Propuesta de una aplicación WEB para consulta documental "DATOTEKA"

1. PROPUESTA DE UNA APLICACIÓN WEB PARA CONSULTA
DOCUMENTAL “DATOTEKA ”
CESAR EDUARDO ESTRADA NARVAEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
ARMENIA
NOVIEMBRE 2013

2. EXPRESION ORAL Y ESCRITA
PROPUESTA DE UNA APLICACIÓN WEB PARA CONSULTA DOCUMENTAL
“DATOTEKA ”
CESAR EDUARDO ESTRADA NARVAEZ
TUTOR
MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
ARMENIA
NOVIEMBRE 2013

3. INTRODUCCIÓN
Las herramientas que ofrecen las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación han permitido que los
sistemas de información hayan evolucionado el entorno
empresarial, organizacional e institucional, debido al apoyo
que estos brindan en los procesos de gestión y
administración de la información, mejorando así la calidad
en los servicios que prestan a la sociedad y a sus diferentes
usuarios.
La sistematización de la información mediante entornos
Web se ha convertido en un medio de interacción y
comunicación de las instituciones para posicionarse y
potenciar su imagen a través de la divulgación del
conocimiento, la generación de redes de intercambio y la
utilización de las nuevas tecnologías como herramientas de
apoyo a los procesos organizacionales.

4. El diseño de una aplicación Web para consulta
documental contribuye a mejorar la calidad de las
actividades desempeñadas en este ámbito. Se pretende
desarrollar una herramienta que favorezca los
procesos, además de facilitar los medios a la
comunidad universitaria y si se quiere a la comunidad
en general, de una manera práctica e intuitiva con
comodidad de tiempo y espacio para desarrollar sus
actividades. A través de una metodología de desarrollo
en Ingeniería como la Ingeniería Web, se permitirá
crear, implantar y mantener este tipo de aplicaciones,
inyectándole al funcionamiento del sistema un alto
grado de eficacia y eficiencia. DATOTEKA es una palabra
croata que en español se traduce como ARCHIVO.

5. Pero antes de todo esto, primero miremos las ventajas
de tener un Sistema de Gestión Documental en las
empresas o instituciones y varias experiencias sobre
las mismas.
click aquí
O también te mostrare un video acerca de una
herramienta de software libre como Orfeo que aplica
para gestión documental.
click aquí

6. A continuación veras un archivo en formato pdf de
Oscar Calvo Vidal, Geógrafo e Historiador de la
Universidad de Deusto y Master en Información y
Documentación de la Universidad Carlos III de Madrid,
sobre Software libre en los archivos, sus diferentes
herramientas, su historia, ventajas ante el software
propietario y su glosario
click aquí

7. OBJETIVO GENERAL
Diseñar una aplicación Web para consulta documental en la
sección de Archivo y Correspondencia.
Objetivos Específicos
Definir roles de usuarios para realizar tareas administrativas
en la aplicación Web
Definir un ambiente de parametrización en la aplicación
Web.
Instalar y probar la aplicación Web en la Oficina de Archivo
y Correspondencia

8. Descripción del Problema
En la Oficina de Archivo y Correspondencia se usa una
aplicación poco eficiente para registro y búsqueda de
documentos, que no ofrece consulta en línea y con
características monousuario.
El sistema es muy limitado para el usuario.
La aplicación es totalmente insegura, arriesgando la
integridad de la información.

9. JUSTIFICACION
Necesidad de sistematización de la información:
Manera organizada de presentar y acceder a la
información usando Tecnologías de la Información y
Comunicación, basados en las mejores prácticas.
Necesaria inclusión de herramientas, instrumentos,
procedimientos o tecnología para facilitar la gestión de
los procesos institucionales.
Se requiere mejorar y mantener la calidad de las
actividades que se desempeñan para la mejor
prestación del servicio.

10. METODOLOGIA
Ingeniería Web:
Metodología para el desarrollo de sistemas de
información Web, que conduce a crear, implantar y
mantener la aplicación bajo parámetros de calidad.
ETAPAS:
Análisis, ingeniería, generación de páginas, pruebas y
evaluación del cliente.

11. COMPONENTES DEL SISTEMA
Usuarios: Se puede agrupar a sus usuarios según el rol o
tareas que ejecutan. Permite la creación, gestión y
control de perfiles según las necesidades.
Perfiles Básicos:
Administrador del sistema: Parametrizar el sistema
Funcionarios Administrativos: Gestión de datos,
reportes
Funcionarios Operativos: Gestión de datos y acceso
delimitados.

12. Módulos del Sistema y Características.
Permite una fácil integración de nuevas opciones ya
que posee un ambiente dinámico y personalizable. El
sistema ofrece fácil adaptabilidad para incorporar
nuevas soluciones.
Tareas Administrativas.
Se debe contar con un funcionario responsable de la
actualización de la información por medio de la
aplicación.

13. CONCLUSIONES
A través de la recolección y análisis de datos se puede
elaborar una aplicación Web con la característica de
adaptación a las nuevas necesidades.
A través de la implementación del software, las labores
de gestión documental se pueden volver más eficientes.
Se mejorará la seguridad de acceso a la información.