excel

1. UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ
CARRIÓN
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL, SISTEMAS E INFORMÁTICA
E. A. P. DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
TÍTULO:
MANUAL DE MICROSOFT EXCEL
AUTORES:
FLORES FERNÁNDEZ, Fernando
FLORES SOTO, Jhoselyn
HUAYMANA ENRRIQUEZ, Luis
JARA FLORES, Reyna Karina
MEJÍA VEGA, Susy Maribel
LAOS MEJÍA, Aldo Junior
SOTO CASTRO, Deisy Nélida
DOCENTE:
Dr. SOSA PALOMINO, Alcibiades
Huacho, Perú
2014

2. ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................1
CAPÍTULO I: CONCEPTOS BÁSICOS...................................................................3
CAPÍTULO II: FÓRMULAS Y FUNCIONES AVANZADAS .....................................5
CAPÍTULO III: LISTAS ............................................................................................6
CAPÍTULO IV: FUNCIONES DE BÚSQUEDA........................................................6
CAPÍTULO V: MACROS .........................................................................................6
CAPÍTULO VI: TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS ..............................................6
CAPÍTULO VII: FORMULARIOS.............................................................................6
CAPÍTULO VIII: APLICACIÓN EN EXCEL..............................................................6
FUENTE DE INFORMACIÓN .................................................................................7

3. 1
INTRODUCCIÓN
Trabajar con hojas de cálculo resulta a menudo desalentador. Los usuarios
principiantes suelen tener dificultades para encontrar las características que
necesitan para llevar a cabo una tarea. Los avanzados verán a menudo que
algunas funciones adicionales que les gustaría poder utilizar no existen
actualmente. Uno de los principales objetivos de diseño de es ofrecer a ambos tipos
de usuarios (y a los que se encuentran entre un grupo y otro) las herramientas
necesarias para lograr una mayor productividad.
Excel ofrece ahora a los usuarios principiantes e intermedios más confianza para
trabajar con hojas de cálculo, ya que facilita el conocimiento de las funciones
existentes a la vez que proporciona una mayor inteligencia para garantizar a los
usuarios que no están cometiendo errores. En el caso de usuarios avanzados,
Excel se centra en hacer que la ejecución de las tareas habituales resulte más
sencilla e intuitiva.
La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno
Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la
misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas
capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.
Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un
libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos,
hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de cálculo que se pueden
eliminar, insertar, mover, copiar y hasta cambiar de nombre. Cada una de las hojas
de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 16 384 filas y 256
columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están rotuladas
de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuación.
La ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidad básica de la
hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de
columna y su número de fila. La hoja de cálculo se completa introduciendo texto,
números y fórmulas en las celdas.

4. 2
Los programas dedicados a las hojas de cálculo han ido evolucionando a lo largo
del tiempo, al principio el entorno de trabajo de estos programas era el DOS, es
decir corrían bajo ese sistema operativo. El primero en aparecer fue el Lotus 123,
los archivos realizados con esta hoja de cálculo tenían la extensión .WK1.
El segundo fue el Quattro Pro, cuyos archivos tenían la extensión .WQ1. Al
aparecer Windows se crea el EXCEL, una de las primeras hojas de cálculo que
corre bajo Windows.
Microsoft Excel es una poderosa herramienta, ampliamente utilizada en el mundo
empresarial y académico, tanto por su facilidad de uso como por las prestaciones
que ofrece para el tratamiento de datos e información numérica principalmente.
El presente Manual, precisamente tiene como objetivo guiar al alumno en el uso de
algunas de las prestaciones o posibilidades que ofrece este programa, algunas de
las cuales no son muy conocidas, esto a pesar de que son bastante fáciles de
abordar. Su dominio, le permitirá al lector la elaboración de archivos de trabajo o
informes en forma mucho más rápida y eficiente, dando una clara imagen de
profesionalismo.
Es así como, trataremos el uso de "macros" para realizar optimizaciones a
procesos, el uso de los comúnmente llamados "botones" que darán una imagen
totalmente distinta a sus aplicaciones e inclusive nos adentraremos en las
posibilidades que Excel nos da para publicar sus archivos como "páginas web".

5. 3
CAPÍTULO I
CONCEPTOS BÁSICOS
Microsoft Excel, es un programa del paquete de Microsoft Office que sirve para
trabajar con hojas de cálculo que permiten realizar diferentes cálculos como sumas,
restas, hallar porcentajes, entre otros. Al hacer referencia a Excel, se le denomina
como “hoja de cálculo”.
En esta parte brindaremos un conjunto de conocimientos necesarios y básicos que
el usuario debe saber para familiarizarse con una hoja de cálculo.
La barra de título
En ella se muestra el nombre del libro sobre el que se está trabajando en ese
momento. Inicialmente es un nombre provisional hasta que se guarde, donde
podremos dar al libro otro nombre.
Barra de menús
La barra de menús, al igual que el Word, contiene todas las operaciones que se
pueden realizar en Excel, agrupadas en menús desplegables.
Barra de herramientas estándar
Contiene los botones para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones
más habituales, como Abrir nuevo libro, Abrir nuevo desde archivo, Guardar, Cortar,
Copiar, Pegar, Imprimir, Ordenar etc.
Barra de formato
Contiene los botones para aplicar de forma rápida un formato a las celdas filas y
columnas de la tabla, como Elegir una fuente, tamaño, poner negrita, cursiva,
subrayado, etc.

6. 4
Barra de fórmulas
Utilizaremos esta barra para añadir los cálculos y las fórmulas que se necesiten.
Cuando colocamos el cursor en la caja de texto se activan los botones de esta
barra, y escribiremos el cálculo. Esto se estudiará con más detalle en otro punto del
tema.
Hoja de datos
Si observamos la ventana de Excel vemos que la hoja de datos está dividida en
columnas alfabetizadas y filas numeradas. Todo el conjunto es lo que llamamos la
hoja de datos, es donde vamos a escribir los datos.
Pegado especial
Permite pegar no solo el contenido de las celdas, sino las fórmulas, los formatos,
los comentarios, todo excepto bordes o reglas de validación. Además, si las celdas
origen y las destino contienen números se pueden realizar una operación y
automáticamente se tiene nuevos valores. Saltar blancos no pega las celdas en
blanco de área pegada.
Excel permite trasponer el contenido de la(s) fila(s) por una columna(s) en otras
palabras cambia la orientación de los datos cuando se pegan, los datos de la fila
superior se colocan en la columna y los de la columna izquierda, aparecen en la fila
superior.
Pegar sin formato
Al momento de realizar el pegado hacia una celda o rango, puede pegar sin formato,
siempre cuando ingrese a pegado especial seleccione la opción valores y luego clic
en aceptar. De esta manera solamente se traslada su contenido más no el formato.
Formato condicional

7. 5
Si una celda contiene los resultados de una fórmula u otros valores que desee
evaluar, puede identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. Por
ejemplo, puede aplicar negrita y color azul a la celda(s) si las notas sobrepasan de
15; pero son menores de 20.
Formatos a celdas
Cuando usamos Excel podemos aplicar un formato a las celdas que deseamos. Los
tipos de formatos que se pueden aplicar son: Número, Alineación, Fuente,
Bordes, Tramas, Proteger.
Formato personalizado
Permite mostrar datos de acuerdo a los requerimientos del usuario. Se usan dos
caracteres:
#: Para mostrar dígitos del 0 al ), presenta un espacio el encontrar el valor de cero
en alguna celda,
0: Para mostrar dígitos del 0 al 9, presenta el valor cero, si el valor de la celda es
cero.
Columnas
Una columna es un conjunto de celdas organizadas de forma vertical. Excel asigna
a cada columna una letra para identificarla. Así se tiene columnas reconocidas por
letras desde el A hasta XFD. Existen 16384 columnas.
Filas
Una fila es un conjunto de celdas organizadas horizontalmente. Se representan por
números. Así se tiene filas del 1 al 104576.
Celdas

8. 6
Es la intersección entre una columna y una fila. Las celdas son denotadas por la
columna y la fila en la que se encuentran, como: A20, AB340, otros.
Rango
Conjunto de celdas continuas, como: B3:B10. Se lee desde la celda B3 hasta la
celda B10.
Cuadro de nombres
Muestra el nombre de la celda activa y permite desplazarse a otra celda con tan
solo digitar su nombre y pulsar Enter. También podrá asignar nombres adicionales
a las celdas o conjuntos de celdas a través de esta opción.
CAPÍTULO II

9. 7
FÓRMULAS Y FUNCIONES AVANZADAS
2.1. FÓRMULAS
Crear fórmulas
La estructura o el orden de los elementos de una fórmula determinan el resultado
final del cálculo. Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica, u
orden, que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse
(los operandos), que están separados por operadores de cálculo. Cada operando
puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o
de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.
Excel realiza las operaciones de izquierda a derecha, siguiendo el orden de
precedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar
el orden en que se ejecutará el cálculo utilizando paréntesis para agrupar las
operaciones que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula
da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La
fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y
2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, obteniéndose 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula
indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado de la suma
de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

10. 8
Operadores de cálculo de las fórmulas
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los
elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.
Operadores aritméticos. Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas
como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados
numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.
Operador aritmético Significado Ejemplo
+ (signo más) Suma 3+3
- (signo menos) Resta 3-1
Negación -1
* (asterisco) Multiplicación 3*3
/ (barra oblicua) División 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
ˆ(acento circunflejo) Exponente 3ˆ2 (el mismo que 3*3)
Operadores de comparación. Se pueden comparar dos valores con los siguientes
operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor
lógico, bien VERDADERO bien FALSO.
Operador de comparación Significado Ejemplo
= (igual) Igual A1=B1
> (mayor que) Mayor que A1>B1
< (menor que) Menor que A1<B1
>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (distinto) Distinto de A1<>B1
Operador de concatenación de texto. Utilice el signo "&" para unir o concatenar
una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

11. 9
Operador de
texto
Significado Ejemplo
& ("y"
comercial)
Conecta o concatena dos valores para
generar un valor de texto continuo.
"Viento" & "norte"
genera "Viento del
norte"
Operadores de referencia. Combinan rangos de celdas para los cálculos con los
siguientes operadores.
Operador de
referencia
Significado Ejemplo
:(dos puntos) Operador de rango que genera una
referencia a todas las celdas entre
dos referencias, éstas incluidas.
B5:B15
, (coma) Operador de unión que combina
varias referencias en una sola.
SUMA(B5:B15,D5:D15)
Referencias a celdas y rangos
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e
indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que
desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de
distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una
celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras
hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las
referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las
referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.
Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1
El estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo
de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de
256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números
se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una
celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50

12. 10
hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacer
referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de la celda en la esquina
superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda
en la esquina inferior derecha del rango. A continuación, se muestran algunos
ejemplos de referencias.
El estilo de referencia F1C1 También puede utilizarse un estilo de referencia en el
que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de
referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros. En
el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un
número de fila y una "C" seguida de un número de columna.
2.2. FUNCIONES
Una función es una fórmula especial que ya está escrita y que acepta uno o más
valores llamados argumentos y realiza una operación devolviendo un resultado.
2.2.1. Funciones matemáticas
CONTAR.BLANCO
Contabiliza el número de celdas en blanco dentro de un rango.
Sintaxis
CONTAR.BLANCO(Rango)
Rango. Es el bloque de celdas cuyas celdas en blanco se desea contabilizar.

13. 11
CONTAR.SI
Contabiliza las celdas del rango que cumplan la condición del criterio.
Sintaxis
CONATAR.SI(Rango;Criterio)
Rango. Es el bloque de celdas cuyos datos se desea contabilizar.
Criterio. Especifica el criterio (texto, expresión o número) que determinará las
celdas del rango serán contabilizadas.
SUMAR.SI

14. 12
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(Rango1;Criterio;Rango2)
Rango1. Es el rango de celdas cuyos datos se desea evaluar.
Criterio. Especifica el criterio (texto, expresión o número) que determinará las
celdas del rango que serán sumadas.
Rango2. Son las celdas que se van a sumar. Las celdas del rango2 se suman sólo
si las celdas correspondientes del rango1 coinciden con el criterio. Si el rango2 se
omite, se sumarán las celdas contenidas en rango1.
2.2.2. Funciones estadísticas
MAX
Devuelve el máximo valor numérico de un rango.
Sintaxis
MAX(Rango)
Rango. Es el bloque de celdas que contiene valores numéricos, cuyo valor máximo
se desea determinar.

15. 13
MIN
Devuelve el mínimo valor numérico de un rango.
Sintaxis
MIN(Rango)
Rango. Es el bloque de celdas que contiene valores numéricos, cuyo valor máximo
se desea determinar.
MODA
Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en un rango.
Sintaxis

16. 14
MODA (Rango)
Rango. Es el bloque de celdas cuya moda se desea determinar.
PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los valores numéricos de un rango.
Sintaxis
PROMEDIO(Rango)
Rango. Es el bloque de celdas cuyo promedio aritméticos se desea calcular.

17. 15
CONTAR
Contabiliza sólo los datos numéricos que hay en un rango.
Sintaxis
CONTAR(Rango)
Rango. Es el bloque de celdas, cuyas celdas con datos numéricos se desean
contabilizar.
CONTARA

18. 16
Contabiliza todos los datos que hay en un rango.
Sintaxis
CONTARA(Rango).
Rango. Es el bloque de celdas, cuyas celdas con datos se desea contabilizar.
2.2.3. Funciones lógicas
SI
Devuelve un valor si la expresión es VERDADERO y otro valor si dicha expresión
es Falso.
Sintaxis
SI(Expr.; Acción_V; Acción_F)
Expr. Es una expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Acción_V. Es el valor que se devolverá si la expresión es VERDADERO
Acción_F. Es el valor que se devolverá si la expresión es FALSO.
Observación:
Es posible anidar hasta siete funciones SI para evaluaciones más complejas.

19. 17
Ejemplo:
Supongamos que desea calificar con letras los números de referencia con el
nombre PROM.
Si PROM es la función devuelve.
Mayor que 18 Excelente
De 15 a 17 Bueno
De 11 a 14 Regular
Menos que 11 Malo
Se podría utilizar la siguiente función anidada SI.
=SI(prom>18;”Excelente”;SI(prom>14;”Bueno”;SI(prom>10;”Regular;””Malo
”)))
Otro caso de usar SI anidados.
Y
Devuelve el valor VERDADERO si todos los argumentos tienen un valor
VERDADERO; devuelve FALSO si al menos uno de los argumentos tiene valor
FALSO.

20. 18
Sintaxis
Y(expr1;expr2;.....;exprN)
expr1;expr2;....;exprN. Son expresiones lógicas cuyos valores son VERDADERO
o FALSO.
O
Devuelve el valor VERDADERO si alguna de los argumentos tiene el valor
VERDADERO; devuelve FALSO si todos los argumentos tienen valor FALSO.
Sintaxis
O(expr1;expr2;.....;exprN)
expr1;expr2;....;exprN. Son expresiones lógicas cuyos valores son VERDADERO
o FALSO.

21. 19
NO
Invierte el valor lógico del argumento.
Sintaxis
NO(Expr)
Expr. Es una expresión lógica VERDADERO o FALSO. Si Expr es falso, no
devuelve VERDADERO; si Expr es VERDADERO, No devuelve FALSO.
2.2.4. Funciones de fecha
FECHA
Devuelve la fecha especificada en valor de formato fecha.
Sintaxis
FECHA(año:mes:dia)

22. 20
HOY
Devuelve la fecha del sistema.
Sintaxis
HOY()
AÑO
Devuelve el número del año para una fecha dada.
Sintaxis
AÑO(Fecha)
Fecha. Es una fecha o dirección de celda.

23. 21
MES
Devuelve el número del mes para una fecha dada.
Sintaxis
MES(fecha)
Fecha. Es una fecha o dirección de celda.
DIA
Devuelve el número del día en el mes para una fecha dada.
Sintaxis
DIA(fecha)

24. 22
Fecha. Es una fecha o dirección de celda.
DIASEM
Devuelve el número del día de la semana para una fecha dada.
Sintaxis
DIASEM(Fecha:N)
Fecha. Es una fecha o dirección de celda.
N. Pueden ser 1,2.
2.2.5. Funciones de texto
DERECHA

25. 23
Devuelve N caracteres situados en el extremo derecho de una cadena de texto.
Sintaxis
DERECHA(TEXTO,N)
TEXTO. Es la cadena de Caracteres.
N. Especifica el número de caracteres que desea extraer.
IZQUIERDA
Extrae N caracteres situados en el extremo izquierdo de una cadena de texto.
Sintaxis
IZQUIERDA(Texto, N)
Texto. Es la cadena de caracteres
N. Especifica el número de caracteres que se desea extraer.

26. 24
EXTRAE
Extrae N Caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que se
especifique.
Sintaxis
EXTRAE(Texto,P,N)
Texto. Es una cadena de Caracteres
P. Es la Posición a partir del cual se van a extraer N caracteres.
N. Especifica el número de caracteres que se desea extraer.

27. 25
LARGO
Devuelve la longitud de una celda de texto.
Sintaxis
LARGO(Texto)
Texto. Es la cadena de caracteres cuya longitud se desea determinar. Los espacios
también se cuentan como caracteres.
TEXTO
Da formato a un número y lo convierte en texto. TEXTO convierte un valor numérico
en texto con un formato numérico especifico.
Sintaxis
TEXTO(Valor; Formato)
Valor. Es un número, celda o fórmula que contenga un valor numérico
Formato. Es un formato de número, en forma de texto, indicando en la ficha
Número del cuadro de dialogo Formato celdas.

28. 26

29. 27
CAPÍTULO III
LISTAS
En Microsoft Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos.
Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones
o datos subtotales, Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una
base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.
Las columnas de la lista son los campos en la base de datos. Por ejemplo los datos
que se muestran en la columna (id de pedido) es un campo. Los rótulos de las
columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos. . Son los
valores que están desde la celda (A1:G1). Cada fila de la lista es un registro en la
base de datos. La lista de pedidos está compuesta por 20 registro para nuestro
caso desde la fila 2 hasta la fila 21.
Formularios de datos
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir o
mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una
sola vez. También se pueden usar formularios de datos para ubicar y eliminar
registros.

30. 28
Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva,
ésta deberá tener rótulos en la parte superior de cada columna que contenga.
Microsoft Excel utiliza estos rótulos para crear campos en el formulario.
La tarea previa deberá ingresar algunos registros como se muestra en la figura.
Para mostrar el formulario de datos, proceda de esta forma:
1. Seleccione alguna de las celdas de los datos ingresados.
2. Seleccione la opción Datos y haga clic en Formulario.
3. Se muestra el siguiente formulario.
En el formulario presentado en la figura nosotros podemos realizar tareas como
adicionar registros, eliminar o realizar una búsqueda.
Para realizar una búsqueda en especial tendrá que auxiliarse con el botón criterios,
por ejemplo si usted desea ver los precios por unidad superiores a 60.

31. 29
Haga clic en el botón criterios, luego escriba en el campo en blanco correspondiente
el criterio a aplicar para nuestro caso nos ubicamos en el campo Precio por Unidad
y escribimos >60, luego utilizar el botón buscar anterior o siguiente. Para salir del
formulario de clic en el botón cerrar.
Ordenar listas
Para ordenar una lista se hace en Excel se hace en función de una columna o
campo de la lista y se puede hacer de manera ascendente o descendente.
Para ordenar una lista primeramente usted puede ubicarse en alguna de las celdas
de la columna que desea ordenar y luego elija en el menú datos la opción de
ordenar como se muestra en la figura.
Los encabezados de las columnas son utilizados para realizar la ordenación.
Se puede elegir más de un criterio de ordenación por ejemplo por Nombre (Es el
nombre del vendedor) y por Precio por Unidad.

32. 30
El resultado lo podemos observar en la figura:
Subtotales
Nosotros con Excel podemos resumir datos calculando valores de subtotales y de
totales de una lista. Se devuelve un subtotal en una lista o base de datos.
Generalmente es más fácil crear una lista con subtotales utilizando el comando
SubTotales del menú Datos.
Condiciones para aplicar subtotales
Para usar Subtotales automáticamente, la lista debe contener columnas rotuladas
y debe estar ordenada por las columnas que desea calcular los subtotales.
Aplicar subtotales
Cuando se inserta subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista agrupando
las filas con detalle con la fila subtotal asociada y agrupando las filas de subtotales
con la fila del total general.
Calculado el subtotal por categoría

33. 31
1. Como primer paso ordenamos nuestra lista por el campo categorías. Como se
indica en la figura:
2. Haga clic en una celda de la Lista
3. En el Menú Datos, haga clic en Subtotales. Se presenta el cuadro de dialogo
como esta en la figura:

34. 32
4. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna que contenga los
grupos cuyos subtotales desee calcular. Deberá ser la misma columna por la que
se haya ordenado la lista en el paso 1. Para nuestro caso es por categoría.
5. En el cuadro usar función, seleccione la función que desee emplear para calcular
los subtotales. En este caso es la función Suma.
6. En el cuadro Agregar subtotal a, active las casillas de verificación
correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales desee
ordenar obtener. En nuestro caso es por Precio por Unidad.
7. Clic en botón Aceptar.
Quitar los subtotales
Al quitar subtotales de una lista, Microsoft Excel también eliminará el esquema y
todos los saltos de página que se hayan insertado en la lista al insertar los
Subtotales.
1. haga clic en una celda de la lista
2. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
3. En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Quitar todos.

35. 33
Nivel de esquema
Datos de la hoja de cálculo en que se agrupan las filas o columnas de datos
detallados para que puedan crearse informes de resumen. En el esquema se
pueden resumir toda una hoja de cálculo o parte de ella.
A la izquierda de los subtotales obtenidos tiene unas líneas inicialmente junto a un
recuadro con el signo menos.
Puede ocultar o mostrar los detalles o subtotales que desee haciendo clic en estos
símbolos.
1. Haga clic en el símbolo de total Bebidas y Carnes.
2. Los detalles de los subtotales de estas categorías se ocultan, tal como se
muestra a continuación en la figura:
FILTROS

36. 34
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto
de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio
que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos
para aplicar filtros a las listas:
AUTOFILTRO usado para criterios simples.
FILTRO AVANZADO, para criterios más complejos.
A diferencia de ordenar, el filtrado no organiza las listas. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no desee mostrar. Solo puede aplicar filtros a una lista
de una hoja de cálculo a la vez. Aplicaremos un autofiltro en la hoja pedidos.
1. Haga clic en la celda de la lista que desee filtrar
2. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Debe obtener lo
siguientes.
3. Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, haga clic en la
flecha de la columna que contiene los datos que desee presentar.
4. Haga clic en el valor. Laura del campo Nombre.

37. 35
5. Debe obtener lo siguiente:
Retirar filtros

38. 36
Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto a
la columna y después en todos. Para quitar filtros aplicados a todas las columnas
de la lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga clic en Mostrar todo. Para
quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga
clic en Autofiltro. Retire el autofiltro antes aplicado.
Autofiltro personalizado (O, Y)
Puede utilizar autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u
otro.
También puede utilizar un autofiltro personalizado para mostrar las filas que
cumplan más de una condición en una columna, por ejemplo, las filas que
contengas productos pedidos mayores que $30 y menores iguales de $65.
1. Seleccione Personalizar, tal como se muestra:

39. 37
2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo, complete las condiciones tal como
se indica. Haga clic en los botones de los cuadros combinados y seleccione el valor
o escriba el precio.
3. Haga clic en el botón Aceptar y debe obtener los siguientes datos:
Siguiendo el mismo procedimiento podemos mostrar los pedidos correspondientes
a Laura o Nancy.

40. 38
CAPÍTULO IV
FUNCIONES DE BÚSQUEDA
Las funciones de búsqueda nos permiten realizar búsquedas en una matriz de
referencia en función de un parámetro de búsqueda. Imagine el siguiente caso
donde usted tiene que extraer en función de la categoría de un trabajador su sueldo
básico.
Entonces nuestro objetivo en un primer momento es escribir una fórmula que hagan
posible ver en la celda E9 el básico del trabajador de acuerdo a la tabla propuesta
en la parte superior.
Recomendamos antes de todo asignarle un nombre al rango de celdas donde se
encuentran los datos.
1. Seleccione el rango de celdas (B3:E6)
2. Haga clic en el cuadro de nombres y escriba CLASIFICACIÓN.
3. Pulse <ENTER>.
Cuando usamos celdas con nombres hacemos referencias absolutas para la tabla,
lo cual implica que no tendrá inconveniente cuando copie la fórmula si se aumentas
filas o columnas.

41. 39
Para escribir la fórmula debe ubicarse en la celda E9.
BUSCAR V
Sintaxis de la Función BUSCARV()
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ord
enado)
Valor_buscado. Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.
Valor_buscado. Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparación. Es el conjunto de información donde se buscan los
datos.
Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo
Base_de_datos o Lista.
 Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera
columna del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden
ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2;... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario,
BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
 Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del
menú Datos y seleccione la opción Ascendente.
 Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser
texto, números o valores lógicos.
 El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas. Es el número de columna de matriz_de_comparación desde
la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas
es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve
el valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si
indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error

42. 40
#¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de
matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!
Ordenado. Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque
un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es
VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no
encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si
no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.
Y según el ejemplo:
Valor Buscado. Indica que valor se buscará en la tabla. La búsqueda solamente
se realiza en la primera columna de la matriz de búsqueda, razón por la cual la
función su denominación BUSCARV. El argumento de búsqueda se recomienda
hacerlo en lo posible referenciando la celda donde se encuentra el valor que se
desea buscar. En nuestro ejemplo sería la celda (D9).
Matriz de Comparación. Indica el rango donde se encuentran los datos. Para
nuestro ejemplo hemos definido ese rango con el nombre de CLASIFICACIÓN.
Indicador Columnas. Indica el número de la columna de la matriz que contiene el
valor que desea mostrar. Por ejemplo en la Matriz CLASIFICACIÓN se desea
mostrar el BASICO entonces se escribe la columna 2 en este argumento y si desea
mostrar porcentaje de incentivo mostrara la columna 3.
Ordenado. Se utiliza para indicar si usted desea que se considere valores
aproximados al devolver el resultado. Los únicos valores que se pueden escribir en
este argumento VERDADERO y FALSO.

43. 41
Después de haber ingresado todos los argumento tenemos algo similar a la
Figura 5.2. o como se indica a continuación en la celda E9:
=BUSCARV(D9;CLASIFICACION;2;FALSO)
Para obtener el valor deseado que es 2000.
Con lo realizado hasta el momento recuperamos los datos pero que es lo que
sucede si en la celda D9, borramos el valor de búsqueda, en la celda en la celda
E9 nos muestra un mensaje de error #N/A (No Available. No disponible en español).
Por el hecho de estar vacía la celda de búsqueda.
Para superar este inconveniente podemos Utilizar la función ESBLANCO() que nos
da información de la celda, retornando el valor de VERDADERO si la celda se
encuentra vacía y FALSO si tiene algún valor.
=SI(ESBLANCO(D9);" ";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;2;FALSO))
Para recuperar el porcentaje de incentivo en la celda F9
=SI(ESBLANCO(D9);"";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;3;FALSO))

44. 42
Con esta expresión lo que recuperamos el porcentaje de descuento según el
argumento de búsqueda pero para obtener el valor deseado debemos multiplicarlo
por la celda E9.
=SI(ESBLANCO(D9);"";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;3;FALSO))*E9
Para el caso de descuento especial en la celda G9 tenemos la siguiente expresión.
=SI(ESBLANCO(D9);" ";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;4;FALSO))
Para obtener el Neto es igual a:
=E9+F9-G9
Finalmente después de haber copiado las fórmulas debemos obtener unos
resultados similares a la figura anterior:
BUSCARH (Buscar Horizontal)
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la

45. 43
tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se
encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar
información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use
BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la
izquierda o de los datos que desee encontrar.
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado. Es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en.
Valor_buscado. Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en. Es una tabla de información en la que se buscan los datos.
Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto,
números o valores lógicos. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores
de la primera fila del argumento matriz_buscar_en deberán colocarse en orden
ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es
posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto. El texto en mayúsculas y
minúsculas es equivalente. Se pueden poner los datos en orden ascendente de
izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del
menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de
izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y
después en Ascendente.
Indicador_filas. Es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá
devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera
fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda
fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1,
BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el
número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!.

46. 44
Ordenado. Es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por
la función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es
VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no
se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el
argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH
encontrará el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error
#N/A.
Observaciones:
Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea
menor que valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de
matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo:
Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4
contiene "Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene
"Engranajes"; 9; 10; 11.

47. 45
Escribir la función BUSCARH en la Celda:
B7: =BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 4
B8: =BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7
B9: =BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 7
B10: =BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11
Matriz_buscar_en también puede ser una constante matricial:
BUSCARH(3;{1;2;3/"a";"b";"c"/"d";"e";"f"};2;VERDADERO) es igual a "c".
Búsqueda de referencia cruzada
Como última forma de búsqueda se presenta el caso en el que usted requiera
devolver un valor que se encuentre en una determinada fila y columna de una tabla.
Suponga, por ejemplo, que usted dispone de una tabla en la que se muestra el
monto de las ventas de tres empleados durante tres meses consecutivos. Los
nombres de los vendedores están dispuestos en la primera columna y los meses
en la primera fila tal como se muestra en la siguiente figura.
Empleando esta tabla, usted podría necesitar determinar el monto vendido por
determinado vendedor en un mes en particular. Se dice que esta búsqueda es una
referencia cruzada pues usted buscará la intersección de la fila en la que se
encuentra el nombre del vendedor con la columna correspondiente al mes.

48. 46
Escriba en la celda B7 el nombre de uno de los vendedores y en la celda B8 uno
de los meses.
Usted necesitará usar función ÍNDICE en la fórmula que debe escribir en la celda
B9. Esta Función tiene la siguiente sintaxis.
INDICE (tabla; fila, columna)
En esta sintaxis:
 El argumento tabla indica el rango en el cual se encuentra la tabla datos.
Usted puede escribir aquí la referencia a las celdas (por ejemplo, A2:D5) o,
mejor aún, un nombre de rango (por ejemplo, VENTAS). El argumento fila
indica el número de la fila de la tabla que contiene el valor que desea mostrar.
En la tabla VENTAS, el nombre Muñoz Gloria, se encuentra en la fila 4.
 El argumento columna indica el número de la columna de la tabla que
contiene el valor que desea mostrar. En la tabla VENTAS, el mes de MAYO
se encuentra en la columna 3.
El único inconveniente para usar la formula expuesta es que al escribir en las celdas
B7 y B8 los nombres del vendedor y del mes, Excel no sabe cuáles son la fila y
columna asociadas a esos valores. A fin de determinar los parámetros de la función
adecuadamente, realice los siguientes pasos:

49. 47
1. Escribir en la celda C7 la fórmula =COINCIDIR(B7;A2:A5;0)
2. Escriba en la celda C8 la fórmula =COINCIDIR(B8;A2:D2;0)
3. Escriba en la celda C9 la fórmula: =INDICE(VENTAS;C7;C8)
Si no desea escribir las fórmulas de las celdas C7 y C8, puede escribir en la celda
C9 la siguiente fórmula:
=INDICE(VENTAS; COINCIDIR(B7;A2:A5;0);COINDICIDIR(B8;A2:D2;0))
CAPÍTULO V
MACROS

50. 48
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla
mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones
que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre
que sea necesario realizar la tarea. Al grabar una macro, Excel almacena
información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A
continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos.
Crear una macro
Para crear una Macro tenemos que realizar los siguientes pasos:
1. Dar clic en Grabar Nuevo Macro en Macros del Menú Herramientas.
2. Asignarle un nombre y si es necesario asignar una combinación de teclas para
su ejecución.
3. Haga clic en el botón aceptar. Note también que ahora se muestra la barra de
herramientas Detener grabación sobre la hoja de cálculo.
4. A partir de este momento Excel se ha convertido en una grabadora que registrará
cada acción que usted realice.
5. Ejecute las acciones que desee que se graben para el macro.

51. 49
6. Haga clic en el botón Detener Grabación de la barra de herramientas del mismo
nombre.
Utilizar las macro
1. Haga clic en el menú herramientas; luego coloque el puntero del ratón sobre el
submenú Macro y, finalmente, sobre el comando Macro. Usted verá el siguiente
Cuadro de diálogo:
2. Haga clic en el nombre de la macro que desee que se ejecute.
3. Haga clic en el botón Ejecutar.
Asignar macros a botones de formulario
Si bien es cierto la macros funciona del modo adecuado, la forma de activarla no
es la más rápida ni la más cómoda para el usuario. Para lo cual Excel provee una
forma de asignar un macro a un botón. Que se activa en la barra de Formulario.
Conocimientos previos de para crear macros
Propiedades de ActiveCell.

52. 50
Devuelve un objeto Range que representa la celda activa de la ventana activa (la
ventana superior) o de la ventana especificada. Si la ventana no contiene una hoja
de cálculo, esta propiedad fallará. Es de sólo lectura.
Si no especifica un calificador de objeto, esta propiedad devolverá la celda activa
de la ventana activa.
Celda activa no es lo mismo que selección. La celda activa es una sola celda de la
selección actual. La selección puede contener más de una celda, pero sólo una es
la celda activa. Todas las expresiones siguientes devuelven la celda activa y son
equivalentes:
ActiveCell
Application.ActiveCell
ActiveWindow.ActiveCell
Application.ActiveWindow.ActiveCell
Ejemplo de la propiedad ActiveCell: Este ejemplo usa un cuadro de mensaje para
mostrar el valor de la celda activa. Puesto que la propiedad ActiveCell falla si la hoja
activa no es una hoja de cálculo El siguiente ejemplo activará Sheet1 antes de
utilizar la propiedad ActiveCell.
Worksheets("Sheet1").Activate
MsgBox ActiveCell.Value
En este ejemplo se cambia el formato de fuente de la celda activa.
Worksheets("Sheet1"). Activate:
With ActiveCell.Font
.Bold = True
.Italic = True
End With

53. 51
Trabajar con la celda activa
La propiedad ActiveCell devuelve un objeto Range que representa la celda que está
activa. Puede aplicar cualquiera de las propiedades o los métodos de un objeto
Range a la celda activa, como en el ejemplo siguiente.
Sub SetValue()
Worksheets("Sheet1").Activate
ActiveCell .Value = 35
End Sub
Nota: Sólo se puede trabajar con la celda activa cuando la hoja de cálculo en la
que se encuentra sea la hoja activa.
Mover la celda activa
Puede utilizar el método Activate para designar cuál es la celda activa. Por ejemplo,
el siguiente procedimiento convierte B5 en la celda activa y, a continuación, le da
formato de negrita.
Sub SetActive()
Worksheets("Sheet1").Activate
Worksheets("Sheet1").Range("B5").Activate
ActiveCell.Font.Bold = True
End Sub
Nota: Para seleccionar un rango de celdas, utilice el método Select. Para convertir
una sola celda en activa, utilice el método Activate. Puede utilizar la propiedad
Offset para pasar a la celda activa. El siguiente procedimiento inserta texto en la
celda activa del rango seleccionado y, a continuación, mueve la celda activa una
celda a la derecha, sin cambiar la selección.
Sub MoveActive()

54. 52
Worksheets("Sheet1").Activate
Range("A1:D10").Select
ActiveCell.Value = "Monthly Totals"
ActiveCell.Offset(0, 1).Activate
End Sub
Seleccionar las celdas que rodean la celda activa
La propiedad CurrentRegion devuelve un rango de celdas limitadas por filas y
columnas en blanco. En el siguiente ejemplo, la selección se amplía para incluir las
celdas contiguas a la celda activa que contiene datos. A continuación, se asigna el
estilo Moneda a este rango.
Sub Region()
Worksheets("Sheet1").Activate
ActiveCell.CurrentRegion.Select
Selection.Style = "Currency"
End Sub
Escribir instrucciones de asignación
Las instrucciones de asignación asignan un valor o expresión a una variable o
constante. Las instrucciones de asignación incluyen siempre un signo igual (=). El
siguiente ejemplo asigna el valor que devuelve la función InputBox a la variable
suNombre.
Sub Pregunta()
Dim suNombre As String
suNombre = InputBox("¿Cómo se llama?")
MsgBox "Su nombre es " & suNombre
End Sub

55. 53
La instrucción Let es opcional y normalmente se omite. Por ejemplo, la instrucción
de asignación anterior podría haberse escrito así:
Let suNombre = InputBox("¿Cómo se llama?").
La instrucción Set se utiliza para asignar un objeto a una variable que ha sido
declarada como objeto. La palabra clave Set es necesaria. En el siguiente ejemplo,
la instrucción Set asigna un rango de Hoja1 a la variable de objeto miCelda:
Sub DarFormato()
Dim miCelda As Range
Set miCelda = Worksheets("Hoja1").Range("A1")
With miCelda.Font
.Bold = True
.Italic = True
End With
End Sub
Las instrucciones que establecen valores propiedad son también instrucciones de
asignación. El siguiente ejemplo asigna la propiedad Bold del objeto Font para la
celda activa:
ActiveCell.Font.Bold = True
Use Range(arg), donde arg asigna un nombre al rango, para devolver un objeto
Range que represente una sola celda o un rango de celdas. El ejemplo siguiente
coloca el valor de la celda A1 en la celda A5.
Worksheets("Hoja1").Range("A5").Value = _
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value
El ejemplo siguiente rellena el rango A1:H8 con números aleatorios estableciendo
la fórmula de cada celda del rango. La propiedad Range, si se emplea sin un

56. 54
calificador de objeto (un objeto colocado a la izquierda del punto), devuelve un
rango de la hoja activa. Si la hoja activa no es una hoja de cálculo, este método no
se llevará a cabo con éxito. Use el método Activate para activar una hoja de cálculo
antes de usar la propiedad Range sin un calificador de objeto explícito.
Worksheets("Hoja1").Activate
Range("A1:H8").Formula = "=rand()" 'Range is on the active sheet
El ejemplo siguiente borra el contenido del rango denominado "Criterios".
Worksheets(1).Range("criteria").ClearContents
Si usa un argumento de texto para la dirección del rango, deberá especificar la
dirección en notación de estilo A1 (no podrá usar la notación F1C1).
Propiedad Cells
Use Cells(fila; columna), donde fila es el índice de fila y columna es el índice de
columna, para devolver una sola celda. El ejemplo siguiente establece en 24 el valor
de la celda A1.
Worksheets(1).Cells(1, 1).Value = 24
El ejemplo siguiente establece la fórmula de la celda A2.
ActiveSheet.Cells(2, 1).Formula = "=sum(B1:B5)"
Aunque también puede usar Range("A1") para devolver la celda A1, en algunas
ocasiones la propiedad Cells puede ser más conveniente, ya que permite usar una
variable para la fila o la columna. El ejemplo siguiente crea encabezados de fila y
columna en la Hoja1. Tenga en cuenta que, después de activar la hoja de cálculo,
puede usar la propiedad Cells sin una declaración explícita de hoja (devuelve una
celda de la hoja activa).

57. 55
Sub SetUpTable()
Worksheets("sheet1").Activate
For theYear = 1 To 5
Cells(1, theYear + 1).Value = 1990 + theYear
Next theYear
For theQuarter = 1 To 4
Cells(theQuarter + 1, 1).Value = "Q" & theQuarter
Next theQuarter
End Sub
Aunque podría usar funciones de cadena de Visual Basic para modificar las
referencias de estilo A1, es mucho más sencillo (y una mejor práctica de
programación) usar la notación Cells(1, 1).
Para devolver parte de un rango use expresión.Cells(fila; columna), donde
expresión es una expresión que devuelve un objeto Range y fila y columna son
relativas a la esquina superior izquierda del rango. El ejemplo siguiente establece
la fórmula de la celda C5.
Worksheets(1).Range("C5:C10").Cells(1, 1).Formula = "=rand()"
Range y Cells
Para devolver un objeto Range use Range(celda1; celda2), donde celda1 y celda2
son objetos Range que especifican las celdas inicial y final. El ejemplo siguiente
establece el estilo de línea de los bordes de las celdas 1:J10.
With Worksheets(1)
.Range(.Cells(1, 1), _
.Cells(10, 10)).Borders.LineStyle = xlThick
End With

58. 56
Observe el punto delante de cada propiedad Cells. El punto es necesario si el
resultado del enunciado With precedente se aplica a la propiedad Cells, en cuyo
caso, se indica que las celdas están en la hoja de cálculo uno (sin el punto, la
propiedad Cells devolvería las celdas de la hoja activa).
Propiedad Offset
Use Offset(fila; columna), donde fila y columna son los desplazamientos de fila y
columna, para devolver un rango con un desplazamiento específico con respecto a
otro. El ejemplo siguiente selecciona la celda situada tres filas debajo y una
columna a la derecha de la celda de la esquina superior izquierda de la selección
actual. No se puede seleccionar una celda que no esté en la hoja activa, por lo que
primero deberá activar la hoja.
Worksheets("sheet1").Activate
'can't select unless the sheet is active
Selection.Offset(3, 1).Range("A1").Select
Método Union
Use Union(rango1, rango2, ...) para devolver rangos de varias áreas, es decir,
rangos compuestos por dos o más bloques contiguos de celdas. El ejemplo
siguiente crea un objeto definido como la unión de los rangos A1:B2 y C3:D4 y, a
continuación, selecciona el rango definido.
Dim r1 As Range, r2 As Range, myMultiAreaRange As Range
Worksheets("sheet1").Activate
Set r1 = Range("A1:B2")
Set r2 = Range("C3:D4")
Set myMultiAreaRange = Union(r1, r2)
myMultiAreaRange.Select
La propiedad Areas

59. 57
Es muy útil para trabajar con selecciones que contienen varias áreas. Divide una
selección de varias áreas en objetos Range individuales y después devuelve los
objetos en forma de conjunto. Puede usar la propiedad Count del conjunto devuelto
para comprobar una selección que contiene varias áreas, como se muestra en el
siguiente ejemplo.
Sub NoMultiAreaSelection()
numberOfSelectedAreas = Selection.Areas.Count
If numberOfSelectedAreas > 1 Then
MsgBox "You cannot carry out this command " & _
"on multi-area selections"
End If
End Sub
CAPÍTULO VI
TABLAS DINÁMICAS

60. 58
Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que se puede utilizar para
resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar sus filas y columnas
para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando
diferentes páginas, o mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.
Cuándo utilizar un informe de tabla dinámica Utilice un informe de tabla dinámica
cuando desee comparar totales relacionados, especialmente cuando tenga una
lista de números larga para resumir y desee realizar comparaciones distintas con
cada número. Utilice los informes de tabla dinámica cuando desee que Microsoft
Excel ealice automáticamente ordenaciones y el cálculo de subtotales y totales.
En el ejemplo anterior, puede ver fácilmente cómo en el tercer trimestre las ventas
de golf en la celda F5 son superiores a las ventas de cualquier otro deporte o
trimestre, y a las ventas de los totales generales. Como un informe de tabla
dinámica es interactivo, usted u otros usuarios pueden cambiar la presentación de
los datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes.
7.1. Crear un informe de tabla dinámica
Para crear un informe de tabla dinámica, utilice el Asistente para tablas y gráficos
dinámicos como guía para buscar y especificar los datos de origen que desea
analizar y para crear el marco del informe. Puede utilizar la barra de herramientas
Tabla dinámica para organizar los datos dentro de dicho marco.
Tipos de informes de tabla dinámica
Un informe de tabla dinámica predeterminado tiene el aspecto del que aparece en
el ejemplo anterior. También puede mostrar un informe de tabla dinámica con

61. 59
formato de sangría, para ver todos los datos de resumen del mismo tipo en una
columna. Puede crear un informe de gráfico dinámico para ver los datos
gráficamente. Asimismo, puede colocar un informe de tabla dinámica en el Web
utilizando una lista de tabla dinámica en una página Web. Cuando se publica un
informe de tabla dinámica de Excel en una lista de tabla dinámica, otros usuarios
pueden ver los datos e interactuar con ellos desde sus exploradores Web.
Datos de origen para un informe de tabla dinámica
Puede crear un informe de tabla dinámica desde una lista de Microsoft Excel, una
base de datos externa, varias hojas de cálculo de Excel u otro informe de tabla
dinámica. Para el resto de los informes de ejemplo de este tema se utilizan los datos
de origen siguientes, de forma que pueda comparar distintas presentaciones de los
mismos datos.
Configurar los datos de origen
Los datos de origen de listas de Excel y de la mayoría de las bases de datos se
organizan en filas y columnas. Los datos de origen deben tener hechos similares
en la misma columna. En el ejemplo, la región de ventas está siempre en la columna
E, la cantidad vendida en la columna D, etcétera.
Datos de origen OLAP

62. 60
Las bases de datos OLAP organizan grandes cantidades de datos en dimensiones
y niveles en vez de en filas y columnas. Puede utilizar los informes de tabla
dinámica para mostrar y analizar datos de bases de datos OLAP.
Puesto que el servidor de OLAP, y no Excel, calcula los valores de resumen para
el forme de tabla dinámica, la recuperación de datos de una base de datos OLAP
es más eficaz y podrá analizar cantidades mayores de datos que con otros tipos de
bases de datos. Excel permite igualmente crear cubos OLAP a partir de datos de
bases de datos externas y guardar archivos de cubo para poder trabajar con los
datos sin conexión.
7.2. Organizar los Datos en los Informes de Tablas Dinámicas
Campos y elementos
Un informe de tabla dinámica contiene campos, cada uno de los cuales
corresponde a una columna (o dimensión OLAP) de los datos de origen y resume
varias filas de información de los datos de origen. Los campos de un informe de
tabla dinámica enumeran elementos de datos en filas o en columnas. Las celdas
situadas en la intersección de una fila y una columna muestran los datos resumidos
de los elementos de la parte superior de la columna y de la izquierda de la fila.
En este informe de tabla dinámica, el campo Producto contiene los elementos
Lácteos y Carnes.

63. 61
Campos de datos y celdas
Un campo de datos, como Suma de Ventas, proporciona los valores que están
resumidos en el informe de tabla dinámica. En el ejemplo, la celda C6 muestra el
total de las ventas de productos lácteos de Davolio en mayo, es decir, la suma de
las cifras de ventas de todas las filas de los datos de origen que contienen mayo en
el mes, Davolio en vendedor y Lácteos en el producto.
Funciones de resumen
Para resumir los valores de los campos de datos, los informes de tabla dinámica
utilizan funciones de resumen como Suma, Contar o Promedio. Estas funciones
proporcionan también subtotales y totales generales automáticamente, si opta por
mostrarlos. En este ejemplo, los datos de la columna Ventas de la lista de origen
están resumidos con Suma, mostrando los subtotales de los meses y los totales
generales de las filas y las columnas. Para datos de origen OLAP, el servidor OLAP
proporciona funciones de resumen precalculado. Utilizar totales y subtotales en un
informe de tabla dinámica.
Ver detalles
En la mayoría de los informes de tabla dinámica podrá ver las filas de detalle de los
datos de origen que conforman el valor de resumen de una celda de datos en
concreto. Los datos de origen OLAP no están organizados en filas que puedan
verse de esta forma, pero puede cambiar el grado de detalle mostrado en todo el
informe de tabla dinámica cuando está basado en datos de origen OLAP. Controlar
el grado de detalle mostrado en un informe de tabla dinámica.
Cambiar el diseño
Arrastrando un botón de campo a otro lugar del informe de tabla dinámica podrá
ver los datos de distintas formas y calcular distintos valores resumidos. Por ejemplo,

64. 62
puede ver los nombres de los vendedores en las columnas en vez de en las filas.
Cambiar el diseño del informe arrastrando un campo o un elemento.
7.3. Informe de Tablas Dinámicas con Formato de Sangría
Un informe de tabla dinámica con formato de sangría es similar a un informe de
base de datos con formato tradicional. Los datos de cada campo de fila tienen una
sangría en un diseño similar a un esquema de texto. Utilizando este formato puede
leer todas las cifras resumidas de un campo de datos en una sola columna. Es útil
para informes largos o informes que vaya a distribuir en forma impresa.
Crear un informe de tabla dinámica con formato de sangría

65. 63
El diseño de sangría es un autoformato que se aplica después de crear un informe
de tabla dinámica. Si utiliza un autoformato para cambiar un informe de tabla
dinámica a formato de sangría, los campos de columna del informe se convertirán
en campos de fila y Excel aplicará formatos de carácter y celda distintos al informe
de tabla dinámica. Puede cambiar el formato para personalizar el aspecto del
informe.
Imprimir un informe de tabla dinámica con formato de sangría
Microsoft Excel proporciona algunas configuraciones de impresión específicas de
los informes de tabla dinámica. Puede repetir automáticamente los rótulos de fila y
columna de la tabla dinámica y los rótulos de elemento en todas las páginas
impresas, así como insertar automáticamente saltos de página entre las secciones
del informe
7.4. Informes de Gráficos Dinámicos
Vistas gráficas de los datos de tabla dinámica Un informe de gráfico dinámico es
un gráfico interactivo que puede utilizar para ver y reorganizar los datos
gráficamente, de forma similar a un informe de tabla dinámica. Un informe de gráfico
dinámico siempre tiene un informe de tabla dinámica asociado en el mismo libro, e
incluye todos los datos de origen del informe asociado. Igual que un informe de
tabla dinámica, un informe de gráfico dinámico tiene botones de campo que puede
utilizar para mostrar distintos datos y cambiar el diseño.

66. 64
CAPÍTULO VII
FORMULARIOS
Una vez que hemos analizado en qué consisten las macros y también visto los
principales tipos de controles que pueden ser utilizados, ahora nos introduciremos
en los userforms o formularios.
En relación los userforms, los formularios son mucho más conocidos por todos, ya
que normalmente tenemos que convivir con ellos cada vez que navegamos por la
web o cada vez que tenemos que llenar alguna solicitud.

67. 65
Los formularios generales son utilizados para capturar una serie de información del
usuario que esta interactuando con dicho formulario. Simplificando un poco lo
técnico, podríamos decir que un formulario es una colección de controles activex
que permiten la recolección de información. En el caso de Excel, además podemos
elaborar un formulario aprovechando sus celdas y las posibilidades de formato que
podemos aplicarles a ellas.
Por su parte, los userforms, de alguna forma podríamos decir que también son
formularios sólo que mucho más avanzados o complejos, razón por lo cual nos
ofrecen muchas más posibilidades de comportamiento, uso o explotación.
Técnicamente, diremos que un objeto userform es una ventana o un cuadro de
diálogo que conforma parte de la interfaz usuario de una aplicación. Al igual que los
formularios, los userforms están formados por una colección de controles, más una
combinación de código y datos.
En esta sección explicaremos a través de ejemplos ambos conceptos. Advertimos
de antemano, que dada la complejidad de la construcción de un userform, no
profundizaremos en su codificación o programación, sino que sólo nos remitiremos
a algunas de sus propiedades y a un ejemplo que nos ayudará a comprender su
utilización.
8.1. Finalidad del formulario
Tal como señalamos anteriormente, un formulario es utilizado generalmente para
reunir información del usuario que interactúa con él. Pues bien, a través del
siguiente ejemplo veremos cómo es posible construir en forma muy sencilla un
formulario en Excel, solo que en este caso específico no lo orientaremos a
recolectar información, sino que más bien para ofrecer información a los clientes de
una determinada empresa.
Formulario para realizar cotizaciones

68. 66
Tomaremos como base la Empresa ABC que comercializa un único artículo (mgie),
cuyo precio varía en razón del color de dicho artículo, de acuerdo con el siguiente
cuadro:
Color Precio
Amarillo 9.900
Azul 10.000
Negro 8.000
Rojo 9.600
Verde 10.500
Este artículo además, por políticas de la empresa, solo es comercializado en
paquetes de 24 unidades cada uno. Con el objetivo de incentivar las ventas, la
empresa ofrece una política de descuentos, así entonces, cuando el monto total de
la venta supera los $ 500.000 otorga un 3% de descuento sobre el total, ahora bien
si el monto supera los $ 800.000 el descuento será de un 5% sobre el total.
Debido a lo importante que es el flujo de efectivo para la empresa, ésta ha decidido
aplicar también un descuento especial para fomentar el pago al contado, siendo
este de un 2% (sobre el monto total, una vez realizados los descuentos por
volumen). Las otras opciones de pago que ofrece es dentro de los 30 días
siguientes al de la venta, caso en el cual esta empresa no ofrece descuento alguno.
Además, ahora ha incorporado también el pago con tarjeta de crédito, pero esta
forma de pago tiene un costo para la empresa debido a las comisiones que debe
cancelar, razón por la cual ha decido sobrecargar el monto total de venta en un
1,5% cada vez que uno de sus clientes decida pagar su compra con tarjeta de
crédito.
Teniendo en cuenta todas estas cuestiones, ahora deberemos construir un
formulario muy fácil de usar, pero que nos permita considerar todos los factores que
condicionan el precio final de venta de los artículos.
8.2. Construcción del Formulario

69. 67
En primer lugar abriremos un libro en blanco, en el cual llamaremos "formulario" la
primera hoja de dicho libro. Si bien es cierto, que usted puede construir el formulario
de la forma que le sea más cómoda o agradable, le recomendamos que siga los
pasos y posiciones que le indicamos en este ejemplo, con el objetivo que se más
fácil la revisión en caso de que se comentan errores.
A modo de guía, utilizaremos el resultado final que se desea obtener con dicho
formulario:
Como podemos apreciar, el formulario abarcará desde B4 hasta H19, por lo que
pintaremos el fondo de esta área y además le daremos formato a los bordes. El
área entre B2 y H2 la uniremos para colocarle un título al formulario, conjuntamente
le aplicaremos formato al texto hasta obtener el efecto deseado.
A continuación lo que haremos será construir la estructura de dicho formulario, para
lo cual le daremos formato a las distintas celdas que formarán parte de él.

70. 68
Comenzaremos por las celdas donde se reflejará la cantidad (G7), el precio unitario
(G9), agregaremos una celda para realizar un subtotal (G11). Posteriormente
diremos que en G13 calcularemos el eventual descuento por volumen y en G15 el
descuento por pronto pago, para finalmente calcular el total definitivo en la celda
G17.
Luego crearemos una tabla que contenga la relación entre el color y el precio del
artículo, a dicha área le daremos el nombre de color. En el caso de nuestro ejemplo
lo hemos hecho en el rango B37:C41. También insertaremos unas etiquetas de
texto para hacer referencia a los controles que posteriormente agregaremos
("Seleccione su Color" y "Cantidad").
Pues bien, lo que ahora corresponde hacer es agregar los distintos controles. El
primero que agregaremos será el cuadro combinado. Una vez hecho esto, le
vincularemos a la celda G9 (LinkedCell) y además le asociaremos el área color
(ListFillRange). A la propiedad BoundColumn le asignaremos el valor de "2". Luego
para hacerlo más llamativo, le daremos formato al texto (Font) y además le daremos
color al texto con la propiedad ForeColor.
Posteriormente insertaremos el control de número, lo dimensionaremos con el
mouse hasta que tenga el aspecto deseado. En cuanto a sus propiedades, lo
vincularemos la celda "G7" que es donde queremos que aparezca la cantidad que
está siendo cotizada. Debido a que el artículo en cuestión sólo se vende por
paquetes de 24 unidades, asignaremos este valor a la propiedad SmallChange,
luego a la propiedad Min le asignaremos igual cantidad y a la propiedad Max, le
asignaremos un valor lo suficientemente alto, por ejemplo 2000.
Nos queda ahora realizar todo aquello correspondiente a los descuentos, con el
objetivo de evaluar si el monto de venta será objeto o no de descuento por volumen
introduciremos la siguiente fórmula den dicha celda:
=REDONDEAR(G11*SI(G11<500001;0;SI(G11<800001;-0,03;-0,05));0)

71. 69
Lo que estamos haciendo en primer término es redondear el resultado obtenido del
cálculo a cero decimales. Luego la fórmula nos permite evaluar si el monto de
ventas (G11) cumple con alguno de los requisitos para que sean aplicables los
descuentos, indicando en cada caso la cuantía de cada uno de los descuentos en
tanto por uno.
Es tiempo ahora de insertar un nuevo control, el cual se trata en realidad de tres
botones de opción que se comportarán como un único control. Para esto sólo lo
seleccionamos de la barra de herramientas dicho control y lo insertamos, para luego
dimensionarlo con el mouse a nuestro gusto. A través de la propiedad Caption le
daremos el nombre visible a dicho botón, siendo en el primer caso "Efectivo". A
través de la propiedad LinkedCell vincularemos este control con la celda "C16",
para finalmente a través de las propiedades Font, BackColor y ForeColor
configuraremos la apariencia de dicho botón hasta obtener el resultado deseado.
Luego repetiremos estos mismos pasos con los dos botones siguientes, solo que
en este caso Caption tomará los valores "30 días" y "Tarjeta de Crédito" en cada
caso. En cuanto a las celdas vinculadas, estás serán "C17" y "C18"
respectivamente. Luego de esto alinee los distintos botones con el mouse hasta
que den una imagen de bloque.
Si realizó correctamente todos los pasos, al probar los controles de opción podrá
comprobar que éstos devuelven el valor de "VERDADERO" o "FALSO" en las
distintas celdas vinculadas, dependiendo si éstos han sido seleccionados o no.
Pues bien, nos basaremos es esto último para construir la fórmula o algoritmo que
nos permita calcular el eventual descuento o sobrecargo según corresponda.
Así entonces, introduciremos la siguiente fórmula en la celda "G15":
=REDONDEAR((G11+G13)*SI(C16=VERDADERO;0,02;SI(C17=VERDADERO;0
;0,015));0)

72. 70
Al igual que en el caso anterior, esta fórmula comienza redondeando el resultado
final a cero decimales, luego hace un cálculo previo del monto al cual
eventualmente le serán aplicados los descuentos o sobrecargos, esto es al subtotal
menos el descuento por volumen. Posteriormente la fórmula evalúa la condición de
las distintas celdas vinculadas, para de esta forma establecer si el descuento le
será aplicable o no, o si, muy por el contrario, deberá aplicársele un recargo.
Finalmente, le daremos formato a las celdas vinculadas a los cuadros de opciones,
eligiendo un color igual al del fondo, esto para ocultar el pequeño "truco" que hemos
realizado para relacionar los cuadros de controles con otras celdas y fórmulas.
Para comprender de buena manera en que consiste un userform, lo que haremos
será crear uno de ellos, paso a paso, explicando lo que sea necesario según sea el
caso.
Supongamos que deseamos realizar una encuesta, donde le preguntaremos a una
persona su nombre y que equipo de fútbol, de una lista posible, considera como
mejor. Además, esta encuesta la queremos realizar a través de un formulario que
se activará cada vez que presionemos un determinado botón de comando que se
encuentra en una de las hojas (Hoja1) de nuestro archivo de ejemplo
(userforms02.xls).
Concretamente, el siguiente es objetivo perseguido:
Lo que haremos en primer lugar será insertar el cuadro de comando en la hoja
Userforms. Luego le aplicaremos los formatos que deseemos para que quede
llamativo dicho control.
Posteriormente, lo que haremos será crear el userform, para esto necesitamos abrir
el Editor de Visual Basic (ALT + F11). Luego de lo cual, iremos al menú
Insertar/Userform. Además iremos a la propiedad Caption de dicho userform,
configurándola como "Equipo Favorito". Una vez realizados todos estos paso, la
pantalla debiese haber quedado de la siguiente forma:

73. 71
A continuación comenzaremos a trabajar en el Userform, al cual le insertaremos
algunos controles y modificaremos algunas propiedades de los mismos hasta
dejarlo con el siguiente aspecto:
En general, lo realizado hasta el momento no dista mucho de lo realizado
anteriormente con los cuadros de controles, por esta razón es que no hemos
reparado en detalles menores.
Antes de incrustar los distintos botones de opción, será necesario en primer lugar
insertar el Marco, esto es un control que permite agrupar otros controles, dándoles
un aspecto de grupo.
Tendremos que utilizar una Etiqueta de Texto, la cual nos permitirá colocar un texto
de referencia (Nombre) al cuadro de texto que aparece en su costado.
A continuación, haremos un pequeño cuadro resumen con las propiedades que
deberá configurar para cada uno de los controles, por favor sígalo muy atento:

74. 72

75. 73
A través de la propiedad TabIndex lo que estamos haciendo es establecer en cada
control el orden de tabulación que tendrán, es decir, el orden en que se irá
desplazando el cursor cada vez que presionemos la tecla "Tab" de nuestro teclado,
en caso que nos deseemos mover de esta forma dentro del formulario, en lugar de
utilizar el mouse. Nótese que los controles de opción tienen su propia numeración,
dentro del marco que los cobija.
Otra propiedad muy interesante que hemos aplicado en este ejemplo es Acelerator,
la cual sirve para configurar el acceso rápido a los controles de opción, acción que
se realiza mediante la combinación teclas "ALT + Letra destacada", donde la letra
destacada es aquella "letra" que hemos asignada a dicha propiedad y que
aparecerá subrayada en el formulario.

76. 74
Una vez realizada la configuración de las propiedades de los distintos controles,
procederemos ahora a configurar los distintos botones a través del código VBA.
En primer lugar configuraremos el control que activa el Userform (Abrir Formulario),
para lo cual introduciremos la siguiente línea de código:
Private Sub CommandButton1_Click()
UserForm1.Show
End Sub
Posteriormente, configuraremos el control "Cancelar", para que cuando lo
accionemos cierre el Userform creado:
Private Sub BotCanc_Click()
Unload UserForm1
End Sub
Finalmente configuraremos el control "Guardar", en este caso la codificación será
un poco más compleja:
(1)
Private Sub BotAcep_Click()
(2)
Sheets("Hoja1").Activate
(4)

77. 75
If TextName.Text = "" Then
(3)
MsgBox "Debe introducir un nombre."
TextName.SetFocus
(5)
Exit Sub
End If
NextRow = Application.WorksheetFunction.CountA(Range("A:A")) + 1
Cells(NextRow, 1) = TextName.Text
If OpcionReal Then Cells(NextRow, 2) = "Real"
If OpcionColo Then Cells(NextRow, 2) = "Colo-Colo"
If OpcionManch Then Cells(NextRow, 2) = "Manchester"
TextName.Text = ""
OpColo = True
TextName.SetFocus
End Sub
La primera instrucción tiene como objetivo asegurarse de que la hoja activa sea la
"Hoja1". El siguiente grupo de código cumple la misión de verificar que el cuadro
de texto no quede en blanco, y si así sucediera, enviará un mensaje que indicará
tal situación no permitiendo "grabar" o recopilar la información. El tercer grupo de
código (que en este case es una única línea de código) cumple la función de buscar
la primera celda disponible para registrar el valor obtenido del userform. El cuarto
grupo es el encargado de recopilar la información que figura tanto en el cuadro de
texto como en los botones de opción. El último grupo de código deja en blanco el
cuadro de texto y deja seleccionada por defecto la opción "Colo-Colo".
8.3. Formularios en la web

78. 76
En la última sección de este curso, exploraremos las potencialidades que Microsoft
nos ofrece para la creación de páginas web y entregaremos una breve guía para la
exportación de sus formularios a formato HTML.
También revisaremos el tema de los hipervínculos, los cuales pueden utilizados en
libros normales, sin necesidad de que se este pensando publicar dicho archivo en
formato HTML.
Queremos comentar que en general las versiones anteriores a Microsoft Office
Excel, en general comprendían mayores opciones para la exportación de archivos
a formato HTML. Lo que sucede es que esta nueva versión trae completamente
integrado un programa para la creación de páginas web, esto es FrontPage.
8.4. Hipervínculos
Un hipervínculo es un vínculo existe al interior de un documento, el cual por lo
general abre otra página al hacer clic en él. El destino suele ser otra página Web,
pero también puede ser una imagen, una dirección de correo electrónico o un
programa. El hipervínculo puede ser texto o una imagen.
Los hipervínculos pueden ser utilizados con los siguientes objetivos:
 Desplazarse a un archivo o a una página web, ya sea que ésta estén en red,
en una intranet o en Internet.
 Desplazarse a un archivo o a una página web que piensa crear en el futuro.
 Enviar un mensaje de correo electrónico.
 Iniciar una transferencia de archivos.
Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el texto o una imagen que contiene un
hipervínculo, el puntero de convierte en una manito, esto para indicar que el texto
o la imagen son los elementos en los que se puede hacer clic.

79. 77
Crear un hipervínculo en Excel es bastante sencillo, sólo es necesario hacer clic
con el botón derecho del mouse sobre la palabra, autoforma o imagen a la cual
quiere asignársele el hipervínculo y seleccionar la opción Hipervínculo del menú
emergente que se desplegará.
Posteriormente, se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:

80. 78
En este cuadro de diálogo deberemos indicar la dirección hacia la cual queremos
direccionar nuestro hipervínculo. En este caso dirigiremos nuestro hipervínculo
hacia la página web de la Universidad de Zaragoza. Este cuadro de diálogo nos
entrega distintas opciones para localizar la dirección que deseamos y además nos
permite direccionar en forma aún más específica nuestro hipervínculo, esto es a un
marcador dentro de una página determinada.
Si seleccionamos la opción "Lugar de este documento", nos aparecerá ahora el
siguiente cuadro de diálogo:
Esta opción nos permitirá dirigir nuestro hipervínculo a un lugar específico de
nuestro libro de trabajo, pudiendo inclusive la posición exacta de la celda.
Tanto en el caso anterior como en este, la opción "Info. de Pantalla" nos permite
agregar un comentario al hipervínculo, el cual será mostrado al pasar el mouse
sobre él por unos instantes.

81. 79
8.5. Exportar archivos a HTML
Crear una página web es bastante sencillo con Excel, además partiendo de la base
de que con Excel podemos aprovechar el recurso que nos ofrecen las filas y
columnas a la hora de posicionar los distintos elementos que configuran una web.
Mi primera Web
A continuación, a través de un ejemplo, mostraremos lo fácil que es crear una
página web por medio de Excel, pues bien, manos a la obra.
Lo primero que haremos será colocarle un encabezado a nuestra página, para esto
inclusive utilizaremos WordArt, para que quede bien llamativo. Luego insertaremos
una imagen cualquiera de las que trae por defecto Office y finalmente le
incorporaremos un hipervínculo a la página de Cuadro de Mando de Alfonso López
(http://cuadrodemando.unizar.es) y además le agregaremos información adicional
a este hipervínculo (Alfonso López).
Pues bien, con estos simples pasos ya hemos creado una página web:

82. 80
Lo que haremos a continuación es exportar este archivo a formato HTML, pare esto
iremos al menú Archivo/Guardar Como..., entonces se desplegará el siguiente
cuadro de diálogo:
Seleccionaremos la opción guardar como "Página Web". Además utilizaremos la
opción del botón "Cambiar título...", ya que esto nos permitirá modificar la
información que desplegará en el extremo superior del navegador. Aquí
introduciremos el siguiente texto: "Esto lo hice yo".
Pues bien, una vez guardado el archivo, si volvemos ha hacer doble clic sobre él,
veremos que será abierto por el Explorador de Windows (u otro navegador web que
tenga configurado en su PC), produciéndose el siguiente resultado:

83. 81
8.6. Páginas interactivas
La verdad es que crear páginas interactivas con Excel es posible, pero no muy
recomendable, tanto así que en la nueva versión de éste programa (Microsoft Office
Excel), esta opción no aparece disponible por defecto (Asistente para la exportación
de formularios). Esto se debe principalmente a que éste programa ahora es
comercializado como un paquete informático. De hecho el paquete informático del
cual forma parte incluye un software especialmente diseñado para la construcción
de páginas y sitios web, esto es FrontPage. Además este último programa, está
completamente integrado con Excel, en el sentido de que se pueden copiar
directamente en él tablas realizada con Excel, o por ejemplo los datos capturados
por un formulario construido con FrontPage pueden ser derivados automáticamente
a tablas de Excel o bases de datos de Access.
Si usted, a pesar de lo anteriormente expresado, está interesado en publicar un
archivo Excel interactivo, le daremos las siguientes guías de acción:

84. 82
Deberá utilizar el Asistente de Formularios para Web, el cual le ayudará a generar
unos archivos adicionales que se necesitan para que le formulario puede ser
visualizado e interpretado por el navegador.
Otro punto a considerar es el hecho de asegurarse de que el servidor donde piensa
publicar este formulario soporte estas extensiones o archivos adicionales.
En general existen dos tipos de archivos que pueden ser generados por el Asistente
y de ellos dependerá el tipo de servidor que necesitará, los CGI y los IDC.
El CGI (Common Gateway Interface). Por ejemplo cuando un usuario rellena un
formulario y hace clic sobro el botón Enviar, se ejecutará en el servidor el programa
CGI que enviará posteriormente los datos a una base de datos. CGI es un protocolo
que define el modo en el que el script o programa intercambia información con el
servidor.
El otro tipo de archivos que puede generar el asistente son los ficheros IDC (Internet
Database Connector), los cuales son utilizados por un servidor de información de
Internet de Microsoft con un conector de base de datos de internet.
CAPÍTULO VIII

85. 83
APLICACIONES EN EXCEL
Repotenciación Proyecto Coquito
Se vio la oportunidad de repotenciar el Proyecto Coquito en toda la dirección.
Tenemos una gran oportunidad de captar más centros educativos e incrementar
considerablemente nuestro universo de clientes.
Para estimar el universo total de clientes usamos como referencia la base de datos
de centros educativos que nos brinda la página web del Ministerio de Educación.
Con esta información filtramos todos los colegios con alumnado mayor a 150
alumnos y finalmente estimamos nuestro objetivo a empadronar.
Tomando como objetivo el 50% de los centros educativos con una población mayor
a 150 alumnos y estimando un crecimiento del 10% de la venta actual por cliente
se proyecta obtener los siguientes resultados:
Gerencia Universo Actual Universo Total
Universo >150
alumnos
Huancayo 21 1779 250
Norte Chico 76 1014 201
Huaraz 0 887 103
Sur Chico 38 1268 202
Ica 0 789 143
Ayacucho 23 799 120
Total 158 6536 1019

86. 84
Conseguir base de datos de centros educativos en cada una de las localidades.
(Coordinadores de Venta)
Definir criterio de selección de centros educativos a censar y empadronar.
(Coordinadores de Venta)
Solo se censará colegios con una población > a 150 alumnos.
Solo se empadronará a colegios que cuenten con quiosco o concesionario.
1. Solo se empadronará a colegios que tengan un potencial de ventas >= a 4
paquetes de agua y/o gaseosa semanales (a criterio de cada gerencia).
2. Solo se empadronará a los POS que estén interesados en trabajar con
nosotros.
Definir lista de preguntas para el censo. (Coordinadores de Venta)
Ubicar todos los colegios en Mapinfo. Con ayuda de los supervisores de RTM
ubicaremos todos los centros educativos seleccionados en mapinfo. (Supervisor de
RTM y Coordinadores de Venta)
Censo y empadronamiento: (Agente Comercial y Supervisor de Venta)
Aguas Gaseosas Maltas Aguas Gaseosas Maltas
Huancayo 21 109 175 19 125 714 1,042 113
Norte Chico 76 395 899 69 100 650 1,479 113
Huaraz 0 0 0 0 51 261 706 76
Sur Chico 38 186 624 31 100 612 2,053 102
Ica 0 0 0 0 71 650 1,479 113
Ayacucho 23 48 130 14 60 261 707 76
Total 158 738 1828 133 507 3147 7464 593
Localidad
# POS
Venta Prom Mensual Cjs Eq x Gerencia
# POS
Venta Prom Mensual Cjs Eq x Gerencia
Situación Actual Proyección F15

87. 85
 El censo lo haremos con los AC. Con ayuda del mapinfo seleccionaremos
los CE a visitar en cada ruta diaria.
 Una vez ubiquemos los CE en mapinfo definiremos el tiempo que
dispondremos para el censo y empadronamiento.
 Cada AC deberá realizar el censo, si cumple con los parámetros ya definidos
deberá pedir los papeles para realizar el alta.
 El proceso de altas se hará por “altas masivas”
 Cada supervisor será responsable de hacerle seguimiento al censo y
empadronamiento y de tabular las encuestas.
Seleccionar bodegas para atención de CE de bajo drop. (Supervisores de Venta)
 Con ayuda del mapinfo ubicaremos las bodegas aleñas (2 cuadras a la
redonda) a los CE con el objetivo de seleccionar alguna que nos sirva para
surtir de nuestros productos a los concesionarios de los CE de bajo drop.
Asignación de unidad de reparto para el proyecto. Con el potencial de venta
estimado con el censo debemos reunirnos con distribución para evaluar la
asignación de una unidad de reparto para el proyecto. (Gerente de Venta y
Distribución)
Evaluar bonificación para los concesionarios de los CE. (Gerentes y Coordinadores
de Venta)
Evaluar bonificación para POS que surtirán de productos a los CE de bajo drop.
(Gerentes y Coordinadores de Venta)
Definir Foto del Éxito para Coquito. (Trade Marketing y Coordinadores de Venta)

88. 86
Definir foto del Éxito para los POS que surtirán de productos a los CE de bajo drop.
(Trade Marketing y Coordinadores de Venta)
Definir campañas y activaciones para el proyecto. (Trade Marketing y
Coordinadores de Venta).

89. 87

90. 88
FUENTES DE INFORMACIÓN
BIBLIOGRÁFICAS
SENATI, Programa Nacional de Informática (2008). MS Excel 2007, Experto
en MS OFFICE. Perú: Centro de Impresión de IBM del Perú SAC.
ELECTRÓNICAS
Monografías. El programa Excel. Extraído el 22 de mayo 2014 desde
http://www.monografias.com/trabajos10/el_prog/el_prog.shtml#CONCLU#ixz
z33RPaTHg9
Monografías. Microsoft Excel, conceptos básicos. Extraído el 22 de mayo
2014 desde http://www.monografias.com/trabajos-pdf2/microsoft-excel-
conceptos-basicos/microsoft-excel-conceptos-basicos.pdf
Ebriik. Microsoft Office, Excel 2010: Manual. Extraído el 25 de mayo 2014
desde http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-
Office-Excel-2010.pdf