establecido en la normatividad referente a los temas de Sistema
Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestión
Ambiental, entre otros y con el fin de no generar interferencia con lo establecido en la Cadena de
Valor de la entidad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se
contempla que los centros deberán elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimiento
de dicha normatividad vigente, teniendo como parámetros las características del SIMCI .
Control de Registros
• El SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a través de las Tablas de
Retención Documental la entidad realizará el control de sus registros.
• En las TRD se determinará las condiciones para la identificación, almacenamiento, protección,
tiempo de retención y la disposición final de los registros.
• La identificación: Se establece a través de series, sub-series y las series documentales.
• El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradición Documental; en ella se establece si los
registros se almacenan en soporte físico (original o copia) o si es en soporte electrónico.
• La protección: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en
carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestión de cada
proceso.
• La recuperación: La consulta de los registros, se solicitará ante la persona encargada de dirigir el
archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la
respectiva dependencia.
• La retención: Corresponde al tiempo en archivo de gestión como en archivo central.
• La disposición final, en las TDR se establece si la eliminación o conservación, si este es el caso
se determina este si es en soporte físico o soporte electrónico, así como la tecnología usada para la
misma. Digitalizado o microfilmado.

Flujograma

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO
1
Detectar las necesidades de crear, anular o
modificar un documento de su proceso. o
retirar o incorporar un documento externo que
afecte su proceso.
En el caso que el documento sea solicitado por
un Centro de Formación, esta solicitud debe
ser diligenciada por el responsable Regional y
este enviarla a la Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo
Líder de procesos y/o
responsable asignado
nacional o regional
2
Diligenciar y Enviar el formato F002-P001-04
“formato de creación, modificación y anulación de
documentos” , debidamente diligenciado
responsable asignado
Formato F002-
P001-04
3
Revisar y analizar la viabilidad de la solicitud Dirección de Planeación
y Direccionamiento
Corporativo
4
Si es anulación del documento, se procede a la
actividad 12 de lo contrario continua con la
actividad 5

5
Verificar si el documento cumple con los
referentes de este procedimiento y del SIMCI.
Dirección de Planeación
y Direccionamiento
Corporativo
Formato F002-
P001-04
6
Si es viable se continua con la actividad
numero 9 de lo contrario con la actividad 7
7
Enviar comunicación al responsable del
proceso informando acerca de la no viabilidad
solicitando los ajustes que se deben realizar al
documento, en el formato F002-P001-04.
y Direccionamiento
Corporativo
Formato F002-
P001-04
8
Realizar los ajustes del documento y remitirlo
nuevamente a la Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo para continuar
con la actividad 5.
responsable asignado Formato F002-
P001-04
9
Enviar el documento para su aprobación. Dirección de Planeación
y Direccionamiento
Corporativo.
10
Devolver el documento, confirmando su
aprobación y continuar con el proceso
Designado en la tabla de
niveles de autoridad
Documento en
tramite
11
Asignar código y versión al documento según
el control documental y el Listado Maestro de
Documentos
y Direccionamiento
Corporativo
Documento en
tramite
12
Actualizar el listado maestro de documentos y
las TRD si es necesario
y Direccionamiento
Corporativo
Listado Maestro
de Documentos y
TRD
13
Identificar la versión anterior del documento y
marcarlo según el caso documento obsoleto
si es una modificación o documento anulado
si es una eliminación.
y Direccionamiento
Corporativo
Versión anterior
del documento
14
Divulgar en los medios establecidos para tal fin.
El nuevo documento con el apoyo de
Comunicaciones.
y Direccionamiento
Corporativo
Medios digitales
15
Socializar e implementar el documento en las
actividades diarias.
Líder de procesos
16
Archivar los documentos y registros Funcionarios y
contratistas SENA
TRD
17
Conservar, proteger y recuperar los
documentos y registros
Funcionarios y
contratistas SENA
TRD
18
Velar por la Disposiciones final de los registros Funcionarios y
contratistas SENA
TRD
Documentos asociados:
̇ Tablas de Retención Documental, vigentes a la fecha.
̇ Anexo 1 “Niveles de autoridad para los documentos del SIMCI”
̇ Anexo 2 “Codificación de documentos”
̇ Anexo 3 “Simbología para los flujogramas”
̇ Anexo 4 “Identificación de caracterización de procesos”
̇ Anexo 5 “Identificación de procedimientos”
̇ Anexo 6 “Listado Maestro de Documentos”
̇ Anexo 7 “ Formato Solicitud de creación, anulación o modificación de documentos

Nombre Cargo Fecha
Elaboró Oscar A. Rojas Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento
Continuo
Junio2010
Revisó Rosario Ramos Coordinadora Grupo de Gestión Presupuestal y
Mejoramiento Continuo
Julio 2010
Aprobó Juana Pérez Martinez Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo Agosto 2010
Control de Cambios
versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó
01 Junio 2005 Versión Inicial del sistema
Resolución
001156 del
2005
02 Diciembre 2008
Actualización nueva versión del procesos y
procedimientos y paso de la interrelación de procesos
identificada en un mapa a una cadena de valor.
Resolución
003751 del
2008
03 Agosto 2010
Ajuste del procedimiento de control de documentos y
registros para que el SIMCI de Calidad sea dinámico y se
ajuste a las nuevas tecnologías.
Resolución
02613 del 9 de
septiembre del
2010

Dirección de Planeación y
Comité Nacional del Sistema
Integrado Mejora Continua
Institucional
Lider del proceso o
responsable regional del
Instructivos, Fichas Técnicas, Guías y
Formatos
Funcionario encargado por el
responsable del proceso o
Direccionamiento Corporativo o
Lider del proceso
TIPO DE DOCUMENTO
de Mejora Continua
institucional
Objetivos de Calidad
ELABORACIÓN
Institucional
Representante de la Dirección
REVISIÓN APROBACIÓN
Consejo Directivo
Política de la Calidad
Procedimientos y Planes de calidad
Manual de Calidad
Cadena de Valor
Institucional
Lider del proceso
Procedimientos temas especificos
determinados en la NOTA 2 del
procedimiento control de documentos y
registros
Funcionario encargado
Subdirector de Centro
ANEXO 1
NIVELES DE AUTORIDAD PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
encargado de mejora a nivel regional
Funcionario encargado por el lider
del proceso
Caracterización de Procesos
responsable regional del
proceso
Formatos
encargado de mejora a nivel regional
Direccionamiento Corporativo o

ANEXO 2
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Teniendo en cuenta que se debe normalizar los documentos del Sistema Integrado de Mejora
Continua a nivel nacional, se establece la siguiente codificación para su identificación y
control. Esta codificación está relacionada con el proceso al cual soporta el documento.
La estructura general de la codificación consta de los siguientes caracteres alfanuméricos
asignados de la siguiente manera:
- El primer carácter es de tipo alfabético y corresponde a la identificación del tipo de
documento así:
M: Manual
P: Procedimiento
I: Instructivo
C: Caracterización
G: Guía
F: Formato
- El segundo y tercer carácter son de tipo numérico y corresponden a los dígitos
relacionados con el proceso al cual se asocia el documento, así:
01 = INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
02 = CONVENIOS Y ALIANZAS
03 = PLANEACION ESTRATÉGICA
04 = MEJORA CONTINUA
05 = NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES
06 = DISEÑO CURRICULAR
07 = ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
08 = EJECUCION DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
09 = EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
10 = CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES
11 = GESTIÓN PARA EL EMPLEO
12 = GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
13 = GESTIÓN ADMINISTRATIVA
14 = GESTIÓN JURIDICA
15 = GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
16 = GESTIÓN DOCUMENTAL
17 = GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
18 = GESTIÓN INFORMÁTICA
- Las caracterizaciones de proceso solo contarán con los dos caracteres anteriores así:
C04: pertenece al proceso gestión documental
Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboración del documento
dentro del proceso, iniciando con el 001.
Esta codificación se ubicará o en la parte superior derecha del encabezado en los formatos y
en el pie de página, para el resto de documentos.
Ejemplo: Un Formato para la “solicitud de creación, modificación y anulación de documentos”
se codificará: F002-P001-04, donde:

ANEXO 2
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
F002: Es el segundo formato asociado a este proceso
P001: Es un documento relacionado con el procedimiento 001 de este proceso
04: Es un documento correspondiente al proceso de mejora continua
NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o esté relacionado
directamente con un procedimiento, si esto ocurre se codificará de la siguiente manera:
Ejemplo: Un Formato se codificará: F001-04, donde:
F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado
04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
- La codificación del Manual de Calidad será:
MQ – 01, en donde:
MQ: Manual de Calidad.
01: Corresponde a la versión del manual
- Codificación del Manual de Procesos y Procedimientos
Es un documento único y su codificación en todos los casos será MPP-01, en donde:
MPP: es la identificación del Manual de Procesos y Procedimientos
01: Corresponde a la versión del manual
NOTA 2: Para los documentos, háblese de Instructivos, formatos y guías propias de cada
Regional y establecidos para apropiar un procedimiento de los establecidos en la Institución, a
su especialidad, se debe agregar el código designado por la Resolución 806 de 2004, donde
se establecen entre otros los códigos de las regionales.
Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Continúa para la Regional Tolima
Se codificará: F001-04-73, donde:
F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado
04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
73: Documento utilizado por la regional Tolima únicamente
Para este caso también se aplica la NOTA 1.

G
ANEXO 3
Simbología para los Flujogramas
Se utilizarán los siguientes símbolos en los Diagramas de Flujo:
Símbolo Nombre Observación
Inicio o Fin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del símbolo.
Tarea
Al interior del rectángulo se redacta la tarea, iniciando con
verbo infinitivo
Toma de decisión
Tiene por lo menos dos salidas (Sí/No; Aprobado/
Rechazado, etc.).
Documento o
registro
En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento
o registro.
Multidocumento
Se utiliza cuando de una Actividad o Decisión se genera
más de un documento.
Conector de
actividades
Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que
se desean conectar.
Conector de páginas
Se utiliza para indicar que el Diagrama continúa en otra
página.
Proceso o
procedimiento
Indica que se da una interacción con otro proceso o
procedimiento.
Base de datos
Indica que la información debe registrarse o conservarse
en un sistema de información.
Flecha de conexión
entre actividades, o
de destino
Indica la conexión entre dos tareas u otros elementos del
Diagrama de Flujo.
Cada actividad que se indique en el flujograma inicia con un número consecutivo a partir
de 1 y sigue consecutivamente indicando la secuencia del procedimiento, y debe ser
coherente con la numeración de la descripción del procedimiento.
Para aquellos instructivos que requieran de una descripción a través de un diagrama de
flujo específico, diferente al propuesto (por ejemplo diagramas de diseño de base de
datos, casos de uso, bloques, diseños de web, ingeniería de procesos, ingeniería
eléctrica, ingeniería mecánica, diseño de redes Intranet, diseño de software, etc.) se
usarán los códigos gráficos propios de dichos diagramas.

codigo: (1)
Versión: (2)
Página (3)
LIDER DEL PROCESO
ENTRADAS SALIDAS
(9) -10 -12
RIESGOS INDICADORES
REQUISITOS Normograma, matriz de relación NTC-GP1000, MECI 1000, documentos asociados al proceso
Elaboro
Reviso
Aprobó
versión Fecha de Aprobación
(17) (18)
-13
CARACTERIZACION DE PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO
PROVEEDORES ACTIVIDADES CLIENTES
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL
(4)
(6)
(7)
(5)
(8) -11
(20)
Control de Cambios
(15)
Fecha
Ver mapa de riesgos de la vigencia Indicadores de gestión del proceso
Aprobó
Descripción del cambio
(19)
(16)
Nombre
(14)
Cargo

PROCEDIMIENTO
Versión P017- Pág. 1
PROCESO: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO: (2)
Objetivo: (3)
Responsable: (4) Alcance: (5)
Generalidades:
 (6)

Flujograma
(7)
(8) (9) (10) (11)
Documentos asociados:
 (12)
Nombre Cargo Fecha
Elaboró (13)
Revisó (14) Dirección de Planeación y Direccionamiento
Corporativo

Procedimiento para la Revisión por la Dirección.
Versión P017-0 Pág. 2
Aprobó (15) Jefe oficina de comunicaciones
Control de Cambios
versión Fecha de
Aprobación
(16) (17) (18) (19)
Instructivo
(1) Escribir el nombre del proceso al cual pertenece el procedimiento que se va a documentar
(2) Escribir el nombre del procedimiento
(3)
Expresar en forma clara y concisa la finalidad del procedimiento. Ejemplo: establecer las
pautas o criterios para (titulo del procedimiento)
(4) Escribir los procesos que deben aplicar el procedimiento
(5) Indicar a que se debe aplicar el procedimiento
(6)
Definir claramente las observaciones básicas, requisitos , pautas para el desarrollo del
procedimiento
(7) Mostrar el flujograma del procedimiento
(8) Enumerar las actividades del procedimiento
(9) Enunciar claramente las actividades del procedimiento
(10) Identificar quien es el responsable de la actividad
(11) Identificar si aplica el registro de la misma
(12)
Escribir el nombre de los documentos asociados al procedimiento, diagramas, anexos ,
formatos guías, etc.
(13)
Escribir el nombre de quien elaboró el documento así como el cargo o número de acta
donde se haya elaborado
(14)
Escribir el nombre de quien revisó el documento así como el cargo o número de acta
donde se haya revisado según el procedimiento de control de documentos y registros del
SIMCI
(15)
Escribir el nombre de quien aprobó el documento así como el cargo o número de acta
donde se haya aprobado. según el procedimiento de control de documentos y registros del
SIMCI
(16) Indicar el numero de versión en la que se encuentra el documento
(17) Colocar la fecha de aprobación del documento
(18)
Realizar la descripción de los principales cambios del documento con el fin de garantizar la
trazabilidad del mismo
(19) Escribir el cargo, nombre o instancia decisoria que aprobó el documento

CÓDIGO VERSIÓN
VIGENTE
DESDE
(2) (4) (5)
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
F001-P001-04 VERSIÓN 001
Procesos mejora continua
Procedimiento control de Documentos y Registros
PROCESO NOMBRE DEL DOCUMENTO
(1) (3)
ANEXO 6
Listado Maestro de Documentos
(1) Escribir el nombre del Proceso al cual pertenece el documento.
(2) Escribir el código asignado al documento
(3) Escribir el nombre del documento
(4) Escribir el número de la versión en que se encuentra el documento
(5)
Escribir la fecha en la cual entro en vigencia el documento
Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir

A
FORMATO CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
F002-P001-04 VERSIÓN 001
PROCESO MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROCESO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
CREACIÓN MODIFICACIÓN ANULACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN
NOMBRE Y FIRMA DEL LIDER DEL PROCESO
OBSERVACIONES
AUTORIZADO NO AUTORIZADO
Firma y fecha
OBSERVACIONES GRUPO DE GESTIÓN PRESUPUESTAL Y MEJORAMIENTO CONTINUO
AUTORIZADO NO AUTORIZADO
Firma y fecha
Codigo asignado, versión y fecha de aprobación
del documento

PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO: Auditorías Internas de Calidad
Objetivo: Planificar, implementar y ejecutar las auditorías internas de calidad, para realizar el seguimiento
al sistema Integral de Mejora Continua Institucional.
Responsable:
• Oficina de Control Interno de Gestión
• Dirección de Planeación y Direccionamiento
Corporativo y su equipo
• Director Regional
• Equipo auditor Coordinador
Alcance:
Inicia con la elaboración del programa de
auditorías internas de calidad y termina con
el seguimiento de las acciones de mejora
emprendidas.
Generalidades:
• Existirá un programa de auditorías internas nacional en el cual se determinara objetivo, alcance, la
responsabilidad, los recursos y los procedimientos de la auditoria. El cual es elaborado por la oficina
de Control Interno de Gestión y el grupo operativo designado por la Representante de la Dirección, el
cual será presentado al Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional por el
Secretario del mismo para su aprobación.
• Los Comités Regionales del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional, establecerán su
programa de auditorías internas regionales con los parámetros establecidos en el Programa de
auditorías internas nacionales.
• El programa de Auditorias nacional, podrá incluir varios ciclos de auditoría.
• Los auditores internos no podrán auditar su propio proceso.
• En caso que la Regional no cuente con el personal para realizar la auditoria establecida en el
programa, esta será designada por el Representante de la Dirección.
• El líder del equipo Auditor debe remitir los siguientes documentos: las listas de chequeo a la
representante de mejora, en un término no mayor a quince (15) días hábiles.
• El auditado debe remitir copia del informe de auditoría y de los Formato de acciones correctivas y
preventivas diligenciados con los planes de mejora y el original de la evaluación de auditores, a la
Representante del Director Regional (Secretario Técnico del Comité Regional), durante los diez (10)
días hábiles después de ser recibidos.
• El perfil del auditor ,determina la competencia necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria,
se basa en su aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la educación,
experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorias, descritas en la siguiente
tabla:

Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.
Perfil Auditor Interno de calidad Líder del equipo auditor
Educación Educación secundaria Educación secundaria
Experiencia laboral en el
SENA
Mínimo 10 mes Mínimo 15 mes
Formación como auditor
24 horas de formación en
auditoría interna de calidad
certificada
40 horas de formación como auditor
líder de calidad certificada
Habilidades
1. En principios, procedimiento y técnicas de auditoría.
2. Conocer los documentos del sistema y de referencia
3. Conocer la situación de la organización.
4. Conocer la normatividad vigente.
5. conocimiento y habilidad de la terminología de la calidad.
6. conocimiento de la terminología del sector, las características técnicas
de los procesos y productos de institución.
1. Planificación de auditorias
2. habilidad en las comunicaciones.
3. tener capacidad de organizar y dirigir
a los auditores de su equipo.
4. ser capaz de orientar y dirigir.
5. Estar en capacidad de solucionar
conflictos.
6. preparar y completar el informe de
auditoria
Los auditores deben ser personas, Éticas, de mente abierta, diplomáticos ,perceptivos , versátiles y
objetivos
Experiencia en auditorias Ninguna
Haber participado en al menos dos
auditorías internas como auditor.
• La evaluación del equipo auditor será coordinada entre la Oficina de Control Interno de Gestión,
Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y el representante de mejora continua de
cada regional.
La evaluación de los auditores líderes será realizada por el Representante de la Dirección.
Esta calificación es realizada por los auditados a través del formato evaluación de auditores:
5: Cumple criterio
3: Cumple parcialmente criterio
1: No cumple criterio.
El resultado final de la calificación se establece teniendo en cuenta la siguiente escala:
4.1 – 5 Auditor cumple
3.1 - 4 Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento
Menos de 3 El auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditoría y debe ser
formado nuevamente.
• La regional debe enviar copia del informe de auditoría y los planes de mejora establecidos para
solucionar las no conformidades reales o potenciales identificadas por los auditores y las
evaluaciones de los auditores en un plazo no mayor a quince días después de haber recibido el
informe de la auditoria, a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, con el fin de
realizar el seguimiento a los planes de mejora presentados por los procesos auditados; quien los
consolidara y enviara a Control Interno de Gestión.

• Las no conformidades levantadas deben decir a que proceso se levanta y la ubicación donde se
encontró
Ejemplo.
“proceso ejecución de la formación, Regional Cauca, Centro Industrial”
Además se debe ser claro en la redacción de las mismas, ejemplo.
“No se está llevando a cabo la totalidad de las etapas del procedimiento contrato de aprendizaje,
como quedo evidenciado en las carpetas de los contratos N°XX y XXX del 2010”
• Las No Conformidades serán cerradas por el auditor o por la persona designada para tal fin, por la
Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo en el momento que se cumplan las fechas
establecidas en el plan de mejoramiento.

1
Elaborar el programa de auditorías nacional,
estas incluyen las auditorías Internas de
Calidad como las de Gestión Ambiental.
Oficina de Control
Interno de
Gestión, Dirección
de Planeación y
Direccionamiento
Corporativo
Formato
F001-P002-04
2
Presentar el programa de auditorías en la
primera reunión del año del Comité Nacional
del Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional
Secretario
Técnico del
Comité
3
Revisar que el programa de auditorías
cumpla con las diferentes expectativas de la
administración y de las necesidades de la
organización
Comité Nacional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
Acta de la
reunión
Si el programa es aprobado continua con la
actividad numero 4 de lo contrario deberá ser
ajustado y regresa a la actividad 1
Acta de la
reunión
4
Comunicar a los Comités Regionales del
Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional el programa nacional de auditorías
y las directrices especificas para cada proceso
a auditar en su respectiva Regional
Secretario
Técnico del
Comité
Comunicación
vía correo
electrónico
5
Seleccionar auditores internos del personal
con el que cuenta la Regional según el perfil,
de no contar con suficientes auditores se debe
solicitar a la Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo el apoyo
respectivo.
Comité Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
6
Elaborar el programa de auditoría regional
con los lineamientos establecidos en el
programa nacional
Comité Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
Formato
F002-P002-04
7
Enviar el programa de auditorías regional a
la Dirección de Planeación y Direccionamiento
corporativo, con las fechas en las que se
realizarán y nombre de las personas que
conformaran el equipo auditor
Comité Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
Comunicación
vía correo
electrónico
Si cumple con los lineamientos establecidos en
el programa Nacional aprobado por el Comité
Nacional del Sistema Integrado de Mejora
Continua Institucional y los perfiles de los
auditores, continua con la actividad 8 de lo
contrario se regresa a la actividad 5
informando los cambios que se deben realizar
Oficina de Control
Interno de
de Planeación y
Direccionamiento
Corporativo
Comunicación
vía correo
electrónico
8
Aprobar el programa diseñado por las
Direcciones Regionales y enviar comunicación
con la aprobación
Oficina de Control
Interno de
de Planeación y
Direccionamiento
Corporativo

9
Elaborar las comunicaciones para informar
tanto a auditores como auditados del programa
de auditorías
Comité Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
comunicación
10
Revisar la documentación del proceso a
auditar, el equipo auditor debe revisar además
del proceso y los procedimientos que se va
auditar, cualquier otra información pertinente,
por ejemplo reportes de auditorías anteriores,
no conformidades y detalles de las acciones
correctivas.
Equipo auditor
11
Elaborar Plan de auditoría, en el cual debe
constar de fecha y hora, lugar de la auditoria,
el alcance de la auditoria que debe ser el
mismo del programa de auditorías, los cargos
de las personas que van hacer auditados y el
nombre de los auditores
Equipo auditor Formato
F003-P002-C4
12
Enviar el plan de auditoría a la persona líder
del proceso y/o responsable del mismo a nivel
regional que va hacer auditado.
Equipo auditor
Comunicación
vía correo
electrónico
Si después de recibir el plan de auditoría, el
auditado cree que debe realizarse
modificaciones al plan por compromisos
adquiridos anteriormente para la misma fecha,
se debe responder al equipo auditor, en los
dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la
comunicación, con la sustentaciones
respectivas, la fecha por parte del auditado
solo se puede modificar una vez. Si esto
ocurre de regresa a la actividad numero 11 de
lo contrario se continua con la actividad
numero 13
Auditado
Comunicación
vía correo
electrónico
13
Elaborar la lista de requisitos o preguntas
básicas que se deben plantear, con referencia
tanto a la norma de Calidad, como a los pasos
de y decisiones del procesos y /o de los
procedimientos.
Equipo auditor Formato
F004-P002-04
14
Realizar la reunión de apertura con el Líder
del proceso y/o responsables a nivel regional,
donde se presenta el equipo auditor, se revisa
el alcance de la auditoria, así como el plan y se
aclaran los detalles del mismo.
Equipo auditor
15
Ejecutar la auditoría interna según el plan
presentado y utilizando de referencia las listas
de chequeo elaboradas anteriormente. Esto
puede llevarse a cabo en forma de entrevistas
a las personas que desarrollan las actividades
del proceso y/o procedimientos o mediante la
observación de las mismas.
Equipo auditor
Formato
F004-P002-04
16
Elaborar las conclusiones de la auditoria
para ser informados en la reunión de cierre
Equipo auditor

17
Documentar los hallazgos encontrados
debidamente evidenciados en el formato de
acciones preventivas y correctivas, según lo
establecido en el procedimiento acciones
preventivas y correctivas.
Equipo auditor
Formato
F001-P003-04
18
Elaborar informe de auditoría.
Equipo auditor
Formato
F005-P002-04
19
Realizar la reunión de cierre informando los
puntos por resaltar tanto positivos como los
hallazgos encontrados esto se registra con las
conclusiones y/o observaciones que sean
necesarias, el auditor debe entregar informe
de auditoría con los formatos diligenciados de
acciones preventivas y correctivas
Equipo auditor
Formato
F005-P002-04
y Formato
F001-P003-04
20
Archivar los documentos generados por la
auditoria, ya sean de forma física o digital, para
el control de registros del sistema y poder
realizar por parte de la Dirección Regional, el
seguimiento a los procesos y planes de
mejoramiento respectivos.
Representante de
mejora de la
Regional
(Secretario
Técnico del
Comité Regional)
21
Realizar el seguimiento por parte de la
Dirección Regional, de las fechas establecidas
en los planes de mejoramiento, para informar
al encargado del cierre de las mismas
Representante de
mejora de la
Regional
(Secretario
Técnico del
Comité Regional)
Comunicaciones
22
Realizar el seguimiento de los planes de
mejoramiento planteado para cerrar las no
conformidades por parte de equipo auditor que
realizo la auditoria o por el asignado por la
Corporativo.
Equipo auditor
Formato
F001-P003-04
23
Preparar el informe anual de auditorías
internas de la Regional y enviar a la Dirección
de Planeación y Direccionamiento Corporativo
para consolidar y entregar a la Oficina de
Control Interno de Gestión.
Representante de
mejora de la
Regional
(Secretario
Técnico del
Comité Regional)
Documentos Asociados:
• F001-P002-04. Formato Programa Nacional de Auditorías Internas.
• F002-P002-04. Formato Programa de Auditorías Internas Regionales.
• F003-P002-04. Formato Plan de Auditorías.
• F004-P002-04. Formato Lista de Chequeo.
• F005-P002-04. Formato Informe de Auditorías Internas.
• F006-P002-04. Formato de Evaluación Auditores Internos.
• F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.

Nombre Cargo Fecha
Elaboró
Consuelo Castañeda,
Claudia Patricia Sanchez,
Oscar Rojas
Profesionales de Mejoramiento Continuo de las
Regionales de Caldas y Antioquia y de la
Dirección General
Septiembre
2010
Revisó Juan Pablo Osorio
Profesional Grupo de Gestión Presupuestal y
Septiembre
2010
Aprobó Juana Pérez Martinez
Directora de Planeación y Direccionamiento
Corporativo
Noviembre
2010
Control de Cambios
Versión
Fecha de
Aprobación
Resolución 001156
del 2005
02 Diciembre 2005 Eliminación de la estructura por macroprocesos
Maria cristina
Álvarez
Coordinadora Grupo
de Mejora
03 Diciembre 2008
procedimientos y paso de la interrelación de
procesos identificada en un mapa a una cadena
de valor.
Resolución 003751
del 2008
04 Noviembre 2010
Ajuste del procedimiento de control de
documentos y registros para que el Modelo de
Mejora Continua de Calidad sea dinámico y se
ajuste a las nuevas tecnologías.
Juana Pérez Martinez
Directora de
Planeación y
Direccionamiento
Corporativo

PROGRAMA NACIONAL DE AUDITORIAS INTERNAS
F001- P002-04 / Versión 01
Mejora Continua
Auditorías Internas de Calidad
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_____________________________ .
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________ .
PROGRAMA DE AUDITORIAS:
PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE
FORMACIÓN)
TIEMPO PARA DESARROLLAR EL PROGRAMA DE AUDITORIAS A NIVEL NACIONAL:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________________________________________ .
N° Y FECHA DE ACTA DEL COMITÉ REGIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA
CONTINUA INSTITUCIONAL EN EL CUAL SE APRUEBA ESTE PROGRAMA DE AUDITORIAS
INTERNAS NACIONALES: ________________________________.
----------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------
FIRMA DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FIRMA DEL SECRETARIO DEL COMITÉ

PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA REGIONAL
F002-P002-04 / Versión 01
Mejora Continua
Auditorías Interna de Calidad
(3) (4)
Alcance:
(2)
NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA
Regional:
Objetivo:
(1)
LUGAR Y FECHA EQUIPO AUDITOR
(5) (6)
FECHA DE APROBACIÓN DEL PROGRAMA POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO
________________(9)_____________________
FIRMA DEL DIRECTOR REGIONAL
(8)

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9) Escribir la fecha de aprobación del programa de auditorias internas de calidad
Indicar que se pretende alcanzar como resultado de la auditoria basados en las diferentes
Definir la extensión y los límites de la realización de las auditorias internas de calidad, como:
Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a la cadena de valor
Escribir el nombre del líder del proceso o responsable regional
Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria
Respaldar la aprobación del programa de auditoria con la firma del Representante de la Alta
Dirección
Respaldar la elaboración del programa de auditoria con la firma del Coordinador del Grupo de
Indicar la fecha y el lugar donde se auditara el proceso Dirección general, regional o centro de
formación en que se va a realizar la auditoria

de 2
Inicial Final
(13) (14) (15)
(19)
FIRMA AUDITOR LÍDER FIRMA: LIDER DEL PROCESOS O RESPONSABLE REGIONAL DEL MIISMO
(20)
PLAN DE AUDITORIAS
F003-P002-04 / Versión 02
Mejora Continua
ACTVIDAD
(12)
(10)
(9)
Fecha Hora
(DD-MM-AA)
Fecha Hora
(DD-MM-AA)
REGIONAL: (2) CENTRO:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA: (3)
Documentos de Referencia: (5)
(11)
REUNIÓN APERTURA
REUNIÓN DE
CIERRE
ENTREGA INFORME FINAL
EQUIPO AUDITOR:
(7)
AUDITOR LIDER:
(6)
Nombre Cargo
Auditado
PROCESO AUDITADO: (1)
AUDITADO: (8)
ALCANCE DE LA AUDITORIA: (4)
Fecha
Hora
FECHA (DD-
MM-AA)
(16)* (17) (18)
Auditor

de 2
(1)
(2)
(3) Escribir el objetivo establecido en el programa de auditorias internas de calidad aprobado
(4) Definir el campo de aplicación de la realización de la auditoria interna de calidad
(5) Escribir cuales son los referenciales frente a los cuales se compara la evidencia de la auditoria
(6) Escribir el nombre del auditor lider designados para la realización de la auditoria
(7) Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria
(8) Escribir el nombre de la persona responsable de recibir la auditoria
(9) Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunión de apertura de la auditoria interna de calidad
(10) Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunión de cierre de la auditoria interna de calidad
(11) Indicar la fecha en la que se entregara el informe final de la auditoria interna de calidad
(12) Nombrar las actividades que se van a someter a auditoria
(13) Escribir la fecha de realización de la actividad programada de la auditoria interna de calidad
(14) Establecer el horario inicial de la actividades que va a desarrollar
(15) Establecer el horario de finalización de la actividades que va a desarrollar
(16)* Escriba el nombre de la persona que va hacer auditado (si lo sabe) de lo contrario utilice solo el campo (17)
(17) Escriba el nombre del cargo de la persona que va hacer auditado
(18) Escribir el nombre del auditor que va a verificar esa actividad
(19) Respaldar la elaboración del plan de auditoria con la firma del equipo auditor
(20) Respaldar la aprobación del plan de auditoria con la firma del líder del proceso
Indicar en que sitio Regional y centro donde se va a realizar la auditoria. Si es en la dirección general no diligenciar
Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a programa de auditorias aprobado

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
NOTAS ADICIONALES
(10)
Fecha:
Lugar:
Proceso Auditado:
Líder del proceso
y/o responsable a
nivel regional
Pregunta y soportes de documentos y registros a verificar
Requisito
(7)
(6)
Equipo Auditor:
C NC
LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS INTERNAS
F004-P002-04 / Versión 1
Mejora Continua
Auditorías Internas
observaciones
(11)

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(10)
(11)
Marcar con una X en C= si lo encontrado cumple o marcar X en NC= cuando lo establecido no se esta
cumpliendo.
Redactar un texto claro y conciso la respuesta que da el auditado a la pregunta y lo encontrado.
Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria
Indicar el numeral ó literal de la norma de calidad, legal, documento a verificar, entre otros.
Escribir la pregunta que realizará el auditor en el momento de la auditoria de acuerdo a los requisitos.
Escribir el lugar donde se va a realizar la auditoria (direccion general, regional y centro de formación)
Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo al programa de auditorias internas de calidad
Escribir el nombre del líder del proceso o responsable del mismo a nivel regional auditar
Indicar la fecha en la que se va a realizar la auditoria

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS
F005- P002-04 / Versión 02
Mejora Continua
1
1. INFORMACION GENERAL
PROCESO, REGIONAL Y/O CENTRO
(Donde se llevo a cabo la auditoria)
LOCALIZACIÓN
(especifique dirección, teléfono, correo electrónico de los sitios visitados)
ALCANCE
REQUISITOS
LIDER DE PROCESO O
RESPONSABLE DE RECIBIR LA
AUDITORIA
Nombre
Cargo
Correo
electrónico
FECHAS DURACIÓN (total días – auditor)
FECHAS DE
EJECUCION
DE LA
AUDITORIA.
EQUIPO
AUDITOR
Líder
Auditores
2 OBJETIVOS
2.1
3. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS DE OTRAS PARTES INTERESADAS
3.1 Documento (s) que establece (n) los requisitos de las partes interesadas
.
3.2 Principales requisitos legales y reglamentarios aplicables a las actividades, productos y servicios.

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS
F005- P002-04 / Versión 02
Mejora Continua
2
4 NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS
N° Numeral de la norma de requisitos
Descripción de la no
conformidad
5 ASPECTOS RELEVANTES
6 ASPECTOS POR MEJORAR
Auditor líder: Fecha: (dd/mm/aaaa)
Firma de recibido a conformidad del Auditado: Fecha: (dd/mm/aaaa)

de 4
(1)
Proceso auditado
(4)
NIVEL DE CALIFICACIÓN
1 Comunica y aclara objetivos y alcance de la Auditoría
2 Realiza reunión de apertura de la Auditoria
3 Utiliza herramientas de Verificación
4 Demuestra conocimiento de los procesos del área auditada
5 Fundamenta adecuadamente las No conformidades y las soporta en los hallazgos
6 Retroalimentación de los procesos auditados
7 Informa resultados de la Auditoria en forma clara y oportuna
8 Reúne y analiza evidencias suficientes
9 Realiza reunión de cierre de la Auditoria
11 Manifiesta cordialidad en el trato
12 Demuestra confidencialidad en la información
13 Demuestra comportamiento ético
14 Demuestra seguridad durante la Auditoria
15 Es abierto a responder las inquietudes que se presentan
EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
F006-P002-04 / Versión 02
Mejora Continua
Auditorías Internas
(2)
(3)
Lugar:
CALIDAD HUMANA
Nombre del auditor Fecha
1
3
Según el desarrollo de la auditoria evalue el desempeño de la auditoria teniendo en cuenta que:
5
CONOCIMIENTO
5: El auditor cumple, 3: Cumple parcialmente y 1: No cumple. (5)

de 4
16 Qué valor agregado aportó el auditor al proceso?
17 Qué aspectos considera usted que podría mejorar el auditor en su próxima auditoría?
18 Comentarios y / u observaciones:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(11)
Firma del Evaluador
(9)
Dependencia:
(10)
(6)
Cargo:
(8)
(7)
Escribir el nombre del auditor a evaluar
Escribir lafecha en que se realiza la evaluación
Escribir el proceso auditado
Escribir el sitio donde se realizo la auditoria,(Dirección General, Regional y/o Centro de Formación
Escriba de forma precisa que valor agregado le dio el auditor al desarrollo de la misma
Responder de manera objetiva los siguientes cuestionamientosteniendo en cuenta que 5: El auditor cumple, 3: Cumple
parcialmente y 1: No cumple.
Escriba en que puntos se puede generar mejoras durante el desarrollo de la auditoria por parte del auditor
Escriba brevementelos comentarios y/o observaciones que puedan generarsen tanto de la auditoria como del auditor
evaluado
Firma del evaluador
Escribir el cargo del evaluador
Escribir la dependencia donde trabaja el avaluador

PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas
Objetivo: Determinar la metodología para la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora, para
eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, registrar los resultados de las mismas,
verificar su eficacia y prevenir su ocurrencia.
Responsable:
• Líderes de proceso y responsables regionales
Alcance:
Inicia con la detección de una oportunidad de
mejora hasta la consolidación del estado de
las Acciones preventivas y Correctivas a nivel
nacional.
Generalidades:
• Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencial no deseable
• Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación no deseable.
• Las no conformidades reales o potenciales se pueden generar, por las siguientes fuentes:
- Quejas y reclamos recurrentes de los Usuario.
- Informes de Auditoría Interna o Externa.
- Resultados de la Revisión por la Dirección.
- Resultados de Análisis de Datos.
- Resultados de las Mediciones de Satisfacción, Encuestas.
- Mediciones de Procesos, Productos o Servicios, Indicadores.
- Resultados de Autoevaluación.
- Gestión de Riesgo
- Revisión de las necesidades y expectativas del cliente.
• Toda acción establecida y documentada para tratar el riesgo en el mapa de riesgos, se consideraran
una acción preventiva y estas no necesitarán ser registradas en el formato de acciones Correctivas y
Preventivas.
• El incumplimiento de un indicador de gestión durante su medición, generara una acción correctiva
que deberá ser documentada por el líder del proceso o responsable regional.
• Los originales de las acciones preventivas, correctivas y de mejora reposaran en el proceso (proceso
en Dirección General o en la Regional o Centro donde fue detectada), en el momento que sea
cerrada deberá ser remitida a la Dirección Regional para su envío a la Dirección de de Planeación y
Direccionamiento Corporativo, si fue detectada en la Dirección General, para ser archivada en la
carpeta del respectiva y llevar el control de las mismas.
• Es responsabilidad del líder del proceso y/o responsable regional, el cumplimiento de las acciones de
mejora establecidas en el tiempo indicado, para cerrar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.
• La actualización de la matriz de control de acciones preventivas, correctivas y de mejora. del SENA,
es responsabilidad del líder de proceso y/o responsable Regional de cada proceso, los cuales deben
notificar las novedades del estado de las mismas, cada trimestre así: marzo 31, Junio 30,
Septiembre 30 y diciembre 31, a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo vía E-
mail, para su consolidado.

1 Detectar la oportunidad de mejora
Auditor, líder de
proceso y/o
responsable regional
del proceso,
funcionario
2
Diligenciar los datos identificados en el
formato de acciones preventivas, correctivas
y/o mejora en su parte 1, por parte de la
persona que identifica la no conformidad.
Auditor, líder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04
3
Entregar o enviar el formato diligenciado al
líder del proceso o al responsable regional,
para que continúe con el diligenciamiento del
formato.
Auditor, líder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04
4
Analiza el tipo de acción a tomar que puede
ser Acción Preventiva o Acción Correctiva o
Acción de mejora.
Líder del proceso y/o
responsable de
proceso a nivel
regional
Si se requiere realizar acciones preventivas o
correctivas se continua con la actividad
numero 5 de lo contrario se debe establecer
una acción de mejora y continuar con la
actividad número 6.
5
Identificar la causa raíz de la no
conformidad, la cual se debe establecer en la
parte 2 del formato por parte del Líder o
responsable Regional del proceso, esto se
puede realizar por los diferentes métodos
Espina de Pescado, Los 5 que´s, entre otros.
responsable de
proceso a nivel
regional
Formato
F001-P003-04
6
Establecer las acciones a realizar para
atacar la causa o las causas de la no
conformidad, las cuales constituyen el plan de
mejora.
responsable de
proceso a nivel
regional
Formato
F001-P003-04
7
Enviar la copia del formato ya diligenciado
con el plan de mejora a la Dirección de
Planeación y Direccionamiento Corporativo si
es una no conformidad identificada en la
Dirección General o al Representante de
mejora de la Regional si fue identificada en
ellas.
responsable de
proceso a nivel
regional
8
Archivar la copia de la acción correctiva y
preventiva, en la carpeta del proceso, para su
seguimiento y control.
Representante de
mejora de la Regional
(Secretario Técnico
del Comité Regional)
Dirección de
Planeación y
Direccionamiento
Corporativo
9
Ejecutar el plan de mejora en las fechas
establecidas por las personas designadas por
el líder o responsables del proceso a nivel
regional
responsable de
proceso a nivel
regional

10
Realizar el seguimiento a los diferentes
planes de mejora, según las fechas
establecidas para el cierre de las mismas.
Representante de
Dirección de
Planeación y
Direccionamiento
Corporativo
Comunicación
11
Avisar o designar a las personas
designadas para el cierre de las no
conformidades según las fechas
establecidas.
Representante de
Dirección de
Planeación y
Direccionamiento
Corporativo
Comunicación
12
Verificar el cumplimiento de los planes de
mejoramiento establecido para cerrar la no
conformidad, por parte del auditor o de la
persona designada para tal fin.
Auditor, líder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
13
Diligenciar el formato en su parte 3, por
parte del auditor o persona asignada,
escribiendo claramente si la acción establecida
se realizo y si fue eficiente
Auditor, líder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04
Si las acciones fueron efectivas se continua
con la actividad número 14 de lo contrario se
regresa a la actividad número 6
14
Registra la fecha de cierre, Se identifica la
fecha de la visita en la que se realiza el cierre
o en la que se recibe la evidencia para la
misma
Auditor, líder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04
15
Identificar el origen (ubicación) de la no
conformidad
Auditor, líder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Si la no conformidad se identifica en la
Dirección general continua con la actividad 16
de lo contrario continua con la actividad 17
16
Enviar el formato original completamente
diligenciado a la Dirección de Planeación y
Direcciona
Auditor, líder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04
17
diligenciado al Representante de mejora de la
Regional
Auditor, líder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04

18
Actualizar el control de AC y AP de la
Regional
Representante de
Formato
F002-P003-04
19
Enviar el reporte de las acciones
Preventivas y Correctivas de la Regional a la
Corporativo
Representante de
Formato
F002-P003-04
20
Actualizar el control de AP y AC Nacional
para la Revisión por la Dirección
Dirección de
Planeación y
Direccionamiento
Corporativo
• F002-P003-04. Formato de Control de Acciones Preventivas y Correctivas
Nombre Cargo Fecha
Elaboró Oscar A. Rojas
Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento
Continuo
Septiembre
2010
Septiembre
2010
Corporativo
Noviembre
2010
Control de Cambios
Versión
Fecha de
Aprobación
Descripción del Cambio Aprobó
Resolución 001156
del 2005
Maria cristina
Álvarez
Coordinadora
Grupo de Mejora
03 Diciembre 2008
procesos identificada en un mapa a una cadena de
valor.
Resolución 003751
del 2008
04 Noviembre 2010
Ajuste del procedimiento de control de documentos
y registros para que el Modelo de Mejora Continua
de Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas
tecnologías.
Juana Pérez
Martinez
Directora de
Planeación y
Direccionamiento
Corporativo

ACCIONES PREVENTIVAS, CORECTIVAS Y/O DE MEJORA
F001-P003-04 / Versión 02
Mejora Continua
Acciones Preventivas y Correctivas
Página 1
Parte 1 debe ser diligenciado por la persona que detecta la no conformidad
Fecha:
Consecutivo:
Dependencia Generadora:
Proceso al que pertenece:
Responsable de la acción:
Tipo de acción:
FUENTE DE LA NO CONFORMIDAD REAL/POTENCIAL: (SEÑALE CON UNA “X” LA FUENTE QUE
APLIQUE)
No conformidades identificadas en auditorías internas y externas.
Resultado del análisis del informe de quejas del cliente.
Servicios no conformes.
Resultado del seguimiento y medición de los procesos.
Resultados de la medición del desempeño de los proveedores.
Resultados de la evaluación de la satisfacción del cliente.
Resultados de la revisión por la dirección al Sistema de Mejora Continua Institucional
Acciones correctivas de otros procesos.
Cambios organizacionales o externos que podrían afectar el SGC.
Acción anterior ineficaz (Escribir código de la acción ineficaz)
Riesgos
Otros. Cuales?
PARTE 2, debe ser diligenciada por el líder y/o responsable del proceso a nivel regional
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL / MEJORA (PROBLEMA, ASPECTO A
MEJORAR O RIESGO):
CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL (SE DILIGENCIAN LAS QUE APLIQUEN):
D M A
Preventiva:
Correctiva:
Mejora:

F001-P003-04 / Versión 02
Mejora Continua
Página 2
Causas relacionadas con el
método de trabajo:
personal:
medio ambiente:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------
Causas relacionadas con
hardware o software:
Causas relacionadas con equipo
o maquinaria
Causas relacionadas con
materiales:
Causa raíz (s) identificada:
DESCRIPCIÓN DE LA CORRECCIÓN REALIZADA O A REALIZAR ( Cuando aplique):
PLAN DE ACCION
TAREAS RESPONSABLE
FECHA
LIMITE DE
EJECUCION
PARTE 3, debe ser diligenciada por el auditor o persona designada para el cierre de la misma
VERIFICACIÓN DE ACCIONES
RESPONSABLE:
TAREAS
FECHA DE
VERIFICACION
OBSERVACIONES

F001-P003-04 / Versión 02
Mejora Continua
Página 3
FECHA DE CIERRE PROPUESTA:
EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS
¿Se eliminó la causa de la no conformidad real/potencial?:
Si No
Los siguientes campos sólo se deben diligenciar cuando la acción sea eficaz y vaya a ser cerrada.
RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO:
RESPONSABLE DEL CIERRE:
FECHA DE CIERRE FINAL:

C AP AC AM X E
(1) (2) (4) (4) (4) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
Numeral NTC
GP1000
PROCESO
ESTADO
No. FECHA
(11)
Fecha final
planteada en la
mejora
T
O
T
A
L
FUENTE
CLASE Descripción de la No
Conformidad
CONTROL DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
F002-P003-03 / Versión 02
Mejora Continua
REGIONAL consecutivo Regional
(3)

CONVENCIONES:
Fuente:
Clase:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8) Escribir el nombre de la regional donde se identifico el hallazgo
(9) Transcribir el consecutivo del documento.
(10)
(11)
C: corrección / AP: acción preventiva / AC: acción correctiva / AM: acción de mejora
PNC: producto/servicio no conforme; AE: Autoevaluación ; QR: Queja o reclamo; RD: Revisión por la dirección; AD: Análisis de datos; AUD: Auditoria interna o externa; MC Medición de la Satisfacción del
Cliente; R: Riesgo; M Medición de procesos, productos o servicios; OT: otro
Escribir la fecha de la última actividad descrita en el Plan de mejoramiento.
Marcar con una X si la no conformidad esta cerrada o abierta de acuerdo a lo evidenciado.
Escribir el número de la no conformidad de acuerdo a su consecutivo de recibido en el Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo
Escribir la fecha de levantamiento de la no conformidad o acción de mejora
Seleccionar el origen por el cual se ha detectado la no conformidad teniendo en cuenta las convenciones asignadas para cada fuente
Marcar con una X que clase de acción se va a generar frente a la no conformidad detectada. C: corrección / AC: acción correctiva / AP: acción preventiva - AM: acción de mejora
Transcribir la Descripción de la no conformidad.
Escribir el numeral del norma NTC GP 1000 afectado por la acción tomada, si aplica
Transcribir el nombre del proceso. Y lugar donde se levanto la no conformidad (Dirección General, Regional y/o centro)

PROCEDIMIENTO CONTROL DE SERVICO Y/O PRODUCTO NO
CONFORME
PROCEDIMIENTO: Control de Servicio y/o Producto No Conforme
Objetivo: Identificar, registrar, tratar, controlar y realizar seguimiento a los aspectos que afectan la calidad del
servicio en los procesos: Ejecución de la Formación Profesional (Titulada, Complementaria, Virtual y Asesorías)
y Evaluación Certificación de Competencias Laborales que no cumple con los requisitos especificados, para
prevenir su uso, ocurrencia no intencional.
Responsable:
• Líder de proceso y/o responsable regional
Alcance:
Este procedimiento comprende desde la identificación
de los aspectos que afectan la calidad del servicio y/o
del producto no conforme con las especificaciones
definidas, hasta su tratamiento y su control.
Generalidades:
• El presente procedimiento se basa en el principio de que los aspectos que afectan la calidad, se pueden
presentar durante la prestación de los servicios de los procesos Ejecución de la Formación Profesional
(Titulada, Complementaria, Virtual y Asesorías) y Evaluación Certificación de Competencias Laborales.
• Entre los aspectos relacionados con el servicio que pueden causar variación dentro de los procesos y
pueden generar aspectos que afectan la calidad, se identifican los relacionados en la tabla 1.
• Cuando se genere un Servicio y/o Producto no Conforme (aspecto que genere traumatismo en el proceso),
el responsable del proceso genera un tratamiento al servicio y/o producto no conforme identificado; si este
tratamiento no elimina el servicio y/o Producto no conforme, se debe generar una acción correctiva y/o de
mejora; estas disposiciones se encuentran relacionadas en la tabla 1.
Tabla 1
Proceso
Descripción del Aspecto que
afecta la calidad.
Responsable Tratamiento
EJECUCIÓN DE
LA FORMACIÓN
Competencias de los
instructores.
Coordinador
Académico.
Instructor.
Reprogramar instructores y
fortalecer el proceso de
formación.
Disponibilidad de materiales de
formación.
Coordinador
Académico.
Instructor.
Apoyos
Administrativos.
Subdirector de
Centro.
Replantear actividades de
formación, mientras se
dispone de los materiales.
Disponibilidad de Ambientes de
Aprendizaje.
Coordinador
Académico
Reprogramar Ambientes de
Aprendizaje y/o establecer
alianzas para disponer de
ellos.
No cumplimiento por parte del
instructor, de las actividades de
formación programadas
Coordinador
Académico.
Instructor.
Establecer acciones de
mejora, para cumplir con las
actividades programadas.

Procedimiento Control de Servicio y/o Producto No Conforme
EJECUCIÓN DE
LA FORMACIÓN
(Asesoría)
Competencias de los
instructores / asesores.
Coordinador
Académico.
Instructor / Asesor
Reprogramar instructores /
asesores y fortalecer el
proceso de asesoría
Incumplimiento por parte del
instructor / asesor, al plan de
asesoría.
Coordinador
Académico y/o
Líder de la
Unidad de
Emprendimiento
Reprogramar actividades de
asesoría concertadas con el
cliente.
EVALUACIÓN
CERTIFICACIÓN
DE
COMPETENCIAS
LABORALES
Competencias de los
evaluadores (técnica y como
evaluador).
Subdirector de
Centro.
Líder de
Certificación de
Centro.
Reprogramar evaluadores.
Incumplimiento por parte del
evaluador, al plan de evaluación
certificación.
Líder de
Certificación de
Centro.
Evaluador.
Reprogramar actividades de
evaluación certificación de
competencias laborales.

1
Identificar el Servicio y/o Producto no
Conforme en los procesos misionales.de
acuerdo a lo dispuesto en la tabla1 y teniendo
en cuenta las entradas establecidas para los
aspectos que afectan la calidad del servicio
Líder y /o responsable
del proceso
Formato
F001-P005-04
2
Detectar si se presentan aspectos que
afectan la calidad del servicio de manera
reiterada en el trimestre
Funcionario del proceso
o responsable del
Servicio
Formato
F001-P005-04
3
Informar al líder del proceso y/o
responsable del proceso a nivel regional
Funcionario del proceso
o responsable del
Servicio
Formato
F001-P005-04
4
Registra la descripción de los aspectos que
afectan la calidad, el responsable del
tratamiento teniendo en cuenta la tabla 1,
teniendo en cuenta la frecuencia del suceso
durante el trimestre en el formato
identificación, tratamiento y disposición del
servicio no conforme
del proceso
Formato
F001-P005-04
5
Ejecutar el tratamiento establecido Funcionario del proceso
o responsable del
Servicio
6
Realiza el seguimiento para determinar si la
acción que se tomo llevo a eliminar el
Servicio y/o Producto no conforme
del proceso
7
Verificar la efectividad del tratamiento y
plasmarlo en el formato
del proceso
Formato
F001-P005-04
Si fue eficaz el tratamiento se continua con la
decisión de donde fue identificada de lo
contrario con la actividad 8
del proceso
8
Diligenciar el formato de Acciones
Preventiva, Correctivas y/o de Mejora
identificando la causa del Servicio y/o
Producto no conforme, y de esta forma para
determinar la causa raíz del mismo y
establecer un plan de mejora que si sea
eficaz.
del proceso
Formato
F001-P003-04
9
Continuar con las actividades determinadas
en el procedimiento Acciones Preventiva y
Correctivas
Formato
F001-P003-04
Si el Servicio y/o Producto no conforme fue
identificado en la Dirección General continua
con la actividad 10 de lo contrario continua
con la actividad 11
del proceso
10
diligenciado a la Dirección de Planeación y
del proceso
Formato
F001-P005-04
11
diligenciado al Representante de mejora de la
Regional
del proceso
Formato
F001-P005-04

12
Actualizar el control de Servicio y/o
Producto no conforme de la Regional
Representante de
(Secretario Técnico del
Comité Regional)
Formato
F001-P005-04
13
Enviar el reporte del Servicio y/o Producto
no conforme de la Regional a la Dirección de
Planeación y Direccionamiento Corporativo
Representante de
(Secretario Técnico del
Comité Regional)
Formato
F001-P005-04
14
Actualizar el control Servicio y/o Producto
no conforme Nacional para la Revisión por la
Dirección
y Direccionamiento
Corporativo
Formato
F001-P005-04
• F001-P004-04. Formato Identificación, Tratamiento y Disposición del Servicio y/o Producto No Conforme.
Nombre Cargo Fecha
Elaboro
Consuelo Castañeda,
Claudia Patricia Sanchez,
Oscar Rojas
Profesionales de Mejoramiento Continuo de las
Regionales de Caldas y Antioquia y de la
Dirección General
Septiembre
2010
Reviso Juan Pablo Osorio
Septiembre
2010
Corporativo
Noviembre
2010
Control de Cambios
Versión
Fecha de
Aprobación
Resolución 001156
del 2005
Maria cristina
Álvarez
Coordinadora
Grupo de Mejora
03 Diciembre 2008
procesos identificada en un mapa a una cadena de
valor.
Resolución 003751
del 2008
04 Noviembre 2010
registros para que el Modelo de Mejora Continua de
Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas
tecnologías.
Juana Pérez
Martinez
Directora de
Planeación y
Direccionamiento
Corporativo

SI NO(ac)
Fecha de
Seguimiento
Acción/Tratamiento
Realizado
Seguimiento
Eficaz
Nombre y cargo de quien identifica el aspecto que afecta la calidad:
Fecha de
Identificación
Responsable del Tratamiento
IDENTIFICACIÓN, TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE SERVICIO Y/O PRODUCTIO NO CONFORME
F001-P004-04 / Versión 02
Mejora Continua
Servicio y/o Producto No Conforme
Descripción del Servico y/o
producto no conforme.

PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
PROCEDIMIENTO: Revisión por la Dirección
Objetivo: Establecer las actividades necesarias para realizar la Revisión por la Dirección del SENA que
permita asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia, y efectividad del Sistema Integrado de
Mejora Continua Institucional.
Responsable:
• Representante de la Dirección.
Alcance:
Comprende desde el análisis y verificación de
los criterios e información para la revisión por
parte de la Dirección hasta la el informe de
seguimiento del plan de mejora generado por
la misma.
Generalidades:
• Los resultados de la Revisión por la Dirección incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas
con el cumplimiento de las metas establecidas para el periodo, los motivos por los cuales, si fuera el
caso, se dio el incumplimiento de las metas y las acciones propuestas para mejorar tal situación,
entre otras.
• La revisión al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional (SIMCI) es la rendición de cuentas
de los Líderes a la Alta Dirección y debe realizarse por lo menos una vez al año, incluir la evaluación
de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios, incluyendo la Política y los
Objetivos de Calidad si es necesario.
• Para la realización de la Revisión por la Dirección se debe contar con la asistencia de la Alta
Dirección y de los Líderes de proceso. Cada Líder de proceso es responsable de la presentación de
los resultados obtenidos en los temas de su competencia, cumplimiento a las metas establecidas,
recomendaciones y oportunidades de mejora. La presentación se debe realizar de acuerdo al
esquema y metodología establecida y no debe durar más de 10 minutos.

Procedimiento de Revisión por la Dirección.

1
Programar la revisión del SIMCI, teniendo
en cuenta las entradas requeridas y el
desempeño de sistema.
Alta Dirección
Representante de la
Alta Dirección
Programa de
revisión
(fecha y
agenda)
2
Solicitar a los Líderes de los procesos la
información, según corresponda:
• Resultados de auditorías. (Informe de
cumplimiento plan de auditorías, evaluación
auditores, recomendaciones)
• Retroalimentación del cliente del último
año. (Resultados encuesta satisfacción al
usuario, Informe quejas y reclamos, acciones
realizadas para la mejora)
• Desempeño de los procesos y
conformidad del producto y/o servicio.
(Indicadores de Gestión, producto no
conforme presentado y tratamiento, Matriz de
eficacia del Sistema)
• Estado de las acciones correctivas y
preventivas. (Consolidado de abiertas y
cerradas, distribución por procesos, fuente)
• Acciones de seguimiento de revisiones
previas efectuadas por la dirección.
(Resultados implementación plan de
mejoramiento resultante de la revisión
anterior)
• Cambios que podrían afectar al Sistema.
(Resultados encuesta realizada a los Líderes
de Proceso)
• Recomendaciones para la mejora.
(Resultados encuesta realizada a los Líderes
de Proceso)
• Riesgos actualizados e identificados para
la entidad. (Informe seguimiento a mapa de
riesgos, planes de manejo y controles)
Representante de la
Alta Dirección
Comunicado
solicitando la
información
Memorandos
de encuesta
sobre
cambios y
recomendacio
nes
3
Convocar a los Líderes de proceso para la
realización de la reunión de Revisión por la
Dirección.
Representante de la
Alta Dirección
Comunicación
de citación a
la reunión
4
Consolidar la información suministrada por
los Líderes de proceso, preparar el informe
para la revisión y la presentación con los
resultados obtenidos por los diferentes
procesos.
Dirección de
Planeación y
Direccionamiento
Corporativo
Informes
Presentacione
s
5
Presentar los resultados obtenidos por
cada uno de los procesos y sus
recomendaciones
Representante de la
Alta Dirección
Presentación
e informe de
Revisión por
la Dirección
6
Analizar la información presentada,
obtener conclusiones y proponer acciones
para la mejora.
Alta Dirección
Líderes de proceso
7
Elaborar acta de la reunión. En esta se
debe incluir las decisiones y acciones
Secretario técnico
del Comité Nacional
Acta de
revisión por la

tomadas en la reunión del Sistema
Integrado de Mejora
Continua
Institucional
dirección
8
Documentar plan de mejoramiento, con
base en el análisis realizado y las
necesidades o mejoras propuestas que
permitan el mejoramiento y mantenimiento
del sistema de gestión de la calidad.
Secretario técnico
del Comité Nacional
del Sistema
Integrado de Mejora
Continua
Institucional
Plan de
mejoramiento
Acciones
Correctivas
y/o
Preventivas
9
Ejecutar actividades plan de mejoramiento
Revisión por la Dirección.
Alta Dirección
Representante de la
Alta Dirección
Líderes de proceso
10
Realizar seguimiento al cumplimiento del
plan de mejoramiento.
Representante de la
Alta Dirección
Plan de
mejoramiento
con avance
de actividades
11
Presentar informe periódico de
seguimiento a las mejoras planteadas al
Comité del Sistema Integrado de Gestión.
Representante de la
Alta Dirección
Informe de
avance plan
de
mejoramiento
Acta Comité
del Sistema
Integrado de
Gestión.
• Acta de la Revisión por la Dirección
Nombre Cargo Fecha
Elaboró Oscar A. Rojas
Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento
Continuo
Septiembre
2010
Septiembre
2010
Aprobó Juana Pérez Martinez Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo
Noviembre
2010
Control de Cambios
Versión
Fecha de
Aprobación
Descripción del Cambio Aprobó
Resolución 001156
del 2005
02 Diciembre 2008
procedimientos y paso de la interrelación de procesos
identificada en un mapa a una cadena de valor.
Resolución 003751
del 2008
03 Noviembre 2010
registros para que el SIMCI de Calidad sea dinámico y
se ajuste a las nuevas tecnologías.
Juana Perez
Martinez
Directora de
Planeación y
Direccionamiento
Corporativo

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