documentación para poner en marcha una empresa

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Documentación y trámites para la
puesta en marcha de la empresa

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1. Organismos e instituciones
La elección de una u otra forma jurídica tiene una gran relevancia en el momento de realizar los
trámites de constitución de la empresa.
Las sociedades deben:
 Adquirir personalidad jurídica.
 Fijar normas.
 Formalizar la situación laboral de cada socio.
Para ello, realizan los trámites de constitución, que son obligatorios antes de desarrollar la actividad
empresarial y que suponen unos costes, pero que son útiles porque protegen el patrimonio personal,
al separarlo del patrimonio mercantil.

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1.1. Organismos para la creación de empresas

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1.2. Organismos para la tramitación
A. Tramitación presencial
 Ventanilla Única Empresarial (VUE). Ofrece servicios de tramitación y asesoramiento empresarial.
Se trata de una red de centros distribuidos por toda España (hay al menos una VUE por Comunidad
Autónoma, que suele ubicarse en la cámara de comercio de esa zona). Asimismo, disponen de un
servicio online.
 Ventanilla única del emprendedor, un nuevo recurso creado recientemente, que no debe
confundirse con la anterior. Ofrece información y asesoramiento sobre ayudas y subvenciones,
orientaciones legales y la posibilidad de tutelar el plan de negocio. Aún no está muy implantado.
 Las cámaras de comercio también ofrecen ayuda gratuita, tanto en información o asesoramiento
como en la posibilidad de realizar los trámites, resultando especialmente útiles en provincias donde
no hay VUE. Muchas cámaras de comercio tienen un servicio específico, el PAEM (Programa de Apoyo
Empresarial a las Mujeres).
 Enterprise Europe Network (EEN). La Comisión Europea ha unificado dos recursos de apoyo a los
emprendedores: los Euro Info Centres o euroventanillas y los centros de enlace para la innovación.
 Euroventanillas (EIC, Euro Info Centre). Asesoran sobre políticas comunitarias y otros
recursos especializados para empresas. Están compuestas por 270 centros ubicados en 37
países de la Unión Europea y de estados limítrofes. En España, se localizan 26 de ellos.
 Centros de enlace para la innovación. Se trata de oficinas encargadas de aconsejar a las
empresas, principalmente pymes, en asuntos tecnológicos y de innovación.
Con el ánimo de facilitar los trámites y el asesoramiento a los emprendedores, las Administraciones
Públicas han creado órganos centralizados, donde se pueden realizar la mayor parte de las gestiones;
algunos de ellos facilitan la gestión online.

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B. Tramitación online
 Puntos de Atención al Emprendedor (PAE, antes PAIT). Prestan información, asesoramiento,
formación y apoyo para conseguir financiación e inician la tramitación telemática (online) de la
empresa a través del sistema CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas). En otras
palabras, desarrollan una doble función:
 Servicios presenciales de asesoramiento, incluso durante los primeros años de actividad.
 Servicios de constitución online de la sociedad a través del Documento Único Electrónico (DUE) y
del sistema CIRCE. Ahora bien, esta gestión solo es posible para algunas formas jurídicas:
empresario individual, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad limitada de formación
sucesiva, sociedad limitada nueva empresa y comunidad de bienes.
Los PAE pueden depender de entidades públicas o privadas, colegios profesionales, organizaciones
empresariales o cámaras de comercio.
 Ventanilla Única Empresarial (VUE), facilita el asesoramiento online y las funciones propias de un
PAE, a través del portal www.ventanillaempresarial.org.
Sistema RED.
Cualquier empresa
puede realizar aquí sus
gestiones ante la
Seguridad Social.
Sistema contrat@.
Trámites ante el SEPE
(Servicio Público de
Empleo Estatal).

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1.3. Trámites legales
A. Trámites generales

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B. Trámites específicos
En función de la actividad empresarial, puede ser necesario realizar algunos trámites adicionales
que, además, pueden variar en función de la comunidad o provincia en la que se ejerza el negocio.
Por ejemplo:
 Autorizaciones de apertura, instalación o constitución: necesarias en bares, cafeterías,
restaurantes, hoteles y alojamientos turísticos, academias privadas, autoescuelas, empresas de
trabajo temporal, gasolineras, taxistas, venta ambulante, etc.
 Registros especiales: en el caso de empresas de venta a distancia, franquiciadores, centros de
animales de compañía (como criaderos, residencias, albergues o zoológicos), etc.
 Carnés y certificados de empresa: carné de instalador autorizado de gas, electricidad,
fontanería, instalaciones de climatización, documento de calificación profesional (para
demoliciones, movimiento de tierras, reparaciones eléctricas, servicios de ingeniería y consulta,
etc.).

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2. Trámites de constitución
1.1. Persona jurídica
Una persona tiene capacidad de comprar y vender por su cuenta. Una empresa, en cambio, si está
constituida por varios socios, plantea varias cuestiones: ¿a nombre de quién se pone el local?, ¿a
qué cuenta bancaria se domicilian los pagos?, ¿quién pide un préstamo?, ¿quién es responsable de
contratar trabajadores? o ¿quién abona la deuda si la empresa no obtiene beneficios?
La legislación mercantil ha resuelto este problema creando la figura de la persona jurídica, para
aquellas empresas que, sin tener existencia individual física, pueden actuar «como personas », es
decir, estarán sujetas a derechos y obligaciones y responderán con sus bienes (patrimonio
mercantil) de las deudas.
¿Sabías qué?
Una empresa puede tener el mismo nombre comercial que otra, como
bar Punto de encuentro, pero el nombre con el que ha sido registrada,
esto es, la denominación social, será distinto en ambos casos.

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1.2. Trámites para adquirir la personalidad jurídica

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Los empresarios individuales no tienen
obligación de inscribirse en el Registro
Mercantil, aunque pueden hacerlo de forma
voluntaria o si quieren adquirir la condición de
empresario de responsabilidad limitada (ERL)
para que su vivienda habitual pueda quedar
protegida.
El Libro de Visitas es el libro en el que, hasta
ahora, los inspectores de trabajo anotaban las
diligencias que encontraban en su visita a la
empresa. En la actualidad, son los propios
inspectores los que deben documentar sus
actuaciones a través de medios electrónicos.

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3. Trámites de puesta en marcha
3.1. Obligaciones fiscales
Una vez adquirida la personalidad jurídica, la empresa debe realizar unos trámites antes de comenzar
su actividad económica. En algunos casos, se exige un certificado electrónico para realizar estas
gestiones.
 Impuestos por los beneficios obtenidos. Tributan a través del IRPF los autónomos, las sociedades
civiles y las comunidades de bienes, y, a través del Impuesto de Sociedades, el resto.
 Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. De esta manera, la
Administración Tributaria dispone de un listado de personas y empresas obligadas a tributar. Es una
manera de evitar el fraude, que perjudica a ciudadanos y contribuyentes.
 Alta en el Censo de IVA, Impuesto sobre el Valor Añadido. El IVA es un impuesto que paga el
consumidor final, pero son las empresas las encargadas de recaudarlo cada vez que venden un bien.
El alta es el paso previo necesario para poder retener el IVA en las facturas que se emitan y deducirlo
en las que se abonen.
 Alta en el IAE, Impuesto sobre Actividades Económicas. Es un tributo que grava el ejercicio de
actividades empresariales, profesionales o artísticas. Están exentos del pago el empresario individual
y las sociedades que facturen menos de un millón de euros, pero todos deben darse de alta.

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3.2. Obligaciones fiscales
 Inscripción de la empresa. Procedimiento para que la Tesorería General de la Seguridad Social le
asigne un número de identificación.
 Alta de socios y trabajadores en la Seguridad Social. Los empleados, al ser trabajadores por
cuenta ajena, se dan de alta en el Régimen General; los empresarios, al ser trabajadores por cuenta
propia, lo hacen en el Régimen Especial de los Autónomos, más conocido como RETA.
 Alta de trabajadores. Trámite que genera el derecho a estar cubierto por este organismo y la
obligación de cotizar mensualmente. Estas cuotas son abonadas en un 6,7 % por el trabajador
y entre un 25-35 % por la empresa.
 Alta en el RETA. Trámite obligatorio para empresarios individuales y los socios de las
sociedades, aunque algunos tipos de sociedades admiten la posibilidad de que los socios estén
encuadrados en el Régimen General..
3.3. Obligaciones con el servicio de empleo
En caso de contratar trabajadores, hay que enviar una copia del contrato, firmado por empresario y
trabajador, al Servicio Público de Empleo en un plazo de diez días desde su firma.

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3.4. Solicitud de licencias municipales
 Licencia de actividades e instalaciones. Obligatoria antes de abrir un local al público por primera
vez. Acredita que las instalaciones cumplen las normas urbanísticas y la reglamentación técnica
vigente.
 Licencia de obras. Autoriza la realización de obras. En caso de obras menores, algunos municipios
exigen solo la comunicación previa.
 Licencia por cambio de titularidad o de actividad. Cada ayuntamiento tiene su normativa, pero
lo habitual es que no requiera más que un comunicado formal, salvo que la nueva actividad
empresarial pueda ser molesta, insalubre, nociva o peligrosa, lo que exigirá algún trámite adicional.
3.5. Trámites específicos según la actividad empresarial
Algunas empresas requieren de trámites adicionales a la hora de iniciar su negocio.
 Bares, cafeterías, restaurantes y establecimientos hoteleros necesitan una autorización de apertura
de la Dirección General de Turismo de su Comunidad Autónoma.
 Las actividades industriales, los talleres de reparación, los almacenes de sustancias tóxicas o
peligrosas y las empresas de fabricación de cualquier producto requieren un permiso especial de la
Dirección General de Industria, Energía y Minas emitido por las Comunidades Autónomas.
 Las empresas de seguridad deben estar registradas en la Secretaría de Estado de Seguridad del
Ministerio del Interior.

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3.6. Trámites para iniciar una franquicia
Los trámites serán los que requiera la forma jurídica elegida por el emprendedor, junto al trámite
adicional de contactar con el franquiciador, que estudiará la idoneidad del franquiciado para dar su
aprobación. En ese momento, se firma un contrato de franquicia que compromete a ambos.

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3.7. Registro de patentes, marcas y nombres
El registro de patentes protege a la empresa frente a plagios. Se puede registrar un invento, un
procedimiento, un diseño, una marca, un logotipo o un nombre, pero no una idea. La protección puede
ser para varios países. Con validez en España, se gestiona en la OEPM (Oficina Española de Patentes y
Marcas), en Madrid. Para protegerlo en la Unión Europea, se solicita en la Oficina de Propiedad
Intelectual de la Unión Europea (EUIPO), en Alicante.
A. Patentes
Una patente es un título que reconoce a una persona física o jurídica el derecho de explotar en
exclusiva la invención patentada.
La duración de la patente depende del elemento patentado. Con frecuencia, la protección se puede
ampliar si se renueva.
 Invención: desarrollo de un producto nuevo. Tiene una patente de 20 años.
 Modelo de utilidad: cambio en un producto que mejora su uso o fabricación. Por 10 años.
 Diseño industrial: modificación estética del producto. Protección por 5 años.

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B. Registro de marcas
 La marca protege el logotipo, una imagen o cualquier otro signo o denominación que identifica el
producto o servicio de una empresa, como Zara, Oysho, Kiddy’s Class, Bershka...
 El nombre comercial se refiere a la denominación que identifica a una empresa, que puede coincidir o
no con la denominación social de la empresa. Puede haber dos nombres comerciales idénticos si las
empresas se dedican a actividades distintas, de modo que no es posible la confusión. El nombre
llevará el signo ®. Por ejemplo, Inditex (y no Zara) es el nombre comercial de las empresas
nombradas con anterioridad.
 La denominación social es el nombre con el que se inscribe la compañía en el Registro Mercantil. Este
nombre no puede ser utilizado por ninguna otra empresa, incluso aunque se dediquen a actividades
distintas.
Algunos criterios para elegir un nombre son:
 Acrónimos, como Repsol (Refinería de Petróleo de Escombreras Oil), Marco Aldany (Marcos,
Alejandro y Daniel) o Microsoft (Microcomputer Software).
 Juegos de palabras, como Panrico (pan-rico, que además constituye el acrónimo de Panificio Rivera
Costafreda) o Danone (Daniel, dado que así se llamaba el primogénito del fundador, y one).
 Definición del negocio, como Desigual, Flamenco, Hotmail, que incluye las letras HTML, o Google,
que es una deformación del término Googol que representa un 1 seguido de 100 ceros.
 Cultismos, como Nike (la diosa griega de la victoria, de ahí su logotipo en forma de V); Canon viene
de Kwanon, una palabra japonesa que designa a una deidad budista de la misericordia, o Softonic,
Blackphone o Innovalley (empresas españolas que utilizan un anglicismo para llamar la atención). O
Kukuxumusu, nombre en euskera que significa «el beso de la pulga», con el que pretendían reflejar
su estilo desenfadado y divertido.
 A veces, el nombre es azaroso, como Apple (surgió mientras Steve Jobs se comía una manzana, de
ahí el mordisco de su logotipo), Carrefour (que significa cruce de caminos, por ser donde se ubicó la
primera tienda) o Lotus (inspirado en el loto, puesto que el fundador era profesor de meditación).

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C. Copyright, copyleft
El copyright es la protección que se aplica a los derechos de autor, esto es, a una obra literaria,
artística, musical, científica o didáctica, esté publicada o inédita. Se identifica por el símbolo ©.
El copyleft es la protección que se aplica a los derechos de autor que pueden ser copiados. Surgió
como necesidad en el mundo del software libre, para que los desarrollos informáticos pudieran ser
copiados y mejorados, pero no pudieran ser explotados de manera comercial por una gran empresa.
D. Licencias Creative Commons
Las licencias Creative Commons ofrecen la protección de los derechos de autor que pueden ser
copiados y modificados, según decida su autor.

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3.8. Documentación necesaria
Cada uno de los trámites analizados requiere la cumplimentación de unos formularios determinados.
Uno de ellos destaca como esencial, dado que es necesario para realizar trámites online con la
Administración. Es el certificado digital, y conseguirlo es muy fácil.
El certificado digital es el documento que nos permite identificarnos en Internet y, entre otras cosas,
realizar cualquier gestión con la Administración Pública de manera telemática, como liquidación de
impuestos, presentación de reclamaciones, consulta de multas de circulación, etcétera.
También conocido como certificado de ciudadano o certificado de usuario, este documento es expedido
por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. A partir de ese momento, su suscriptor queda vinculado a
unos «datos de verificación de firma» que confirman su identidad.
Solicitarlo es fácil y gratuito. Los trámites se inician en Internet, completando un formulario. Se puede
realizar de tres maneras distintas: como archivo descargable en un ordenador (solo funciona con
Internet Explorer y Mozilla Firefox), como archivo descargable en un dispositivo Android o con un DNIe
(DNI electrónico). Una vez completado, recibiremos un e-mail con un código. Con él y con nuestro DNI,
hay que acudir a un organismo público autorizado para validar los datos. A partir de ese momento, ya
podremos utilizar el certificado digital.

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4. Gestión de los plazos
4.1. Plazos para constituir una empresa
 Certificado negativo del nombre. Plazo: antes de ir al notario. La validez provisional del nombre es de
tres meses. Una vez que se ha firmado la escritura, habrá que solicitar el nombre de manera
definitiva antes de que transcurran seis meses o habrá caducado.
 Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales, inscripción en el Registro Mercantil,
solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF), alta en el Impuesto de Actividades Económicas
(IAE), declaración censal (IVA). Plazo: 30 días desde la firma de la escritura.
 Afiliación y alta en el Régimen de Autónomos, comunicación de apertura del centro de trabajo. Plazo:
30 días naturales desde que se inicia la actividad.
 Solicitud del Libro de Visitas. Plazo: antes de empezar la actividad. Licencia de apertura/obra. Plazo:
antes de abrir el local/realizar las obras.
4.2. Plazos para las obligaciones tributarias
La planificación fiscal que llevan a cabo las compañías persigue varios objetivos:
 Reducir su carga tributaria dentro de los parámetros legales permitidos, lo que comienza con elegir
la forma jurídica más conveniente.
 Realizar el pago dentro del plazo establecido, para lo que deben asegurarse de disponer de fondos
suficientes. La Agencia Tributaria elabora cada año un calendario fiscal, donde fija los plazos para la
liquidación de los impuestos y para los pagos a cuenta.

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A. Pagos anticipados
 Pagos fraccionados. Pagos parciales, generalmente realizados cada trimestre.
 Retenciones. Cantidades que la empresa deduce del salario de sus trabajadores (en la nómina) o de
la factura que emite para pagar a profesionales (como un abogado).
 Ingresos a cuenta. Cantidad estimada que debe ingresar en Hacienda el receptor de un cobro en
especie, como el ganador de un coche en un sorteo o rifa.
 IBI, Impuesto de Bienes Inmuebles. Tributo que abonan una vez al año los propietarios de
inmuebles, como viviendas, locales, garajes, naves industriales, trasteros, etc. Su cuantía suele
ser entre el 0,5 % y el 1 % (según el municipio) del valor catastral del bien, determinado cada año
por el Catastro de Hacienda.
 IVTM, Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica. Se paga una vez al año por la
posesión de un vehículo. Su importe depende del tamaño del auto, la potencia, la cilindrada, etc.
 Tasas municipales de basura. Solo se exigen una vez al año en algunas localidades o ciudades.
 Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados. Se paga
cada vez que se realiza una transferencia de patrimonio (acciones de compraventa, donativos…),
una operación societaria (fusión, ampliación de capital...) o un acto jurídico documentado
(escrituras ante notario).
 Incremento del valor de los terrenos de naturaleza urbana (conocido como plusvalía
municipal). Impuesto que se abona en caso de que se haya vendido un inmueble a un precio
superior al que fue comprado. Se abona una única vez por el importe que fije cada ayuntamiento.
 Impuesto sobre Construcciones, Instalaciones y Obras (ICIO). Tributo que se abona por
construcción, instalación u obra realizada, y que se paga al ayuntamiento una única vez.
B. Pagos anuales

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C. Pagos fuera de plazo
El abono de los impuestos puede realizarse en periodo voluntario o en periodo ejecutivo.
 El periodo voluntario consiste en el cumplimiento de la obligación tributaria en el plazo requerido.
 En caso de no satisfacer la obligación en el plazo determinado, se inicia el periodo ejecutivo para
llevar a cabo la recaudación de la deuda y se notifica al afectado que se va a iniciar un procedimiento
o providencia de apremio.
 El procedimiento de apremio es un acto por el cual la Administración puede proceder al embargo de
los bienes para cobrar la deuda. En caso de que el contribuyente realice el pago, se le aplica un
recargo. En caso contrario, se procede al embargo de sus bienes para pagar la deuda, el recargo de
apremio, los intereses y, en su caso, las costas del procedimiento. El embargo se aplicará siguiendo
un orden en el que, por ejemplo, primero se embarga el dinero en efectivo o en el banco y luego los
bienes: vehículos, locales, embarcaciones…