Notas excel basico_20071 (1)

NOTAS DE EXCEL 2007
PARA INGRESAR A EXCEL
1. INICIO- TODOS LOS PROGRAMAS- MICROSOFT OFFICE- MICROSOFT
OFFICE EXCEL 2007
OTRA FORMA DE INGRESAR A EXCEL
1. INICIO- MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007
OTRA FORMA DE INGRESAR A EXCEL
1. Clic en el icono el cual se encuentra en la barra de tareas al lado de
Inicio
PARA PERSONALIZAR LAS HERRAMIENTAS DE ACCESO
RÁPIDO
1. Dar clic en la parte superior izquiera de la ventana la cual se llama cinta de opciones
(en la flecha que baja)
2. Clic en la opción deseada para ser activada o desactivada
PARA DESPLAZARSE A TRAVÉS DE LAS HOJAS
1. Clic en los iconos el cual se encuentra en la parte de abajo
CON EL TECLADO
CONTROL y tecla RE PAG o AV PAG
PARA DESPLAZARSE A TRAVÉS DE LAS CELDAS EN UNA HOJA
1

CON EL TECLADO
CONTROL y direccional para el lado derecho: Desplaza a la última columna
CONTROL y direccional para el lado izquierda: Desplaza a la primera columna
CONTROL y direccional para abajo: Desplaza para la última fila
CONTROL y direccional para arriba: Desplaza para la primera fila
CON MOUSE
1. Utilizar las barras de desplazamiento que se encuentran en el extremo derecho y
parte inferior derecha
PARA CAMBIAR EL NUMERO DE HOJAS EN UN NUEVO LIBRO Y
CAMBIAR EL TIPO DE LETRA Y TAMAÑO DE LAS HOJAS
1. Ir a la cinta de opciones (parte superior izquierda)
2. Seleccionar MAS COMANDOS
3. Seleccionar la opción MAS FRECUENTES
4. En la opción de la mitad de la pantalla AL CREAR NUEVOS LIBROS seleccionar
INCLUIR ESTE NUMERO DE HOJAS y aumentar o disminuir las hojas deseadas
5. En USAR ESTA FUENTE seleccionar el tipo de letra y en TAMAÑO DE
FUENTE el tamaño deseado de letra para todas las hojas
6. Aceptar
7. Cerrar Excel y volver a ingresar para que los cambios se vean.
PARA INSERTAR UNA NUEVA HOJA EN EL LIBRO DONDE SE
ESTE TRABAJANDO
1. Dar clic en el icono el cual se encuentra al final de la última hoja
OTRA FORMA
1. Botón derecho del mouse sobre cualquier hoja y seleccionar INSERTAR – HOJA
DE CALCULO y aceptar
OTRA FORMA
1. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de CELDAS seleccionar insertar
2. Seleccionar la opción
PARA CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA
1. Doble clic sobre la hoja a cambiar de nombre
2. Digitar el nombre
3. Presionar la tecla ENTER
PARA ELIMINAR UNA HOJA
2

1. Clic con el botón derecho del mouse sobre la hoja a eliminar
2. Seleccionar ELIMINAR
3. Seleccionar aceptar
NOTA: Esta opción elimina permanente la hoja y nunca se puede volver a recuperar
OTRA FORMA
3. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de CELDAS seleccionar eliminar
PARA SELECCIONAR LOS DATOS
CON TECLADO
1. Ubicarse donde se desea comenzar a seleccionar
2. Presionar la tecla SHIFT y direccionales
CON MOUSE
1. Ubicarse el puntero del mouse en la mitad de la celda donde se desea comenzar a
seleccionar y estando en CRUZ BLANCA seleccionar
OTRA FORMA
1. Ubicarse en cualquier parte de los datos
2. Presionar la tecla CONTROL - * o CONTROL - E
PARA MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA
1. Ubicarse en la celda a modificar
2. Presionar la tecla F2
OTRA FORMA
1. Ubicarse en la celda a modificar
2. Doble clic en el texto o fórmula que se encuentra en la barra de fórmulas
OTRA FORMA
1. Doble clic en la celda donde se desea realizar el cambio
PARA CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS COLUMNAS O FILAS
1. Ubicar el puntero del mouse entre las columnas o filas y estando en doble flecha
negra presionar clic y arrastrar o doble clic
OTRA FORMA: Dar doble clic en la parte gris entre las columnas o filas (el puntero
del mouse en doble flecha negra)
3

PARA CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS COLUMNAS AL MISMO
TIEMPO
1. Seleccionar toda la información
2. Ir a la cinta de opción INICIO
3. Seleccionar en la opción celdas –FORMATO
4. Seleccionar AUTOAJUSTAR ANCHO DE COLUMNA
PARA CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS FILAS AL MISMO TIEMPO
1. Seleccionar toda la información
4. Seleccionar AUTOAJUSTAR AL ALTO DE FILA
PARA CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS COLUMNAS POR UN
NÚMERO ESPECIFICO
1. Seleccionar las columnas
2. Clic con el botón derecho del mouse sobre la selección
3. Seleccionar ANCHO DE COLUMNA
4. Digitar el ancho deseado
5. Aceptar
OTRA FORMA
1. Seleccionar las COLUMNAS
4. Seleccionar ancho de columna
5. Digitar el ancho deseado
6. Aceptar
PARA CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS FILAS POR UN NÚMERO
ESPECIFICO
1. Seleccionar las FILAS
2. Clic con el botón derecho del mouse sobre la selección
3. Seleccionar ALTO DE FILA
4. Digitar el alto deseado
5. Aceptar
4

OTRA FORMA
1. Seleccionar las FILAS
9. Seleccionar alto de fila
10. Digitar el alto deseado
11. Aceptar
PARA COLOCAR SIGNO DE PESOS A LOS DATOS NUMERICOS
1. Seleccionar los datos
2. Ir a la cinta de opciones de INICIO en la opción NUMERO Dar clic en el icono
OTRA FORMA
2. Ir a la cinta de opciones de INICIO y en la opción de NUMERO
dar clic en la pequeña flecha que se encuentra al lado derecho
3. Seleccionar NUMERO
4. Seleccionar MONEDA
5. En posición de decimales colocarlo en cero
6. Seleccionar ACEPTAR
OTRA FORMA (CON TECLADO)
2. Presionar la tecla CONTROL – 1 (teclado alfabético)
OTRA FORMA
2. Botón derecho del mouse sobre la información seleccionada y FORMATO
CELDAS
PARA COLOCAR ESTILO MILLARES
2. Ir a la cinta de opciones de INICIO en la opción NUMERO Dar clic en el icono
PARA AUMENTAR DECIMALES
2. Dar clic en el icono
5

PARA DISMINUIR DECIMALES
PARA CAMBIAR EL FORMATO DE LAS FECHAS
1. Seleccionar las fechas
dar clic en la flecha que baja de FECHA
3. Seleccionar el formato deseado ya sea FECHA CORTA o FECHA LARGA
OTRA FORMA
dar clic en la pequeña flecha que se encuentra al lado derecho
3. Seleccionar NUMERO
4. Seleccionar FECHA
5. Seleccionar el TIPO deseado
OTRA FORMA
1. Seleccionar las fechas
2. Clic con el botón derecho del mouse sobre la selección y FORMATO CELDAS
OTRA FORMA (CON TECLADO)
4. Presionar la tecla CONTROL – 1 (teclado alfabético)
PARA INSERTAR COLUMNAS
5. Ubicarse en el lugar donde se desea insertar (siempre las inserta antes del lugar
donde se encuentre ubicado)
OTRA FORMA
1. Botón derecho del mouse en el lugar donde se desea insertar la columna
2. Seleccionar INSERTAR
3. Seleccionar TODA UNA COLUMNA
6

CON TECLADO: Presionar la tecla CONTROL y el signo más +
PARA INSERTAR FILAS
1. Ubicarse en el lugar donde se desea insertar (siempre las inserta antes del lugar
donde se encuentre ubicado)
OTRA FORMA
1. Botón derecho del mouse en el lugar donde se desea insertar la fila
2. Seleccionar INSERTAR
3. Seleccionar TODA UNA FILA
CON TECLADO: Presionar la tecla CONTROL y el signo más +
PARA ELIMINAR COLUMNAS
1. Ubicarse en la columna a eliminar
3. Seleccionar
OTRA FORMA
1. Botón derecho del mouse sobre la columna a eliminar
3. Seleccionar TODA UNA COLUMNA
CON TECLADO: Presionar la tecla CONTROL y el signo menos -
PARA ELIMINAR FILAS
1. Ubicarse en la columna a eliminar
3. Seleccionar
OTRA FORMA
1. Botón derecho del mouse sobre la fila a eliminar
3. Seleccionar TODA UNA FILA
7

CON TECLADO: Presionar la tecla CONTROL y el signo menos -
PARA REALIZAR SERIES DE DATOS NUMÉRICAS
1. Digitar el número en el cual va a comenzar
2. En la siguiente celda digitar el número con el cual va a seguir
3. Seleccionar los dos número anteriores
4. Arrastrar estando el puntero del mouse en cruz negra
PARA REALIZAR FORMULAS EN EXCEL
1. Siempre se tiene que comenzar con el signo = (igual)
2. Nunca se pueden dejar espacios en blanco en la fórmula
3. Siempre se hacer referencia a la celda nunca a su contenido
Una fórmula puede consistir en:
♠ Una simple operación
=100*10%
♠ Una operación con referencias a celdas
=A3*D3 =A2*5% =A2/2
♠ Una fórmula con una función
=SUMA(B3:B10) o =PROMEDIO(C5;C8;D6)
PARA REALIZAR UNA SUMA DE VARIAS CELDAS
1. Ubicarse en la celda donde se desea la fórmula
2. Ir a la cinta de opciones FÓRMULA
4. Seleccionar desde que celda se desea comenzar a sumar y hasta que celda se desea
estando el puntero del mouse en cruz blanca
5. Dar Enter
PARA REALIZAR FUNCIONES UTILIZANDO EL ICONO DE
AUTOSUMA
3. Dar clic en la flecha que baja del icono
4. Seleccionar la función deseada
5. Seleccionar el rango de datos deseado
6. Dar Enter
8

PARA REALIZAR FORMULAS UTILIZANDO FUNCIONES
2. Digitar la función (fórmula) según lo deseado
Para sumar(total) de varias celdas
=SUMA(celda:celda)
Para hallar el valor minimo de varias celdas
=MIN(celda:celda)
Para hallar el valor máximo de varias celdas
=MAX(celda:celda)
Para hallar el valor promedio de varias celdas
=PROMEDIO(celda:celda)
Para hallar el número de personas o filas varias celdas
=CONTAR(celda:celda)
NOTA: Los dos puntos significan hasta
PARA REALIZAR FORMULAS UTILIZANDO EL ASISTENTE DE
FUNCIONES
3. Clic en el icono el cual se encuentra al lado derecho
4. En seleccionar una categoría buscar TODAS
5. En seleccionar una función buscar la función que se va a aplicar (dar clic en la
función)
6. Clic en el icono para seleccionar el rango
7. Seleccionar el rango
8. Clic en el icono
9. Aceptar
OTRA FORMA DE REALIZAR FUNCIONES
4. Seleccionar la función deseada
5. Seleccionar el rango de datos deseado
6. Dar Enter
PARA CENTRAR INFORMACIÓN (TITULO) EN CADA CELDA
1. Digitar la información
2. Dar enter
9

3. Ubicarse en la celda donde se encuentra la información (el cursor no puede estar
intermitente)
4. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción CELDAS
5. Seleccionar
6. Seleccionar
7. Seleccionar la pestaña de ALINEACION
8. En forma HORIZONTAL seleccionar CENTRAR EN LA SELECCIÓN
9. En forma VERTICAL seleccionar JUSTIFICAR
10. Aceptar
OTRA FORMA
2. Dar enter
intermitente)
4. Presionar la tecla CONTROL – 1 y seguir con el proceso
OTRA FORMA
2. Dar enter
intermitente)
4. Clic con el botón derecho del mouse sobre la información
5. Seleccionar FORMATO CELDAS y seguir con el proceso
PARA ORGANIZAR INFORMACIÓN (TITULO) EN CADA CELDA
EN FORMA DIAGONAL O VERTICAL
2. Dar enter
intermitente)
5. Seleccionar
6. Seleccionar
7. Seleccionar la pestaña de ALINEACION
8. Seleccionar desde el punto rojo la inclinación que se desea para el texto y aceptar
10

PARA BORRAR FORMATOS (Colocar la información exactamente
como se digito)
1. Seleccionar la información
2. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción MODIFICAR
3. Seleccionar el icono
4. Seleccionar
PARA INSERTAR LA FECHA ACTUAL
2. Digitar =HOY()
3. Dar enter
PARA RESTAR FECHAS
2. Siempre la fórmula es fecha actual menos fecha de ingreso
3. Dar enter
NOTA: Siempre que se resten fechas el formato da en fecha por consiguiente se deben
borrar formatos (edición por borrar – formatos)
PARA COMBINAR Y CENTRAR INFORMACIÓN (TITULO) EN
VARIAS CELDAS
2. Seleccionar desde donde y hasta donde se va a centrar
3. Dar clic en el icono el cual permite combinar y centrar en varias celdas
NOTA: Sólo se puede centrar un título a la vez
PARA ORGANIZAR INFORMACIÓN ASCENDENTE O
DESCENDENTE
1. Ubicarse en cualquier celda de la columna a ordenar (nunca se debe de seleccionar)
2. Ir a la cinta de opciones de DATOS
3. En la opción ORDENAR y FILTAR
4. Clic en el icono organiza ascendentemente
5. Clic en el icono organiza descendentemente
PARA CONFIGURAR LA PÁGINA
1. Ir a vista preliminar (CONTROL – F2)
2. En la opción IMPRIMIR
11

3. Seleccionar el botón el cual se encuentra en la parte superior izquierda
4. En PAGINA seleccionar la orientación ya sea HORIZONTAL o VERTICAL
5. En PAGINA seleccionar el TAMAÑO DEL PAPEL ya sea CARTA u OFICIO
6. En PAGINA seleccionar AJUSTAR AL y colocar el porcentaje deseado ( entre
menor sea el porcentaje mas información se puede ver en la hoja)
7. En MARGENES seleccionar las deseadas
8. En MARGENES si se desea activar CENTRAR EN LA PAGINA ya sea
HORIZONTALMENTE o VERTICALMENTE.
9. Aceptar
PARA REALIZAR BORDES
3. Seleccionar
4. Seleccionar
5. Seleccionar BORDES
6. Seleccionar el estilo del borde
7. Seleccionar donde se desea el borde
8. Aceptar
OTRA FORMA
2. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción FUENTE
4. Seleccionar el borde deseado
12

PARA REALIZAR SOMBREADOS
4. Seleccionar
5. Seleccionar
6. Seleccionar RELLENO
7. Seleccionar el fondo deseado
8. Aceptar
OTRA FORMA
2. Ir a la cinta de opciones INICIO y en la opción FUENTE
3. Clic en el icono
CONDICIONALES
Son fórmulas que permiten evaluar valores en las celdas ya sean números o letras, existen 3
tipos de condicionales (simples, compuestos y anidados).
Todos los condicionales comienzan con =SI
Todas la fórmulas condicionales tienen una CONDICIÓN la cual está compuesta por:
CELDA SIGNO VALOR
A2 > 30
B10 < 40
C15 = “Entre comillas”
Nota: Siempre los valores en letras van entre comillas
SIGNO: Mayor > Menor < Mayor o igual >= Menor o igual <=
Es = Diferente <>
13

CONDICIONAL SIMPLE
Solamente evalúa una condición y si esta condición se cumple se asigna un valor de lo
contrario se asigna otro valor
=SI(celda signo valor;V;F) El primer; significa: entonces, será, se le dará, pagará
El segundo; significa: sino, de lo contrario
V: Si la condición se cumple se asigna un valor
F: Si la condición no se cumple se asigna otro valor
CONDICIONAL COMPUESTO
Evalúa dos o más condiciones al mismo tiempo y siempre va acompañado de las letras Y o
O
Y: Las dos condiciones se tienen que cumplir para ser verdadero
O: Alguna de las dos condiciones se debe de cumplir para ser verdadero
=SI(Y(celda signo valor; celda signo valor);V;F)
V: Si las dos condiciones se cumplen se asigna un valor
F: Si ninguna de las dos condicones se simple se asigna otro valor
=SI(O(celda signo valor; celda signo valor);V;F)
V: Si alguna de las dos condiciones se cumplen se asigna un valor
F: Si ninguna de las dos condicones se simple se asigna otro valor
NOTA: Entre las dos condiciones se abre y se cierra paréntesis, de lo contrario esta malo
ENTRE
=SI(Y(celda >= valor; misma celda <= valor);V;F)
14
condicion
condicion condicion
condicion condicion
condicion condicion

CUANDO ES CON LA LETRA O (se utiliza con columnas con valores en
letras)
=SI(O(celda = valor; misma celda = valor);V;F)
CONDICIONAL ANIDADO
Evalúa todas la condiciones deseadas, esta unido por condicionales simples y condicionales
compuestos
=SI(celda signo valor;V;SI(celda signo valor;V;SI(celda signo valor;V.....)))
=SI(celda signo valor;V;SI(Y(celda signo valor; celda signo valor);V;SI(celda signo valor;
V.....)))
NOTA: Todos los SI cierran al final
Siempre en un condicional compuesto se cierran los paréntesis entre las dos condiciones.
PARA REALIZAR GRAFICOS
1. Seleccionar la información a graficar (si son columnas discontinuas presionar la
tecla CONTROL y seleccionar con el mouse)
2. Seleccionar la cinta de opción INSERTAR
3. En la opción GRAFICO seleccionar el tipo de gráfico deseado
OTRA FORMA:
Seleccionar la información a graficar y luego presionar la tecla de función F11
PARA MODIFICAR EL TIPO DE GRAFICO
1. Dar clic sobre el gráfico
15
condicion condicion
condicion condicion condicion
condicion condicion condicion condicion

2. Seleccionar la cinta de opción DISEÑO
3. En la opción TIPO seleccionar icono
4. Seleccionar el gráfico deseado
5. Aceptar
PARA MODIFICAR LOS DATOS DEL GRAFICO ENTRE FILAS Y
COLUMNAS
3. En la opción DATOS seleccionar icono
PARA MODIFICAR EL DISEÑO DEL GRAFICO
3. En la opción DISEÑOS DE GRAFICO escoger el diseño deseado con los iconos
PARA MODIFICAR LOS ESTILOS DEL DISEÑO DEL GRAFICO
3. En la opción ESTILOS DE DISEÑO escoger el estilo deseado con los iconos
PARA UBICAR EL GRAFICO EN UNA HOJA NUEVA
16

3. En la opción UBICACION seleccionar el icono
4. Seleccionar
5. Aceptar
PARA COLOCAR TITULO PRINCIPAL AL GRAFICO Y LOS EJES
1. Estar en el gráfco
2. Seleccionar la cinta de opción PRESENTACION
3. En la opción ETIQUETAS seleccionar el icono o
4. Seleccionar la opción deseada en titulo del grafico
5. Seleccionar la opción deseada en rótulos del eje
6. Digitar el titulo
PARA COLOCAR LEYENDA O ETIQUETAS DE DATOS AL
GRAFICO
1. Estar en el gráfico
2. Seleccionar la cinta de opción PRESENTACION
3. En la opción ETIQUETAS seleccionar
4. Seleccionar el lugar de la leyenda deseada o la etiqueta deseada
PARA CAMBIAR EL FORMATO AL GRAFICO
1. Estar en el gráfico
2. Seleccionar la cinta de opción FORMATO
17

3. Seleccionar en la opción de ESTILO DE FORMA el formato deseado
FILTROS
Permiten extraer información específica de una lista de datos muy extensa. Existen dos
clases de filtros: FILTROS AUTOMATICOS y FILTROS AVANZADOS
FILTROS AUTOMÁTICOS: Solo deja filtrar varias condiciones al mismo tiempo de una
misma columna y filtra sobre la misma lista
PARA REALIZAR FILTROS AUTOMÁTICOS
1. Ubicarse en los datos a filtrar
2. Ir a la ficha DATOS por la opción ORDENAR Y FILTRAR
3. Seleccionar FILTRO
NOTA: De la misma forma se quitan los filtros automáticos
CUANDO EL FILTRO ESTA ACTIVADO
1. Dar clic en la flecha azul de la columna a filtrar
2. Seleccionar FILTROS DE TEXTO
3. Seleccionar FILTRO PERSONALIZADO el cual permite
realizar filtros entre rangos con las letras Y o O
CUANDO EL FILTRO ESTA ACTIVADO
1. Dar clic en la flecha azul de la columna a filtrar
2. Seleccionar FILTROS DE TEXTO
3. Seleccionar el cual muestra los valores más bajos o más altos
PARA MOSTRAR TODA LA INFORMACIÓN EL LA COLUMNA
FILTRADA
1. Dar clic en el icono de la columna que se encuentra filtrada
2. Seleccionar BORRAR FILTRO
18

NOTA: Se sabe cual columna esta filtrada por el icono que aparece al lado del
título de la columna
PARA BORRAR LOS FILTROS DE TODAS LAS COLUMNAS QUE
SE ENCUENTRAN FILTRADAS
1. Ir a la ficha DATOS por la opción ORDENAR Y FILTRAR
2. Seleccionar el icono
19

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