proceso de elaboracion de TUPA texto unico de procedimientos administrativos

1. METODOLOGIA DE SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA E
IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGIA COSTOS
METODOLOGIADE DETERMINACION DE COSTOS
1. Que el Decreto Supremo N° 064-2010-PCM del 04, del junio del 2010, aprobó
la metodología de determinación de costos que será de uso obligatorio. A la
letra dice:
“Artículo 1.- Aprobación de la metodología Apruébese la nueva metodología de
determinación de costos de los procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad para las entidades públicas, que como Anexo forma parte integrante del
presente Decreto Supremo, la que será de uso obligatorio en los procesos de
elaboración y/o modificación de los procedimientos administrativos y servicios prestados
en exclusividad contenidos en los TUPA”
2. En el mencionado anexo que desarrolla la metodología del decreto supremo
064-2010-OCM no se usan Tablas Asme. Básicamente, el costeo se realizaba
en base a hojas de Excel.
METODOLOGIADE SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA
3. Que el Decreto Supremo N° 007-2011- PCM, del 27 de enero del 2011, aprueba
la metodología de simplificación administrativa. Dicho Decreto dice:
“Artículo 3º.- Aprobación de la Metodología
Apruébese la “Metodología de Simplificación Administrativa” para la mejora de los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad por las entidades
de la Administración Pública, que como Anexo forma parte integrante del presente
decreto supremo. Las modificaciones al Anexo podrán efectuarse mediante Resolución
de la Secretaría de Gestión Pública. “
Es en esta Metodología donde aparece el uso de la herramienta denominada
tabla Asme –VM y los diagramas de bloques.
LA TABLA ASME ES UNA HERRAMIENTA DE SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA
En ese sentido, en la guía para simplificación administrativa de la PCM se indica:
“Construcción de la Tabla ASME VM:
Esta tabla es una herramienta que permite registrar ordenada y secuencialmente las
actividades que se han encontrado a lo largo del "recorrido físico" y que conforman el
"procedimiento administrativo". También permite registrarcaracterísticasde cada una
de estas actividades: áreas, tiempo, recursos y calificación del tipo de actividad. Su
actualización debe hacerse en el último trimestre de cada año.
Se toma como referencia el método de la Sociedad Americanade Ingenieros Mecánicos
(ASME,por sus siglas en inglés) que se utiliza para analizar procedimientos
administrativos.

2. La herramienta ASME-VM (versión mejorada) ha sido desarrollada para optimizar la
metodología de simplificación administrativa”
LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA ESTÁ A CARGO DE LA SECRETARIA DE
GESTIÓN PUBLICA
4. Sin embargo, este Proceso de Simplificación Administrativa está a cargo de la
Secretaría de Gestión Pública. La Municipalidad Provincial no tiene intervención
alguna. De acuerdo a ello, el mencionado D.S 007-2011-PCM, dice:
“Artículo 4º.- Acciones a cargo de la Secretaría de Gestión Pública
La Secretaría de Gestión Pública será el ente encargado de efectuar las capacitaciones
a los empleados públicos de todos los niveles de gobierno sobre los alcances de la
Metodología de Simplificación Administrativa. Asimismo, la Secretaría de Gestión
Pública ejercerá sus funciones de evaluación, supervisión y fiscalización en el
marco de las facultades otorgadas por el artículo 48º de la Ley Nº 27444 – Ley del
Procedimiento Administrativo General.”
LA SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA ES UNA ETAPA PREVIA AL CÁLCULO DE
LOS COSTOS
5. La Simplificacion administrativa es una etapa previa al cálculo de los costos del
TUPA de la metodología del D.S. 064-2010-PCM. Es decir, se trata de dos
procesos diferentes, aunque concurrentes, pero, repetimos, en la que en esa
etapa previa de simplificación NO interviene para nada la Municipalidad
Provincial. En efecto la norma dice lo siguiente:
“DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA TRANSITORIA del D.S. 007-2011-PCM
Única Disposición Complementaria Transitoria.-
Uso de la Metodología de Simplificación Administrativa en concordancia con la
metodología de costos aprobada por el Decreto Supremo Nº 064-2010-PCM
Las entidades de la Administración Pública, en forma previa a la implementación de la
metodología de determinación de costos aprobada mediante el Decreto Supremo Nº
064-2010- PCM, deberán revisar y simplificar los procedimientos administrativos y
servicios prestados en exclusividad que se encuentran en sus Textos Únicos de
Procedimientos Administrativos (TUPA) mediante la utilización de la Metodología de
Simplificación Administrativa, en los plazos señalados en el Anexo de la Resolución de
Secretaría de Gestión Pública Nº 002-2010- PCM/SGP.”
APROBACIÓN DEL APLICATIVO INFORMÁTICO MICosto
6. En diciembre del 2012, la Secretaria de Gestión Pública de la PCM emite la
Resolución N° 002-2012-PCM-SGP que aprueba el Aplicativo Informático Mi
Costo. Asimismo, aprueba la respectiva directiva para su implementación:

3. “Artículo 1°.- Aprobación del aplicativo informático Web de la metodología para la
determinación de costos Aprobar el aplicativo informático Web de la metodología para
la determinación de costos, denominado MICosto (Módulo Integral de Costos).
Artículo 2°.- Aprobación de Directiva.- Aprobar la Directiva No. 004-2012-PCM/SGP
"Lineamientos para el funcionamiento del aplicativo informático Web para la
determinación de costos", que como Anexo l forma parte de la presente Resolución.”
SUSTENTO DEL COSTEO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD
7. En la mencionada Directiva, en el Art. 8°, se señala que:
“Artículo 8°.- De la comunicación del costeo Concluido el proceso de costeo, el
profesional responsable del costeo podrá exportar (con la opción de cambios no
permitidos), desde el aplicativo MlCosto, los archivos necesarios para sustentar el
costeo de los procedimientos de la entidad en formato PDF.”
Con elmencionado aplicativo web “mi costo” ya no esnecesariousar hojas
Excel porque los cálculos para el costeo los realiza internamente el mismo
sistema, evitando el engorroso uso de extensos cuadros excel.
Teniendo presente el mencionado artículo, he enviado a la Municipalidad
de Sondor, en sendos anillados, los reportes que contienen todos los
elementos del costo de cada uno de los procedimientos del TUPA,
extraídos e impresos del aplicativo WEB Mi Costo. ESTOS SON LOS
SUSTENTOS,YNO OTROS,DELCOSTEO DE LAS TASAS QUE APARECEN
EN EL TUPA Y QUE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL TIENE QUE
RATIFICAR.
PORLO TANTO,EL SUSCRITO HACUMPLIDO CONLOS SERVICIOS PARA
LOSCUAL FUE CONTRATADO,A PESAR DE LOSRETRASOSEN EL PAGO
DE SUS HONORARIOS RESPECTIVOS.
RATIFICACION DEL MONTO DE DE LOS DERECHOS DE TRAMITACION
8. De acuerdo al decreto legislativo 1272 :
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
“Primera.- Las ordenanzas expedidas por las Municipalidades Distritales que aprueban
el monto de los derechos de tramitación de los procedimientos contenidos en su
Texto Único de Procedimientos Administrativos que deben ser materia de
ratificación por parte de las Municipalidades Provinciales de su circunscripción según
lo establecido en el artículo 40 de la Ley N° 27972- Ley Orgánica de Municipalidades,
deben ser ratificadas en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles, salvo las tasas
por arbitrios en cuyo caso el plazo será de sesenta (60) días hábiles. La ordenanza se
considera ratificada si, vencido el plazo establecido como máximo para pronunciarse la
Municipalidad Provincial no hubiera emitido la ratificación correspondiente, no siendo
necesario pronunciamiento expreso adicional …….”

4. LOS MONTOS DE LOS COSTOS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SEGÚN METODOLOGÍA DS 064-2010-PCM SE LOS HE ENVIADO EN UN ANILLADO
QUE DICE RESUMEN DE COSTOS.
TABLAS ASME PARA EFECTO DEL CALCULO DE LOS COSTOS
9. En el Aplicativo Web MICosto si se elaboran las tablas ASME, pero solo para
efectos del Cálculo de los costos de los procedimientos. Es decir, sólo están el
tipo de actividades que contribuyen al costo. No están el tipo de actividades que
no agregan valor aunque sean necesarias en el procedimiento. No están, por
ejemplo, los tiempos de espera o de traslado del expediente porque NO agregan
valor al procedimiento. Estas últimas, si deben estar en la tabla Asme-VM
(versión mejorada) cuando se realizan procesos de simplificación administrativa
pues permite eliminar fases innecesarias.
Todas las Tablas Asme que arroja el Aplicativo Web MICosto, es decir, donde
ya han sido eliminadas tipo de actividades que no contribuyen al costo, se las he
enviado a la Municipalidad de Sondor en varios anillados. El sistema NO reporta
otras Tablas Asme, para efectos del costeo.
En la primera versión del Aplicativo Web MICosto no se podían exportar las
tablas asme. En la versión actual, con la que se ha elaborado el costo de las
tasas del TUPA de Sondor, ya lo permite.
CÁLCULO DEL INDUCTOR DE ASIGNACIÓN DE COSTOS POR
PROCEDIMIENTOS TUPA
10. El INDUCTOR DE ASIGNACIÓN DE COSTOS POR PROCEDIMIENTOS TUPA
es el valor porcentual del tiempo que se emplea en el uso de cada elemento del
costo por cada oficina (o centro de costo) según el número de prestaciones
anuales realizadas y según la duración de cada una de las actividades que
componen el procedimiento administrativo.
11. El Aplicativo Web MICosto no calcula automáticamente el INDUCTOR DE
ASIGNACIÓN DE COSTOS POR PROCEDIMIENTOS por lo que hay que
elaborarlo externamente y registrarlo en el sistema. Se elabora a partir de las
Tablas Asme que arroja el sistema,utilizando la metodología de tablas dinámicas
de Excel. Hay que recalcar que este Inductor es fundamental sin el cual el
Sistema no podría realizar el costeo.
12. En las tablas con las que se elaboró dicho inductor se indica la actividad, la
oficina (o centro de costo),el tiempo empleado por cada actividad, el número de
prestaciones, los elementos de los costos indirectos. Luego, se determina el
cálculo porcentual del inductor de asignación según el número de personal que
ha intervenido

5. VALIDACION DEL COSTEO
13. El Aplicativo Web MICosto, en el Menú Configuración, tiene una opción de
VALIDACION. Si los datos no hubieran sido correctos y, específicamente, el
INDUCTOR DE ASIGNACIÓN DE COSTOS POR PROCEDIMIENTOS no lo
hubiera sido, el sistema no lo hubiera validado.
A continuación anotaremos las pantallas del aplicativo MICosto donde se
observan los mencionados inductores, según oficina, actividad,etc. :

22. LOS ELEMENTOS DEL COSTO
14. Para elaborar los costos del TUPA de la Municipalidad se ha tenidoen cuenta el ROF y
la estructura orgánica respectiva
15. Lostiemposempleadosporcadaactividad(ocadapasodel procedimiento) sontiempos
promedios que han sido calculados in situ y/o con el aporte de los servidores
involucradosenel procedimiento.Asimismo,se hatenidopresentecomoreferencialos
consignados por otras Municipalidades.
16. El número de prestaciones (cantidad de licencias o certificados anuales emitidos, por
ejemplo) han sido proporcionadas por cada una de las áreas involucradas en el
procedimiento, a través del coordinador.
17. Los gastos del personal,tambiénfueronalcanzadosporel coordinadorenuna relación
extraídasde laplanilladetrabajadoresnombrados,contratados,CASySNP. Estoscostos
hansidoelaboradosteniendoencuentael sueldobruto,lasgratificaciones,escolaridad,
y los aportes del empleador.
A Continuación anotamos las pantallas de los costos del personal:

25. 18. Los costosde losmaterialesfungibles(hojas,clips,etc.) fuerondeterminadasde ladata
del SIAF.En pocos casos fueroncotizados en diversosproveedorescuandocon la data
del siaf no era posible determinarlos. Estos son costos directos, por lo tanto, no
requieren ninguna distribución mediante inductores.
A continuación los anotamos:

27. 19. Los costos de los servicios identificables fueron determinados de la data del SIAF. Este es un costo directo. El costo unitario va directo al costo.

28. 20. Los materiales no fungibles y los servicios de terceros fueron determinados de la data del SIAF. Estos son costos Indirectos por lo que requieren
Inductor y el costo anual. A continuación los anotamos:

31. 21. Los costosde losactivospara su depreciaciónoamortizaciónfueronextraídosdelinventariode bienesde laMunicipalidad procesadosenel SIMI de
la superintendenciade bienesnacionales,cotejadosconla data SIAF.Las tasas de depreciaciónsonlas proporcionadasporla DirecciónNacional de
ContabilidadPúblicaensurespectivoInstructivo. Este esunCostoIndirectoporloque requiereuninductor.A continuaciónanotamoslosinductores
usado, el costo anual y las tasas de depreciación.

32. 22. Los costos fijos (agua, luz, internet) fueron determinados a partir de la data del SIAF

33. 23. Para determinarlosvaloresde losinductoresparacadaoficina(ocentrode costos) se siguióloscriteriosde laguíadel D.S.064-2010-PCM. El valores
la cantidad de elementos existentes en cada oficina. El % de dedicación lo calcula el sistema.