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1. TESIS PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES DE LA OFICINA DE
PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
ALBERTO JOSÉ CHACÓN QUESADA
MAYO, 2016

2. INTRODUCCIÓN

3. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
La Universidad de Costa Rica es una institución que desde 1940 ha promovido
la formación académica de calidad, el desarrollo de la investigación científica
como generación y transferencia de conocimiento, y la extensión social como
medio de enlace con el país. Como apoyo a la gestión institucional crea la
Oficina de Planificación Universitaria, que es una unidad que con su aporte
critico de diagnósticos, estudios especiales y otras actividades
correspondientes a la preparación de planes, presupuestos y evaluaciones,
brindan apoyo a la gestión universitaria, para la toma de decisiones.

4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo asesora y gestiona la toma de decisiones la Oficina de Planificación
Universitaria, de la Universidad de Costa Rica?.

5. OBJETIVO GENERAL
Analizar los procesos de toma de decisiones de la Oficina de Planificación
Universitaria de la Universidad de Costa Rica, con el fin de que se elabore un
instrumento de gestión para la oportuna toma de decisiones.

6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Investigar sobre el Normativa promulgada en la Universidad de Costa Rica, en
materia de toma de decisiones, para la implementación de un sistema de
información para la toma de decisiones.
2. Determinar la existencia de un proceso de la toma de decisiones en la Oficina
de Planificación Universitaria (OPLAU).
4. Analizar las diferentes herramientas gerenciales que faculten el proceso de
toma de decisiones de la Oficina de Planificación Universitaria.
3. Analizar los sistemas de información existentes en la Institución, para que
potencien el proceso de toma de decisiones en la OPLAU.

7. VARIABLES
1. Normativa promulgada.
4. Herramientas de gestión.
3. Sistemas de información.
2. Existencia de un proceso para toma de decisiones.

8. MARCO INSTITUCIONAL

9. ORGANIGRAMA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
Asamblea
Universitaria
Rectoría
Consejo
Universitario
Oficina de
Asuntos
Internacionales
Oficina del
Plan de
Inversiones
Oficina
Jurídica
Oficina de
Planificación
Universitaria
Vicerrectoria
de
Adminitración
Vicerrectoría
de Vida
Estudiantil
Vicerrectoría
de Acción
Social
Vicerrectoría
de
Investigación
Vicerrectoría
de Docencia
Fuente. Consejo Universitario, Universidad de Costa Rica, 2006.

10. ORGANIGRAMA DE LA OFICINA DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA
Dirección
Subdirección
Consejo
Técnico
Asesor
Sistema de
Información
Geográfica
Unidad de
Servicios
Administrativos
Unidad de
Autoevaluación
y
Administración
Sección de
Tecnologías de
Información
Sección de
Evaluación
Sección de
Presupuesto
Sección de
Planeamiento
Fuente: OPLAU, Universidad de Costa Rica, (2011).Fuente: OPLAU, Universidad de Costa Rica, (2011).Fuente: OPLAU, Universidad de Costa Rica, (2011).Fuente: OPLAU, Universidad de Costa Rica, (2011).
Fuente. OPLAU, Universidad de Costa Rica, 2011.

11. MARCO TEÓRICO

12. ADMINISTRACIÓN
Bateman, Thomas y Snell, (2009)
“… es el proceso de trabajar con las personas y con los
recursos para alcanzar las metas de una organización.”

13. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA
ADMINISTRACIÓN
Stoner (1989)
“...proceso de planear, organizar, dirigir y controlar, los
esfuerzos de los miembros de la organización y de
aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las
metas establecidas.”

14. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Stain y Reynolds; (2000)
“Es un conjunto organizado de personas,
procedimientos, software, bases de datos y dispositivos
para suministrar información rutinaria a
administradores y tomadores de decisiones.”

15. HERAMIENTAS DE GERENCIALES
Janneth M. Thompson (2011)
“…no son más que un auxilio o una serie de técnicas
modernas que les permite a los gerentes tomar
decisiones cruciales y oportunas ante algún tipo de
disparidad o desequilibrio en los procesos productivos,
económicos, políticos y sobre todo sociales que
constituyen la naturaleza y esencia de la empresa.”

16. MARCO METODOLÓGICO

17. TIPOS DE INVESTIGACIÓN
Para efectos de esta investigación se utilizará los tipos de
investigación, el estudio exploratorio y el estudio
descriptivo.

18. FUENTES DE INVESTIGACIÓN
Fuentes primarias: las respuestas de los funcionarios y la
Jefa de la Oficina de Planificación Universitaria.
Fuentes secundarias: libros, tesis, textos, manuales,
registros internos de la organización, páginas de internet.
Observación, entrevista y cuestionario

19. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Observación: se aplica a lo largo de la investigación en la
Oficina de Planificación Universitaria.
La entrevista: se realizó a la Jefe de la Oficina de
Planificación Universitaria.
El cuestionario: se aplicó al total de funcionarios de la
Oficina de Planificación Universitaria.

20. ANÁLISIS DE
INTERPRETACIÓN DE
RESULTADOS

21. NORMATIVA PROMULGADA
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)
NORMATIVA SOBRE LA TOMA DE DECISIONES

22. EXISTENCIA DE UN PROCESO PARA TOMA DE DECISIONES
PROCESO DEFINIDO PARA LA TOMA DE DECISIONES
50%50%
SI
NO
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)

23. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)
LA OPLAU HA DESARROLLADO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
GERENCIAL (SIG)
59%23%
18%
SI
NO
NS/NR

24. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN
LA OPLAU UTILIZA HERRAMIENTAS DE GESTIÓN COMO APOYO A LA
TOMA DE DECISIONES
82%
14%
4%
SI
NO
NS/NR
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)

25. CONCLUSIONES

26. La Institución ha promulgado normativa que sirve de marco orientador a los
diferentes procesos según el área sustantiva, pero no existe normativa que
indique el proceso que se debe seguir para tomar decisiones.
Si bien, la Oficina de Planificación Universitaria mediante el Consejo Asesor
toma decisiones de forma colegiada, que implica el análisis y la valoración
según el área de especialización, no obstante el proceso de toma de decisiones,
escrito, fundamentado, estructurado, no existe.
Normativa Promulgada
Existencia de un proceso para toma de decisiones
La OPLAU es una instancia que cumple con los mandatos establecidos por el
Consejo Universitario referentes a la toma de decisiones.
La OPLAU tiene un estilo de gestión propio para tomar decisiones.

27. La información generada por diferentes sistemas de información de la
Universidad, sirven de apoyo a los procesos de toma de decisiones que se
desarrollan en la Institución.
Para fortalecer el proceso de toma de decisiones institucionales, actualmente se
desarrolla el Sistema de Información de la Universidad de Costa Rica (SI-UCR),
que generará información relevante para la toma de decisiones, a partir de los
datos que suministrarán los sistemas de información institucionales.
Sistemas de Información:
Herramientas de Gestión:
La Oficina de Planificación Universitaria, ha desarrollado una serie de sistemas
de información que utiliza como herramientas de gestión de apoyo para
brindar información relevante para la toma de decisiones Institucionales, los
cuales, no se consideran reestructurar, ya que, cumplen con su propósito.

28. COSTO ECONÓMICO DEL ESTUDIO
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)

29. RECOMENDACIONES

30. Se recomienda promulgar la normativa que indique la metodología de que se
debe seguir para tomar decisiones en la institución.
Se recomienda crear un proceso propio para tomar decisiones, que esté
estructurado por niveles, de acuerdo con la autoridad delegada y el impacto de
la decisión. Dicho proceso debe quedar escrito, fundamentado y estructurado.
Normativa Promulgada
Existencia de un proceso para toma de decisiones:
Se recomienda establecer un instrumento que sirva de marco orientador a los
sujetos tomadores de decisión.

31. Se recomienda continuar con el desarrollo del Sistema de Información (SI-
UCR), que facilitará el proceso obtención y generación de datos para la toma de
decisiones.
Se recomienda el desarrollo de un Sistema de Información Gerencial (SIG), que
brinde información para la toma de decisiones estratégicas a las autoridades
universitarias.
Sistemas de Información
Herramientas de Gestión
Se recomienda analizar la conveniencia de construir el proceso para la toma de
decisiones basado en la herramienta propicia que facilite la gestión de la
oficina.

32. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
GERENCIAL (SIG-OPLAU) QUE FACILITE LA TOMA DE
DECISIONES DE LA OFICINA DE LA PLANIFICACIÓN
UNIVERSITARIA Y LOS NIVELES SUPERIORES DE LA
UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

33. OBJETIVO GENERAL
Elaborar una Propuesta de un SIG-OPLAU para que los ingenieros de sistemas
desarrollen un instrumento informático en el corto plazo que facilite la toma
de decisiones en la OPLAU y los niveles superiores de la Universidad de Costa
Rica.

34. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definir las salidas estratégicas del SIG-OPLAU.
Aplicar el instrumento de gestión sobre el eje financiero, como plan piloto, con
el propósito de que se pruebe su funcionalidad.
Definir las entradas estratégicas, para que el SIG-OPLAU genere salidas
estratégicas.

35. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Proponer la forma en que se definirán los indicadores de gestión.
Validar el instrumento de gestión, para que sea utilizado por la Oficina de
Planificación Universitaria, como apoyo al proceso de toma decisiones.
Elaborar una matriz con las salidas y las entradas estratégicas en función de la
estructura programática de la Universidad de Costa Rica.

36. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Se creará una herramienta informática denominada SIG-OPLAU para facilitar
la toma de decisiones a la Oficina de Planificación Universitaria y a los niveles
superiores.
Con el SIG-OPLAU los expertos en la materia definirán indicadores que se
encuentren asociados a las áreas funcionales antes descritas, con el propósito
de apoyar el proceso de toma decisiones de la universidad.
El SIG-OPLAU permitirá realizar valoraciones financieras y operativas sobre
diferentes variables, a partir de cinco áreas funcionales que son: Dinero,
Recurso Humano, Servicios, Equipo y TIC´s, Infraestructura y Área de
incidencia geográfica.

37. SALIDAS Y ENTRADAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL SIG-OPLAU
SUB-PROGRAMA
ACTIVIDADES
SUB-ACTIVIDAD
SUB-PROGRAMA
ACTIVIDADES
SUB-ACTIVIDAD
SUB-PROGRAMA
ACTIVIDADES
SUB-ACTIVIDAD
SUB-PROGRAMA
ACTIVIDADES
SUB-ACTIVIDAD
SUB-PROGRAMA
ACTIVIDADES
SUB-ACTIVIDAD
SUB-PROGRAMA
ACTIVIDADES
SUB-ACTIVIDAD
SUB-PROGRAMA
ACTIVIDADES
SUB-ACTIVIDAD
SUB-PROGRAMA
ACTIVIDADES
SUB-ACTIVIDAD
ÁREAS CATEGORÍAS
FINANCIEROS
PRODUCCIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
RRHH (IN)
REHH(OUT)
INFRA -
ESTRUCTURA
BIENES DURADEROS
TIC'S
EQUIPO
ESPECIALIZADO
EQUIPO DE
TRANSPORTE Y DE
PRODUCCIÓN
SERVICIOS (IN)
SERVICIOS (OUT)
UBICACIÓN
GEOGRÁFICA DE
PROYECTOS
UBICACIÓN
GEOGRÁFICA DE
POBLACIÓN
DESARROLLO
REGIONAL
INVERSIONES
SIG-OPLAU
ÁREAS SUSTANTIVAS
PROGRAMAS
DOCENCIA INVESTIGACIÓN ACCIÓN SOCIAL
VIDA
ESTUDIANTIL
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
SUPERIOR
ÁREAS FUNCIONALES
ÁREA DE
INCIDENCIA
GEOGRAFICA
DINERO
RECURSO
HUNANO
EQUIPO
SERVICIOS
SALIDAS
ENTRADAS
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)

38. Etapa1: Datos
de origen
Etapa 2:
Datos
procesados,
integrados y
depurados
Etapa 3:
Integración
de la
información
Etapa 4:
Interfaz
gráfica
Dashboard
Data W arehouse
Bases de datos fuentes
FinancieroRecursos
Humano
Becas
EquipoRegistro
Sistema de
Información
Geográfica
Servicios
Generales
RECURSO
HUMANO
DINERO
INFRAES-
TRUCTURA
EQUIPO SERVICIOS
ÁREA DE
INCIDENCIA
GEOGRÁFICA
Docencia
Investigación
Acción Social
Vida
Estudiantil Administración
Dirección
Superior
Desarrollo
Regional
Inversiones
UNIDADES UNIDADES UNIDADES UNIDADES UNIDADES UNIDADES
COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG-OPLAU)
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)

39. RELACIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL SIG-OPLAU
FINANCIEROS
Presupuesto ingresos total
Ingresos
Presupuesto egresosTotales
Egresos
PRODUCCIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
Venta de bienes
Venta de servicios
Derechos Administrativos
Intereses y comisiones
Multas y sanciones
Otros Ingresos No Tributarios
Reitegros de Efectivo
Ingresos de Capital
Ingresos de Financiamiento
RECURSO HUNANO (IN)
Personal de la UCR
RECURSO HUNANO( OUT)
Estudiantes
TIC'S
# de software
# de hardware
EQUIPO ESPECIALIZADO
# de equipos especializado
EQUIPO DE TRANSPORTE Y DE PRODUCCIÓN
# de equipo de transporte
# equipo de producción
SERVICIOS (IN)
servicios docencia (in)
servicios investigacion (in)
servicios acción social (in)
servicios vida estudiantil (in)
servicios administración (in)
servicios bibliográficos (in)
servicios becas (in)
servicios salud (in)
servicios servicios generales (in)
servicios administrativos (in)
UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE
PROYECTOS
# de zonas
SERVICIOS (OUT)
servicios basicos (out)
serivicios comerciales (out)
servicios de alquileres (out)
servicios seguros y resguardos (out)
servicios de gestión y apoyo (out)
Llave
(Estructura programativa de la
Universidad de Costa Rica)
BIENES DURADEROS
# de construcciones, edificios y
locales
# de otras construcciones,
adiciones y mejoras
# de terrenos
# de talleres
# de edificios
# de laboratorios por disciplina
# de centros
# áreas por metros cuadrados
# de bienes duraderos diversos
UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE
POBLACIÓN
# de usuarios de procedencia de
colegios
# de usuarios por zonas de
procedencia
# de usuarios por ubicación geográfica
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)

40. MÓDULO DE TRANSACCIONES DE SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL SIG-OPLAU
Debe presentar un ambiente amigable de fácil utilización para el usuario.
Debe mostrar los datos de salidas y entradas del SIG-OPLAU.
Debe permitir formar relaciones entre variables cuando estén asociadas a una misma unidad.
Debe generar datos a partir de la aplicación de operaciones matemáticas y estadísticas.
Dispondrá de una interfaz gráfica donde se presentará los datos consultados.
Debe generar diferentes tipos de reportes digitales e impresos.
Debe proporcionar información sobre indicadores estratégicos o cualquier otro de conveniencia
institucional.
Debe contestar preguntas estratégicas y apoyar a las decisiones estratégicas de manera oportuna.

41. DEFINICIÓN DE CRITERIOS PARA APLICAR EVALUACIÓN A DIFERENTES RELACIONES
DE VARIABLES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG-OPLAU)
PARÁMETROS PARA LA EVALUACIÓN DE VARIABLES DEL SIG-OPLAU
ESTATUS PARÁMETRO (%) INDICADOR CALIFICACIÓN ACCIÓN
A 0 a 4,9 Verde Excelente Enviar reconocimiento
B 5 a 32,9 Azul Bueno Presentación Informe
C 33 a 65,9 Amarillo Malo Supervisión
D 66 a 1000,0 Rojo Muy malo Intervención Inmediata
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)
Se pretende que el SIG-OPLAU, logre evaluar el comportamiento de los indicadores construidos, y
además, emita una recomendación sobre el resultado obtenido.
Los criterios deben responder, a análisis históricos o de comportamiento de las variables para no caer
en la subjetividad al momento de crear el criterio de evaluación. Los expertos en el tema ayudarán a
definir los indicadores de gestión para evaluar el resultado de los indicadores de gestión.

42. VALIDACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL SIG-OPLAU
PORCENTAJES DE EJECUCIÓN REPORTADOS PARA LA SEDE
REGIONAL DEL PACÍFICO (AÑO 2014)
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)
UNIDAD
PRESUPUESTO
FINAL
(colones)
GIRADO +
COMPROM,
(colones)
VALORACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
07050101 RECINTO PUNTARENAS - DOCENCIA 1.190.483.533 1.227.042.637 3,07 Excelente
07050102 RECINTO DE PUNTARENAS (INVESTIGACION)128.583.839 131.338.381 2,14 Excelente
07050103 RECINTO PUNTARENAS - ACCION SOCIAL 148.815.961 116.464.296 -21,74 Bueno Subutilizacióm
07050104 RECINTO PUNTARENAS - VIDA ESTUDIANTIL175.558.055 180.477.663 2,80 Excelente
07050105 RECINTO PUNTARENAS - ADMINISTRACION760.352.193 782.901.072 2,97 Excelente
07050106 RECINTO PUNTARENAS - DIRECCION SUPERIOR79.990.775 111.530.741 39,43 Malo Subutilizacióm

43. DASHBOARD DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL DEL SIG-OPLAU SOBRE
APLICACIÓN DEL EJERCICO EVALUACIÓN DE LA VARIABLE PRESUPUESTO FINAL ENTRE
GIRADO MÁS COMPROMISO.
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)

44. IMPACTOS DE LA PROPUESTA
IMPACTO SOCIAL
• Los sectores socialmente vulnerables se favorecerían con la promulgación políticas justas,
normas y reglamentos de parte de las autoridades universitarias que garanticen su bienestar.
IMPACTO ECONÓMICO
• La Rectoría de la Universidad de Costa Rica, se beneficiaría con la implementación del SIG-
OPLAU, ya que podrá garantizar una mejor distribución de recursos financieros a todos los
programas y proyectos que desarrolla.
• El desarrollo del sistema permitirá que la OPLAU, pueda generar información estratégica en
menor tiempo, que facilite la toma de decisiones institucionales.
IMPACTO INSTITUCIONAL
• Se establecerá una base de datos institucional, que integrara la información de los grandes
procesos internos, favoreciendo la comunicación inter-dependencias, propiciando la
cooperación y la cohesión entre las diferentes dependencias universitarias.
• La institución estaría a un paso de dar un salto estratégico y tecnológico hacia el manejo de la
información, con el propósito de proyectar el futuro de la Universidad.

45. FODA DE LA PROPUESTA
FORTALEZAS
• Es un instrumento que puede desarrollarse a lo interno de la OPLAU.
• La OPLAU cuenta con personal capacitado para desarrollar la implementación.
• Es un sistema que se puede desarrollar de acuerdo a las necesidades Institucionales.
OPORTUNIDADES
• La OPLAU, cuenta con el reconocimiento institucional, que le garantice el apoyo para
desarrollar el proyecto.
• Es un instrumento de gestión que le permitirá proporcionar la información veraz y
expedita a la comunidad universitaria.
• Se podrá realizar y analizar las evaluaciones sobre diferentes indicadores de gestión, en la
universidad.

46. FODA DE LA PROPUESTA
DEBILIDADES
• No cuenta los recursos suficientes, para desarrollarla en este momento.
• La magnitud de los datos que se debe procesar, integrar y depurar es significativa.
AMENAZAS
• No recibir el apoyo de las autoridades universitarias para el desarrollo del proyecto.

47. INVESTIGACIONES DERIVADAS
Desarrollo del diseño e implementación de la programación del SIG-
OPLAU, de parte de profesionales afines al área de tecnologías de la
información.
El estudio sobre el impacto financiero del diseño e implementación del
SIG-OPLAU.
Implementación de un Plan de Capacitación para autoridades
universitarias, con el propósito de instruirlos en el uso del SIG-OPLAU.

48. CRONOGRAMA DE LA PROPUESTA
29/02/2016
07/03/2016
14/03/2016
21/03/2016
28/03/2016
04/04/2016
11/04/2016
18/04/2016
24/04/2016
02/05/2016
09/05/2016
16/05/2016
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Visto bueno de la directora 1 1 100%
Definición de las variables de
desarrollo del SIG-OPLAU
1 2 100%
Revisión de las variables de
desarrollo del SIG-OPLAU
2 3 100%
Definición de las áreas funcionales
del SIG-OPLAU
2 3 100%
Revisión de las áreas funcionales
del SIG-OPLAU
3 4 100%
Definición de las áreas sustantivas
y unidades del SIG-OPLAU
2 3 100%
Revisión de las áreas sustantivas
y unidades del SIG-OPLAU
3 4 100%
Definición de la estructura del SIG-
OPLAU
5 5 100%
Revisión de la estructura del SIG-
OPLAU
5 5 100%
Presentación de la herramienta
SIG-OPLAU
6 6 100%
Aprobación de la herramienta SIG-
OPLAU
6 6 100%
Diseño del modulo de
transacciones del SIG-OPLAU
6 7 100%
Definición de criterios para aplicar
evaluación de la variables en el
SIG-OPLAU
7 8 100%
Aplicación de la validación del SIG-
OPLAU
8 9 100%
Presentación de la Tesis 12 12 100%
N° de semanas
Actividad
Plan de
inicio
Plan de
duración
Porcentaje
completado
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)

49. COSTO ECONÓMICO DE LA PROPUESTA
Fuente: Chacón, Alberto, (2016)
Nota: El costo económico de la propuesta incluye el pago de salario de un equipo interdisciplinario
de 4 profesionales en el área de tecnologías de la información y ciencias administrativas, por 18
meses. Para desarrollar la herramienta se utilizará el Software libre Pentaho. Además, el tipo de
cambio según BCCR al día 28 de abril de 2016, 543.48 colones.
RUBRO DE GASTOS CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
(COLONES)
COSTO TOTAL
(COLONES)
COSTO TOTAL
(DÓLARES)
Salario de los
profesionales
(meses)
72 700,000 50,400,000 92,736
Computadoras de
alto rendimiento
4 815,220 3,260,880 6,000
Servidores 3 2,717,400 8,152,200 15,000
61,813,080 113,736TOTAL

50. MUCHAS GRACIAS