Documento soporte conferencia VII semana ing industrial 22/09/2016

1. INNOVACIÓN EMPRESARIAL BASADO EN PENSAMIENTO DE SISTEMAS
Samuel Prieto Mejía
Resumen:
En la actualidad muchas empresas y en diferentes sectores no cumplen sus objetivos, creando
desperdicio, demoras, insatisfacción de sus clientes y empleados. En este trabajo se propone
una perspectiva de innovación empresarial bajo el enfoque de sistemas y uso de la tecnología.
Se tomará como estudio de caso, la intervención que se realizó en la oficina de admisiones de
la universidad del Magdalena en los años 2008 al 2011.
1.INTRODUCCIÓN
A finales del año 2007 me fue hecha la propuesta de liderar un cambio, mejoras e innovaciones
en la oficina de admisiones de la Universidad del Magdalena, que se encontraba en una situación
caótica, en la atención de la comunidad universitaria. Este caos estaba representado en filas
excesivas en la oficina, errores recurrentes en la información digitada, inseguridad de la
información, desmotivación del personal que laboraba entre otras.
2. MODELO TEORICO DE INTERVENCIÓN
Se adoptó un modelo de intervención empresarial como se muestra en la figura 1.
Figura 1. Modelo de intervención en empresarial
Este modelo está constituido por tres (3) partes interrelacionadas que interactúan entre ellas
como son: Procesos (Bajo el enfoque de sistemas), Tecnología, y personal con competencias en
Tecnología (IT).
2.1 PROCESOS (BAJO EL ENFOQUE DE SISTEMAS)
El enfoque de sistemas permite hacer una analogía de un ser vivo, a las tareas, actividades u
objetivos que se persiguen en una empresa, institución o como el caso de ejemplo una oficina
de admisiones. Por tanto, las actividades de la oficina fueron organizados en procesos. Para
pensar en sistemas se requiere una serie de hábitos como lo que se describe en la figura 2.

2. Figura 2. Hábitos de pensar en sistemas
Los trece (13) hábitos tienen que tenerse presentes al describir los procesos. Un hábito inicial es
pensar las formas de manera global u Holística, también denominado un pensamiento a 30 mil
metros de altura. Una situación problema en la oficina era las largas filas que se presentaban en
las fechas de matrícula financiera. Por tanto, haciendo uso de este hábito se concibió que era
necesario una forma que los usuarios pudieran acceder de una forma rápido a las matriculas
financieras sin necesidad de hacer presencia física, y para esto se recurrió a la web para la
entrega de las liquidaciones, de la misma forma fue realizado para matriculas académicas.
La escogencia de estas primeras tareas a realizar se tuvo en cuenta también el hábito de detectar
apalancamientos. Es decir, se determinó que al resolver o reducir la problemática de matrículas
podríamos intervenir otras actividades de la oficina. En este hábito se determina o se busca
encontrar una actividad de la cual dependen otras que se realizaban en la oficina.
Una intervención relacionada con la atención a clientes fue la implementación de la respuesta
por correo electrónico y con formatos preestablecidos que permitió reducir los tiempos en la
que un estudiante obtenía la solución a sus inquietudes.
Se incorporó las oficinas de educación a distancia y posgrados.
Al final del periodo de mi intervención se quiso automatizar totalmente los procesos que se
realizaban al interior de la oficina, con un control centralizado a las tareas que realizaban los
funcionarios y para esto se creó un sistema de gestión documental.
Un resumen de las principales dificultades encontradas en la oficina de admisiones en el año
2008 fueron:
- Solo Se atendía la modalidad presencial
-Respuesta lenta a solicitudes
-Errores voluntarios o involuntarios de forma repetida
- Número excesivo de Funcionarios

3. -Gasto excesivo de insumos
- Filas extremadamente largas
- No era posible encontrar documentos
-Aglomeración y desorden en la oficina
- Procedimientos sin automatizar
- Carencia de instructivos y calendarios para tareas
-Tecnología obsoleta
2.2 TECNOLOGÍA
Una vez organizados los procesos de la oficina se puede pensar en que tecnologías puede
potencializar las tareas que se realizan.
La implementación de un sistema de gestión documental automatizado que permita controlar
las tareas que realizan cada uno de los empleados, hace necesario la compra de un scanner
como se muestra la figura 3.
Figura 3. Un scanner fundamental para un sistema de gestión documental
Aunque parezca un dispositivo general, es fundamental al permitir que la información impresa
sea convertida a formato digital y por tanto sea posible manipular con los programas que se
realizaron para el sistema de gestión documental.
Otros dispositivos tecnológicos fundamentales, aunque no se perciban fácilmente son la energía
eléctrica y el lugar donde se almacenan los datos. En la oficina de admisiones había un servidor
de datos que cuando el fluido eléctrico fallaba, al reiniciarlo se presentaban errores de
almacenamiento e impedía el acceso a la información por la comunidad académica de la
universidad. Por tanto, los datos de la oficina fueron sacados de la oficina y almacenados en un
sitio especializados de almacenamiento de dados denominado Data Center.
2.3 PERSONAL CON COMPETENCIAS IT
Es fundamental que las personas tengan competencias en IT (tecnologías de la información)
especificas. En el caso de la oficina que requería a la intervención en los datos y programas era
necesario tener competencias en programación enfoca a la Web. También fue necesario

4. personal técnico que apoyaba el área de archivo, con formación específica en almacenamiento,
clasificación y recuperación de información tanto física como electrónica.
3. CONCLUSIÓN
La mayoría de organizaciones existentes en la actualidad requieren una intervención para su
mejoramiento o reinvención. Hemos mostrado un estudio de caso exitoso de intervención
realizado en la oficina de admisiones de la Universidad del Magdalena. La intervención se realizó
con un modelo teórico compuesto por 3 elementos: Pensamiento de sistemas, tecnología y
personal con competencias en tecnología.