Disposicion final de documentos

1. DISPOSICIÓN FINAL
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2. ¿Qué determinamos con la
Valoración?
El Flujo
Documental
Soporte
Copia
Control
Los plazos de
Transferencia
En Gestión
En Central
Y la disposición
Final
Conservación
Total
Selección
Eliminación
El acceso
Reservado
Público
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3. • Momento de decisión en el cual se
determina que hacer con la
documentación después de cumplido su
tiempo de retención de acuerdo al proceso
de valoración dado a las series y
subseries.
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4. Disposición
Final de los
documentos
Conservación
total
Eliminación
Selección
Especifica
Muestreo Cualitativo
Muestreo Sistemático
Muestre Aleatorio
Formato
Digital
Microfilmación
Digitalización
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5. Grupo 63942 Año 2016
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Son las series y subseries documentales valoradas como
patrimoniales, por que evidencian y reportan interés para la
historia, brindan información para la investigación científica y
contienen elementos culturales; su conservación será
permanente,
bajo todos los cuidados técnicos de conservación que
posibiliten
su transferencia al archivo histórico para su uso ,consulta y
difusión.

6. DISPOSITIVOS
Actos administrativos generado por la entidad que llevan implícita una orden.
ACTIVIDADES
Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones
administrativas.
Informes de gestión, informes de actividades, proyectos convenios.
MISIONALES
Documentos generados al labores misióneles tales como estudios
técnicos, conceptos manuales, técnicos
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7. Grupo 63942 Año 2016
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8.  Una vez vencidos los tiempos de retención y ninguna parte del
material documental representa algo histórico, científico o cultural
por lo tanto no se considera como una serie patrimonial puesto que
no reúne los criterios de valoración.
 Importante guardar una muestra de un expediente integro y
completo de acuerdo a las observaciones registradas en las TRD y
TVD, para testimonio y tramites administrativos.
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9. Grupo 63942 Año 2016
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10. Grupo 63942 Año 2016
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Los únicos instrumentos legales para eliminar documentos
en Colombia
son las convalidadas y aprobadas por el AGN y
que sirven como valor probatorio en ausencia de los
documentos.

11. • Proceso mediante el cual se determina la
conservación parcial de algunos documentos
que por carácter cualitativo, representativo o
especial deben conservarse integralmente de
un conjunto que es eliminado.
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12.  Este método es el menos recomendado
ya que su valor investigativo es incierto.
Si lo decidimos aplicar debe contar con
una justificación y fundamento técnico
que sean verificables y que por su
rareza no existan mas evidencias
documentales
Se conserva un único ejemplar para
testimonio.
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13. EJEMPLO
Historias
Laborales
Dueños
Gerentes
Generales
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14. Debemos identificar criterios preconcebidos
de los cuales se toma la decisión de
seleccionar una muestra documental y
eliminar el resto.
Se debe tener en cuenta las cualidades y el
análisis minucioso de la información para
que en el momento de realizar la selección
documental se tengan en cuanta ciertos
criterios.
Integridad de la información.
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15. Estado de completitud de los expedientes.
Se deben conservan los documentos mas
importantes dentro de una clase, agrupación
o serie.
Son de uso especial para fines de
investigación y enriquecer la memoria
institucional de una compañía.
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16. Historias Clínicas
• Con enfermedades
raras o poco
comunes
Valor Cualitativo
Cualidades de
investigación
científica
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17. Basado en la progresión aritmética de un
número aleatorio elegido en función del
tamaño de la muestra a seleccionar.
N= Número total de expedientes
1/k= muestra de expedientes que deseamos conservar
k= distancia equidistante entre los expedientes.
n=N/k Tamaño de la muestra de expedientes que queremos
conservar
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18. • A modo de ejemplo supongamos que
tenemos 300 expedientes de historias
laborales ordenados por antigüedad de
modo que el expediente mas viejo tiene el
numero 1 y el mas reciente el 300.
• Y deseamos conservar una quinta parte (1/5)
de los expedientes
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19. • Muestra es igual a = 300/5= 60 expedientes
• K= 5 Distancia equidistante de los expedientes
• Elegimos el primero al azar 3 = (1 expediente
para conservar)
• 3 + 5 = 8 ( 2 expediente y así sucesivamente)
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20. • Consiste en tomar una muestra al azar, sin
necesidad de contar con criterios o pautas
previamente establecidas, si no con la
seguridad que cualquier unidad documental
tiene la posibilidad de representar la totalidad de
una serie o agrupación documental.
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