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Leccion 1
- 1. Microsoft Office Excel 2007 Clase 1 Vistazo General Colegio Monte Carmelo
- 2. Qué es lo que ha cambiado y por qué Ponerse rápidamente al día Hay muchos cambios en Excel 2007 con respecto a las otras versiones. El más evidente está en la parte superior de la ventana.Pero son cambios para mejor. Los comandos que necesita ahora están más visibles y accesibles en un centro de control denominado la cinta de opciones .
- 3. ¿Qué hay en la cinta de opciones? Ponerse rápidamente al día Las tres partes de la cinta de opciones son fichas, grupos y comandos. Fichas: las fichas representan las tareas principales que se realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte superior de la ventana de Excel. Grupos: los grupos son conjuntos de comandos relacionados, mostrados en fichas. Comandos: un comando es un botón, un menú o un cuadro en el que se especifica información.
- 4. ¿Qué hay en la cinta de opciones? Ponerse rápidamente al día ¿Por dónde se empieza a trabajar en la cinta de opciones? Los comandos principales de Excel están agrupados en la primera ficha, la ficha Inicio . Por el principio.
- 5. ¿Qué hay en la cinta de opciones? Ponerse rápidamente al día Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta. Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen a la vista y disponibles para su uso; ya no están ocultos en menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.
- 6. Más comandos pero sólo cuando se necesitan Ponerse rápidamente al día Los comandos de la cinta de opciones son los que más utiliza. En lugar de mostrar todos los comandos en todo momento, en Excel 2007 algunos comandos sólo se muestran cuando se necesitan, en respuesta a la acción que realice. No debe preocuparse si no ve todos los comandos que necesita en todo momento. Dé los primeros pasos y los comandos necesarios estarán disponibles.
- 7. Más opciones si las necesita Ponerse rápidamente al día Algunas veces aparece una flecha, denominada Iniciador de cuadros de diálogo , en la esquina inferior derecha de un grupo. Esta flecha indica que hay más opciones disponibles para el grupo. En la ficha Inicio , haga clic en la flecha en el grupo Fuente . Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogos y verá un cuadro de diálogo o un panel de tareas. En la imagen se muestra un ejemplo: El cuadro de diálogo Formato de celdas se abre, con opciones de superíndices y otras opciones relacionadas con las fuentes.
- 8. Colocar comandos en su propia barra de herramientas Ponerse rápidamente al día ¿Suele utilizar comandos que no están tan accesibles como le gustaría? Puede agregarlos fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido .
- 9. Comandos en la barra de herramientas Ponerse rápidamente al día ¿Suele utilizar comandos que no están tan accesibles como le gustaría? Puede agregarlos fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido . La barra de herramientas de acceso rápido está situada sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel 2007. En esa barra, los comandos siempre están visibles y a mano.
- 11. ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado? Ponerse rápidamente al día Los nuevos métodos abreviados también tienen un nuevo nombre: sugerencias de teclas . Por ejemplo, así es como se utilizan las sugerencias de teclas para centrar texto: Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas. Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas. Presione H para seleccionar la ficha Inicio . Presione A y luego C para centrar el texto seleccionado.
- 13. Una vista nueva Ponerse rápidamente al día La cinta de opciones no es el único cambio de Excel 2007. La vista Diseño de página también es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseño de página en Microsoft Office Word, le alegrará ver que Excel ofrece las mismas ventajas.
- 14. Una vista nueva Ponerse rápidamente al día Para ver la nueva vista, haga clic en Vista Diseño de página en la barra de herramientas Vista . Títulos de columna. Títulos de fila. Reglas de margen. Esto es lo que verá en la hoja de cálculo:
- 18. Empezar a trabajar en Excel
- 19. Empezar a trabajar en Excel Ponerse rápidamente al día En el material anterior se ofreció una introducción al nuevo aspecto de Excel 2007. Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar. Suponga que dispone de media hora antes de la siguiente reunión para realizar algunas revisiones en una hoja de cálculo que ha creado en una versión anterior de Excel. ¿Podrá hacer las tareas básicas necesarias en Excel 2007 en sólo 30 minutos? aquí le mostraremos cómo hacerlo.
- 20. Insertar una columna Ponerse rápidamente al día Ahora desea agregar una columna a la hoja de cálculo para identificar clases de productos. Desea incluirla entre dos columnas de datos que ya existen.
- 21. Insertar una columna Ponerse rápidamente al día Ahora desea agregar una columna a la hoja de cálculo para identificar clases de productos. La columna debe colocarse entre dos columnas de datos existentes, Cantidad y Proveedor . La hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores y desea agregar la nueva columna para identificar los distintos productos, como lácteos, cereales, fruta, etc.
- 23. Modificar y dar formato a los datos Ponerse rápidamente al día Las operaciones para aplicar formato y modificar los datos se realizan con los comandos de los grupos incluidos en la ficha Inicio . Por ejemplo, los títulos de columna resaltarán más si están en negrita. Para ello, seleccione la fila de los títulos y, a continuación, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en Negrita .
- 24. La ventana Nuevo libro Ponerse rápidamente al día La ventana Nuevo libro es el lugar perfecto para empezar a trabajar en Excel. Cuando haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Nuevo , se abrirá la ventana Nuevo libro . En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla.
- 25. Lección 3 Un nuevo formato de archivo
- 26. Un nuevo formato de archivo Ponerse rápidamente al día Excel tiene un nuevo formato de archivo. Pero puede seguir abriendo y modificando libros antiguos, y compartir archivos con personas que no tienen Excel 2007. El nuevo formato de archivo proporciona mayor seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que resulten dañados, reduce el tamaño de archivo y ofrece nuevas características.
- 27. Trabajar con archivos de versiones anteriores Ponerse rápidamente al día En Excel 2007, puede abrir archivos creados en Excel 95 hasta Excel 2003. Pero ¿y si usted es la primera persona de su oficina que tiene Excel 2007? ¿Y si necesita compartir los archivos con departamentos que aún no tienen Excel 2007? Que no cunda el pánico. Podrá compartir todos los libros con estas personas.
Notas del editor
- ‹ #› 1 [ Notas para el instructor : en la última diapositiva encontrará ayuda más detallada sobre cómo personalizar esta plantilla. También puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas. Como esta presentación contiene animaciones en Macromedia Flash, al guardar la plantilla puede que aparezca un mensaje de advertencia relativo a la información personal. A menos que agregue información a las propiedades del propio archivo Flash, esta advertencia no se aplica a esta presentación. Haga clic en Aceptar en el mensaje.]
- ‹ #› 6 La cinta de opciones es el nuevo centro de control. En lugar de más o menos 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en menús, la cinta de opciones contiene todos los elementos esenciales con un presencia muy visual. Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar. Conozca más detalles sobre el nuevo diseño y prepárese para trabajar con la nueva versión de Excel.
- ‹ #› 7
- ‹ #› 8 Los comandos de la ficha Inicio son los que se han identificado en Microsoft como los más empleados para llevar a cabo tareas básicas en hojas de cálculo. Por ejemplo, los comandos Pegar , Cortar y Copiar están los primeros en la ficha Inicio , dentro del grupo Portapapeles . Los comandos para el formato de fuentes aparecen después, dentro del grupo Fuente . Los comandos para centrar texto o alinearlo a la izquierda o a la derecha están en el grupo Alineación , y los comandos para insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas de cálculo están en el grupo Celdas .
- ‹ #› 9 He aquí un ejemplo de las ventajas que presentan los grupos: si desea mostrar texto en varias líneas de un celda, no es necesario hacer clic en un comando de un menú, en una ficha de un cuadro de diálogo y, por último, en una opción. Sólo tiene que hacer clic en el botón Ajustar texto dentro del grupo Alineación , en la ficha Inicio . Sugerencia: en la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se incluye al final de este curso, encontrará una lista de las fichas y de lo que éstas contienen.
- ‹ #› 10 Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que se usan para trabajar con gráficos no son necesarios. Pero después de crear el gráfico haciendo clic en un botón de la ficha Insertar dentro del grupo Gráficos , aparecerán las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño , Presentación y Formato . En estas fichas están los comandos que se precisan para trabajar con un gráfico. La cinta de opciones responde a sus acciones. Utilice la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o para mover la ubicación del gráfico; la ficha Presentación para cambiar los títulos del gráfico u otros elementos; y la ficha Formato para agregar colores de relleno o para cambiar los estilos de línea. Cuando termine de trabajar en el gráfico, haga clic fuera del área del gráfico. Las Herramientas de gráficos desaparecerán. Para que vuelvan a aparecer, haga clic dentro del gráfico.
- ‹ #› 11 Siguiendo con el ejemplo, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , estarán todos los comandos que se utilizan con más frecuencia para realizar cambios en las fuentes: comandos para cambiar la fuente y el tamaño, y para convertir la fuente de negrita en cursiva o subrayado. Si desea más opciones, como un superíndice, utilice el iniciador de cuadros de diálogo.
- ‹ #› 12 La barra de herramientas de acceso rápido está sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel 2007. En esta barra, los comandos se mantienen siempre visibles y a mano. Por ejemplo, si utiliza Autofiltro todos los días y no desea hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido. Sólo tiene que hacer clic con el botón secundario del mouse en Filtro en la ficha Datos y, a continuación, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido . Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido . [ Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras se muestra la presentación, haga clic con el botón secundario del mouse en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir . Después de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (después de hacer clic con el botón secundario del mouse) y, a continuación, hacer clic en Reproducir . Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas de la última diapositiva de la presentación sobre cómo reproducir una animación de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva que viene a continuación es una diapositiva duplicada con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.]
- ‹ #› 13 Por ejemplo, si utiliza Autofiltro todos los días y no desea hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido. Sólo tiene que hacer clic con el botón secundario del mouse en Filtro en la ficha Datos y, a continuación, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido . Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido . [ Nota para el instructor: esta diapositiva es idéntica a la anterior, pero en lugar de una animación contiene imágenes estáticas. Utilícela si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.]
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- ‹ #› 15 Información adicional sobre el uso de los nuevos métodos abreviados: Cuando presione ALT, verá las sugerencias de teclas de todas las fichas de la cinta de opciones, todos los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office (que se describe más adelante en la presentación). Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuación, utilice la tecla correspondiente al botón que desea.
- ‹ #› 16 Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, consulte la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo encontrará al final de esta presentación.
- ‹ #› 17
- ‹ #› 18 Encontrará la barra de herramientas Vista en la parte inferior derecha de la ventana. Otra forma de ver la vista Diseño de página es hacer clic en la ficha Ver en la cinta de opciones y luego en Vista Diseño de página en el grupo Vistas de libro .
- ‹ #› 19 Información adicional sobre estos puntos: Puede activar o desactivar las reglas cuando lo necesite (haga clic en Regla en el grupo Mostrar u ocultar en la ficha Ver . En la siguiente lección obtendrá más información sobre el uso de la vista preliminar. Cuando escribe en la nueva área de encabezado y pie de página situada en la parte superior o inferior de una página, la ficha Diseño se abre con todos los comandos que necesita para crear encabezados y pies de página. Comprobará exactamente cómo funciona en la siguiente lección. Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la hoja. Para ver una hoja en una vista diferente, seleccione una vista en la barra de herramientas Vista o en el grupo Vistas de libro en la ficha Ver , para cada hoja. La vista Normal y la vista previa de salto de página se encuentran ahí.
- ‹ #› 20 Información adicional sobre la baja resolución: Cuando trabaje con una resolución baja, tendrá que hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos. Por ejemplo, en la ficha Ver , el grupo Mostrar u ocultar tiene varios comandos para mostrar u ocultar distintos elementos. Con una resolución alta, verá todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar . En una resolución de 800 por 600, verá el botón Mostrar u ocultar , pero no los comandos del grupo. En ese caso, haga clic en la flecha del botón del grupo Mostrar u ocultar para mostrar los comandos del grupo. Los grupos que, con una resolución menor, muestran sólo el nombre del grupo son los que tienen los comandos menos utilizados.
- ‹ #› 21 Información adicional sobre ventanas pequeñas: En cualquier resolución, hay un tamaño de ventana en el que algunos grupos sólo muestran el nombre de grupo. Por tanto, si trabaja en una ventana de Excel que no está maximizada, es posible que tenga que hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos. Información adicional sobre Tablet PC : Si tiene un Tablet PC con un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones más grandes de las fichas y grupos.
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- ‹ #› 28
- ‹ #› 30 La hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores. La nueva columna identificará los distintos productos, como lácteos, cereales, fruta, etc. La animación ilustra el proceso: Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad , así que haga clic en la columna Proveedor . En la ficha Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar . En el menú que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja . Se insertará una nueva columna en blanco donde podrá escribir los datos nuevos. [ Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras se muestra la presentación, haga clic con el botón secundario del mouse en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir . Después de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (después de hacer clic con el botón secundario del mouse) y, a continuación, hacer clic en Reproducir . Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas de la última diapositiva de la presentación sobre cómo reproducir una animación de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva que viene a continuación es una diapositiva duplicada con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.]
- ‹ #› 31 [ Nota para el instructor: esta diapositiva y la siguiente incluyen el mismo contenido que la anterior, pero utilizan imágenes estáticas y texto en lugar de una animación. Utilice estas diapositivas si tiene problemas para ver la animación. Elimine estas dos diapositivas o la anterior antes de mostrar la presentación.]
- ‹ #› 32 En la lista Formato se encuentran todos los comandos necesarios para ajustar el alto de columna y el ancho de fila, así como para mostrar u ocultar filas, columnas y hojas.
- ‹ #› 33
- ‹ #› 41 A la izquierda encontrará diferentes categorías de plantillas instaladas con Excel 2007. Haga clic en Destacado en Microsoft Office Online a la izquierda para obtener vínculos a demostraciones de vídeo y plantillas en línea para presupuestos, calendarios, informes de gastos, etc.
- ‹ #› 49
- ‹ #› 50 En esta lección aprenderá a compartir sus hojas de cálculo de Excel 2007 con personas que aún no tienen Excel 2007 y obtendrá más información sobre los motivos por los que se ha cambiado el formato de archivo.
- ‹ #› 51
- ‹ #› 52 Los archivos antiguos seguirán siéndolo a menos que decida lo contrario. Si abre un archivo creado en una versión anterior, cuando lo guarde y realice algún trabajo en él, podrá usar la configuración automática del cuadro de diálogo Guardar como para guardar el archivo en el formato de la versión original. Las nuevas características le advertirán si guarda el archivo como antiguo. Por ejemplo, si aplica un color a un encabezado en Excel 2007 y después guarda el archivo con formato de Excel 97-2003, el comprobador de compatibilidad le indicará que las versiones anteriores de Excel no tienen la opción de color para encabezados y pies de página, y que el encabezado aparecerá como texto sin formato. Importante : si una característica nueva no va a estar disponible cuando se guarda un archivo en un formato anterior y se vuelve a abrir en Excel 2007, el comprobador de compatibilidad se lo notificará.
- ‹ #› 53 Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevo formato. Es sencillo mantener una copia de un libro con formato 2007. Utilice Guardar como e indique a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa copia del archivo contendrá todas las características de Excel 2007. Comparta documentos entre versiones utilizando un convertidor. Si crea un archivo en 2007 y lo guarda con el formato de 2007, los compañeros que tengan las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las últimas revisiones y Service Packs) podrán trabajar en sus archivos de 2007. Cuando abran su libro, se les preguntará si desean descargar un convertidor que les permita abrirlo. Si los detalles técnicos son de su interés, el formato de archivo de Excel 2007 se basa en XML (Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML abiertos de Office. También es el nuevo formato de archivo de Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint ® 2007.
- ‹ #› 54 Nuevas características. Además de las características descritas en las lecciones anteriores, el número de filas de una hoja de cálculo se ha aumentado de 65.536 a 1.048.576. El número de columnas se ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir fórmulas más grandes en la nueva barra de fórmulas de tamaño ajustable. Y si hace clic en grandes bloques de texto en una celda, la barra de fórmulas ya no se dividirá en la cuadrícula de la hoja de cálculo. Archivos más seguros. Los libros que contienen código no deseado o macros son más fáciles de identificar y bloquear. Menor riesgo de que los archivos resulten dañados. Excel incluye una característica mejorada que permite abrir archivos dañados y recuperar parte del trabajo que, de no ser así, se perdería.
- ‹ #› 55 Tamaño de archivo menor. Los libros están comprimidos; el tamaño de archivo es aproximadamente un 50 o un 75 por ciento menor que en versiones anteriores de Excel. Puede abrir y guardar los archivos comprimidos como suele hacerlo con cualquier archivo de Excel. Datos más útiles. Se pueden realizar más operaciones con los datos, porque al estar basados en XML es más sencillo integrarlos con otros conjuntos de datos de otros equipos y programas. Por ejemplo, guarde su datos de presupuestos en un programa especializado, seleccione los que necesita e impórtelos a un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel o una base de datos de Access.
- ‹ #› 56 Libro de Excel (*.xlsx). Guarde un libro con este formato si no contiene macros ni código de Microsoft Visual Basic ® para Aplicaciones (VBA). Si intenta guardar un libro como un libro de Excel y contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel 2007 le avisará de que la macro o el código de VBA se eliminarán del archivo. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Guarde el libro con este formato cuando contenga macros o código de VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o código de VBA como el tipo de archivo Libro de Excel, Excel le aconsejará que no lo haga. Plantilla de Excel (*.xltx). Guarde el libro con este formato si necesita una plantilla.
- ‹ #› 57 Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Guarde el libro con este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA. Libro binario de Excel (*.xlsb). Guarde el libro con este formato si el libro es especialmente grande; este tipo de archivo se abrirá más rápidamente que uno con el formato Libro de Excel muy grande. Dispondrá de las nuevas características de Excel, pero no de XML.
- ‹ #› 58 Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Guarde el libro con este formato cuando necesite compartirlo con alguien que trabaja con una versión anterior de Excel y no dispone del Módulo de compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de archivos de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Guarde el libro con este formato cuando necesite compartirlo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayoría de las características de Excel 2007 se desactivarán cuando guarde el libro como este tipo de archivo.