documento

1. Un Estado más ágil, eficiente, transparente y ambientalmente responsable
Experiencia: Iniciativa Cero papel
TEMASCLAVE
EficienciaAdministrativa
PALABRASCLAVE
Gobierno,CeroPapel,Coordinación,Servicios,Transformación,Transparencia,
MedioAmbiente
LOCALIDAD,PAÍSREGIÓN
Colombia,Suramérica
ENTIDADESPARTICIPANTES
MinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones:Entidad
Nacional,SectorGobierno.ArchivoGeneraldelaNación:EntidadNacional,
SectorGobierno.PresidenciadelaRepública,AltaConsejeríaparaelBuen
GobiernoylaEficienciaAdministrativa:EntidadNacional,SectorGobierno.
DepartamentoAdministrativodelaFunciónPública:EntidadNacional,Sector
Gobierno
ESTADO
Implementación
FECHADEINICIOIMPLEMENTACION
Juniode2011

2. IniciativaCeropapel
UnEstadomáságil,eficiente,transparenteyambientalmenteresponsable
2
La iniciativa Cero Papel, tiene como objetivo establecer los lineamientos para
contribuir a una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del
papel en las entidades públicas, tanto en sus procesos internos como en los
servicios que prestan a los ciudadanos. La iniciativa se apoya en tres ejes: la
implementación de buenas prácticas, la implementación de sistemas para
gestionar documentos electrónicos y la optimización y automatización de
procesos.

3. IniciativaCeropapel
UnEstadomáságil,eficiente,transparenteyambientalmenteresponsable
3
Justificación, población, objetivo y contexto
LAOPORTUNIDADQUESEDESEABA
APROVECHAR:
Elproblemadefondoeracómohacer
entidadesmáseficientes,conprácticasde
BuenGobierno1
yqueprestaranlosmejores
serviciosmedianteelaprovechamientode
lasTecnologíasdelaInformaciónylas
Comunicaciones(TIC).
Losprocesosyactividadesquerealizala
administraciónpúblicasonregistradosen
documentostalescomoactas,resoluciones,
órdenesadministrativas,circularesyoficios.
Unaltoporcentajedeestosdocumentos
tienenunsoportefísicoenpapely
generalmenteseexigencopiasadicionales,
muchasdeellasinnecesarias,para
distribuirlasaotrasdependencias.
Adicionalmente,enlaelaboracióndeun
documento,frecuentemente,seimprimen
variosborradoresparasurevisión.Enla
mayoríadecasos,soloseutilizaunacarade
lahojaynoseaprovechan,coneficacia,las
herramientasexistentestalescomoelcorreo
electrónico,laredinterna,lossitiosweb
internos,ylosrepositoriosdedocumentos,
entreotros.
POBLACIÓNQUESEBUSCABAIMPACTAR
Lapoblaciónobjetivoeranlosfuncionariosde
lasentidadesdelordennacionalyterritorial.
FACTORESIMPULSORES
EnelPlandeDesarrollo2
delPresidentede
JuanManuelSantos,seestableciólacreación
delapolíticadeBuenGobiernoyeficiencia
administrativa,basadaenlasmejores
prácticasinternacionalesdeeficiencia
administrativa.Comopartedeesta
estrategia,seseñalólaimportanciade
desarrollarunapolíticaparalareduccióndel
consumodepapeldenominadaCeroPapel.
LOSPRIMEROSPASOS
ConlaposesióndelPresidenteJuanManual
Santosel7deagostodel2010,secreóla
AltaConsejeríaparaelBuenGobiernoyla
EficienciaAdministrativa.EnelPlanNacional
deDesarrollo,sedelegóenelMinisteriode
TecnologíasdelaInformaciónylas
Comunicaciones(MinTIC)laimplementación
delainiciativadeCeroPapel.Estatarea
requeríalacoordinaciónconelArchivo
GeneraldelaNación(AGN),laDirección
NacionaldelServicioalCiudadanodel
DepartamentoNacionaldePlaneación(DNP)
yelDepartamentoAdministrativodela
FunciónPública(DAFP).
.
1
Esunaformadeejerciciodelpodercaracterizadaporrasgos
comolaeficiencia,latransparencia,larendicióndecuentas,la
participacióndelasociedadcivilyelEstadodeDerecho,que
revelaladeterminacióndelGobiernodeutilizarlosrecursos
disponiblesafavordeldesarrolloeconómicoysocial.
2
EnColombia los planesde desarrollo son las herramientas
que orientan las acciones gubernamentales durante los
periodos de administración de las distintas entidades
gubernamentales (alcaldías, departamentos y presidencia);
se establecen por periodos de 4 años, coincidiendo con los
periodosdegobierno.

4. IniciativaCeropapel
UnEstadomáságil,eficiente,transparenteyambientalmenteresponsable
4
Diseño, desarrollo y difusión
ELPROCESOLLEVADOACABOYLA
SOLUCIÓN
Enunaprimeraetapa,elMinTICrealizóuna
conceptualizacióndelainiciativaconun
diagnósticodecaráctergeneralyuna
definiciónpreliminardelospasosaseguir
parasuimplementación.
FrutodeesteProyecto,secrearonenel
segundosemestredel2011lasguíasde
buenasprácticasparareducirelconsumode
papelyprimerospasosparacomenzaruna
estrategiadeCeroPapelenlasentidades.
Estasguíasorientabanalosfuncionariosde
lasentidadesparallevaracaboaccionesque
permitieranhacerunusoracionaldelpapely
aprovecharalmáximoherramientasde
tecnologíayadisponiblestalescomoel
correoelectrónico,lasredesinternas,
repositorios,ycorrecciónenpantalla,entre
otras.
Duranteesteperiodo,tambiénsediseñaron
los“Lineamientosparalaimplementaciónde
losprocesoselectrónicos”yseidentificóla
necesidaddediseñarunmodelode
administraciónelectrónicadeCeroPapelen
laadministraciónpública.
Enlaguíade“buenasprácticasparareducirel
consumodepapel”(GuíaN°1),elobjetivo
eraproporcionarunconjuntode
herramientas,ensumayoríadetipocultural,
quepermitierancambiarlosmaloshábitos
enelconsumodepapel,comounprimer
pasoparalaimplementacióndeestrategias
Ceropapelyavanzarenunaadministración
públicaeficienteyamigableconelmedio
ambiente(VerAnexo1).
Enlaguíade“primerospasosparacomenzar
unaestrategiadeCeroPapelenlas
entidades”(GuíaN°2),serecomendabanlos
siguientesochopasosbásicosalas
entidadesparacomenzarlaimplementación
delainiciativa:seleccionarunlíderparala
estrategiadeCeroPapel,conformarun
equipodetrabajo,documentarloscostosy
ahorros,formalizarelcompromisodela
entidadconlaestrategiadeCeroPapel,
reducirelvolumendeimpresionesy
fotocopiasenlaentidad,implementareluso
defirmaselectrónicasodigitales,
implementarlaautomatizacióndecomienzo
afindeunprocedimientointernolibrede
riesgoseimplementarproyectosdeescaneo
enprocesosdealtovalor(VerAnexo2).
Paraeldiseñodeloslineamientosparala
implementacióndeprocesoselectrónicosse
contratóunaempresadeconsultoríacuyos
resultadosincluíanlossiguientestópicos:
 Mejoresprácticasparala
automatizacióndeprocesos.
 Mejoresprácticasparala
implementacióndeaplicacionesde
flujosdetrabajo(Workflow).
 Mejoresprácticasparalaarticulaciónde
aplicacionesdeflujosdetrabajoconlos
SistemasdeGestiónDocumental(SGD).
 Generacióndedocumentos
electrónicos.
 Administraciónbásicadedocumentos
ensoporteelectrónico.
Estoslineamientosbrindanalosfuncionarios
delasentidadespúblicas,enparticularalos
responsablesdelaadministraciónygestión
sobrelosprocesos,unaorientaciónpráctica
parallevaracaboimplementacionesde
procesoselectrónicosdeformasimple,
eficienteyacordealasnecesidadespropias
decadaentidad.
ElGobiernoNacionalestableció,enabrildel
2012laDirectivaPresidencial04,conelfin
deimpulsarlaobligatoriedaddela
implementacióndelainiciativadeCeroPapel,
indicandoplazos,metasyplanesde
implementación.

5. IniciativaCeropapel
UnEstadomáságil,eficiente,transparenteyambientalmenteresponsable
5
Ladirectivaestuvodirigidaalasentidadesy
organismosdelordencentraly
descentralizadodelaRamaEjecutiva.Así
mismo,sedefinieronlosindicadorespara
medirelconsumodepapelenlasentidades
públicasylapublicacióndelasGuíasN°1y2
comomedioparalaimplementación.
Ladirectivaestablecióunconjuntode
accionesconplazosdeterminadosentrelas
queseencontrabanlaelaboracióndeunplan
deacciónylasustitucióndecomunicaciones
internaselectrónicaspormedios
electrónicos.
Paraeldiseñodelmodelodeadministración
electrónicadeCeroPapelenla
administraciónpública,serealizóunconvenio
conelDepartamentoAdministrativode
Ciencia,TecnologíaeInnovación(Colciencias)
paraqueestaentidadseencargaraatravés
delaempresaconsultora,dedesarrollar
dichomodelo.Elcontratoseadjudicóen
enerodel2012.
Frutodeestemodelo,secrearonlasguíasde
DocumentosElectrónicos(GuíaN°3),
ExpedienteElectrónico(GuíaN°4),
DigitalizaciónCertificadadeDocumentos
(GuíaN°5)yladeSistemasdeGestiónde
DocumentosElectrónicos(GuíaN°6).
3
Elexpedienteelectrónicoestáformadoporunconjunto
dedocumentosquerepresentanlosdistintosactosy
momentosadministrativosdelproceso.Losmetadatos
asociadosalexpedienteelectrónico,permitendefinir
característicasdelexpedientequedeberánsercomunesa
EnlaGuíaN°3,sepresentaladefiniciónde
documentoelectrónico,susclases,
características,estructurayformatos.(Ver
Anexo3)
EnlaGuíaN°4sedescribenlos
componentesdelexpedienteelectrónico,sus
propiedadesyciclovital,asícomola
aplicacióndelosmetadatos3
ylas
consideracionesnecesariasparasu
implementación(VerAnexo4).
EnlaGuíaN°5,sedefinenlospasospara
lograrladigitalizacióncertificadade
documentos4
(VerAnexo5).EnlaGuíaN°6
sepresentanlosrequisitosmínimosparaun
SistemadeGestióndeDocumentos
ElectrónicosdeArchivo(SGDEA)(VerAnexo
6).
LapublicaciónfinaldelasGuíasN°3,4,5y6,
eselresultadodeunprocesodeadaptación,
revisiónyajusterealizadoporungrupode
profesionalesdelMinTIC,elAGNyelaporte
deexpertosdecercade99organizaciones
entreuniversidades,entidadesyempresas
privadas.
todoslosdocumentosqueloconformanyqueayudarána
laidentificaciónexactadelexpedientequeserequiera.
4
Entendidocomoelprocesotecnológicoquepermite
convertirundocumentoensoporteanálogo,enunoo
variosficheroselectrónicosquecontienenlaimagen
Todasestasentidadesparticiparonenocho
forosdediscusiónpúblicapresenciales,
realizadosenelmesdeoctubredel2012,y
ademásenelforovirtualenlosquese
recibieroncomentarios,críticasy
sugerencias,quesereflejanenlasversiones
finalesdelasGuías.
Paralaimplementación,serealizóuntrabajo
importantedesensibilizaciónentrelos
funcionariosdelasentidades incluyendo
talleresamásde1.300funcionarios,
seminarios,eventosqueinvolucraronotros
milesdepersonasyelacompañamientoa
travésdelosarticuladoresdelaestrategiade
GobiernoenLíneadelMinTICyconloslíderes
GELdelasentidades.
Utilizacióndelasolución
Elacompañamientoalasentidadeslorealiza
elequipodeApropiacióndelEstadodela
estrategiadeGobiernoenLíneadelMinTIC,
conelfindeasesoraryvalidarlosavancesde
cadaentidad,asícomolarealizaciónde
eventosdesensibilizaciónycapacitación.
LaDirectivaPresidencial04del2012,
estableciólaobligatoriedadencadaentidad,
dedesignarunlíderdeEficiencia
AdministrativayCeroPapel,responsablede
coordinarlarealizacióndelasacciones
necesariasparagarantizarlaadecuada
codificadafieleíntegradeldocumento,concertificación
tecnológicadeintegridad,disponibilidad,fiabilidady
autenticidad.

6. IniciativaCeropapel
UnEstadomáságil,eficiente,transparenteyambientalmenteresponsable
6
implementación,asícomodepresentarlos
avancesyresultadosdelainiciativa.
Además,cadaentidadestablecióensu
interior,unPlandeEficienciaAdministrativa
enelqueincluyeronlostrámitesinternos,
procesosoprocedimientoscríticosyel
establecimientodeaccionesdemejora,con
cronogramas,metaseindicadores,para
optimizarelusodelosrecursosmonetarios,
físicosyhumanos,entreotros.

7. IniciativaCeropapel
UnEstadomáságil,eficiente,transparenteyambientalmenteresponsable
7
Impacto, evolución y aprendizajes
PRINCIPALESLOGROS
Mejorassignificativas
Lossiguientessonloslogros enlas
entidadesdelaramaejecutivadelorden
nacional:
 El99,5%delasentidadeshan
implementadoalmenosunadelas
buenasprácticasparareducirel
consumodepapel.
 El84%delasentidadesinicióla
incorporacióndeunesquemapara
laGestióndeDocumentos
Electrónicos.
 El49%delosprocesossusceptibles
deserautomatizados,lohansido.
Principalesefectosparalasentidades
Dentrodelasbuenasprácticasseencuentra
que:
 El91,9%hizousodelcorreo
electrónicoparaevitarimpresiones
injustificadasehizoimpresióna
doblecara.
 El84,5%hizoreciclajedepapel.
 El83,9%reutilizóelpapelusadopor
unacara.
 El71,4%hizolecturaycorrecciónen
pantallaantesdeimprimir.
 El68,3%hizousodeherramientas
decolaboración.
 El63,4%hizousodelaIntranetpara
evitarimpresiones.
 El60,9%hizousodeaplicacionesde
gestióndedocumentos
electrónicosdearchivo.
Además,enlaimplementaciónde
documentoselectrónicos,lasentidadeshan
logrado:
 El38%sustitucióndemateriales
informativos,publicaciones,guías,
manualesyotros,pordocumentos
electrónicos.
 El23%sustituciónde
correspondenciaentrelas
entidadesdepapelaelectrónico.
Otrodeloslogrosquesehaobtenidoen
estasmismasentidades,fuelareduccióndel
17,5%delasimpresiones,pasandodeun
promediode220.000impresiones
mensualesenelsegundosemestredel
2012,a181.000enelprimersemestredel
2013.
LOQUESIGUEHACIAELFUTURO
LainiciativaCeroPapelhasidoincluida
dentrodelmanualdeGobiernoenLíneay
susmetasseintegranalmismoparafacilitar
laimplementación.Delmismomodo,la
medicióndeavanceserealizaconlamisma
herramientaFormularioUnificadode
ReportedeAvanceenlaGestión(FURAG)de
maneraqueloselementosdeeficiencia
administrativayCeroPapelsepromuevena
lavezquelosrestanteselementosdela
EstrategiadeGobiernoenLínea.
PRINCIPALESAPRENDIZAJES
Principalesobstáculosycómosesuperaron
Setienelapercepcióndequela
implementaciónconsisteen“escanear”o
“comprarherramientas”,cuandolatransición
delpapelaloelectrónico,involucrauncambio
enlaculturaorganizacional,unajusteenlos
procesos,undesarrollodenuevas
competenciasyporsupuesto,la
implementacióndesolucionesdehardwarey
software.
Aquí,esimportantelagradualidadparano
ponerenriesgolasevidenciasylamemoria
delaorganización(seguridad,gestióndel
cambio,entreotros).

8. IniciativaCeropapel
UnEstadomáságil,eficiente,transparenteyambientalmenteresponsable
8
Laimprovisaciónola“copia”puedencausar
verdaderosdesastresenlosproyectos
enfocadosenCeroPapel,porello,es
indispensablecontarconunaestrategiabien
planificadaycoordinadaconotrasáreasdela
organizaciónqueidentifiquelasnecesidades
realesy,apartirdeestas,planteelos
requerimientosyalcancesdelassolucionesa
implementar.
Peseaquesenecesitanrecursospara
avanzarenlaimplementacióndeCeroPapel,
estonohafrenadoalosquerealmentelo
hanqueridoreducirelconsumodepapelen
susentidades.
Durantemuchotiempolaexcusaeraquela
normatividadnoeraclaraoseapelabaala
inexistenciadeestándares.Estoselementos
debensersuperadosparagenerarconfianza
enlosfuncionarios.
Muchasorganizacionespúblicasyprivadas
inviertenennuevasherramientassinhaber
explotadolasqueyaposeía,porello,sele
deberealizarunadecuadoinventario
tecnológicoysacarmejorprovechoalas
inversioneshechasenañosanteriores.
PrincipalesFactoresdeéxito
LosprincipalesfactoresdeéxitodeCero
Papelson,enprimerlugar,quesetratadeun
asuntodefácilapropiaciónporpartedelos
usuarios,esalgoqueinteresa,atraey
siempreexisteunaaltadisponibilidadparasu
implementación.
Ensegundolugar,está,quesecuentaconel
materialsuficienteparaquelasentidades
logren,pasoapaso,implementar
gradualmenteunapolíticadeCeroPapel.Por
último,setratadeunainiciativatransversal
quegeneraunEstadomáseficiente,ágily
transparente.
COMPARTIENDOLAEXPERIENCIA
Comorecomendacionesparaentidadesque
deseenimplementarestainiciativa,sedebe
tenerpresenteeltemaculturaldelas
entidadeseinvolucraratodalaorganización.
Porejemplo,lasáreasdetecnología,
contratación,gestióndocumentalycalidad.
Ensegundolugar,debeserunasunto
gerencial,estratégicoquenodebesersólo
entendidocomounescaneardocumentos,
sinounainiciativadeeficienciaadministrativa
delagestión.
Entercerlugar,sedebetenerencuentaque
noexistenherramientaspuntualesque
brindenunasoluciónmágica,esteesun
procesogradualquellevaalgúntiempo.Por
último,sedebeinvertirenseguridaddela
informaciónysostenibilidaddelproyecto,
mediantelosrecursosfinancierosyde
talentohumanonecesarios.

9. IniciativaCeropapel
UnEstadomáságil,eficiente,transparenteyambientalmenteresponsable
9
Información adicional
CONTACTEALOSPROMOTORES
OscarJavierAlmanza,
AsesorenDiseño,
MinisteriodeTecnologíasdela
InformaciónylasComunicaciones,
3442200Ext.3357,
oscar.almanza@gobiernoenlinea.gov.co
FUENTES:
 Entrevistarealizadael7denoviembredel2014aOscarJavierAlmanza,AsesorenDiseño,
MinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones.
 MinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones.CeroPapel.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/nuestros-servicios.shtml?apc=c-x;x;x;x1-
&x=128.Visitadoel7denoviembredel2014.
ANEXOS:
• MinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones.GuíaN°1CeroPapel.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-1-cero-papel.pdf
• MinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones.GuíaN°2CeroPapel.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-2-primeros-
pasos.pdf
• MinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones.GuíaN°3CeroPapel.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-
electronicos-v1.pdf
• MinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones.GuíaN°4CeroPapel.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-4-expediente-
electronico-v1.pdf
• MinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones.GuíaN°5CeroPapel.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-5-digitalizacion-
de-documentos-v1.pdf
• MinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones.GuíaN°6CeroPapel.
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas-de-
gestion-de-documentos-v1.pdf

10. IniciativaCeropapel
UnEstadomáságil,eficiente,transparenteyambientalmenteresponsable
10
LOSARTÍFICES
Estossonlosagentesquehanhechopartedelproyectoysucontribución.
NOMBRE ROL
AltaConsejeríaparaelBuenGobiernoylaEficiencia
Administrativa
Precursor.Generacióndeidea,aportederecursostécnicos.
MinisteriodeTecnologíasdelaInformaciónylasComunicaciones
-GobiernoenLínea.
Direccióndelproyecto.Generacióndeidea,aportederecursostécnicos,
implementación,difusión,acompañamientoaentidades.
ArchivoGeneraldelaNación.
Aliado.Generacióndeidea,aportederecursostécnicos,implementación,
difusión,acompañamientoaentidades.
DirecciónNacionaldelServicioalCiudadanodelDepartamento
NacionaldePlaneación-DepartamentoAdministrativodela
FunciónPública
Aliado.Generacióndeidea,aportederecursostécnicos,acompañamiento
aentidades.
Colciencias-CINTEL-CorteInglésS.A Colaborador.Creacióndelineamientosyguíasparalaimplementación.

11. IniciativaCeropapel
UnEstadomáságil,eficiente,transparenteyambientalmenteresponsable
11
LOSHITOS
Losmomentosclavedelaexperienciapresentadasonlossiguientes:
AÑO MESES FASES HITOS
2010 Agosto Diseño
CreacióndelaAltaConsejeríaparaelBuenGobiernoylaEficiencia
Administrativa.
2011 Abril-Junio
Desarrollo
ConceptualizaciónInicialdelainiciativadeCeroPapel
2011 Julio–Diciembre
Guías1y2deCeroPapel
Lineamientosparaimplementacióndeprocesoselectrónicos
2012 Enero ContratoparaeldesarrollodelmodeloyguíasCeroPapel
2012 Abril Directivapresidencial04
2013 Mayo–Diciembre
Elaboración,validacióndeguíasconlaempresa,entidadesyacademia
Publicacióndelasguías3,4,5,6deceropapel
2012–2014 Implementación
SeminariosCeroPapel,capacitaciónenguíasylineamientos,talleresa
funcionariosentodoelpaís
AcompañamientoenlaimplementaciónmediantearticuladoresdeGobierno
enlínea.