2. Asistencia administrativa
La asistencia administrativa consiste en el ejercicio de los fines de fé pública y asesoramiento
legal preceptivo (secretaría) y control y fiscalización de la gestión económica, financiera y
presupuestaria (intervención).
Este tipo de asistencia se presta en dos ámbitos:
A. En Entidades Locales Eximidas
Esta asistencia va dirigida a la consecución de los siguientes objetivos:
1.- Informar a los Ayuntamientos respectivos sobre la dualidad de formas de prestación de las
funciones de secretaria e intervención, es decir, bien mediante la creación de agrupaciones
para sostenimiento de secretario-interventor común o bien mediante la exención del puesto de
secretario y realización de las funciones por personal del Servicio o bien mediante acumulación
a otro secretario de ayuntamiento cercano.
2.- Crear las condiciones necesarias para garantizar la viabilidad de la prestación de las
funciones de secretaría e intervención por parte de este Servicio.
B. En Entidades Locales no Eximidas a través de Comisión Circunstancial
Las Entidades Locales que, por exceder de las magnitudes de población y recursos, no estén
dispensados de la creación del puesto de secretaría, pueden, no obstante, solicitar asistencia
en los supuestos de enfermedad, ausencia, abstención legal o reglamentaria del funcionario
con habilitación de carácter nacional.

3. ¿Qué es un asistente administrativo?
Es quien Ejecuta los procesos administrativos del área,
aplicando las normas y procedimientos definidos,
elaborando documentación necesaria, revisando y
realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada
uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y
garantizar la prestación efectiva del servicio.

4. FUNCIONES DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO.
Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones
a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.
Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de
servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos
fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar,
caja chica, etc.
Realiza registro contable.
Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a
justificar y de los fondos fijos y caja chica.
Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación
Presupuestaria.
Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

5. Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo
general.
Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la
existencia de los mismos.
Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las
edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.
Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
Lleva control de la caja chica.
brinda apoyo logístico en actividades especiales.
Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.
Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.
Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.
Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.
Atiende e informa al público en general.
Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.
Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente
seleccionados por el supervisor.
Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.
Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.
Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.
Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de
compras.

6. Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada
con el proceso de compras.
Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.
Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.
Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.
Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.
Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier
irregularidad presentada.
Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de
Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución.
Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.
Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.
Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.
Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar
a la tesorería nacional.
Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.
Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del
beneficio de beca.
Controla que se haga efectiva la retención de impuestos.
Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al
Ministerio de Hacienda.
Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a provee

7. EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO SE BASA EN 5 FACES LAS CUALES SON:
a) OBJETIVO DEL CARGO
El cargo se establece como asistente del equipo de Coordinación del Complejo Fronterizo. Su
función principal es apoyar en materias administrativas las diferentes actividades y requerimientos
del Complejo Fronterizo.
b) SUPERVISIÓN: Recibida: Coordinador Delegado de Interior, quién es su superior directo.
c)CARACTERISITICAS GENERALES DEL CARGO
Remuneración: $575.245 bruto mensual. Imputación presupuestaria “Administración de Complejos
Fronterizos” 24.03.012 Presupuesto del Servicio de Gobierno Interior. Condición de Contratación:
Convenio a Honorario Suma Alzada. Naturaleza del Cargo: Agente Público. Asume responsabilidad
administrativa.
d) RELACIONES (INTERNAS Y/O EXTERNAS): Internas: Con el equipo de Coordinación del Complejo
Fronterizo. Esta relación es permanente. Externas: Se relaciona con la Gobernación Provincial, bajo
cuya jurisdicción territorial se encuentra el Complejo Fronterizo y se comunica con otros usuarios del
Complejo Fronterizo del nivel central – Ministerio del Interior.
e) RESPONSABILIDADES Administrativa: Al ser contratado como Agente Público. Por información
confidencial: Por la protección de la información o datos confidenciales que maneja en el cargo.
Se mide por el nivel de acceso y divulgación de la información. Refiérase ésta a
presupuestos, controversias generadas en el complejo fronterizo, entre los servicios públicos, con
impacto político y/o en la opinión pública y otras con carácter de reservado.
f) FUNCIONES
a. Todas las que le instruya el Coordinador Delegado de Interior, en materias administrativas. (o
quién lo subrogue).
b. Registro y actualización de la información de las entidades internas del Complejo Fronterizo:
nómina de funcionarios públicos por turno, estadísticas de flujos, otros. c.Asistencia administrativa en
reuniones convocadas por el Coordinador Delegado y otras que éste autorice a realizar en el
Complejo Fronterizo, en caso de requerirse

8. POLIZA DE PRIVACIDAD Y ETICA PROFESIONAL DE LA
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
En los pasados seis años que he tenido experiencia como Secretaria Personal y Asistente
Administrativo de las organizaciones y negocios para los cuales he trabajado; La mayor y más
importante enseñanza que he aprendido es la siguiente: La mejor cualidad que puede tener una
secretaria de un establecimiento, hacia el mundo exterior del mismo es que: No Vé, No Escucha, y
no dice Nada. En otras palabras, lo que pasa dentro de la oficina se queda dentro de la oficina, y
para el resto del mundo fuera de ella no existen ninguna de las cosas que suceden, se desarollan y
se trabajan. Este refrán, es uno que siempre ha permanecido en mi persona, en mi mente, alma y
corazón pues es muy importante en la profesión de asistencia administrativa y de secretaria. Esto
aclarado, procedemos a señalarle a usted mi apreciado cliente potencial, nuestra póliza de
privacidad, confidencialidad y de ética profesional.
Poítica de Privacidad y Confidencialidad:
Ø Bajo ninguna circunstancia le proveemos a otras organizaciones, negocios o individuos
información sobre su nombre, e-mail, dirección postal, teléfono u otra información de
contacto que tenemos de nuestros clientes.
Ø Toda información verbal, escrita o en cualquier medio de comunicación (tapes, videos,
etc.), perteneciente a nuestros clientes es protegida muy estrictamente, y nunca es
compartida con otras organizaciones, negocios o individuos.

9. Ø Mantenemos un record (archivo) de toda la información de nuestros clientes. Los records fisicos son de
mi propiedad, sin embargo, la información que contienen estos records, pertenecen al cliente. Protejemos la
confidencialidad de estos records a todas horas y bajo cualquier circunstancia. No revelamos información
contenida en estos records a menos que sea con el consentimiento verbal y escrito de nuestro cliente, o bajo
una orden judicial.. La confidencialidad siempre se mantiene en la manera de mantener estos records o de
destruirlos a petición del cliente. Todos los archivos de su compañía se le devolverán y estarán disponibles a
solicitud del cliente.
Ø Nunca se hace mal uso de la autoridad que un cliente nos delega.
Ø Nunca se toma ventaja de ninguna manera sobre la información de nuestros clientes, bajo ninguna
circunstancia.
Ø Nuestros clientes tienen derecho legal y ético de su privacidad y confidencialidad departe de Pro-Fam
Virtual Office & Advertising. Si por alguna razón cualquiera de los términos descritos anteriormente es violado
de la manera más mínima, nuestro cliente tiene el derecho propio de tomar acción legal contra Pro-Fam
Virtual Advertising.
Ética Profesional
Ø Estamos consientes de la diversidad que existe en la comunidad latino-americana y anglosajona, por lo
tanto respetamos todo tipo de creencias, culturas, y la diversidad. Ø Se respeta la opinión, sentimientos y
valores de todos nuestros clientes.
Ø Aceptamos responsabilidad total por cualquier servicio prestado a nuestros clientes.
Ø Si existe algún error en cualquier trabajo ó servicio que brindemos, inmediatamente reconocemos
nuestro error, y se prosigue a corregirlo inmediatamente.
Ø Garantizamos los resultados de los servicios que nos hemos comprometido a brindarle a nuestros
clientes.
Ø Los intereses de nuestros clientes siempre están primero. Se hace todo lo posible porque estos intereses
sean atendidos y protegidos en todo momento.

10. Ø Se hacen los trabajos de todos nuestros clientes con la mayor astucia, competitividad y
profesionalismo posible.
Ø Nos comprometemos a prestarle nuestros servicios solo en aquellas áreas donde sabemos
que el resultado será uno satisfactorio tanto para nuestro cliente como para nosotros.
Ø Bajo ninguna circunstancia, se ofrecerá prestarle cualquier servicio que no esté al alcance
de nuestra capacidad. Le informaremos a nuestros clientes inmediatamente si no está en
nuestra capacidad un servicio solicitado, por el cual no podamos brindarle resultados efectivos,
profesionales y 100%+ aceptables.
Ø De surgir alguna solicitud para un servicio que no podamos brindarle, le ofreceremos una
referencia a un profesional efectivo que sí pueda brindarle el servicio de acuerdo a sus
necesidades.
Ø Nos mantenemos al día en la nueva tecnología y avances para poder brindarle el mejor
servicio a todos nuestros clientes.
Ø Antes de comenzar cualquier relación con nuestros clientes, se establecen todos los
términos y expectaciones tanto de nuestros clientes como nuestros, de esta manera al
comenzar a trabajar en equipo ambas partes estarán de acuerdo y satisfechas con los
resultados obtenidos en la afiliación establecida.
Ø Se aconsejará a nuestros clientes solamente en aquellas áreas donde se tenga el
conocimiento requerido. Nunca se brindará información falsa, negativa o sin conocimientos de
ningún tema, proyecto, situación personal o cualquier otra circunstancia.
Ø Nos comprometemos a brindar un servicio excelente, profesional, confidencial y ético a
todas horas.