El documento habla sobre la importancia de los sistemas de información gerencial (SIG) para las empresas. Explica que los SIG integran personas, tecnología y procesos de negocio para solucionar problemas empresariales mediante el análisis de información. También destaca que los SIG son necesarios para apoyar funciones gerenciales como la planificación y el control, los cuales son fundamentales para el éxito de una empresa, especialmente en procesos de internacionalización.

1. Mónica Yohana Fuentes Álvarez
(Profesional en Negocios Internacionales
y Consultora GBS)
Artículo:
“¡Yo también pensaba que los Sistemas
de Información eran problema de ellos:
los contadores, los ingenieros y la DIAN!
02-02-2011 MÓDULO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Teléfono 6475596
Monica.Fuentes@MiGBS.Com
www.migbs.com
El presente documento, preparado por Mónica Yohana Fuentes, Asesora de
Investigación, Desarrollo e Innovación I+D+i en GBS, tiene como propósito
reflexionar sobre la importancia de los sistemas de información en las
empresas, en su ÉXITO, en especial en procesos de internacionalización.
Como profesional en Negocios Internacionales y Asesora Empresarial en GBS,
todos los días llegan a mi oficina empresarios(as) y emprendedores(as)
entusiastas con la misma intención: internacionalizar sus negocios.
En la Universidad aprendí cómo hacerlo, cómo internacionalizar una empresa.
Lo que talvez no aprendí, fue en qué momento hacerlo.
En las recientes Ruedas de Negocios Internacionales en las que he participado
con a mis clientes, entendí dos cosas, primero que la Internacionalización nos
toca a todos y segundo, que sin organizar la casa no es posible
internacionalizar nuestras empresas, nuestra ciudad, región o país.
La internacionalización nos toca a todos.
La internacionalización se puede comparar a un juego de fútbol: si no
“pasamos del medio campo hacia el arco contrario, nunca haremos goles”.
Pero al pensar “que en mi empresa no me voy a internacionalizar” y que por
tanto “no me interesa el tema”, estamos equivocados.
Volvamos al fútbol: si decido no atacar, el equipo contrario sí vendrá a mi arco
en búsqueda de hacer goles y ganar. De la misma manera, a nuestro mercado
ya llegaron los competidores extranjeros, a quienes ni siquiera imaginaba que
eran mis competidores y ya están haciendo goles: se están quedando con
nuestros clientes, pero también, podrían quedarse con nuestros empleados
más brillantes, nuestros proveedores y hasta nuestros competidores.

2. La internacionalización: dar el primer paso.
En las experiencias diarias, mis clientes, MIPYMES con excelentes productos,
creen que eso es suficiente para lograr la meta de llegar al mercado
internacional. Pero internacionalizarse es, también, llegar a mercados a los
cuales no habíamos llegado antes: por ejemplo, a ciudades de otros
departamentos de Colombia, a ciudades intermedias y poblaciones
desatendidas, aunque también a destinos internacionales.
En todos los casos, debemos conocer muy bien al cliente, sus preferencias,
pero también, debemos conocernos a nosotros mismos, es decir, saber cuál es
nuestra capacidad de producción, los precios mínimos para cada destino, los
precios de venta, además de los aspectos jurídicos, comerciales, taxativos y
logística entre otros, de cada destino al que vamos a exportar.
Es en este punto en el que entendí en qué momento una empresa está lista
para su proceso de internacionalización.
¿Imagina usted una empresa que aún no sabe cuál es su Plan de Ventas del
año, del trimestre o del presente mes? ¿Qué no conoce su capacidad de
producción? ¿Qué no sabe cuáles son sus necesidades de financiación,
personal y tiempo para producir un producto para un volumen deseado por un
cliente internacional? ¿Qué no sabe cuál es su capital de trabajo adicional para
apalancar las ventas internacionales?
Pues bien, lamentablemente, aunque como consultora daba por sentado que
todos mis clientes ya habían superado esos aspectos administrativos y estaban
preparados para responder a estas necesidades en el marco de las
negociaciones reales con clientes potenciales, debo confesar, con sorpresa,
que no es así.
Volviendo al principio
En administración todo empieza con un buen Plan, y luego, el éxito depende de
la ejecución y el control.
En una palabra: primero, ORGANIZAR LA CASA.
Por eso, en el presente artículo, que he preparado con el apoyo de expertos de
otras áreas, en especial Administradores de Empresas, Ingenieros de Software,
Financieros y Contadores, presento una visión muy realista, basada en la
práctica de CÓMO ORGANIZAR LA CASA, MEDIANTE EL SISTEMA DE
INFORMACIÓN CONTABLE SIG.

3. Les confieso que hasta hoy, yo también pensaba que eso de los sistemas no
era conmigo, que era con el Contador, con el Ingeniero, con la DIAN, pero así
como a mis clientes les sensibilizo sobre el hecho de que la
internacionalización nos toca a todos, queramos o no queramos, entonces,
declaro:
“El Sistema de Información YA es un problema de todos, porque solo con
una buena planeación, un excelente SIG y mucho, mucho control,
podremos tener ÉXITO en los mercados locales, nacionales o
internacionales.”
¿CÓMO ORGANIZAR LA CASA, MEDIANTE EL SISTEMA DE
INFORMACIÓN GERENCIAL SIG?
Una vez confesada, empecemos por definir:
¿Qué son los Sistemas de Información Gerencial –SIG– o “Management
Information System” –MIS-
Un SIG es el resultado de la interacción colaborativa entre tres elementos que
lo conforman:
 Personas (HumanWARE o “el elemento humano del Sistema de
Información”)
 Tecnologías (Hardware, Software, Comunicaciones, Redes, TIC)
 Procesos de Negocios (BusinessWARE)
Los cuales, colectivamente son denominados Sistema de Información -SI- y
está orientado a solucionar problemas empresariales.
En el siguiente video, conozca la definición de Pedro SANDOVAL, experto en
SIG, Ingeniero líder del Equipo de Desarrollo de Software que diseñó el
Sistema de Información Gerencial GBS:
Puede ver los videos en Youtube, siguiendo el enlace:
http://www.youtube.com/user/MiGBS#grid/user/887C655FDD2D94AF
También, puede hacer CLIC en el video, a continuación:

4. Los SIG o MIS se diferencian de los sistemas de información comunes en que
para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las
actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es
comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de
la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de
decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y
Sistemas de información para ejecutivos).
Un poco de historia sobre SIG
En sus orígenes, las empresas usaban los computadores para la práctica
empresarial de automatizar las nóminas y hacer el seguimiento de las cuentas
por pagar y por cobrar. Como las aplicaciones que históricamente se venían
desarrollando siempre eran para gestionar la información sobre ventas,
inventarios, y otros datos que ayuden en la gestión de la empresa, el término
SIG (o MIS) surgió para describir este tipo de aplicaciones. Hoy, el término se
utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye (sin limitarse a ello):
sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y aplicaciones de gestión de
personal, gestión de proyectos, y aplicaciones de recuperación de bases de
datos y la formación empresarial
Estructura de un SIG
Un sistema integrado usuario – máquina, el cual implica que algunas tareas
son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas
por la máquina, para prever información que apoye las operaciones, la
administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El
sistema utiliza equipos de computación y software especializado,
procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el control
y la toma de decisiones, además de bases de datos.
Planificación y Control, Control, Control
Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y
Control se requieren para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de
Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial
la Planificación y el Control del Negocio.
En el siguiente video, conozca cómo el Sistema de Información Gerencial
GBS le ayudará a Organizar, Planificar y Controlar su Negocio, siguiendo la
metodología PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar)
Puede ver el video en Youtube, siguiendo el enlace:

5. http://www.youtube.com/user/MiGBS#p/c/EA2EB64C6AC13700/0/Czop5M
QepnA
También, puede hacer CLIC en el video, a continuación:
El valor de la información proporcionada por el sistema SIG, debe cumplir con
los siguientes cuatro supuestos básicos:
• Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos
comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
• Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en
caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se
presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con
anterioridad.
• Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones
acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero
tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil,
pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
• Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe
estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
La importancia del SIG
Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que
las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser
analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para
tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como
Business Intelligent (ofrecen “Inteligencia de negocios”), esto es debido a que
influyen a la toma de decisiones.
Los SIG forman parte de las estrategias empresariales, ya que la comunicación
e información son de gran valor en las organizaciones o empresas, por que

6. representan poder. En la era de la información, “quien tiene la información,
tiene el poder”.
¿Quién necesita un SIG?
¿Por qué es necesario un sistema de información gerencial para una
organización? Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en
estas:
• Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se
deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias,
antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos
planificados con anterioridad.
• Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones
acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero
tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil
(redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones
desacertadas.
• Relevancia: Reducción de costos.
Sistemas de Información Gerencial en las MIPYMES
En gran parte de las pequeñas y medianas empresas MIPYMES existe la
necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información
Gerencial SIG, como síntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo:
 La falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la
tendencia cultural de las organizaciones),
 Inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando
pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la
organización.
Gran número de empresas carece de ventajas para tener una mayor
accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a varias razones
como:
 Costos elevados,
 Carencia de recursos,
 Falta de acceso a la información,
Además las MIPYMES tienen que responder al mercado en forma rápida y
creativa siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo
a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo.

7. En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de
los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e
innovación en su trabajo cotidiano.
Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar
lugar al crecimiento tanto de las MIPYMES como de cualquier empresa.
Reflexión: Iniciativas para el acceso a TIC por parte de MIPYMES
Estimado lector:
¿Considera usted importante las TIC para el desarrollo de un país como
Colombia?
Empecemos por definir qué es una MIPYME, según LEY 905 DE 2004 de
Agosto 2 de 2004: “…por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000
sobre promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa
MIPYME Colombiana y se dictan otras disposiciones…”
En la siguiente tabla, se definen las empresas por tamaño en tres categorías
(Micro, Pequeña, Mediana), atendiendo a 2 criterios (Número de Empleados,
Activos Totales)
Planta de personal Activos totales por
valor
No superior a los diez (10) Activos totales excluida la
Microempresa: trabajadores o, vivienda por valor inferior a
quinientos (500) salarios
mínimos mensuales
legales vigentes
Pequeña empresa: entre once (11) y Entre quinientos uno (501)
cincuenta (50) trabaja- y menos de cinco mil
dores (5.000) salarios mínimos
mensuales legales
vigentes
Mediana empresa: Entre cincuenta y uno (51) Entre cinco mil uno (5.001)
y doscientos (200) a treinta mil (30.000)
trabajadores salarios mínimos
mensuales legales
vigentes.
Tabla: Clasificación de las Empresas por tamaño en Colombia, según Ley 905 o “Ley
MIPYME”
En Colombia, según el Departamento Nacional de Estadística DANE, más
del 95% de las empresas, es decir, aproximadamente un millón
doscientas mil, corresponde a la categoría “microempresa”, entendida
como una organización con menos de 10 empleados y activos totales
inferiores a 500 salarios mínimos legales mensuales.

8. Sin embargo solo el 7% de esas empresas tiene acceso a TIC (Uso de
Internet) y el 13% usan computador, según el Ministerio TIC de Colombia
(antes “Ministerio de Comunicaciones)
Gráfica: Uso de TIC en Empresas
Por lo anterior, considerando que la mayoría de las empresas son micro y en
su mayoría (más del 87%) aún no acceden siquiera uso del computador,
entonces, el MINTIC de Colombia, conciente de que “Las TIC hacen de
Colombia un país más competitivo, conectado e informado”, se ha iniciado el
denominado “PLAN TIC COLOMBIA”, según el cual “El Gobierno Nacional es
consciente del desafío tecnológico que afronta el país, ante un mundo
globalizado, en red y altamente competido. El acceso masivo y el buen
uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, asegura
una mejor calidad de vida para los colombianos.”
EL PLAN TIC COLOMBIA plantea como visión: En 2019 esperamos que
todos los colombianos conectados e informados, estén haciendo uso eficiente y
productivo de las TIC, para mejorar la inclusión social y la competitividad.
Pero, ¿por qué esperar tanto?
Empecemos hoy mismos.
“Now”, “ahora” es el reto.
Usted y nosotros estamos dando los primeros pasos.

9. Ahora, no dejemos de caminar, porque la competencia no da espera.
Apreciado lector(a):
Finalmente, aprecio y agradezco el tiempo dedicado a la lectura de este
artículo. Cualquier retroalimentación, por favor enviarla a la autora, a través de
Tutor.Virtual@MiGBS.Com