Plan estratégico TI para mejorar procesos y control en empresa de transporte

UNIVERSIDAD CATÓLICA SANTA MARÍA LA ANTIGUA
Vicerrectoría De Investigación Y Postgrado

Trabajo Final
Tecnología de la Información y Transformación Organizacional

Plan Estratégico TI/SI para
Servicio de Transporte J&S

Preparado por: Danae Ortega

Antecedentes

Fecha de inicio
El 28 de septiembre de 2011 inició labores la empresa Servicio de
Transporte J&S es un negocio familiar que se derivó de la idea de un grupo
de amigos que no pudieron concretar la empresa, sin embargo, se analizó la
idea y se decidió tomar los riesgos y evaluando las necesidades de la
demanda y contactos de aquel momento hasta empezar operaciones pero
en un negocio familiar.

Razón del Negocio

Brindar a través de un outsourcing un servicio de transporte de mercancía a
diferentes puntos del país por medio de un proveedor que maneje
inventario, bodega o warehouses, mercancía en general o mayoristas y
empresas consolidadas que contratan nuestros servicios por tener una
necesidad que suplir y no tener los recursos al momento como lo son
camiones y mulas para hacer el tipo de movimiento que requiere

Descripción del Entorno y la Competencia

Misión: Ofrecer soluciones de transporte de carga a nivel local y en
el interior de la república con un servicio de calidad, custodiando de
manera segura su mercancía, puntualidad del servicio de entrega y a
precios competitivos del mercado.

Visión : “Consolidarnos como una empresa confiable, cumpliendo
con las exigencias de nuestros clientes, para poder posicionarnos en
el mercado local como una de las empresas líderes en distribución y
logísticas de productos.”


Objetivos:

•Poder ofrecer soluciones rápidas y eficientes de servicio de distribución de
mercancía a los clientes.

•Mantener siempre la confianza en nuestros clientes fijos y manifestárselas
a nuestros clientes potenciales.

•Cuidar, custodiar y mantener su mercancía de manera segura hasta su
entrega en nuestras operaciones.

•Poder perfeccionar nuestro servicio con el tiempo con los requisitos y
exigencias que solicita la demanda actual.

•Poder adentrarnos en mercados no descubiertos por la empresa para
lograr así con el objetivo de expansión de operaciones.


La Competencia

Competidores Directos: Son aquellas empresas que manejan un contrato formal
con una compañía por sus servicios. Estas compañías establecen los requisitos
y lineamientos de como va ser el trabajo, pago de jornadas y horas. La
compañía dispone del recurso (camión de diferentes pies, mulas, y paneles)
durante todo el día.

Competidores Indirectos: Son aquellas empresas que su gestión la ejecutan de
manera independiente ofreciendo sus servicios de manera periódica con
distintas compañías sin un contrato formal.

Entre las empresas que se encuentran operando en la actualidad están
EQUISISA, Grúas y Equipos Arroyo, Transporte Bennett, Transporte
Oriental, Transporte Quiel, Transporte Manolin, Transporte Salina, Servicios y
Transporte KIRA y Ventas WIMOSA.


Situación Actual del Mercado

•Incremento de la demanda de transporte debido al desarrollo del comercio
exterior.

•Empresas que necesitan este servicio recurren al outsourcing.

•En el mercado de logística y transporte de mercancía se percibe una
insatisfacción general debido a los Bajos niveles de calidad del servicio que se
reflejan en la falta de seguridad, falta de tecnología, personal
capacitado, infraestructura, equipo móvil y puntualidad. satisfacer.

•Realización de Poyectos Grandes fuera de la ciudad lo que hace necesario
cubrir todo el territorio nacional


Barreras de Entrada

•Estrictas Legislaciones establecidas por el Gobierno operante de
circulación vial o que afecten el manejo o distribución de mercancías en
el país.

•Nuevas exigencias por parte de las empresas para la comercialización
con este tipo de negocios.

•Impuesto o futuros gravámenes que incidan directamente en las
utilidades del negocio.

•Altos costos de Reparación de los vehículos. Puede hasta detener el
negocio en caso tal de que el mismo no se le dio el mantenimiento
pertinente.


Fortalezas
Contamos con camiones modernos en el mercado
Rastreo satelital para cada camión de la empresa (GPS).
Comunicación a través de los teléfonos RPM.
Contar con los repuestos originales

Debilidades
No CUENTA con una página web
No hace uso de los sistemas de información.
Poca información de los clientes.
Inadecuado manejo de información.

Oportunidades
Avance de la tecnología
Diversidad de software.

Amenazas
Competidores directos en la actualidad
Aumento de los precios en combustibles y repuestos

Análisis de las 5 fuerzas de Porter

La nueva tecnología contribuye mucho en el sector de transporte
pues, nuestros nuevos camiones reducen costos en combustibles, llegan
a su destino justo a tiempo, son monitoreados por la empresa mediante
GPS (señal satelital) y el servicio lo realizamos con un debido software
para la optimización de recursos.
Hardware: la empresa sólo cuenta con 2 computadoras en el local
central, las cuales son utilizadas por la Gerencia y el área de
operaciones de la empresa.
Software: utilizan software de sistema Windows 7 y software de
aplicación Microsoft Office.
Redes: la empresa tiene acceso a Internet a través de cableado interno
en el local central.

Determinación del Problema

Estrategias de Búsqueda de
Oportunidades

Cautivar con un servicio de calidad al
cliente.

La presentación de nuestra oferta.

Los contactos con empresas grandes y
mayoristas.

Estrategias de Mercado

Objetivos de los Sistemas y Tecnologías de la Información

Visión tecnológica:
Ser una empresa integrada que promueva el trabajo en equipo, cultura
organizacional orientada el cliente y la creación del conocimiento a través
de los sistemas y TI.

Integrar la información de las diferentes sucursales de la empresa para
tener un mejor manejo y control de información.

Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la
Información

Planificación de la Información

Líder Responsabilidades
Gerente del Proyecto Administrar el plan del Proyecto de Principio a fin
Gerente General Toma de desiciones y aprobaciones
Gerente de Cambio Maximizar el beneficio colectivo
Gerente Implementación Técnica Apoyo en planificación y desarrollo del proyeto
Asistentes y Supervisores Apoyo en la implementación

Organización: Equipo del Proyecto

Alta

Media-Alta

Media - Baja Media

Media - Baja

Análisis de las 5 Fuerzas de Porter

Fuerza Calificación Razones
Amenazas ya Existentes Alta Aumento de los precios en combustibles y repuestos
Competidores directos en la actualidad que ofrecen el
Rivalidad entre competidores Media-Alta mismo servicio.
Nuevas exigencias por parte de las empresas para la
Amenazas de Productos sustitutos Media-Baja comercialización con este tipo de negocios.
No maneja un contrato directo con una empresa que
necesitan de los servicios de manera recurrente. Entre los
formalmente para sus servicios diarios.
Negociación con los Clientes Media-Alta
Establecer alguna alianza o acuerdo con empresas de
línea para operaciones de nuestros clientes que no
pueden ser cubiertas por nuestra compañía.
Negociación con los proveedores Media-Baja

Análisis de las 5 Fuerzas de Porter

Tarea Plan de Acción Tiempo Responsable

Realizar la solicitud de las propuestas y
analizar junto al equipo de trabajo la
Implementación de un CRM y una Intranet en la página web. propuesta más apropiada 8 meses Gerente de Proyecto

Mejorar los procesos de la empresa, a través de su registro en analizar junto al equipo de trabajo la
sistemas de información y tecnologías de la información. propuesta más apropiada 6 meses Gerente de Proyecto
Tener acceso a la información de los procesos de cada sucursal analizar junto al equipo de trabajo la
por parte de la Gerencia en cualquier momento y lugar. propuesta más apropiada 10 meses Gerente de Proyecto
Optimizar el control de todas las operaciones que se realizan analizar junto al equipo de trabajo la
en cada sucursal. propuesta más apropiada 6 meses Gerente de Proyecto

Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes analizar junto al equipo de trabajo la
(internos y externos) a través del uso de un SI y TICs. propuesta más apropiada 10 meses Gerente de Proyecto
La incorporación de una asesoría informática externa en la
estructura organizativa de la empresa, que se encargue del Contratación de los servicios de una
manejo de los sistemas de información Empresa Outosourcing 6 meses Gerente de Proyecto

PROPUESTA

Para la implementación del Proyecto se seleccionó la empresa
outsourcing en base a los siguientes criterios:

Criterios de Evaluación
Empresa
Tiempo Inventario Garantía Responsabil
Misión, Empresa Tiempo de Soporte
en el de Portafolio del idad social Tecnología
Visión, Certificada Respuesta Técnico
Mercado Repuestos Servicio Empresarial
Políticas

x x x x x x x

Criterios de Evaluación Empresa
x Outosourcing x
x x x x

Estructura del Nivel Tamaño del Grado de
Nombre del Proyecto Herramienta de Adm del Proyecto
Proyecto Tecnológico Proyecto Riesgo
Uso mediano de la planeación Formal,
Proyecto de Transformación Organizacional Medio Medio Medio Mediano Uso mediano de Control Formal
Alta integración Interna, Uso mediano
de la planeación Formal, Uso mediano
Proyecto Operativo Medio Medio Medio Mediano de Control Formal

Proyecto de Controles Bajo Bajo Bajo Mediano Uso mediano de la planeación formal

Alta integración Interna, , Uso mediano
Proyecto de Controles Medio Medio Medio Mediano de Control Formal

Proyecto de Servicio al Cliente Medio Medio Medio Mediano Alta integración Interna

Diagrama de Riesgos

Nombre del Proyecto

a Proyecto de Transformación Organizacional

b Proyecto Operativo

c Proyecto de Controles

d Proyecto de Controles

e Proyecto de Servicio al Cliente

Diagrama de Riesgos

Nombre del Proyecto P D TD PRO T E L O C PRO

Proyecto de Transformación Organizacional 9 7 8 8 8 5 8 9 7 7.4

Proyecto Operativo 8 7 5 6.667 7 7 6 7 5 6.4

Proyecto de Controles 8 3 7 6 7 5 5 5 4 5.2

Proyecto de Servicio al Cliente 6 2 6 4.667 7 8 3 6 5 5.8

Diagrama de Prioridades

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