2. Todo Sistema de Planificación Institucional
se establece en tres niveles:
Planificación Estratégica
Planificación Programática
Planificación Operativa.
Es necesario implementar estos niveles de
planificación, porque garantizan el logro de
los objetivos que se desea alcanzar con la
ejecución de un proyecto.
3. La PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA nos ayuda a
precisar la VISIÓN y MISIÓN institucional, lo que
queremos “SER Y HACER” a largo plazo.
En la PLANIFICACIÓN PROGRAMATICA se
establecen los OBJETIVOS que pretende alcanzar la
organización en el mediano plazo a través de la
ejecución de PROYECTOS.
En la PLANIFICACIÓN OPERATIVA determinamos
las ACTIVIDADES que se llevarán a cabo para el
logro de los objetivos (jerarquía de objetivos).
4. La PLANIF. OPERATIVA sirve de marco para
diseñar los proyectos, en base a la regla: “Todo
PROPOSITO DE UN PROYECTO DEBE ESTAR
VINCULADO A ALGUN OBJETIVO ESTRATEGICO
INSTITUCIONAL”, para que la institución no se
disperse en Proyectos que no contribuyen a sus
objetivos estratégicos.
Existe un nivel de articulación entre: la Planificación
Estratégica y la Planificación Programática, y a su
vez entre la Planificación Programática y la
Planificación Operativa.
5. DEFINICIÓN.-
La PLANIF. OPERATIVA de un Proyecto es un
proceso, en el cual se ENUMERA EL CONJUNTO DE
ACTIVIDADES Y TAREAS, relacionadas
secuencialmente, que es necesario ejecutar para
conseguir los resultados previstos en el diseño de la
propuesta.
La PO permite precisar las ACCIONES CONCRETAS
que desarrollaremos de manera sistemática en el
tiempo para alcanzar los objetivos.
En la terminología del ML EJECUTAR ACTIVIDADES
significa TRANSFORMAR INSUMOS EN
PRODUCTOS, es decir llevar a cabo ACTIVIDADES Y
CONSUMIR RECURSOS PARA PRODUCIR BIENES Y
SERVICIOS.
6. El INSUMO fundamental del PLAN OPERATIVO, son
las ACTIVIDADES formuladas en el ML con sus
códigos y presupuestos desagregados.
Estas dos variables: CODIGOS y PRESUPUESTOS
permiten el ENLACE ENTRE LA PLANIFICACIÓN
OPERATIVA Y LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA de un proyecto.
La PO es un instrumento de INTEGRACIÓN
GERENCIAL entre el Área de Programas y el Área
de Contabilidad, ya que los códigos, las actividades
y el costo total de éstas, alimentan el Plan de
Cuentas para el manejo contable de un Proyecto.
7. CONSTRUCCIÓN DEL PLAN OPERATIVO.-
Los pasos para formular un Plan Operativo son:
Se desagregan las actividades en Tareas y se
codifican de acuerdo al código del resultado al cual
contribuyen.
Se determinan las metas de cada actividad y tarea.
Se estima la duración de cada actividad y de cada
tarea.
Se determina la secuencia de actividades y tareas,
definiendo las que son precedentes de otras.
8. Se define el calendario de trabajo y las fechas de
inicio y de término
Se asignan las personas y/o unidades responsables
de las Actividades y tareas.
Se asignan recursos: se decide el personal que va a
ser asignado a cada actividad y los equipos y
materiales que se van a utilizar. Se calcula el costo
de estos recursos.
Se revisa el Plan verificando la exactitud de la
Planificación y se circula para su revisión.
9. CUADRO RESUMEN DE PLAN OPERATIVO
CÓDI
GO
ACTIV
IDAD
Y
TARE
A
DURA
CIÓN
FECH
A DE
INICIO
FECH
A DE
TÉRMI
NO
ACTIVIDAD
PRECEDEN
TE
PROGR
AMA O
UNIDA
D
RESPO
NSABL
E
FUENT
E DE
COOPE
RACIÓ
N
$
APORT
E
PROPI
O
$
COSTO
TOTAL
$
METAS
1.1.
Act 1sema
n
11/10/ 17/10/
1.1.1
1.1.2.
1.1.3
2 días
4 días
4 dias
11/10/
11/10/
14/10/
12/10/
14/10/
17/10/
Nayely
Mendiet
a
Unidad
de
Prom
Soc
$ 10 $ 2 $ 12
1.2.
Act 9 dias 17/10/ 25/10/ $ 7 --- $ 7
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3. 5 dias 20/10 24/10
1.3.
Act 6 dias 25/10/ 30/10
1.3.1.
1.3.2.
2 días
4 dias
25/10
27/10
26/10
30/10
2.1.
Act
4 dias 30/10/ 2/11/
10. PRIMER PASO.- DESAGREGAR LAS ACTIVIDADES
Y TAREAS Y CODIFICARLAS.-
Cada una de las actividades del ML se desagrega
en tareas.
Se codifica cada tarea.
Las actividades se codifican con dos dígitos y las
tareas con tres o cuatro. El primer dígito de cada
actividad y/o tarea corresponde al Código del
Resultado (diseñado en el ML).
PRIMER DÍGITO: CÓDIGO DEL RESULTADO.
SEGUNDO DÍGITO: CÓDIGO DE LA ACTIVIDAD.
TERCER DÍGITO: CÓDIGO DE LA TAREA.
........
11. ..............
Para colocar este listado se elabora un CUADRO RESUMEN
DEL PLAN OPERATIVO que contiene las siguientes
columnas:
Código de la Actividad o Tarea.
Nombre de la Actividad o Tarea.
Duración (en meses, semanas o días según convenga)
Fecha de Inicio
Fecha de Termino
Actividad o Tarea Precedente.
Persona o Unidad Responsable
Monto Solicitado a Agencia X (dólares)
Aporte Propio de Recursos (dólares)
Otras fuentes de recursos (dólares) (OPCIONAL)
Costo Total
Meta
12. SEGUNDO PASO: DETERMINAR LAS METAS
DE CADA ACTIVIDAD Y CADA TAREA.
Se determina las metas que se espera
lograr para cada actividad y cada tarea.
Se entiende por meta al resultado que se
desea obtener con la ejecución de
determinadas acciones, éstas deben ser
formuladas en términos de cantidad, calidad
y tiempo. A veces se precisa el lugar.
13. TERCER PASO: ESTIMAR LA DURACIÓN DE CADA
ACTIVIDAD DEL PROYECTO.-
Se estima la duración de cada actividad y tarea.
Se coloca esta información en el Cuadro
Resumen.
CUARTO PASO: DETERMINAR LA SECUENCIA DE
ACTIVIDADES Y DE TAREAS DEL PROYECTO.-
• Se determina la secuencia de actividades y tareas
En el cuadro se colocan las tareas o actividades
que son precedentes de cada actividad y tarea.
• También hay que tener en cuenta las actividades
que son paralelas entre sí o independientes.
• Es necesario especificar el tiempo de holgura
entre una actividad y otra.
14. TRES TIPOS DE PRECEDENCIA:
FS (FINISH TO START): (Terminar para comenzar).
Actividad precedente que se inicia y termina antes de
iniciar la actividad descrita; o que se inicia antes y
termina una vez iniciada la actividad descrita.
Act preced
Act descrita
SS (START TO START): (Empezar a empezar). Actividad
precedente que se inicia a la vez que la actividad
descrita (pero que termina antes).
FF (FINISH TO FINISH): Terminar para terminar. Actividad
precedente que termina a la vez que la actividad
descrita (pero que se inicia antes)
15. QUINTO PASO: DEFINIR EL CALENDARIO DE
TRABAJO Y LAS FECHAS DE INICIO Y DE TERMINO
DE ACTIVIDADES Y TAREAS.
En función al tiempo total para ejecutar el
proyecto se define un calendario completo de
ejecución en el cual se determinan los días
laborables y las horas útiles de trabajo
Esta información se coloca en el CUADRO GANTT
en el cual se representa el tiempo en una escala
que puede ser días, semanas o meses.
El formato del cuadro GANTT permite ver
gráficamente la planificación de las actividades y
las tareas en el tiempo.
16. El inicio y fin de cada barra corresponde a las
fechas de inicio y término de cada actividad y
tarea. Esta información la ordenamos en el cuadro
GANTT primero y luego en el Cuadro Resumen de
Plan Operativo.
El cuadro GANTT facilita el planeamiento y la
administración de las actividades y recursos.
Ofrece un calendario de las fechas de cada
actividad.
Cada actividad está representada por un
segmento paralelo a la escala que representa el
tiempo.
17. FORMATO DEL CUADRO GANTT
CÓDIG
O
ACTIVIDA
D O
TAREA
MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.2.
1.2.1.
1.2.3.
1.3.
1.3.1.
1.3.2.
2.1.
2.1.1.
2.1.2.
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----------
----------
----------
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18. SEXTO PASO: DETERMINAR LAS PERSONAS
O UNIDADES RESPONSABLES DE CADA
ACTIVIDAD.-
Se colocan las Personas o Unidades
responsables de la realización de cada
actividad o tarea.
SÉPTIMO PASO: ASIGNAR RECURSOS.-
Se separa el presupuesto global del
proyecto para que sirva como referencia:
20. Se decide el personal que va a ser asignado a
cada actividad los equipos y materiales que
se van a utilizar. Se calcula el costo de
estos recursos.
Para hacer el cálculo de los recursos que se
necesitan elaboramos la FICHA MEMORIA
DESCRIPTIVA de cada actividad.
21. ESTRUCTURA DE LA FICHA MEMORIA
DESCRIPTIVA
A) Nombre de la Actividad ...........................................
B) Fecha de inicio ...........................................
C) Duración estimada (días, meses, años) ...............
D) Fecha de Termino ...........................................
R) Responsable ..........................................
F) Enumeración y descripción de las tareas que
comprende la actividad. ..........................................
..........................................
G) Meta ..........................................
H) Resultado del Marco Lógico del proyecto al que
contribuye la actividad. .........................................
F) Presupuesto desagregado para cada tarea según
el siguiente formato.
22. TAREA 1.1.1.
CÓDI
GO
RUBRO UNIDA
D DE
MEDID
A
CANTI
DAD
PRECI
O
UNITA
RIO
COSTO
TOTAL
APORT
E
ASIGN
ADO
APORT
E
PROPI
O
OTRAS
FUENT
ES
Mano de
Obra
50,000 50,000 00 000
Equipos
Materiale
s
Varios
Total
23. • Este Cuadro se repite para todas las tareas
de cada actividad. Concluido esto recién
podemos colocar estos datos en el PO, en
las columnas de costos (fuente de
cooperación, aporte propio y costo total).
• Además, al cuadro GANTT le agregamos en
la parte inferior 2 tipos de información:
Las metas de actividades y tareas que
finalizan en cada mes,
La información de recursos necesarios por
mes para ejecutar las actividades y tareas.
24. FORMATO DE CUADRO GANTT
Código Actividad y/o
Tarea
MES
1
MES
2
MES
3
MES
4
MES
5
MES
6
MES
7
MES
8
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.2.
1.2.1.
1.2.2.
1.3.
1.3.1.
1.3.2
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--------
---------
---------
---------
---------
---------
---------
---------
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------
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Metas Mensuales
Planificadas
1.
2.
1.
2.
1.
2.
1.
2.
3.
RECURSOS
US $
Fuentes
de
Coopera
ción
US $
Aporte
Propio
US $
Total US $
25. • Nótese que el número de metas en cada
mes corresponde al número de actividades
y tareas que se concluyen.
• Este cuadro es de mucha utilidad para
MONITOREAR luego el cumplimiento de las
actividades y tareas a lo largo de la
ejecución de un proyecto, y el gasto de los
recursos.
26. OCTAVO PASO: REVISAR EL PLAN OPERATIVO.-
• Se revisa el Plan verificando la exactitud de la planificación
y se circula para su revisión.
• Se revisa el enlace del Plan Operativo con la Gestión
Contable: Cuadro de Recursos y Costos.-
• El cuadro de Recursos y Costos es un instrumento de
gestión que acompaña al Plan Operativo.
• Su periodicidad depende de la política de la fuente
donante.
• El Cuadro de Recursos y Costos permite tener la
información sobre los recursos y costos (personal,
equipos, materiales, varios), para el cumplimiento de las
actividades y tareas. Sirve para que el Administrador del
Proyecto pueda hacer los requerimientos de fondos al área
de finanzas.
