Fotodocumentacion #bestmeetings

INICIO:
Lo primero es lo primero

Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net

Reglas del Juego


Agenda

9:00 - 11:00

11:15 - 13:15

13:30 - 15:00

Metodología


Metodología

Experiencia
(actividad)

Puesto de Objetivos de
trabajo aprendizaje

Transfer (“y ahora qué”) Reflexión (“qué ha pasado”)

Generalización (“qué hay aquí”)

Círculo de aprendizaje experimental

Objetivos

1. Interiorizarqué entendemos por una reunión de trabajo eficaz a
partir de la diferencia existente entre proceso, temas a tratar y
objetivos a alcanzar.

2. Conocer las funciones clave a desempeñar por el/la dinamizador/a de
una reunión.

3. Aprender a estructurar las reuniones, clarificando las diferentes fases
y tipologías de las mismas, identificando cómo actuar en cada una de
las mismas.

4. Identificar las habilidades de relación a emplear en las reuniones de
trabajo, para que resulten de mayor eficacia.


NÚCLEO:
¿REUNIONES?


Las personas en las organizaciones mantienen entrevistas
con sus colaboradores y jefes, dan instrucciones y las
reciben, escriben informes, reflexionan sobre un
determinado proyecto y muy frecuentemente lideran o
participan de reuniones. Cada una de estas actividades
son conversaciones.

Dado que las reuniones pueden configurar el soporte
básico de funcionamiento de un equipo de trabajo, el nivel
de efectividad que exhiban en sus acciones dependerá de
la manera en cómo se conducen esas conversaciones y
de las competencias que se posea al respecto.


Apreciar
• Apreciar, v., 1. valorar; acto de reconocer lo mejor de las personas
y del mundo que nos rodea; afirmar fortalezas, potencialidades y
logros presentes y pasados; percibir aquello que da vida
(salud, vitalidad, excelencia) a los sistemas de vida 2. incrementar
en su valor, i.e. la economía se ha apreciado en valor.
• Sinónimos: VALORAR, ESTIMAR y HONRAR.

Indagar
• Indagar,v., 1. acto de exploración y descubrimiento 2.
Inquerir, hacer preguntas; estar abierto a ver nuevos potenciales y
posibilidades.
• Sinónimos: DESCUBRIMIENTO, BÚSQUEDAD, EXPLORACIÓN
SISTEMÁTICA, ESTUDIO.
Indagación Apreciativa:
reflexión grupal

Principios de los Diálogos apreciativos


En todas las organizaciones encontramos
historias de éxito que pueden ser
Apreciando las reuniones: contadas.
reflexión grupal
Apreciar empieza por encontrar, mediante
el diálogo, estas historias de éxito.

Enfocar las historias es el principio de un
nuevo camino.

Compartirlas en el diálogo, es empezar a
fluir energía humana, constructiva y
creativa.

Apreciando las reuniones:
reflexión grupal
Haz memoria y piensa en aquella reunión profesional de
la que guardas un grato recuerdo. Quizá la convocaste,
puede que la dirigieras o facilitaras o simplemente
participaste de ella. Pero es una historia de éxito de una
reunión que recuerdas especialmente y de la que
incluso te sientes orgulloso u orgullosa, que te brindó
algún tipo de aprendizaje significativo…


reflexión grupal

Por parejas se compartieron las historias de éxito
respecto a las reuniones, esa reunión que les
brindó algún tipo de aprendizaje significativo.
Además…


reflexión grupal

…. se conversó sobre los antecedentes, los
protagonistas, los elementos positivos por los que
guardan especial recuerdo de dicha reunión.


reflexión grupal
En subgrupos se compartieron temas, contenidos,
comportamientos y actitudes comunes de todas
esas historias sobre reuniones y…


reflexión grupal
…se recogieron en tarjetas de metaplan

Aitor San Sebastián <aitor@ceia.es


Ejercicio simulación:
Una reunión de trabajo

• Duración (Minutos)
• Director/a
• Objetivo
• Método
• Conclusión/es
• Satisfacción (1-10)
En qué se parece esto a nuestras reuniones


3 ideas clave sobre las reuniones

1. ¡La reuniones no se dirigen solas!

2. Fundamental: el OBJETIVO

3. El facilitador/a es responsable del contenido, pero
SOBRE TODO, DEL PROCESO de la reunión.
Abriendo espacios


Tipos de Objetivos

INFORMATIVO

DECISORIO
NEGOCIATIVO

CONSULTIVO

Tiempo y dominios

REUNIÓN
REUNIÓN REUNIÓN
DECISORIA/
INFORMATIVA CONSULTIVA
NEGOCIATIVA
TIEMPO Y DOMINIO DE LOS/LAS PARTICIPANTES

TIEMPO Y DOMINIO DEL/DE LA DIRECTOR/A

Decirdir o No decidir He Ahí la Cuestión


Ejemplo de incorporación en la
convocatoria

Duración Tema Rble. Objetivo

1. Apertura de la sesión: Bienvenida, recordatorio de las reglas del
5’ Coordinadora
juego.

2. Revisión de los compromisos recogidos en el acta de la reunión
10’ TODOS/AS Informativo
anterior.

3. Información en torno al Negocio: Perspectivas 2010 y situación Informativo
90’ Directora
de la Unidad en este contexto. Consultivo

DESCANSO (10’)
4. Plan comercial: Coordinación de las acciones individuales en
desarrollo y asignación de próximos contactos identificando
cuenta, responsable y fecha límite.

60’ NOTA: Para este punto recordad el TODOS/AS Decisorio
compromiso de recuperar las listas
trabajadas para 2009, así como de
los planes comerciales abordados en
el Comité de Personas y Público.

10’ 5. Próxima fecha de reunión y propuesta de contenidos. TODOS/AS Decisorio

10’ 6. Cierre: Feedback. TODOS/AS


Dinámica de grupo:
las 12 pistas


Ejercicio las 12 pistas:
lección aprendida

MARCO
Las reuniones
precisan de
CONTENIDO dirección y,
concretamente, de
PROCESO una atención muy
especial al proceso
¿cómo?
La señora qué y el señor cómo


Los ciegos y el elefante

Los ciegos y el elefante (fábula)



¿Qué podían haber HECHO de distinto los
ciegos para saber qué era un elefante?


Modelo OAR

Sobre el modelo O-A-R


Cambiando la persona del
Observador

La persona del Observador


Funciones dinamizador/a

CLARIFICAR
• OBJETIVO
• MÉTODO
• TIEMPO
• CONTENIDOS Y TERMINOLOGÍA

CONTROLAR DINAMIZAR
• PARTICIPACIÓN
• TIEMPO
• AJUSTE AL OBJETIVO

DISTENDER

• CLIMA


¿Es cuestión de puntos de vista?

El águila ve el mundo desde el aire...
la rana, lo ve desde el suelo…

¿Qué diría cada cual si le preguntáramos
cómo es el mundo?

¿Quién tiene razón?
Cambiando la forma de mirar1


Enfoque único


Enfoque múltiple

Cambiando la forma de mirar2


Un director/a de reuniones competente….

Conocimientos
“Saber hacer”

COMPETENCIA RESULTADOS
(Hacer
eficientemente)
Actitudes Habilidades
“Querer hacer” ”Poder hacer”


Reflexión en subgrupos
¿Qué conocimientos, consideramos clave en un/a director/a de reuniones competente?


¿Qué actitudes, consideramos clave en un/a director/a de reuniones competente?


¿Qué habilidades, consideramos clave en un/a director/a de reuniones competente?


Habilidades clave para dinamizar reuniones


Conversación privada vs Conversación pública


El iceberg

HACE
DICE COMPORTAMIENTOS

SENTIMIENTOS

PENSAMIENTOS

VALORES

NECESIDADES


Feedback: Ventana de Johari
VENTANA DE JOHARI

Comportamientos

Conocidos por No conocidos por
mi mi
Comportamientos

Conocidos
por los ZONA LIBRE ZONA CIEGA
otros “El foro” “Lo oscuro”

No ZONA ZONA
conocidos OCULTA DESCONOCIDA
por los
otros “El desván” “?”

Una ventana hacia el conocimiento


LA ESCUCHA la escucha
EL PAPEL DEL ANIMADOR
Sobre

 Quien escucha y pregunta dirige la conversación en la reunión
 Escuchar = percibir + interpretar
 Feedback: recordar ventana de Johari, pedir luz sobre zonas oscuras
 Escuchar supone actitud y conducta: de-mostrarlo, no buceos,
centrándose en lo que está “fuera del agua”, ¿observo que haces un
gesto te apetece añadir algo al respecto?
 Gestión de la conversación privada en beneficio del objetivo de la
reunión: “bajar el volumen de la radio”
Reuniones, estilos sociales y preguntas


Dinámica de grupo:
La puerta de las estrellas


Análisis de la dinámica:

• ¿Cuáles consideramos que son las
claves para el éxito en esta dinámica?

• ¿Qué relación puede tener con las
reuniones?

• ¿Cuáles son nuestras lecciones
aprendidas?

Análisis de la dinámica:


Fases de una reunión

Preparación

Inicio
Desarrollo

Núcleo

Cierre

Seguimiento y Control


Fases de una reunión

¿Qué es necesario para
la efectividad de cada
Fase?


Fase de Preparación

 Objetivo/s
 Agenda de la reunión
 ¿Participantes?
 Lugar de celebración
 Pensar en el/los Método/s
 Información previa a los/las participantes
 Autolanzarse expectativas de éxito
 Convocatoria
Sobre los tandems mal entendidos en las reuniones


Fase de Inicio

 ¡Comenzar a tiempo!
Premiar a las personas puntuales: dar las gracias, café,
unos dulces…
¡No aplicar nunca consecuencias negativas a las
personas puntuales!
A valorar aplicar consecuencias negativas a las personas
impuntuales (no se les espera, escriben el acta, recogen
la sala al terminar…)

…continúa


Fase de Inicio

 Clima:
Lugar
Bienvenida, check-in o ritual de entrada (¿Cómo
venimos?, Moderador, Observador/a, ….)
Lanzar expectativas de éxito
Aplicar la Regla de Platino: los demás pueden no querer
ser tratados como a uno le gusta que le traten

…continúa


Fase de Inicio

 Puesta al día:
 Declaración de Objetivos y contenidos del orden
del día
 Pactar/proponer Metodología para cada punto
del orden del día
 Reglas del Juego: teléfono-smartphone-portátil
si/no, tiempos, participación…


Núcleo de la reunión

 Dirección de la reunión:
Seguimiento de lo preparado
Atención al objetivo
Puesta en marcha del método
¡Flexibilidad consciente y puesta en común!
Liderazgo

 Gestionar y fomentar la
Participación
 Escucha activa desde un enfoque
múltiple
Estructura no significa rigidez en las reuniones


Cierre de la reunión

 Anticipar el final
 Revisar el problema o el estado de las
diferentes cuestiones
 Resumir el progreso
 Enfatizar acuerdos y compromisos
 Evaluación, feedback:
del observador/a, de todas las personas
participantes en plenaria, individual
posterior..etc

 Agradecimiento y despedida


Seguimiento

 Evaluación personal: autoevaluación,
valorar desvíos sobre lo programado,
lecciones aprendidas…

 Informar(se) sobre el nivel de realización
de acciones / compromisos / propuestas
(si compete)

 Ante incumplimientos o contingencias
definir y comunicar alternativas (si
compete)

Roles Problemáticos en las reuniones:
algunas pildoritas para su tratamiento

Algunas pildoritas para tratar los síntomas de las reuniones ineficaces


 Recodar las reglas del juego: pasar el testigo

 Mantenerse firme

 Intervenir, y si interrumpe, señalarlo.

 No mostrarse dispuesto/a a un enfrentamiento
frontal. No luchar; resistir, que es distinto

 Retirada de atención


• Facilitar que pierda el miedo a conversar con
sinceridad, reforzar y asegurarse de que no
reciba consecuencias negativas por aportar

• Felicitarle y hacerle sentirse aceptado/a
también cuando exprese su propia opinión

• No llevarle a / posibilitarle aceptar
compromisos que no se van a poder cumplir


 Escuchar las quejas prestando atención, pero
dirigiendo las discusiones hacia la resolución
de problemas

 No responder a las críticas con justificaciones
o reclamaciones, sino con una exposición
fundamentada de los hechos

 Identificar beneficios por ver la situación de
modo positivo

 Reforzar cualquier esfuerzo que realice por
mostrarse positivo


 Establecer un orden de prioridad ayuda
a limitar el número de alternativas a
tener en cuenta.

 Relacionar las posibles alternativas o
decisiones con beneficios

 Dividir el problema en varios trozos
para buscar su toma de decisión
gradualmente


CIERRE:
NOS VAMOS…


Recursos
contacto
SELECCIÓN DE ENLACES:
•La frase y la pregunta más poderosa de una reunión (video)
•Malas noticias consulta y participación
•Video divertido sobre reuniones. En alemás pero muy real :-D
•El descanso como fuente de productividad en las reuniones
•Técnica Phillips 666 para tomar decisiones
•Libro sobre participación genuina
•Reseña libro los ciegos y el elefante
•Técnica del panel de expertos
•Video sobre Interrupciones en una reunión de trabajo o cuando la conversación privada se hace pública (la hora de Jose Mota).
•Los mapas mentales
•Autocontrol en las reuniones
•Participación genuina y agendas abiertas en las reuniones
•¿Sirve el OST para la toma de decisiones?
•El world café
•En reuniones la impuntualidad, genera impuntuales
•Los 6 sombreros para pensar en las reuniones (técnica creatividad)
•El César: método rápido para tomar decisiones y consensuar
•Un OST (Open Space) en imágenes
•Fomento de la participación en las reuniones de trabajo
•Varios sobre Diálogos apreciativos
•Reuniones, estilos sociales y preguntas
•El feedback negativo en una reunión


Recursos
contacto
BIBLIOGRAFÍA:
Gil Rodriguez F et al: Técnicas Grupales en Contextos Organizacionales. Piramide

Fritzen, S. J.: 70 ejercicios prácticos de dinámica de grupo. Edit. Sal Terrae

Keith Kelly P.: Las técnicas para la toma de decisiones en equipo. Granica

Vall, A. y Cantarella, E.: Reuniones Eficaces . Profit Editorial.


Contacto
contacto

visi serrano

¿Conversamos?
móvil: 678492521
email: uve1971@gmail.com

http://uvedevisi.blogspot.com/
http://twitter.com/#!/uvedevisi

66

Fotodocumentacion #bestmeetings

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Destacado

Destacado (17)

Similar a Fotodocumentacion #bestmeetings

Similar a Fotodocumentacion #bestmeetings (20)

Más de Visi Serrano

Más de Visi Serrano (20)

Fotodocumentacion #bestmeetings