3. ¿Qué es lo que va a llegar y cómo?
Una empresa distribuidora reconocida llegará a los
ESTABLECIMIENTOS, a la sede principal.
Probablemente a mitad de año (Junio a Agosto)
¡Hay que estar pendiente!
Son tres cajas que vienen zunchadas y plastificadas
por fuera
Las cajas vienen rotuladas y marcadas con los datos
del PLAN en la parte exterior
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4. Dónde llegan y quién recibe las cajas
Llegan a la sede principal del EE, donde un adulto
responsable e informado, las ubica en un lugar seco y
seguro
La persona que recibe las cajas debe estar preparada
para la llegada de la transportadora
Una de las tres personas señaladas como contacto, debe
estar presente, abrir las cajas y revisar su contenido
contra la lista que viene en su interior
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5. ¿Cómo se sabe cuándo llegan las cajas?
• Fundalectura, a través de un Call center, verifica
telefónicamente los datos de la institución y los
nombres y números de cédula de tres personas que
puedan autorizar el recibo
• Por otro lado, la transportadora se pone en contacto
con estas personas, para fijar la fecha y la hora de la
entrega
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6. Cómo se revisa el contenido de las cajas
Las cajas deben llegar cerradas y zunchadas, con los
empaques intactos. En la primera revisión, tratar de no
dañar demasiado el zuncho y la cubierta plastificada
(esas cajas hay que volver a cerrarlas cuando se
revisen, para llevarlas a su destino final)
La persona responsable de inventarios es quien debe
abrir las cajas, lo más pronto posible después de la
llegada. Con los listados que están en el interior de
cada caja, revisa, título por título, que efectivamente
haya llegado todo completo y en buen estado. Una vez
se constata que todo está en orden se firma el recibo
de la transportadora
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7. Cómo se levanta el Acta de recibo
El Acta de recibo es el documento oficial, que firma
el rector o el responsable de inventarios en el
Establecimiento Educativo
En el acta de recibo la envía el MEN en una de las
cajas. En dicha acta se llenan las observaciones a
que haya lugar (para reportar faltantes, daños,
libros mojados, etc.)
El Acta de recibo debe enviarse al destinatario que
aparezca en el documento, dentro de los 8 días
siguientes a su recepción
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8. Ingreso a inventarios
Recuerde que los libros, aunque pertenecen al EE serán
ubicados en una de sus sedes
El procedimiento de inventarios debe aclarar que los títulos
estarán ubicados en esa sede, por si el inventario está
centralizado
Si el inventario se lleva en el EE en medio magnético, se pueden
copiar los datos de los listados que envíe el MEN describiendo la
dotación, para no capturar nuevamente lo que ya está descrito
en el listado: título, autor, cantidad, valor, ISBN, renglón de la
dotación, etc.
Si el inventario de la EE se lleva a mano, diligenciar en el libro
de inventarios los mismos datos que se registran siempre que se
ingresan libros
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9. Qué sigue, después de recibir e ingresar a
inventarios
Cerrar las cajas otra vez, lo mejor posible (si se
desbarató todo, usar plástico normal y cuerda) para
proteger el material en su último transporte
El acarreo de las cajas a la sede seleccionada corre
por cuenta de la Sede Principal del EE
La sede seleccionada es la destinataria; no otra,
aunque quede más cerca
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10. Dónde se pone la Colección Semilla
En un lugar seco, seguro e iluminado, pero accesible a
los docentes y a los niños
En estantes abiertos, a más de 20 cm. del suelo
Si en la sede destinataria ya existe biblioteca, ubicar allí
la colección, tratando de mejorar las condiciones de
organización, acceso y seguridad que tenga
La colección NO debe separarse del resto de materiales
existentes y en uso por parte de los docentes. Debe
integrarse a lo que haya.
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11. Integrar los materiales nuevos a lo que exista
Significa intercalarlos en la estantería existente, para
que toda la comunidad pueda encontrarlos y usarlos.
Por ejemplo: diccionarios con el resto de referencia,
libros de información con los que existan y “cuentos”
con la ficción que haya
Si se desea que se note “qué es lo nuevo”, poner una
señal (una cinta de 1 cm. de contact rojo o naranja,
por ejemplo) en el lomo del libro, en la parte de
arriba, para que los usuarios los diferencien; pero no
hay que dejar los libros nuevos separados de los otros
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12. Para visibilizar la colección que llega…
Hacer mucha bulla anunciando entre la comunidad
educativa que van a llegar los libros: es decir, crear
expectativa
Aprovechar cualquier ocasión en que los padres
asistan a la escuela para mostrar los libros
Dejar que los docentes miren y conozcan los libros,
para que los saquen prestados y usen
Mostrar a los niños los libros, para que ellos le pidan
a sus maestros que los lean en clase y los compartan
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13. Lo que NO se puede hacer
Dejar las cajas cerradas, en el suelo, por tiempo
indefinido
Dar a la Colección Semilla una destinación distinta: debe
ir a la sede que se identifica en las cajas
Poner los libros en estantes cerrados con llave
Fraccionar la colección (dividirla en dos, separar los
libros que llaman la atención)
Descompletar la colección (entresacar unos libros que se
necesitan en otra sede)
Demorar la entrega de los libros a la sede destinataria.
Esto se debe hacer cuanto antes
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14. Se está sembrando una Biblioteca
Hay que disfrutar y cuidar su semilla
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