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Pasos de Ingreso al Programa:
En Microsoft Windows 7 puede acceder al programa de 5 formas diferentes, las
cuales son:
1) Doble clic al icono de acceso directo en el escritorio (si se encontrara el
icono en el escritorio).
2) Clic en Inicio, en el cuadro de texto «Buscar programas y archivos»
escribir lo siguiente:Excel (aparecerá el programa en los resultados de
la búsqueda, luego dar clic en el nombre del programa).
3) Clic en Inicio, luego Todos los Programas, buscar la Carpeta Microsoft
Office y seleccionar Microsoft Excel 2010.
4) Colocarse en el Escritorio de Windows o en la Carpeta en donde
almacenara el libro de Excel, dar clic y luego clic derecho, en el menú
contextual seleccionar la opción Nuevo y por último: Hoja de cálculo de
Microsoft Excel.
5) Presionar la combinación de Teclas Windows + R (abre el cuadro de
diálogo Ejecutar) escribir Excel , dar clic en Aceptar.
4. Excel es un software que permite crear tablas, calcular y analizar datos, así como
diseñar macros. Permite utilizar fórmulas y funciones a la hora de realizar
cálculos de toda índole.
Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite
crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores
numéricos que se especifiquen, imprimir tablas con diseños elegantes, y crear
gráficos de una forma simple y profesional.
Excel forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios
tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y para
administrar el correo electrónico.
Microsoft Excel 2010
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A la unión entre una columna y una fila se le conoce como Celda, cuyo nombre
depende de la posición que ocupe en la hoja electrónica; es decir que si la celda
se encuentra en la columna C y fila 15, su nombre seria C15. Una celda puede
ser ampliada en forma horizontal y en forma vertical.
Libros y hojas de cálculo
Libros: Un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos.
Como cada libro puede contener varias hojas (predeterminadamente un libro
nuevo posee 3 hojas de cálculo), pueden organizarse varios tipos de información
relacionada en un único archivo.
Hojas de cálculo: Es el documento principal que se utiliza en Microsoft Excel para
almacenar y manipular datos. Una hoja de cálculo es una cuadrícula que está
compuesta por celdas organizadas en columnas y filas.
6. Como toda hoja electrónica la lógica básica es una matriz formada por filas y
columnas distribuidas de la siguiente manera:
Versión 2003 Versión 2007 y 2010
Las columnas se identifican en
forma alfabética ascendente desde la
letra “A” hasta la combinación “IV”
siendo un total de 256 columnas.
16,384 columnas identificadas con
las letras del abecedario empezando
con la A hasta la combinación XFD.
Las filas se identifican en forma
numérica desde “1” hasta “65,536”.
Las filas que están identificadas por
números del 1 hasta 11048,576.
7. A Continuación se citaran otros conceptos de vital importancia en el
ámbito de trabajo en Excel.
Seleccionar texto: significa resaltar el texto para hacerle cambios. Puede
seleccionar una sola celda, una fila, una columna, un rango de celdas o todo
un libro.
Rango de celdas: es simplemente un grupo que contiene más de una celda y
pueden ser adyacentes o no adyacentes.
Portapapeles: Es la herramienta que almacena un máximo de 24 elementos
copiados o cortados los cuales después se encuentran disponibles para
utilizarlos en el libro activo, en otros libros y en los programas de Microsoft
Office.
Fuente: es un conjunto de características de texto que están diseñadas para
lucir de cierta manera. La fuente predeterminada o predefinida en Excel
2010 es Calibri de 11 puntos. Los puntos se refieren a la medida del alto
de los caracteres en una celda, un punto equivale a 1/72 pulgadas.
Estilo: es un conjunto de atributos de formato que puede aplicar a una celda
o a un rango de celdas de manera más fácil que estableciendo cada atributo
de manera individual.
8. Hipervínculo: es una imagen o una secuencia de caracteres que abren
otro archivo o una página web cuando se hace clic sobre el
hipervínculo. El archivo o la página web de destino puede encontrarse
en la World Wide Web (www), en Intranet o en la computadora.
Tema de documento: es un conjunto predefinido de colores, fuentes,
líneas y efectos de relleno que se puede aplicar a todo un libro o a
elementos en especifico dentro del libro, como lo son gráficos o tablas.
Encabezado y Pie de página: un encabezado es una línea de texto que
aparece en la parte superior de cada página. El pie de página aparece en
la parte inferior de cada página.
Salto de página: es una línea divisora que separa una hoja en páginas
individuales para imprimirlas. Excel inserta saltos de página verticales
automáticos (líneas punteadas) basándose en el tamaño de papel,
configuración de los márgenes, opciones de escala y las posiciones de
cualquier salto de página manual (línea sólida) que se encuentra en la
hoja de cálculo.
9. Escala: se refiere a aumentar o disminuir la hoja de cálculo a un
porcentaje de su tamaño real.
La razón más común para cambiar la escala de una hoja de cálculo es
para disminuir su tamaño a manera de que se pueda imprimir en una sola
página. También puede aumentar el tamaño de la página para que los datos
aparezcan más grandes y llenen más la página impresa.
Cuando los cuadros Ancho y Alto están establecidos en Automático, puede
hacer clic en la flecha de incremento o de disminución de Escala para
aumentar o disminuir la escala de la impresión. Cada vez que hace clic en la
flecha, la escala cambia en un 5%.
Recuerde que el Ancho y Alto se deben establecer en Automático si desea
especificar una escala, como por ejemplo 75%.
10. Filtro: permite enfocarse en los datos pertinentes para realizar un
análisis determinado mostrando únicamente las filas que cumplen con
los criterios específicos y ocultando las filas que no desea visualizar.
Puede utilizar la función Autofiltro de Excel para filtrar datos y puede
hacerlo utilizando el formato condicional a los atributos de celda.
Fórmula: Es una ecuación que realiza cálculos como sumas, restas,
multiplicaciones y divisiones utilizando los valores de una hoja de
cálculo. Cuando ingresa una fórmula en una celda, la fórmula se
almacena internamente y los resultados se muestran en la celda. Las
fórmulas dan resultados y soluciones que le ayudan a evaluar y analizar
datos.
Constante: es un valor numérico o de texto que se ingresa
directamente en una fórmula.
Operandos matemáticos: especifican los cálculos que se van a
realizar. Para permitirle a Excel que distinga las fórmulas de los datos,
todas las fórmulas deben empezar con un signo de igual (=).
Función: es una fórmula predefinida que realiza cálculos. Las
funciones predefinidas de Excel están diseñadas para realizar todo tipo
de cálculos. Cuando se utilizan funciones se garantiza la precisión de los
resultados de la fórmula.
12. Gráfico: es una representación gráfica de los
datos numéricos en una hoja de cálculo. Para
crear un gráfico en Excel, primero debe
seleccionar los datos que se incluirán en el gráfico
y después escoger el tipo de gráfico en el cual
desea mostrar los datos.
Los tipos de gráficos se clasifican en:
Líneas Circular Barra
Área XY
(Dispersión)
Cotizaciones Superficie
Columna
14. ¿Qué son los minigráficos?: A diferencia de los gráficos en una
hoja de cálculo de Excel, los minigráficos no son objetos, un
minigráfico en realidad es un pequeño gráfico en el fondo de una
celda. La siguiente imagen muestra un minigráfico de columna en
la celda F2 y un minigráfico de línea en F3. Ambos minigráficos
obtienen sus datos de las celdas A2 a E2 y muestran un gráfico
dentro de una celda con el rendimiento de una cotización. Estos
gráficos muestran los valores por trimestre, resaltan el valor alto
(31/3/08) y el valor bajo (31/12/08), muestran todos los puntos de
datos y la tendencia hacia abajo del año.
Un minigráfico en la celda F6 muestra el rendimiento de 5 años de la
misma cotización, pero muestra un gráfico de barras de Pérdidas y
ganancias que indica únicamente si en el año se produjo pérdida (como
en los años 2004 a 2007) o ganancia (2008). Este minigráfico usa
valores de las celdas A6 a E6.
16. La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.
En el extremo de la derecha están los botones: minimizar, maximizar y cerrar.
La barra de herramientas de acceso rápido
La barra de acceso rápido es una manera rápida y sencilla para poder tener
acceso a las herramientas que a menudo se utilizan en Excel, se encuentra en el
lado izquierdo de la Barra de título, encima de la Cinta de opciones. Las
herramientas más habituales que suele contener son: Guardar, Deshacer,
Rehacer, Vista previa de impresión e Imprimir.
17. Fichas (menús)
En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Las
fichas principales son: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos,
Revisar, Vista. Las opcionales son: Complementos, Acrobat, Programador.
La Cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que
se encuentra organizada por tareas. Según la Ficha (menú) que se seleccione así
son los grupos de comandos que se muestran. Por ejemplo, en la Ficha Inicio se
encuentran los grupos; Portapapeles, fuente, alineación, etc).
Al presionar la tecla Alt, se despliegan las Sugerencias de teclas
que son pequeños cuadros que muestran combinaciones de teclas
para activar fichas y comandos específicos en la Cinta de opciones
y en la Barra de herramientas de acceso rápido.
18. Vista Backstage
En Microsoft Office 2010, el Botón de Office se reemplazó por la ficha Archivo.
Al hacer clic en la ficha Archivo, lo dirige a la vista Backstage de Microsoft Office,
la cual muestra una Barra de navegación de comandos que se despliega a la
izquierda de la ventana de Excel.
La Vista Backstage le ayuda a tener acceso y a utilizar las funciones para la
administración de archivos, al igual que la Cinta de opciones, tiene comandos que
controlan las funciones autoritarias de Excel.
19. Al presionar la ficha Archivo se listan las opciones de Guardar,
Guardar como, Abrir entre otras, es por ello que debe de analizar
la siguiente información:
Cuando se guarda un archivo en Excel 2010, el programa
automáticamente agrega la extensión .xlsx al final del archivo. La
extensión identifica el programa en el cual se puede abrir el
archivo. En versiones anteriores de Excel la extensión
predeterminada era la .xls. En Word 2010 la extensión es .docx
y en versiones anteriores .doc.
Si se esta trabajando en una hoja de cálculo y no se desea acceder
a la ficha Archivo existen atajos del teclado para realizar las
operaciones más básicas, entre ellas:
El atajo del teclado para guardar un archivo es Ctrl + G.
Para abrir un archivo es Ctrl + A.
Para mostrar a las opciones de impresión es Ctrl + P.
20. La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variará ligeramente.
El cuadro de nombres
En esencia, este cuadro me indica el nombre de la
celda activa. En este caso la celda activa es la A1.
También permite asignar un nombre distinto al sistema de coordenadas.
Por ejemplo, esta celda contiene el código de un producto. Su coordenada es A2. Pero
voy a asignarle un nuevo nombre. Uno que refleje mejor lo que representa el dato. Voy a
colocarle Producto1.
Los nombres no pueden contener espacios ni símbolos. El guion
bajo es una excepción.
Tampoco pueden comenzar por un número. Si expando el cuadro de
nombres, aparecerá producto1. Y si lo elijo, me llevará a la celda
que acabo de nombrar.
Ten en cuenta que aunque hayas nombrado tu celda, el antiguo
nombre, el de las coordenadas, seguirá siendo válido. Y podrás
utilizar cualquiera de los dos para tus fórmulas.
21. Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de cálculo, de forma rápida y
sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o
hacer clic en los triángulos.
22. La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo, así como agregar
La barra de estado
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas
para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando
los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de
vista (forma en que se visualiza el libro).
23. Ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda en Excel:
Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el
interrogante:
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de
ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda de algún tema o herramienta
en especifico.
