La Organización de eventos es una actividad muy importante en la generación de ingresos y divisas en el país y en el mundo entero para las empresas y las personas dedicadas a éste segmento del Sector Turismo, que cada día posee más tecnología, innovación y creatividad en todo tipo de certámenes de acuerdo a las exigencias de los clientes.

2. SERVICIO PROFESIONAL DE
ALIMENTOS Y BEBIDAS
CENTRO NACIONAL DE HOTELERÍA, TURISMO Y ALIMENTOS – SENA
NELSON CADENA SANCHEZ

3. La Organización de eventos es una actividad muy
importante en la generación de ingresos y divisas en el
país y en el mundo entero para las empresas y las
personas dedicadas a éste segmento del Sector Turismo,
que cada día posee más tecnología, innovación y
creatividad en todo tipo de certámenes de acuerdo a las
exigencias de los clientes.

4. CONTENIDO
• Definición de eventos
• Clases de eventos
• Vestir la mesa
• La comunicación

5. SERVICIO PROFESIONAL DE
ALIMENTOS Y BEBIDAS

6. ORGANIZACION DE EVENTOS

7. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

8. DEFINICIÓN DE EVENTOS
•Suceso
•Acontecimiento
•Hecho
•Imprevisto
•Circunstancia

9. DEFINICIÓN DE EVENTOS
• ¿Qué es un evento? El concepto
proviene del latín “eventus” y tiene
varios significados según el entorno
en el que se utilice. Según el
diccionario Fundéu BBVA para
hispanohablantes, un evento es un
suceso importante y programado.

10. DEFINICIÓN DE EVENTOS
• Término genérico que
designa cualquier tipo de
reunión de corte científico,
técnico, cultural, deportivo,
educativo, político, social,
económico, comercial,
religioso, promocional o de
otra índole que facilite el
intercambio de ideas o
conocimientos y de
experiencias entre los
participantes.

11. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

12. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
• La Organización de Eventos es el proceso de diseño,
planificación y producción de congresos , festivales,
ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de
reuniones, cada una de las cuales puede tener
diferentes finalidades.

13. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Algunas de las tareas que incluye la Organización de un
Evento son: realizar el presupuesto y el cronograma, la
selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el
encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la
supervisión de los servicios de transporte, los servicios
gastronómicos, la coordinación logística integral, entre
otros.

14. FUNDAMENTOS DE LOS EVENTOS
•Medio para conducir los
negocios
•Transmitir nueva
información
•Intercambio de ideas y
experiencias
•Vínculos y redes de
intercambio
•Circunstancias

15. FUNDAMENTOS DE LOS EVENTOS

16. RAZONES QUE JUSTIFICAN LOS
EVENTOS
•Intercambio de ideas, problemas,
resoluciones
•Agrupación de personas
•Enseñanza y capacitación
•Desarrollo de ideas
•Obtención de información
•Resolución de problemas
•Expresión de sentimientos
•Planeación del futuro
•Oportunidad de festejar

17. CLASES DE EVENTOS

18. CLASES DE EVENTOS
Existen diversidad de Eventos o certámenes como:
•Eventos Académicos
•Eventos Empresariales
•Eventos Comerciales
•Eventos Culturales
•Eventos Deportivos
•Eventos Sociales

19. EVENTOS ACADÉMICOS
CONFERENCIA:

20. EVENTOS ACADÉMICOS
CONFERENCIA:
Reunión formal, oficial, al nivel más elevado de un
cuerpo constitucional donde se estudian problemas de
interés nacional o internacional, con el fin de
solucionarlos, elaborar acuerdos, tratados y tomar
decisiones.
Exposición de un tema particular por parte de un experto
ante un auditorio, con el fin de compartir el conocimiento
y la experiencia de un especialista con asistentes
interesados.

21. EVENTOS ACADÉMICOS
CONFERENCIA: Descripción
•Dinámica grupal
•Expositor especializado
•Discurso ante auditorio
•Comunicación en un solo sentido

22. EVENTOS ACADÉMICOS
CONFERENCIA: Objetivos
• Información formal y directa
•Información experta con continuidad
•Identificar un problema
•Análisis de posibles soluciones
•Estimular al auditorio a analizar

23. EVENTOS ACADÉMICOS
CONFERENCIA:
Integrantes: Un expositor experto
Tiempo: Promedio una hora
Ubicación: Expositor sobre tarima
Planeación y desarrollo: Coordinador y expositor

24. EVENTOS ACADÉMICOS
CONGRESO:

25. EVENTOS ACADÉMICOS
CONGRESO:
Reunión generalmente periódica que trata un tema de
interés particular, tiene una participación abierta a todo el
que le interese, requiere gran cantidad de servicios y
alternos dentro de su programa como actividades
recreativas y turísticas, por lo general trabaja con comités
y sesiones generales y su proceso de organización,
desarrollo y conclusiones están destinadas a recibir una
gran publicidad. Su objeto incluye el permitir el
intercambio y asimilación de ideas, información y
conocimiento técnico entre personas que tienen los
mismos intereses.

26. EVENTOS ACADÉMICOS
CONGRESO: Descripción
•Dinámica grupal
•Fusión de experiencias y opiniones
•Grupo de personas de un circulo o profesión
•Resolución de problemas
•Propiciar toma de decisiones
•Exposición de ideas e investigaciones

27. EVENTOS ACADÉMICOS
CONGRESO: Objetivos
• Analizar problemas de interés
•Impartir información por parte de expertos
•Plantear problemas
•Presentar soluciones
•Presentar nuevas investigaciones o descubrimientos

28. EVENTOS ACADÉMICOS
CONGRESO:
Integrantes: Delegados de asociaciones, grupos
Tiempo: Uno o varios días
Ubicación: Grandes auditorios, centros de convenciones,
teatros, etc.
Planeación y desarrollo: Comisión delegada, elaboración
del programa, sesiones inaugural, media y final

29. EVENTOS ACADÉMICOS
SIMPOSIO:

30. EVENTOS ACADÉMICOS
SIMPOSIO:
Reunión no formal en la cual dos o más conferencistas
manifiestan sus puntos de vista sobre un tema
determinado, sin discusión entre ellos. Permite la
participación de una audiencia por medio de preguntas.
Se busca analizar un tema particular con la participación
de expertos, con el fin de profundizar su conocimiento,
buscando una participación activa de los asistentes. No
necesariamente se llega a un acuerdo.

31. EVENTOS ACADÉMICOS
SIMPOSIO: Descripción
•Exposición verbal de un tema
•Diferentes enfoques
•Charlas desarrolladas por expertos
•Exposición individual, coherente y sucesiva
•Profesionales de diversas disciplinas
•Tiempo y tema coordinado por moderador

32. EVENTOS ACADÉMICOS
SIMPOSIO: Objetivos
• Transmitir datos especializados
•Información completa sobre un tema en particular
•Presentar diferentes puntos de vista
•Enfocar subtemas parciales ininterrumpidos
•Descomponer un problema

33. EVENTOS ACADÉMICOS
SIMPOSIO:
Integrantes: De tres a seis expositores especialistas
Tiempo: Exposiciones de 15 a 20 minutos
Ubicación: Sobre tarima en lugar visible.
Planeación y desarrollo: Cuidadosa preparación por
coordinador y conferencistas

34. EVENTOS ACADÉMICOS
PANEL:

35. EVENTOS ACADÉMICOS
PANEL:
Un panel es un conjunto de varios expertos que hablan
sobre un tema específico. Los miembros del panel, que
suelen recibir el nombre de panelistas, exponen su
opinión y punto de vista sobre el tema que se va a
plantear.

36. EVENTOS ACADÉMICOS
PANEL: Descripción
•Estudio de un tema o problema
•Varios integrantes que conversan
•Exponen tema mediante diálogo
•Conversación informal ante auditorio
•No Hacen uso de la palabra de manera formal
•La plática surge espontánea y dinámica

37. EVENTOS ACADÉMICOS
PANEL: Objetivos
• Presentación de un tema o problemática específica
•Estudio de un tema delante de un auditorio
•Exposición de diversos puntos de vista

38. EVENTOS ACADÉMICOS
PANEL:
Integrantes: De cuatro a seis expositores
Tiempo: Una hora aproximadamente
Ubicación: Ubicación sobre tarima, de Izquierda a
derecha los expositores, coordinador en el centro
Planeación y desarrollo: Detectar personas expertas en
el tema. Trazar previamente línea general sin desviar la
discusión y espontaneidad

39. EVENTOS ACADÉMICOS
MESA REDONDA:

40. EVENTOS ACADÉMICOS
MESA REDONDA:
Reunión de expertos que analizan un tema con enfoques
divergentes, ante un público de conocedores y
especialistas. Lo más peculiar de la mesa redonda es
que trata enfoques distintos sobre un mismo tema,
confrontar puntos de vista diferentes y opuestos
estimulando la unión para resolver un problema, sopesar
ventajas y desventajas. Su objetivo central es analizar
objetivamente un tema y su tiempo: promedio de dos
horas, incluyendo preguntas y respuestas.

41. EVENTOS ACADÉMICOS
MESA REDONDA: Descripción
•Discusión de grupo seleccionado
•Moderada por un Coordinador ante auditorio
•Discusión tipo conversación
•No se permiten discursos
•Puntos de vista divergentes o contradictorios
•Varios especialistas de un tema o problema

42. EVENTOS ACADÉMICOS
MESA REDONDA: Objetivos
• Informar al grupo por medio de una discusión
•Confrontar puntos de vistas diferentes
•Adquirir información de diferentes enfoques
•Conocer criterios distintos
•Facilitar al auditorio la comprensión de las partes
integrantes

43. EVENTOS ACADÉMICOS
MESA REDONDA:
Integrantes: De cuatro a seis especialistas
Tiempo: Cada expositor hace uso de la palabra10
minutos. Total 1 hora
Ubicación: Sobre tarima en lugar visible.
Planeación y desarrollo: Cuidadosa preparación por
coordinador y conferencistas

44. EVENTOS ACADÉMICOS
SEMINARIO:

45. EVENTOS ACADÉMICOS
SEMINARIO:
Reunión formal de carácter educativo, asimilable a una
práctica de estudio o de perfeccionamiento. Debe ser lo
más práctica posible, si el tema lo permite. El fin es
impartir conocimiento o beneficiar a los participantes con
la experiencia de expertos sobre un tema particular.

46. EVENTOS ACADÉMICOS
SEMINARIO: Descripción
• Estudio sistemático de un tema o problema
• Investigación del tema o problema
•Miembros subdivididos para trabajo concreto
•Mucho tiempo dedicado a sesiones de trabajo
•Sesión final de resumen y evaluación
• El seminario es formativo e informativo

47. EVENTOS ACADÉMICOS
SEMINARIO: Objetivos
• Compartir la investigación que realice cada participante
•Que el participante aprenda a conocer de manera
profunda y completa el tema o problemática

48. EVENTOS ACADÉMICOS
SEMINARIO:
Integrantes: Grupos pequeños de 5 a 12 integrantes
Tiempo: Duración de un día
Ubicación: Lugar alejado de distracciones
Planeación y desarrollo: Planeamiento previo para que la
gente asista

49. EVENTOS ACADÉMICOS
FORO:

50. EVENTOS ACADÉMICOS
FORO: Descripción
•Discusión grupal de discusión abierta y libre
•Permitir la libre expresión de ideas y opiniones de los
participantes
•El coordinador debe controlar la participación
espontánea y heterogénea del grupo
•Tiempo limitado para cada expositor
•Centrarse en el tema a exponer de manera fluida y
objetiva

51. EVENTOS ACADÉMICOS
FORO: Objetivos
• Establecer diferentes enfoques
•Desarrollar el espíritu de participación entre los
miembros
•Integrar al grupo
•Permitir la libre expresión de ideas y opiniones

52. EVENTOS ACADÉMICOS
FORO:
Integrantes: De cuatro a seis especialistas
Tiempo: Cada expositor hace uso de la palabra 3 a 5
minutos para su participación.
Ubicación: Sobre tarima en lugar visible en local amplio
Planeación y desarrollo: Cuidadosa selección del
coordinador y participantes

53. EVENTOS ACADÉMICOS
CURSO:

54. EVENTOS ACADÉMICOS
CURSO:
Es ese cierto espacio que existe y que un profesional o
docente utiliza para comunicar y transmitir ciertos
conocimientos, estudios, instrucciones entre otros, a
cierto número de personas denominados estudiantes o
alumnos.
En los centros docentes, tiempo señalado en cada año
para asistir a oír las lecciones. Serie de lecciones que
forman la enseñanza de una materia. Tratado especial.

55. EVENTOS ACADÉMICOS
CURSO:

56. EVENTOS ACADÉMICOS
CURSO:
Pueden preverse, antes (pre), durante o después (post),
de un evento. Generalmente aparecen como parte del
programa profesional de un congreso. La materia que se
aborde en el curso debe corresponderse con las
temáticas del evento. Casi siempre se organizan como
cursos de postgrado y su objetivo: central es analizar
conceptualmente un tema con la utilización de técnicas
pedagógicas.

57. EVENTOS ACADÉMICOS
CURSO: Descripción
•Exposición y desarrollo de uno o varios temas
•Está basado en las necesidades de capacitación,
actualización y desarrollo de recursos humanos
•Integran un conjunto de objetivos en sus diferentes
niveles de generalidad
•Relación coherente con las necesidades de capacitación
o actualización

58. EVENTOS ACADÉMICOS
CURSO: Objetivos
• Desarrollar hábitos, actividades, aptitudes,
conocimientos, y habilidades
•Proporcionar instrumentos que permitan un desempeño
eficiente de las actividades

59. EVENTOS ACADÉMICOS
CURSO:
Integrantes: Los temas son desarrollados por uno o
varios instructores capacitados
Tiempo: Sesiones diarias no mayor de 8 horas, con un
total de horas de 20 o 40 horas de duración
Ubicación: El instructor se desplaza dentro del aula
Planeación y desarrollo: Cuidadosa preparación.

60. EVENTOS ACADÉMICOS
CURSO TALLER:

61. EVENTOS EMPRESARIALES
REUNIÓN EMPRESARIAL:
Reuniones limitadas a personas de una misma entidad.
Su objetivo es actualizar a los participantes sobre
aspectos internos de la empresa, tratar problemas
específicos y dar soluciones a los mismos.

62. EVENTOS EMPRESARIALES
VIAJES DE INCENTIVO:
Reunión limitada a personas de una empresa o sociedad
comercial, sin ningún tipo de actividad académica. Es un
premio a las personas de la empresa por el cumplimiento
de unas metas preestablecidas.

63. EVENTOS EMPRESARIALES
COMITÉ:
Reunión de un conjunto de personas elegidas para
desempeñar una labor determinada, especialmente si
tiene autoridad o actúa en representación de un
colectivo. Ejemplos: El comité de empresa, el Comité
Olímpico Internacional.

64. EVENTOS EMPRESARIALES
COMISIÓN:
Conjunto de personas elegidas para realizar una
determinada labor en representación de un colectivo.
Ejemplo: Una comisión parlamentaria.

65. EVENTOS COMERCIALES
CONVENCIÓN:
Reunión de un grupo de personas en su propia
representación o las de entidades que comparten
intereses comunes, ya sean comerciales, industriales,
profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos
o de otra índole.

66. EVENTOS COMERCIALES
FERIA:
Evento donde se expone bienes y/o servicios por
un tiempo determinado en un mismo recinto a un
grupo de personas interesadas, con el fin de
estimular las relaciones comerciales.

67. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

68. EVENTOS CULTURALES
FESTIVALES:
Reuniones que promueven programas o actividades
relacionadas con las artes escénicas o la gastronomía.
Por lo general conllevan una premiación.
Tradicionalmente muestran las características de una
actividad del arte o la gastronomía, con el fin de
promover dicha actividad.

69. EVENTOS CULTURALES
CONCIERTOS:
Es una actuación musical en que se ejecutan
composiciones sueltas. En cada concierto de música es
muy diferente y se hace en diferentes maneras:
• Conciertos Clásicos
• Conciertos Románticos
• Conciertos de Rock

70. EVENTOS CULTURALES
EXPOSICIÓN:
Es una convocatoria, generalmente pública, en la que se
exhiben colecciones de objetos de diversa temática (tales
como: obras de arte, hallazgos arqueológicos,
instrumentos de diversa índole, maquetas de
experimentos científicos, maquetas varias, temas de
debate, etc.

71. EVENTOS DEPORTIVOS

72. EVENTOS SOCIALES

73. ORGANIZACIÓN DE SALONES

74. ORGANIZACIÓN DE SALONES
Es la disposición y distribución de los espacios y áreas de
un salón de acuerdo a las necesidades y requerimientos
del cliente u organizador del evento.
A la hora de realizar el montaje y puesta en escena en un
evento, hay que tener en cuenta que existen diversas
opciones y no todas son válidas para cualquier tipo de
evento.
Dependerá de 4 factores básicos:
• 1. La Forma del local.
• 2. Dimensiones del espacio.
• 3. Número de invitados.
• 4. Tipo de evento.

75. ORGANIZACIÓN DE SALONES

76. TIPOS DE MONTAJES
En los tipos de montajes, existen 2 grandes grupos que
nos facilitarán mucho el trabajo, en función de las
dimensiones del espacio donde se vaya a desarrollar el
evento:
MONTAJES PEQUEÑOS:
• Tipo E
• Tipo U
• Tipo O
• Tipo T
• Tipo L
• Tipo Imperial
• Tipo Lineal
• Tipo Cóctel

77. TIPOS DE MONTAJES
MONTAJES GRANDES:
• Tipo Auditorio
• Tipo Escuela
• Tipo Peine
• Tipo Espiga
• Tipo Doble U
• Tipo Lineal
• Tipo Cóctel

78. VESTIR LA MESA
Es un arte vestir la mesa de un restaurante, un evento o
un gran banquete. Debe tener un estilo que desarrolla
cada establecimiento. De acuerdo al plano o croquis se
deben alinear las mesa y sillas.
Cada mesa se debe vestir, iniciando con el muletón, el
mantel y cubremantel, luego se debe llevar un orden en el
montaje de los elementos o material profesional de
servicio:
• Loza
• Cristalería
• Cubertería
• Servilleta de tela
• Table top

79. VESTIR LA MESA
Vestir la mesa, se debe realizar de acuerdo al menú a
servir, teniendo en cuenta si se desea una mesa formal e
informal. No es el mismo montaje para un menú fijo que
para un servicio a la carta.
Videos:
• Montaje de mesas
https://www.youtube.com/watch?v=tns7Ny4yml8
• Cómo vestir la mesa para una cena Informal
https://www.youtube.com/watch?v=d__ax7jZtFI

80. LA COMUNICACION
• La comunicación es un proceso mediante el cual se
transmiten informaciones, sentimientos, pensamientos, y
cualquier otra cosa que pueda ser transmitida

81. LA COMUNICACION

82. FORMAS DE LA COMUNICACIÓN
• VERBAL • NO VERBAL

83. LA COMUNICACIÓN VERBAL
puede realizarse de dos formas
oral:
través de signos orales y palabras habladas o
escrita:
por medio de la representación gráfica de signos.

84. La comunicación no verbal se realiza a través de
multitud de signos de gran variedad: Imágenes
sensoriales (visuales, auditivas, olfativas...),
sonidos, gestos, movimientos corporales, etc.

85. LA COMUNICACIÓN NO - VERBAL
• El lenguaje corporal.
Nuestros gestos,
movimientos, el tono de
voz, nuestra ropa e
incluso nuestro olor
corporal también forman
parte de los mensajes
cuando nos
comunicamos con los
demás
• El lenguaje icónico. códigos
universales: sirenas, Morse,
Braille, lenguaje de los
sordomudos
• códigos semiuniversales: el
beso, signos de luto o duelo
• códigos particulares o
secretos: señales de los
árbitros deportivos

86. LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
• La comunicación juega un papel importante en toda empresa, una buena
comunicación puede significar eficiencia, coordinación y organización,
mientras que una mala comunicación puede dar origen a retrasos,
malentendidos y conflictos internos

87. TIPOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
• Comunicación
Formal
• Comunicación
Informal

88. COMUNICACIÓN FORMAL
• Cuando se siguen
canales
establecidos
formalmente por la
empresa

89. COMUNICACIÓN FORMAL
• Esta comunicación suele utilizar medios tales como los
murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet,
circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes,
reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

90. • La comunicación formal hace uso correcto de la ortografía

91. La comunicación formal también utiliza las normas ICONTEC o
las normas APA, para la presentación de documentos

92. COMUNICACIÓN INFORMAL
• Es la comunicación en
donde el mensaje circula
entre los integrantes de
la empresa sin conocer
con precisión el origen
de éste, y sin seguir
canales establecidos
formalmente por la
empresa.

93. COMUNICACIÓN NO VERBAL

94. LENGUAJE GESTUAL

95. LA COMUNICACIÓN ASERTIVA
• Como comunicación asertiva denominamos aquella
mediante la cual logramos manifestar a los otros de forma
simple, clara y oportuna, lo que sentimos, queremos o
pensamos.
• La comunicación asertiva es una habilidad social de gran
valor, que está asociada a la inteligencia emocional y a la
capacidad para comunicarse de manera armoniosa y eficaz
con los demás.
Videos:
COMUNICACIÓN ASERTIVA: TODO LO QUE DEBES SABER:
https://www.youtube.com/watch?v=_g5nwkXDIWA
11 TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN ASERTIVA Y EFECTIVA CON EJEMPLOS Y
PASOS:
https://www.youtube.com/watch?v=g2mABsI-MZQ

96. BIBLIOGRAFIA
• Congresos y Convenciones. Pablo Cruz Gómez y
María Lourdes Salva V. Editorial Diana.
• Organización de Convenciones, Congresos y
Seminarios. Juan Manuel Buendía. Editorial Trillas.
• Eventos. Guía Práctica para su planeación y ejecución.
Alicia Richero. Editorial Trillas.
• Organización de Eventos y Congresos. Edgar Blanco
Rozo. Ediciones Universidad Externado de Colombia.
Edición 1993.
• Memorias cursos. Nelson Cadena Sánchez.
• Fotografías Nelson Cadena Sánchez
• Fotografías Google

97. CIBERGRAFIA
• Organización Profesional de Eventos. Guillermo José
Pedrotti.Especialista en comunicación y gestión de
empresas. Slideshare.
• Organización de Eventos.
https://www.ecured.cu/Organizaci%C3%B3n_de_eventos
• Guía # 03 Recomendaciones para la creación del
portafolio de servicios.
https://siise.bibliotecanacional.gov.co/UPLOADSFILES/doc
umentos/RNBP/mm_guias/Guia_03_Portafolio_servicios_V
1.1.pdf
• Contrato de planificador de eventos.
https://eventocorp.com/contrato-de-planificador-de-eventos/

98. CIBERGRAFIA
•Manejo de contactos comerciales(eventos).
http://manejodecontactosmercados.blogspot.com/2015/05/co
ntratacion-para-eventos-y-tipos-de.html
•Organización de eventos empresariales
https://issuu.com/leidypenagos0609/docs/manual
•Organizar un congreso paso a paso
http://blog.eventoempresabcn.es/organizar-un-congreso-paso-
paso/
•¿Cómo organizar un congreso paso a paso?
https://www.venuesplace.com/es/idea/333-como-organizar-un-
congreso-paso-a-paso

99. CIBERGRAFIA
•Tipos de montajes para eventos
https://precklereventos.com/tipos-de-montajes-para-eventos
•Cómo escribir un informe de un evento
https://es.wikihow.com/escribir-un-informe-de-un-evento
DOCUMENTOS
•NORMA TÉCNICA SECTORIAL-NTS-OPC-001