Manual de Centsys

TABLA DE CONTENIDO
PAGINA

PANTALLA DE INGRESO ………………………………………………………………………………………………….. 01
MENU PRINCIPAL ……………………………………………………………………………………………………………….. 02
SEGURIDAD DEL SISTEMA …………………………………………………………………………………………….. 04
CIERRE DE PERIODO ………………………………………………………………………………………………………….. 07

SUPERVISOR ………………………………………………………………………………………………………………………… 09
SUPERVISOR – INFORMACION MOVIMIENTOS ………………………………………………………. 10
SUPERVISOR – NIVELES DE AUTORIZACION …………………………………………………………… 12
SUPERVISOR – NIVELES DE AUTORIZACION – NIVEL INVENTARIOS ……………. 13
SUPERVISOR – NIVELES DE AUTORIZACION – NIVEL CARTERA ……………………….. 14
SUPERVISOR – NIVELES DE AUTORIZACION – NIVEL FACTURACION …………….. 15
SUPERVISOR – NIVELES DE AUTORIZACION – NIVEL CONTABILIDAD ………….. 16

CONTABILIDAD ……………………………………………………………………………………………………………………. 17
CONTABILIDAD – PLAN DE CUENTAS …………………………………………………………………………… 19
CONTABILIDAD – DOCUMENTOS FUENTES ………………………………………………………………. 21
CONTABILIDAD – CODIGO DE TERCEROS ………………………………………………………………….. 22
CONTABILIDAD – CENTRO DE COSTOS ………………………………………………………………………. 24
CONTABILIDAD – AJUSTES POR INFLACION ………………………………………………………….. 25
CONTABILIDAD – ASIENTO COMPROBANTES ………………………………………………………….. 26
CONTABILIDAD – PARAMETROS DE UNION ………………………………………………………………. 28
CONTABILIDAD – INFORMACION …………………………………………………………………………………. 29
CONTABILIDAD – INFORMACION – BALANCE DE PRUEBA ……………………………………. 30
CONTABILIDAD – INFORMACION – INFORMACION DE CUENTAS ……………………. 31
CONTABILIDAD – INFORMACION – INFORMACION DOCUMENTOS …………………. 32
CONTABILIDAD – INFORMACION – INFORMACION CENTRO DE COSTOS ……… 33
CONTABILIDAD – INFORMACION – INFORMACION TERCEROS …………………………. 35
CONTABILIDAD – IMPRESIÓN ………………………………………………………………………………………… 37
CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – BALANCE DE PRUEBA …………………………………………… 39
CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – IMPRESIÓN TRIBUTARIA …………………………………. 40
CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – COMPROBANTE DE DIARIO ………………………………. 41
CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD ………………… 42
CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – AUXILIAR DE CUENTAS ……………………………………… 43
CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – CERTIFICADOS DE RETENCION ………………………. 45
CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – IMPRESIÓN DE FOLIOS ……………………………………… 46
CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – LIBRO MAYOR Y BALANCES ………………………………. 47
CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – LIBRO DIARIO ………………………………………………………… 48

FACTURACION ……………………………………………………………………………………………………………………… 49
FACTURACION – FACTURA ………………………………………………………………………………………………… 50
FACTURACION – DEVOLUCION ……………………………………………………………………………………….. 54
FACTURACION – INFORMACION ……………………………………………………………………………………. 57
FACTURACION – INFORMACION – INFORMACION DE DOCUMENTOS …………….. 59
FACTURACION – INFORMACION – COSTO, VENTA Y UTILIDAD ……………………….. 61
FACTURACION – INFORMACION – VENTAS DIARIAS …………………………………………... 63
FACTURACION – INFORMACION – VENTAS POR VENDEDOR …………………………….… 64
FACTURACION – INFORMACION – VENTAS POR ZONAS ……………………………………... 65
FACTURACION – INFORMACION – VENTAS VENDEDOR GRUPO ……………………….… 66
FACTURACION – IMPRESIÓN ………………………………………………………………………………………….. 67
FACTURACION – IMPRESIÓN – IMPRESIÓN DOCUMENTOS ……………………………….. 68

INVENTARIOS ……………………………………………………………………………………………………………………. 69
INVENTARIOS – GRUPOS …………………………………………………………………………………………………. 71
INVENTARIOS – LINEAS Y SUBLINEAS …………………………………………………………………….. 72
INVENTARIOS – BODEGAS ………………………………………………………………………………………………. 74
INVENTARIOS –FUENTES ………………………………………………...............................…………………. 75
INVENTARIOS – MAESTRO DE ARTICULOS ………………………………………………………………. 76
INVENTARIOS – ENTRADA DE DATOS ………………………………………………………………………... 80
INVENTARIOS – INFORMACION ……………………………………………………………………………………. 82
INVENTARIOS – INFORMACION – INFORMACION REFERENCIAS ……………………. 83
INVENTARIOS – INFORMACION – INFORMACION DOCUMENTOS …………………… 85
INVENTARIOS – INFORMACION – ESTADISTICAS POR LINEAS Y GRUPOS …. 86
INVENTARIOS – INFORMACION – INFORMACION DOCUMENTOS POR DIA …. 87
INVENTARIOS – IMPRESIÓN …………………………………………………………………………………………… 88
INVENTARIOS – IMPRESIÓN – LISTADO DE COSTOS …………………………………………… 89
INVENTARIOS – IMPRESIÓN – LISTA DE PRECIOS ………………………………………………… 91
INVENTARIOS – IMPRESIÓN – LISTADO DE DOCUMENTOS ………………………………. 93
INVENTARIOS – COSTOS A CONTABILIDAD ……………………………………………………………. 94

CARTERA .................................................................................................................................... 95
CARTERA – ZONAS .................................................................................................................. 97
CARTERA – VENDEDORES ..................................................................................................... 98
CARTERA – CLIENTES .................................................................................................... ....... 100
CARTERA – DOCUMENTOS FUENTES ............................................................................... 102
CARTERA – ENTRADA DE DATOS ....................................................................................... 103
CARTERA – INFORMACIÓN .................................................................................................. 106
CARTERA – INFORMACIÓN – INFORMACIÓN CLIENTES ......................................... 107
CARTERA – INFORMACIÓN – DOCUMENTOS CARTERA ............................................. 110
CARTERA – INFORMACIÓN – CARTERA POR EDADES ................................................. 112
CARTERA – INFORMACIÓN – TOTAL DEUDAS CLIENTES ......................................... 113
CARTERA – IMPRESIÓN .......................................................................................................... 114
CARTERA – IMPRESIÓN – IMPRESIÓN CARTERA POR EDADES ............................... 115
CARTERA – IMPRESIÓN – IMPRESIÓN COBRO VENDEDORES .................................. 118

PANTALLA DE INGRESO

Empresa: Espacio de 15 caracteres alfanuméricos que corresponden al
nombre de la empresa que se va a trabajar.

Usuario: Espacio de 15 caracteres alfanuméricos que identifican al
usuario que va a ingresar al sistema. Este usuario es creado
por el administrador del sistema en SEGURIDAD DEL
SISTEMA.

Pasabordo: Espacio de 15 caracteres alfanuméricos que representan la
clave de acceso al sistema.

F1: Salir del Sistema F2: Entrar al Menu Principal

MENU PRINCIPAL

SEGURIDAD DEL En esta opción se pueden crear empresas, nuevos usuarios
SISTEMA: con sus pasabordos o modificar las fechas en que se desea
trabajar.

INVENTARIOS: Maneja todo lo relacionado con las existencias de mercancía
que posee la empresa, permitiendo un adecuado control y
manejo de información de los movimientos del periodo.

CARTERA: Colabora en el control de las cuentas por cobrar y ayuda en
la oportuna recolección de los dineros adeudados.

FACTURACION: Agiliza la gestión comercial y se convierte en un punto de
captura principal para la información.

PROVEEDORES: Ayuda a controlar las obligaciones contraídas con terceros y
facilita la programación de los pagos y la consecución de los
dineros requeridos.

COMPRAS: Permite llevar un control detallado de las compras
realizadas por la empresa, facilitando el análisis de
cumplimiento, volumen de compras y fechas de recibo.
NOMINA: Herramienta de control de los procesos de personal y de las
liquidaciones periódicas a los empleados.

CONTABILIDAD: Captura las transacciones económicas de la empresa y
colabora en el procesamiento de la información tributaria y
financiera.

CIERRE DE Permite realizar los cierres contables bien sean mensuales
PERIODO: o anuales, para el traslado de los saldos correspondientes.

F1: Salir del Sistema

SEGURIDAD DEL SISTEMA

Empresa: Espacio de 15 caracteres alfanuméricos que corresponden
al nombre de la empresa que se esta trabajando (Nivel de
autorización diferente de 01). Si lo que se desea es crear un
nuevo usuario, se deberá en este espacio digitar el nombre
de la empresa sobre la cual este nuevo usuario va a tener
manejo. Solo es posible acceder a esta función bajo un
pasabordo de nivel 01.

Usuario: Espacio de 15 caracteres alfanuméricos que identifican al
usuario que esta trabajando el sistema. Si lo que se desea
es crear un nuevo usuario, se procede entonces a digitar la
palabra con la que éste va a ser identificado en el sistema.
Esta asignación solo puede ser creada por un usuario que
posea nivel de autorización 01.

Pasabordo: Espacio de 15 caracteres alfanuméricos que representan la
clave del usuario que esta trabajando el sistema. En el caso
de la creación de un nuevo usuario, éste utilizara este
espacio para asignarse el pasabordo personal que va a
utilizar en el manejo del sistema.

Nivel de Espacio de 2 caracteres numéricos que indican hasta donde
Autorización: se tiene permitido el acceso del usuario. La mayor o menor
autorización varía según lo establecido por el administrador
del sistema. Los niveles de autorización van del 1 al 9.

Fecha de Indica el año y el mes en el que se desea trabajar o en su
Trabajo: defecto en el que se esta trabajando.

Pasabordo Espacio de 15 caracteres alfanuméricos que habilitan al
Alterno: usuario de nivel 01, a modificar o actualizar los datos de
razón social, dirección, nit y fecha de modificación.

Razón Social: Espacio de 70 caracteres alfanuméricos, que corresponden
a la razón social de la empresa que se esta trabajando o se
va a trabajar.

Dirección: Espacio de 80 caracteres alfanuméricos, que corresponden
a la ubicación de la empresa.

Nit: Espacio de 15 caracteres numéricos que corresponden al
Numero de Identificación Tributaria de la empresa incluido
el digito de verificación.

Familia: Espacio de 3 caracteres alfanuméricos que corresponden a
las tres primeras letras con que empiezan los archivos de la
empresa que se esta trabajando o se va a trabajar. Estos
caracteres no pueden ser repetidos en las diferentes
empresas que se trabajen.

Fecha de Espacio de 8 caracteres numéricos de tipo (aaaa/mm/dd),
Modificación: que contienen la fecha que indica hasta donde puede
devolverse un usuario que tenga un nivel de autorización
diferente de 01.

Fecha Inicio Espacio de 8 caracteres numéricos de tipo (aaaa/mm/dd),
Empresa: que contienen la fecha de cuando se empezó a trabajar la
empresa o los saldos iniciales con los que se inició la
información.

Fecha Actual Espacio de 8 caracteres numéricos de tipo (aaaa/mm/dd),
Empresa: que contienen la fecha en la cual se esta trabajando en el
momento o en la que se desea empezar a trabajar.

F1: Salir al Menu Principal F2: Grabar las modificaciones o actualizaciones
F3: Borrar F4: Imprimir
F5: Listar F6: Grabar las modificaciones o actualizaciones y salir al
Menú Principal

CIERRE DE PERIODO

Tipo de Cierre: Se refiere a la clase en como se desea realizar el traslado
de los saldos y movimientos.

Mensual: Se refiere a que si deseamos trasladar los
saldos y movimientos del presente mes al mes
siguiente.

Anual: Se refiere a que si deseamos trasladar los
saldos y movimientos del presente año al año
siguiente. Este cierre se realiza una vez al año
para que el sistema de manera automática
cancele las cuentas nominales contra el
Pérdidas y Ganancias. Cuando se realiza este
cierre el sistema de manera automática queda
en el mes “13”, por lo que para iniciar el
siguiente año hay que proceder a hacer Cierre
Mensual.

Fecha de Cierre: Fecha que da el sistema de manera automática y que
corresponde a la fecha del próximo cierre mensual o el mes
a trabajar una vez realizado el cierre.

Porcentaje Espacio de 2 caracteres y 3 decimales que corresponden al
Ajuste: Porcentaje de Ajustes Integrales por Inflación del
correspondiente mes de trabajo.

Módulos a Se refiere al modulo o módulos que se desean cerrar con el
Cerrar: respectivo tipo de cierre. Se exige realizar cierre mensual
o anual según el caso, cuando se ha modificado información
de meses anteriores a la fecha de trabajo. Este cierre debe
ser continuo hasta la ubicación de la fecha de trabajo
actual para una correcta presentación de información.

F1: Salir al Menú Principal F5: Listar los porcentajes de ajustes
F6: Procesar la información

ADMINISTRACION

Información Esta opción esta orientada a establecer rastros de
Movimientos: auditoria de procedimientos, con el fin de conocer que
tipo de movimientos fueron realizados por cada uno de los
usuarios, en cuales módulos, en que fecha y a que hora.

Niveles de Esta opción permite al administrador del sistema, limitar a
Autorización: los usuarios con pasabordo diferente de 01 las facultades
de dominio y manipulación del CENTSYS; de manera que se
tenga una seguridad y confidencialidad en la información.

ADMINISTRACION - INFORMACION
MOVIMIENTOS

Modulo: Se refiere al modulo del que deseamos ver el rastro de los
procesos del usuario o usuarios. En caso de que se desee ver
el rastro de todos los módulos, este espacio se deja en
blanco.

Usuario: Se refiere al usuario del que se desea ver el rastro de
procesos. En caso de que se desee ver el rastro de todos los
usuarios, este espacio se deja en blanco.

Fecha procesos Espacio de 8 caracteres numéricos de tipo (aaaa/mm/dd)
Usuarios: que corresponden a la fecha exacta de la que se desea ver
el rastro de auditoria. En caso de que se desee ver el rastro
de todos los movimientos realizados en el mes de trabajo
actual, este espacio se deja en blanco.

Movimiento: Se refiere al tipo de movimiento (GRABAR, REGRABAR,
BORRAR) del que se desee ver el rastro de auditoria. En
caso de que se desee ver el rastro de todos los tipos de
movimiento, este espacio se deja en blanco.

Fecha: Se refiere a la fecha calendario en la que fue realizado el
movimiento. Esta fecha puede ser distinta del mes de
trabajo en el que fueron incorporados los movimientos.
Hora: Se refiere a la hora meridiano en la que fue realizado el
movimiento.

Usuario: Se refiere al usuario que realizo el movimiento, teniendo en
cuenta el pasabordo personal.

Modulo: Se refiere al modulo en el que fue realizado el movimiento.

Movimiento: Se refiere al tipo de movimiento (GRABAR, REGRABAR,
BORRAR) que fue realizado.

F1: Salir al Menú Principal F2: Procesar o mostrar el rastro de procesos

ADMINITRACION – NIVELES DE
AUTORIZACION

Nivel de En esta opción el administrador del sistema puede
Inventarios: determinar el acceso de cada uno de los usuarios al Modulo
de Inventarios, según la complejidad dada a cada uno de los
niveles de autorización (02 al 09).

Cartera: determinar el acceso de cada uno de los usuarios al Modulo
de Cartera, según la complejidad dada a cada uno de los

Facturación: determinar el acceso de cada uno de los usuarios al Modulo
de Facturación, según la complejidad dada a cada uno de los

Contabilidad: determinar el acceso de cada uno de los usuarios al Modulo
de Contabilidad, según la complejidad dada a cada uno de los

ADMINISTRACION – NIVELES DE
AUTORIZACION – NIVEL DE INVENTARIOS

Nivel: Espacio de 1 carácter numérico que corresponde al nivel de
autorización al que se le va a restringir o permitir cierta
clase de movimientos dentro del sistema.

Los permisos dados al nivel de autorización en mención, se determinan cuando
el recuadro esta señalado con un “chulo” o un “okey”, y lo contrario sucede
cuando se restringen los movimientos, es decir, en este caso el recuadro queda
exento del “okey” o “chulo”, en otras palabras queda en blanco.

La incorporación o eliminación de esta señala se realiza dando clic sobre el
recuadro necesario.

F1: Salir al Menú Principal F2: Grabar las modificaciones

AUTORIZACION – NIVEL DE CARTERA



recuadro necesario.


AUTORIZACION – NIVEL DE FACTURACION



recuadro necesario.


AUTORIZACION – NIVEL DE CONTABILIDAD



recuadro necesario.


CONTABILIDAD

Plan de En esta opción se establecen las cuentas del PUC que van a
Cuentas: ser manejadas a lo largo del ejercicio contable.

Documentos En esta opción se crean los documentos que se van a
Fuentes: utilizar en el modulo de contabilidad para ingresar la
información.

Código de En esta opción se crea la información básica de todas
Terceros: aquellas personas naturales o jurídicas que tienen negocios
con la compañía en forma permanente o semipermanente,
tales como clientes, proveedores, empleados y socios entre
otros.

Centro de En esta opción se crean los distintos departamentos,
Costos: secciones o sucursales en que se halla dividida la compañía,
para una mejor asignación de costos y gastos en cada uno de
ellos.

Ajustes por En esta opción se crean las cuentas sobre las que se
Inflación: realizan los ajustes integrales por inflación, junto con su
cuenta de ajuste y contrapartida.
Asiento En esta opción se crean los correspondientes registros
Comprobantes: contables producto de las transacciones comerciales.

Parámetros de En esta opción se crean los parámetro de las uniones de los
Unión: diferentes módulos con contabilidad.

Información: En esta opción se muestran los saldos y los movimientos que
han tenido las cuentas y los terceros durante el periodo
contable.

Impresión: En esta opción se imprimen los documentos que genera la
contabilidad como los son: los comprobantes de diario, los
libros auxiliares, el balance de prueba y los libros oficiales,
entre otros.

F1: Salir al Menú Principal

CONTABILIDAD - PLAN DE CUENTAS

Código: Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden al
código asignado por el plan único de cuentas.

Nombre: Espacio de 50 caracteres alfabéticos que corresponden al
nombre de la cuenta.

Nivel: Espacio de 1 carácter numérico que corresponde al nivel que
tiene la cuenta dentro del plan de cuentas. Varía del 1 al 6,
y se asigna dependiendo de la cuenta con la que tenga
relación.

Tipo: Corresponde a la clasificación que se le darán a las cuentas.
Los tipos son G, M y D.

Ej.: 1 ACTIVO, nivel 1, tipo G.
11 DISPONIBLE, nivel 2, tipo G.
1110 BANCOS, nivel 3, tipo M.
111005 NACIONALES, nivel 4, tipo G
11100501 Banservis, nivel 5, tipo D

Tiene Base: Se refiere a que si la cuenta que se esta creando necesita
pedir la base sobre la cual se a tomado el valor registrado.

Ej.: Las cuentas de Retenciones en la Fuente.

Tiene Tercero: Se refiere a que si la cuenta debe solicitar el tercero con el
que se esta realizando la transacción comercial.

Tiene Centro Se refiere a que si la cuenta es manejada con la opción de
de Costos: Centro de Costos en el caso del manejo de sucursales o
departamento comerciales.

Se utiliza en Se refiere a que si la cuenta va a ser trabajada únicamente
Contabilidad: desde el modulo de contabilidad o por el contrario va a ser
utilizada por otros módulos.

Borrar tercero Se refiere a que si necesitamos o no, mantener un
Cierre de año: un historial vigente de los saldos que poseen los terceros.

Cuenta de Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden al
Cierre anual: código de la cuenta contra la cual se cancelaran las cuentas
de resultado u otras dependiendo del criterio del
administrador del sistema.

F1: Salir al Menú de Contabilidad F2: Grabar las modificaciones
F3: Borrar Cuenta F4: Imprimir Plan de Cuentas
F5: Listar en pantalla las cuentas F6: Grabar las modificaciones y salir al Menú de
Contabilidad

CONTABILIDAD - DOCUMENTOS FUENTES

Código: Espacio de 2 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código con que se van identificar cada uno de los
documentos que se utilizan en contabilidad.

Nombre: Espacio de 30 caracteres alfanuméricos que corresponden
al nombre que se le asignara al documento fuente.

Tipo de Se refiere al formato como serán impresos los subdiarios
Impresión: de contabilidad previamente creados.

Numero Numero de 6 dígitos que corresponde al consecutivo que se
Siguiente lleva de cada documento. Cada vez que se ingrese un nuevo
Comprobante: documento con el mismo fuente, el consecutivo aumentara
en 1.

F3: Borrar Documento Fuente F4: Imprimir lista de Documentos Fuentes
F5: Listar en pantalla los Documentos F6: Grabar las modificaciones y salir al Menú de
Contabilidad

CONTABILIDAD - CODIGO DE TERCEROS

Código: Espacio de 7 caracteres alfanuméricos de uso exclusivo del
sistema para la identificación del tercero.

Nit: Espacio de 12 caracteres numéricos que corresponde a la
Identificación Tributaria del Tercero.

Digito Espacio de 1 carácter numérico que corresponde al digito
Verificación: del Nit precedido de guión.

Nombre: Espacio de 50 caracteres alfanuméricos que corresponden a
la razón social del tercero.

Dirección: Espacio de 30 caracteres alfanuméricos que corresponden a
la ubicación del tercero.

Teléfono: Espacio de 12 caracteres numéricos que corresponden al
numero telefónico del tercero.

Ciudad: Espacio de 12 caracteres alfanuméricos que corresponden a
la ubicación geográfica del tercero.

F3: Borrar Tercero F4: Imprimir lista de Terceros
F5: Listar en pantalla los Terceros F6: Grabar las modificaciones y salir al Menú de
Contabilidad

CONTABILIDAD - CENTRO DE COSTOS

código con que se van a identificar cada una de los
departamentos, secciones o sucursales en que se halla
dividida la empresa.

al nombre del departamento, sección o sucursal de la
empresa.

F3: Borrar Centro de Costos F4: Imprimir lista de Centro de Costos
F5: Listar en pantalla los Cent. Cost. F6: Grabar las modificaciones y salir al Menú de
Contabilidad

CONTABILIDAD - AJUSTES POR INFLACION

Cuenta a Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden al
Ajustar: código de la cuenta de detalle que hay que ajustar por
inflación según las normas vigentes.
Ej.: 15160501

Cuenta donde Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden al
se Ajusta: código de la cuenta de detalle en donde se va a ajustar la
cuenta anterior.
Ej.: 15169901

Contrapartida Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden a la
Cuenta ajuste: cuenta de detalle en la que se registra la contrapartida del
ajuste por inflación de la Cuenta a Ajustar.
Ej.: 47051501

F3: Borrar Ajuste por Inflación F4: Imprimir lista de Ajustes por Inflación
F5: Listar en pantalla los Ajus x Infl F6: Grabar las modificaciones y salir al Menú de
Contabilidad

CONTABILIDAD – ASIENTO COMPROBANTES

Fuente: Espacio de 2 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código del documento fuente que vamos a utilizar para la
elaboración del asiento contable y el cual ya a sido
previamente creado en la opción correspondiente. El
sistema de manera automática completa el espacio del
nombre del documento.

Numero: Espacio de 8 caracteres alfanuméricos que son asignados
por el sistema y que corresponden al numero consecutivo del
documento fuente que vamos a realizar. Si lo que se desea
es ver un comprobante ya existente se tipea junto con el
código fuente anterior, el número de comprobante exacto y
el sistema muestra automáticamente el contenido del
documento en caso de que lo halla.

Fecha: Espacio de 8 caracteres numéricos de tipo (aaaa/mm/dd)
que corresponden a la fecha del documento que vamos a
realizar. La fecha no puede ser menor a la fecha de saldos
iniciales, ni mayor a la fecha de trabajo.

Cuenta: Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden al
código de la cuenta de detalle que se utilizara para la
transacción. El sistema de manera automática muestra en la
misma fila el saldo anterior de dicha cuenta, así como los
movimientos del mes y posteriormente su saldo final.

Cent. Cost: Espacio de 2 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código de la sucursal, sección o departamento que se
relaciona con la transacción a realizar.

Tercero: Espacio de 12 caracteres alfanuméricos que corresponden al
número de identificación tributaria del tercero. El sistema
de manera automática muestra en la misma fila el nombre y
el saldo correspondiente.

Detalle: Espacio de 50 caracteres alfanuméricos que corresponden
al concepto del registro contable.

Débito o Espacio de 11 caracteres numéricos que corresponden al
Crédito: valor del registro realizado. El valor debe ser débito o
crédito, pero no los dos al mismo tiempo.

Base: Espacio de 11 caracteres numéricos que corresponden a la
base sobre la que se a determinado la cifra anterior. Este
espacio solo se afecta cuando la cuenta manejada se halla
establecida previamente para que así fuere, según los
parámetros dados en el Plan de Cuentas.

Diferencia: Se refiere al descuadre nominal que presenta la elaboración
del documento en mención.

F1: Salir al Menú de Contabilidad F2: Grabar el asiento o entrar al comprobante
F3: Borrar el asiento o comprobante F4: Imprimir Subdiario
F5: Copiar cuenta como detalle F6: Grabar las modificaciones y salir
F7: Crear nuevo Documento Fuente, al Menú de Contabilidad
Cuenta o Tercero o copiar el
Detalle anterior

CONTABILIDAD - PARÁMETROS DE UNION

Modulo: Se refiere al nombre del modulo que se va a unir con
contabilidad.

Bodega: Espacio de 2 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código de la bodega de la cual se va a establecer el
parámetro de unión. Es importante realizar uniones
independientes para cada bodega.

Tipo Se refiere al tipo de movimientos que se tienen en el
Movimiento: respectivo modulo.

Cuenta: Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden al
código de la cuenta de detalle con la cual está asociado el
tipo de movimiento.

F1: Salir al Menú de Contabilidad F2: Grabar la unión del modulo o los registros
F3: Borrar el registro de unión F6: Grabar las modificaciones y salir
al Menú de Contabilidad

CONTABILIDAD - INFORMACIÓN

Balance de Esta opción muestra a manera de plan de cuentas los
Prueba: los saldos de los movimientos que se han tenido del mes,
junto con sus respectivos saldos finales e iniciales.

Información de Esta opción muestra los movimientos detallados que han
Cuentas: tenido las cuentas a lo largo del ejercicio contable, según el
rango de tiempo deseado.

Información Esta opción muestra todo lo relacionado con los documentos
Documentos: fuentes que se han digitado en el transcurso del mes.

Información Esta opción muestra lo relacionado con todos los
Centro de movimientos que han tenido cada uno de los centros de
Costos: costos.

Información Esta opción muestra las cuentas sobre las que han tenido
Terceros: movimiento las transacciones económicas realizadas con
cada tercero.

F1: Salir al Menú de Contabilidad

CONTABILIDAD – INFORMACIÓN – BALANCE
DE PRUEBA

Código: Se refiere a la codificación de las cuentas que tienen saldo
y las cuales han sido afectadas en el periodo.

Nombre: Se refiere el nombre asignado a la cuenta en el momento de
la creación del Plan de Cuentas.

Sal. Anterior: Se refiere al valor con el que finalizó la cuenta en el mes de
trabajo anterior.

Debito: Se refiere a la sumatoria de los movimientos debito que
tuvo la cuenta a lo largo del mes de trabajo.

Crédito: Se refiere a la sumatoria de los movimientos crédito que

Sal. Actual: Se refiere al resultado final de cada cuenta, producto de
las operaciones pertinentes obtenidas del Saldo Anterior,
Debito y Crédito.

F1: Salir al Menú de información

CONTABILIDAD – INFORMACIÓN –
INFORMACIÓN DE CUENTAS

Código de la Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden al
Cuenta: código de la cuenta de detalle que se va a consultar. El
sistema de manera automática muestra el nombre de la
cuenta, el saldo anterior, el movimiento del mes y el saldo
actual.

Código Espacio de 15 caracteres numéricos que corresponden al
Tercero: código del tercero del que vamos a realizar la consulta. Aquí
de manera automática se muestra en la misma fila el nombre
y el saldo correspondiente del tercero seleccionado.

F1: Salir al Menú de Información F2: Determinar el rango de tiempo del movimiento
F4: Avanzar a la siguiente cuenta F5: Terceros
F6: Mirar bases de retenciones

CONTABILIDAD - INFORMACIÓN -
INFORMACIÓN DOCUMENTOS

Fuente: Se refiere al código del documento fuente que se a
trabajado.

Nombre del Se refiere al nombre asignado al código del
Fuente: documento fuente.

Cantidad: Se refiere al numero de comprobantes que se han creado de
ese fuente en el mes de trabajo.

Debito: Se refiere a la sumatoria total debito que tienen los
documentos elaborados en el mes.

Crédito: Se refiere a la sumatoria total crédito que tienen los
documentos elaborados en el mes.

Diferencia: Se refiere al descuadre nominal que presenta alguno o
algunos de los documentos fuentes trabajados.


CONTABILIDAD – INFORMACIÓN –
INFORMACIÓN CENTRO DE COSTOS

Centro de Espacio de 2 caracteres alfanuméricos que corresponden al
Costos: código del centro de costos del cual se desea ver la
información.

Cuenta: Se refiere a las cuentas de detalle que tienen saldo
y las cuales han sido afectadas en el periodo por el
respectivo centro de costos.

Nombre Se refiere al nombre asignado a la cuenta en el momento de
Cuenta: la creación del Plan de Cuentas.

Saldo Se refiere al valor con el que finalizó la cuenta en el mes de
Anterior: trabajo anterior.

Debito: Se refiere a la sumatoria de los movimientos débito que
tuvo la cuenta, a lo largo del mes de trabajo.

Crédito: Se refiere a la sumatoria de los movimientos crédito que
tuvo la cuenta, a lo largo del mes de trabajo.

Saldo Se refiere al resultado final de cada cuenta, producto de
Actual: las operaciones pertinentes obtenidas del Saldo Anterior,
Debito y Crédito.


CONTABILIDAD – INFORMACIÓN -
INFORMACIÓN TERCEROS

Identificación: Espacio de 13 caracteres numéricos que corresponden al
Numero de Identificación Tributaria del tercero del que se
desea ver la información

Código: Se refiere a la codificación de las cuentas que tienen saldo
y las cuales han sido afectadas en el periodo.

Nombre: Se refiere el nombre asignado a la cuenta en el momento de
la creación del Plan de Cuentas.

Sal. Anterior: Se refiere al valor con el que finalizó la cuenta en el mes de
trabajo anterior.

Debito: Se refiere a la sumatoria de los movimientos débitos que

Crédito: Se refiere a la sumatoria de los movimientos créditos que

Sal Actual: Se refiere al resultado final de cada cuenta, producto de
las operaciones pertinentes
obtenidas del Saldo Anterior, Debito y Crédito.

F1: Salir al Menú de información F2: Visualizar el movimiento de la cuenta

CONTABILIDAD - IMPRESIÓN

Balance de Imprime los saldos anteriores, los movimientos del mes y los
Prueba: saldos actuales que tienen cada una de las cuentas a la
fecha de trabajo.

Impresión Imprime los saldos que tienen los terceros a la fecha de
Tributaria: trabajo en relación con la cuenta elegida.

Comprobante Imprime el resumen diario acumulado de los comprobantes,
De diario: según el fuente escogido.

Documentos Imprime en detalle todos los comprobantes realizados en
Contabilidad: en el mes, en relación con el fuente escogido.

Auxiliar Imprime el movimiento detallado de las cuentas con su
Cuentas: respectivo tercero desde una fecha determinada.

Certificados Imprime los certificados de retención exigidos por ley con
De retención: sus principales requisitos de expedición.

Impresión de Imprime los membretes de los libros oficiales, necesarios
Folios: para su autorización en la entidad respectiva.
Libro Mayor y Imprime el Libro Oficial.
Balances:

Libro Diario: Imprime el Libro Oficial.

F1: Salir al Menú de Contabilidad

CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – BALANCE DE
PRUEBA

Cuenta Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden
Principal: a la cuenta de la cual deseamos realizar la impresión. Se
deja espacio en blanco si se desea imprimir todo el
Balance de Prueba

Nivel de Espacio de 1 carácter numérico que corresponde al nivel
Impresión: de la cuenta hasta la cual deseamos realizar la impresión en
relación con la cuenta principal. Se deja espacio en blanco si
deseamos ver la impresión hasta las cuentas de detalle, es
decir, hasta el nivel 5.

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir el Balance de Prueba

CONTABILIDAD - IMPRESIÓN - IMPRESION
TRIBUTARIA

Cuenta Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden a la
Inicial: cuenta de detalle desde la cual se desea empezar a imprimir
la información tributaria. Se deja espacio en blanco si se
desea imprimir la información tributaria de todas las
cuentas del Balance de Prueba.

Cuenta Final: Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden a la
cuenta de detalle hasta la cual se desea terminar de
imprimir la información tributaria. Se deja espacio en
blanco si se desea imprimir la información tributaria de
todas las cuentas del Balance de Prueba

Tipo de Total: Se refiere al saldo total que tienen todos los
Impresión: terceros de la cuenta elegida.

Mensual: Se refiere al saldo total de los movimientos
del mes de trabajo actual.

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir la información tributaria

CONTABILIDAD - IMPRESIÓN –
COMPROBANTE DE DIARIO

código del fuente del cual se desea imprimir el
comprobante.

Del día: Espacio de 2 caracteres numéricos que corresponden al día
desde el cual deseamos imprimir la información del
comprobante.

Al: Espacio de 2 caracteres numéricos que corresponden al día
hasta el cual deseamos realizar la impresión acumulada de la
información del comprobante.

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir el Comprobante de Diario

CONTABILIDAD - IMPRESIÓN - DOCUMENTOS
CONTABILIDAD

código del fuente del cual se desea imprimir el reporte de
los comprobantes existentes de dicha fuente en el mes de
trabajo actual.

Del día: Espacio de 2 caracteres numéricos que corresponden al día
desde el cual deseamos empezar a imprimir el reporte de
los comprobantes.

Al: Espacio de 2 caracteres numéricos que corresponden al día
hasta el cual deseamos realizar la impresión del reporte de
los comprobantes.

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir el Documento de Contabilidad

CONTABILIDAD - IMPRESIÓN – AUXILIAR
CUENTAS

Cuenta Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden a la
Inicial: cuenta de detalle desde la cual se desea empezar a imprimir
el auxiliar.

Cuenta Final: Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden a la
cuenta de detalle hasta la cual se desea terminar de
imprimir el auxiliar.

Tercero: Espacio de 7 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código del tercero asignado por el sistema y respecto del
cual se desea imprimir el auxiliar. En caso de que la
impresión se desea realizar sin tener en cuenta el tercero,
entonces este espacio quedara en blanco.

Centro de Espacio de 2 caracteres alfanuméricos que corresponden al
Costos: código del centro de costos del cual se desea realizar la
impresión. En caso de que la impresión se desea realizar sin
tener en cuenta el centro de costos, entonces este espacio
quedara en blanco.

Fecha Inicial: Espacio de 8 caracteres numéricos de tipo (aaaa/mm/dd)
que corresponden a la fecha desde la cual se desea empezar
a realizar la impresión.

Fecha Final: Espacio de 8 caracteres numéricos de tipo (aaaa/mm/dd)
que corresponden a la fecha hasta la cual se desea realizar
la impresión.

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir el Auxiliar

CONTABILIDAD – IMPRESIÓN –
CERTIFICADOS DE RETENCION

Cuenta Espacio de 10 caracteres numéricos que corresponden
Retención: a la cuenta de detalle en donde se halla registrado el valor
retenido por concepto de retención en la fuente.

Tercero: Espacio de 12 caracteres numéricos que corresponden al
numero de identificación tributario del tercero al cual se le
va a elaborar el correspondiente certificado.

Tipo Totales: Imprime un listado con todos los terceros a los
Impresión: que se les ha efectuado retención, con sus
respectivas bases y retenciones.

Certificado: Imprime el formato del certificado con su
respectiva información.

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir el Certificado de Retención

CONTABILIDAD - IMPRESIÓN - IMPRESIÓN
DE FOLIOS

Numero Espacio de 12 caracteres numéricos que corresponden al
Inicial: rango de número desde el cual se desea empezar a imprimir
los folios.

Numero Final: Espacio de 12 caracteres numéricos que corresponden al
rango de numero hasta el cual se desea terminar de
imprimir los folios.

Tipo Folio: Se refiere al titulo del libro oficial que se desea imprimir,
ya sea el Libro Diario Mayor, el Libro Mayor y Balances o el
Libro de Inventarios.

Sufijo: Espacio de 4 caracteres alfanuméricos que corresponden a
las exigencias hechas por la entidad encargada del registro
de los libros oficiales para su aceptación e inscripción.

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir los Folios

CONTABILIDAD – IMPRESIÓN – LIBRO
MAYOR Y BALANCES

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir el Libro Mayor y Balances

CONTABILIDAD - IMPRESIÓN – LIBRO DIARIO

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir el Libro Diario

FACTURACIÓN

Factura: En esta opción se elaboran las facturas de venta de los
bienes y/o servicios comercializados.

Devolución: En esta opción se realizan las devoluciones por ventas o
cambios de mercancías según el caso requerido.

Información: En esta opción se muestran los comportamientos de las
ventas según los parámetros y rangos deseados.

Impresión: En esta opción se imprimen los diferentes reportes que
genera el modulo de facturación, necesarios para una
correcta evaluación del comportamiento de las ventas del
negocio.


FACTURACION – FACTURA

código del documento fuente que se va a utilizar para la
elaboración de la factura.

código de la bodega de la cual se van a descargar los
artículos facturados.

por el sistema y que corresponden al numero consecutivo
de la factura que vamos a realizar. Si lo que se desea es ver
una factura ya existente, se tipea junto con el código
anterior el número de comprobante exacto y el sistema
muestra automáticamente el contenido del documento en
caso de que lo halla.

que corresponden a la fecha de la factura que vamos a
realizar. La fecha no puede ser menor a la fecha de inicio o
de saldos iniciales, ni mayor a la fecha de trabajo.

Forma de Pago: Se refiere a la forma como va a ser cancelada la
correspondiente factura.

Fecha de Espacio de 8 caracteres numéricos de tipo (aaaa/mm/dd)
Pedido: que corresponden a la fecha desde la cual se realizo el
pedido de la mercancía que ahora se va a facturar. La fecha
no puede ser mayor a la fecha de la factura.

Fecha de Pago: Espacio de 8 caracteres numéricos de tipo (aaaa/mm/dd)
que corresponden a la fecha acordada para la cancelación
total de la factura.

Cliente: Espacio de 11 caracteres numéricos que corresponden al
código del cliente al cual se le va a realizar la factura. Este
cliente tiene que haber sido creado previamente en la
opción Clientes de Cartera.

Vendedor: Espacio de 7 caracteres alfanuméricos que corresponden
código del vendedor que esta realizando dicha venta. Este
vendedor tiene que haber sido creado previamente en la
opción Vendedores de Cartera.

Condiciones: Espacio de 30 caracteres alfanuméricos que corresponden a
las especificación precisas en que fue negociada la factura.

Precio: Se refiere al tipo de precio al cual se están facturando los
artículos. Esta determinación de precios tiene que haber
sido creada previamente en la opción Maestro de Artículos
de Inventarios.

Referencia: Espacio de 20 caracteres alfanuméricos que corresponden a
la referencia del artículo que se va a facturar. Esta
referencia tiene que haber sido creada previamente en la
opción Maestro de Artículos de Inventarios.

Cantidad: Espacio de 8 caracteres numéricos que corresponden al
numero de unidades que se están vendiendo de dicha
referencia.

IVA: Espacio de 2 caracteres numéricos que corresponden a la
tarifa de IVA a la que esta gravado dicho articulo.

Precio: Espacio de 9 caracteres numéricos que corresponden al
precio unitario sin IVA del articulo que se esta vendiendo.

Precio con IVA: Espacio de 9 caracteres numéricos que corresponden al
precio total unitario del artículo.

Subtotal: Valor que da el sistema y que corresponde al precio total sin
IVA de las cantidades vendidas de dicha referencia.

Cantidad en Número que da el sistema y que corresponde a la cantidad
Bodega: total de existencias de esa referencia en dicha bodega.

Cantidad Total: Numero que da el sistema y que corresponde a la cantidad
total de existencias de esa referencia en todas las bodegas.

Fletes: Espacio de 9 caracteres numéricos que corresponden al
valor total de los gastos de transporte necesarios para el
despacho de la mercancía.

Descuento: Espacio de 2 caracteres numéricos que corresponden al
porcentaje de descuento de pie de factura que se va a
realizar sobre dicho documento.

Retención: Espacio de 2 dígitos y 2 decimales que corresponden al
porcentaje de retención en la fuente que aplica para dicha
factura.

Subtotal: Valor que da el sistema y que corresponde a la sumatoria de
la columna Total Neto.

IVA: Valor que da el sistema y que corresponde al total del IVA
generado de la factura.

Total: Valor que da el sistema y que corresponde al resultado de
las operaciones respectivas entre el Subtotal, Fletes,
Dscto, IVA y Retención.

F1: Salir al Menú de Facturación F2: Grabar los registros o entrar a la factura
F3: Borrar los registros o la factura F4: Imprimir la factura
F5: Listar las referencias F6: Grabar las modificaciones y salir a los cuadros
finales

FACTURACIÓN - DEVOLUCION

código del documento fuente que vamos a utilizar para la
elaboración de la devolución en ventas.

código de la bodega a la cual se va a cargar la devolución.

de la devolución que vamos a realizar. Si lo que se desea es
ver una devolución ya existente, se tipea junto con el código
anterior el número de comprobante exacto y el sistema
muestra automáticamente el contenido del documento en
caso de que lo halla.

que corresponden a la fecha de la devolución que vamos a
realizar. La fecha no puede ser menor a la fecha de la
factura sobre la que se va a hacer la devolución, ni mayor a
la fecha de trabajo.

Fuente Factura Espacio de 2 caracteres alfanuméricos que corresponden al
Devuelta: código del documento fuente de la factura, sobre la que se
va a aplicar la devolución.

Bodega Factura Espacio de 2 caracteres alfanuméricos que corresponden al
Devuelta: código de la bodega de la que se descargo la factura que
vamos a devolver.

Numero Factura Espacio de 6 caracteres alfanuméricos que corresponden al
Devuelta: numero de la factura sobre la que se le aplicara la
devolución.

Forma de Pago: Palabra que da el sistema y que corresponde a la forma en
como se pago la factura a devolver.

Cliente: Palabra que da el sistema y que corresponde al código del
cliente al cual se le realizo la factura.

Vendedor: Palabra que da el sistema y que corresponde al código del
vendedor que realizo dicha venta.

Precio: Palabra que da el sistema y que corresponde al tipo de
precio al cual fueron vendidos los artículos.

Referencia: Espacio de 20 caracteres alfanuméricos que corresponden
al código de la referencia sobre la que se va a hacer la
devolución.

numero de artículos que se van a devolver.

Precio: Espacio de 9 caracteres numéricos que corresponden al
precio unitario sin IVA del articulo que se esta devolviendo.

IVA: Espacio de 2 caracteres numéricos que corresponden a la
tarifa de IVA a la que esta gravado dicho articulo.

Precio con IVA: Espacio de 9 caracteres numéricos que corresponden al
precio total unitario del artículo.

Subtotal: Valor que da el sistema y que corresponde al precio total sin
IVA de las cantidades devueltas de dicha referencia.

Cantidad en Número que da el sistema y que corresponde a la cantidad
Bodega: total de existencias de esa referencia en dicha bodega.

Cantidad Total: Numero que da el sistema y que corresponde a la cantidad
total de existencias de esa referencia en todas las bodegas.

Descuento: Espacio de 2 dígitos y 2 decimales que corresponden al
porcentaje de descuento de pie de factura que se va a
devolver en el documento

Retención: Espacio de 2 dígitos y 2 decimales que corresponden al
porcentaje de retención en la fuente que aplica para dicha
factura y el cual va a ser sujeto a devolución.

IVA: Valor que da el sistema y que corresponde a la devolución
del IVA generado de la factura.

Subtotal: Valor que da el sistema y que corresponde a la sumatoria de
la columna Total Neto.

Total: Valor que da el sistema y que corresponde al resultado de
las operaciones respectivas entre el Subtotal, Dscto, IVA y
Retención.

F1: Salir al Menú de Facturación F2: Grabar los registros o entrar al documento
F3: Borrar los registros o el documen F4: Imprimir el documento
F5: Listar las referencias F6: Grabar las modificaciones y salir a los cuadros
finales

FACTURACIÓN - INFORMACIÓN

Información Esta opción muestra todo lo relacionado con los documentos
Documentos: fuentes que se han digitado en el transcurso del mes.

Costo, Venta Esta opción muestra los porcentajes de utilidad obtenidos
Y Utilidad: por mes y por año de cada bodega, en relación con los
costos y el precio de venta.

Grafica Esta opción muestra gráficamente el comportamiento de
Estadísticas las ventas dentro de los doce (12) meses anteriores a la
De ventas: fecha de trabajo actual.

Ventas Diarias: Esta opción muestra las ventas que se realizaron el mes,
discriminadas por día e independientes de la bodega.

Ventas por Esta opción muestra el total de ventas realizadas por
Vendedor: cada vendedor, junto con el porcentaje de comisión que le
corresponde.

Ventas por Esta opción muestra el total de ventas que se realizaron
Zonas: en el mes discriminadas por zona.
Ventas Esta opción muestra el total de ventas por grupo realizadas
Vendedor por cada vendedor.
Grupo:

F1: Salir al Menú de Facturación

FACTURACIÓN – INFORMACIÓN DOCUMENTOS

Fuente: Se refiere al nombre del documento fuente que se a
trabajado.

Bodega: Se refiere al nombre de la bodega con que se trabajo dicho
documento.

Pago: Se refiere a la forma de pago del documento.

Cantidad: Se refiere al numero de comprobantes que se han creado de
ese fuente en el mes de trabajo.

Valor Neto: Se refiere a la sumatoria total de todos los documentos
elaborados en el mes del respectivo fuente.

Descuento: Se refiere a la sumatoria total de los descuentos realizados
en el mes del respectivo fuente.

Costo: Se refiere al total de los costos de dicha fuente.

Porcentaje Se refiere al porcentaje de utilidad obtenido en el
de Utilidad: respectivo fuente.

IVA: Se refiere a la sumatoria total de los IVAs generados en el
mes, en el respectivo fuente.

Porcentaje IVA: Se refiere a la tarifa a la que están gravados los artículos
procesados en dicha fuente.

F1: Salir al Menú de Información

FACTURACIÓN – INFORMACIÓN – COSTO,
VENTA Y UTILIDAD

Bodega: Se refiere al nombre de la bodega de la cual se esta
presentando la información.

Venta Mes: Se refiere al total de las ventas realizadas en el mes de
trabajo actual, en relación con la bodega.

Costo Mes: Se refiere al total de los costos incurridos para la
realización de las ventas del mes.

Utilidad Mes: Se refiere a la diferencia entre Ventas del Mes y Costos
del Mes.

Porcentaje Se refiere al porcentaje de utilidad obtenido en el mes, en
Utilidad: relación con las ventas y los costos.

Ventas Año: Se refiere al valor acumulado de las ventas realizadas en el
año hasta el respectivo mes de trabajo.

Costo Año: Se refiere al valor acumulado de los costo incurridos en el
año hasta el respectivo mes de trabajo.

Utilidad Año: Se refiere a la diferencia entre Ventas del Año y Costos
del Año.

Utilidad: transcurso del año, en relación con las ventas y los costos.

F1: Salir al Menú de Información F4: Imprimir el costo, venta utilidad

FACTURACIÓN – INFORMACIÓN – VENTAS
DIARIAS

Día: Se refiere a la fecha en la cual se procesaron los
documentos de facturación.

Cantidad: Se refiere al numero de comprobantes que se han creado en
el respectivo día.

Valor Neto: Se refiere al valor total de todos los documentos
elaborados en el respectivo día.

Descuento: Se refiere al valor total de los descuentos realizados
en el respectivo día.

Costo: Se refiere al valor total de los costos incurridos en el
respectivo día.

de Utilidad: respectivo día.

IVA: Se refiere al valor total de los IVAs generados en el
en el respectivo día.
F1: Salir al Menú de Información F4: Imprimir la descripción de ventas diarias

POR VENDEDOR

Vendedor: Se refiere al nombre del vendedor que ha realizado las
ventas.

Cantidad: Se refiere al número de facturas realizadas por dicho
vendedor.

Valor Neto: Se refiere al valor total de las facturas elaboradas en el
mes por dicho vendedor.

Descuento: Se refiere al valor total de los descuento concedidos en el

IVA: Se refiere al valor total de los IVAs generados en el mes,
por las facturas realizadas por dicho vendedor.

Porcentaje de Se refiere al porcentaje de participación de ventas del
Ventas: vendedor en relación con las ventas totales del mes.

F1: Salir al Menú de Información F4: Imprimir las ventas por vendedor

POR ZONAS

Zona: Se refiere al nombre de la zona de la que se han realizado
los documentos.

Cantidad: Se refiere al número de documentos realizados por dicha
zona.

Valor Neto: Se refiere al valor total de los documentos elaborados a
dicha zonas.

Descuento: Se refiere al valor total de los descuento concedidos en el
mes a dicha zona.

IVA: Se refiere al valor total de los IVAs generados en el mes,
por los documentos realizados a dicha zona.

Porcentaje de Se refiere al porcentaje de participación de ventas de la
Ventas: zona en relación con las ventas totales del mes.

F1: Salir al Menú de Información F4: Imprimir las ventas por zonas

VENDEDOR GRUPO

Vendedor: Se refiere al nombre del vendedor que ha realizado las
ventas.

Valor Mes: Se refiere al valor total de las facturas elaboradas en el

Porcentaje Se refiere al porcentaje de ventas del mes del vendedor.
Ventas del Mes:

Ventas Año: Se refiere al valor total de las ventas realizadas por el
vendedor en lo que va transcurrido del año, en relación con

Porcentaje Se refiere al porcentaje de ventas realizadas por el
Ventas del Año: vendedor en lo que va transcurrido del año, en relación con

F1: Salir al Menú de Información F4: Imprimir las ventas por vendedor grupo

FACTURACION - IMPRESIÓN

Impresión Imprime el resumen de todas los documentos que se han
Documento: procesado en el mes en el modulo de facturación.

F1: Salir al Menú de Facturación

FACTURACION - IMPRESIÓN – IMPRESIÓN
DOCUMENTO

código del documento fuente de facturación del que se
desean imprimir los comprobantes que con él se hicieron en
el mes de trabajo actual.

código de la bodega de la que se desea imprimir el listado
de documentos.

Factura: Espacio de 6 caracteres alfanuméricos que corresponden al
rango de la fecha de la que se desea imprimir la
información.

Tipo de Total: Imprime solamente los encabezados de los
Impresión: documentos.

Detallada: Imprime los encabezados y los contenidos por
cada documento.

F1: Salir al Menú de Impresión F4: Imprimir los documentos de facturación

INVENTARIOS

Grupos: En esta opción se crean los grupos que son la principal
agrupación de los inventarios, es decir, es el nivel principal a
partir del cual se subdivide la mercancía.

Líneas y En esta opción se crean las líneas y sublineas, que son las
Sublineas: partes en que se empezara a dividir y subdividir el grupo.

Bodegas: En esta opción se crean los diferentes lugares de
almacenamiento de la mercancía.

Fuentes: En esta opción se crean los documentos que se van a utilizar
en este modulo. Estos documentos dependen del tipo de
movimiento que se realice en el inventario.

Maestro de En esta opción se crean las referencias que se van a
artículos: manejar en el inventario, junto con las características que
las diferencian.

Entrada de En esta opción se realizan los diferentes movimientos de los
datos: artículos dentro del sistema de inventarios; tales como
compras, traslados y ventas de mercancías entre otros.
Información: En esta opción se muestran todos los movimientos que ha
tenido el inventario dentro de un periodo.

Impresión: En esta opción se imprimen todos los reportes que genera el
modulo de inventarios, fuera de la información mostrada por
pantalla.

Costos a En esta opción se envían los costos de la ventas al modulo
Contabilidad: de contabilidad en el caso de manejo del sistema de
inventarios permanentes.


INVENTARIOS - GRUPOS

Código: Espacio de 2 caracteres alfanuméricos, que corresponden al
código con que se van a identificar cada uno de los grupos
de artículos del inventario.

nombre del grupo.

Total grupo Valor que da el programa y que corresponde al total del
histórico: inventario bruto que se tiene de ese grupo.

Total grupo Valor que da el programa y que corresponde al total del
ajustado: ajuste acumulado que se tiene ese grupo.

Total grupo: Valor que da el programa y que corresponde al total del
inventario que se tiene de ese grupo mas el acumulado de
los ajustes.

F1: Salir al Menú de Inventarios F2: Grabar las modificaciones
F3: Borrar el Grupo F4: Imprimir lista de Grupos
F5: Listar en pantalla los Grupos F6: Grabar las modificaciones y salir al Menú de
Inventarios

INVENTARIOS - LINEAS Y SUBLINEAS

Código: Espacio de 7 caracteres alfanuméricos que corresponden a
la línea, sublinea u opcional que se va a trabajar. Si el código
corresponde a una Sublinea, depende por lo tanto su
codificación de la línea a la que corresponda y el mismo
manejo si corresponde a un opcional.

nombre que se le asignara a la línea, sublinea u opcional.

Tipo: Puede ser Línea, Sublinea u Opcional dependiendo del código
asignado.

Total línea Valor que da el programa y que corresponde al total del
histórico: inventario bruto que se tiene de esa línea, sublinea u
opcional según el código asignado.

Total línea Valor que da el programa y que corresponde al total del
ajustado: ajuste acumulado que se tiene de esa línea, sublinea u
opcional.

Total línea: Valor que da el programa y que corresponde al total del
inventario que se tiene de esa línea, sublinea u opcional más
el acumulado de los ajustes.

F3: Borrar la Línea o Sublinea F4: Imprimir lista de Líneas y Sublineas
F5: Listar en pantalla Líneas y Subl. F6: Grabar las modificaciones y salir al Menú de
Inventarios

INVENTARIOS - BODEGAS

código de la bodega que se va a trabajar.

al nombre de la bodega.

Total bodega Valor que da el programa y que corresponde al total del
histórico: inventario bruto que se tiene de esa bodega.

Total bodega Valor que da el programa y que corresponde al total del
ajustado: ajuste acumulado que se tiene del inventario en esa bodega.

Total bodega: Valor que da el programa y que corresponde al total del
inventario que se tiene de esa bodega más el acumulado de
los ajustes.

F3: Borrar la Bodega F4: Imprimir lista de Bodegas
F5: Listar en pantalla las Bodegas F6: Grabar las modificaciones y salir al Menú de
Inventarios

INVENTARIOS - FUENTES

Código: Espacio de 2 caracteres alfanuméricos, que corresponden al
código con que se van a identificar cada uno de los
documentos que se utilizan en el inventario.

al nombre que se le asignara al fuente.

Tipo Se refiere al tipo de movimiento que se realiza con ese
Movimiento: documento dentro del inventario.

código de la bodega con la que se va a relacionar el
documento.

Numero Espacio de 6 dígitos que corresponde al número consecutivo
siguiente que se lleva de cada documento. Cada vez que se ingrese un
comprobante: nuevo documento con el mismo fuente, el consecutivo
aumentara en 1.
F3: Borrar el Documento Fuente F4: Imprimir lista de Documentos Fuentes
F5: Listar en pantalla los Documentos F6: Grabar las modificaciones y salir al Menú de
Inventarios

INVENTARIOS - MAESTRO DE ARTICULOS

la referencia con que se va a identificar el articulo dentro
del sistema.

Grupo: Espacio de 2 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código del grupo al que pertenece el articulo.

Sublinea: Espacio de 7 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código de la sublinea a la que pertenece el articulo.

Código: Espacio de 20 caracteres numéricos que corresponden al
código de barras del articulo.

Descripción: Espacio de 30 caracteres alfanuméricos que corresponden a
la descripción del articulo.

Aplicación: Espacio de 30 caracteres alfanuméricos que corresponde a
la aplicación del articulo.

Marca: Espacio de 12 caracteres alfanuméricos que corresponden a
la marca del articulo.

País: Espacio de 8 caracteres alfabéticos que corresponden al
país de fabricación del producto.

Unidad Espacio de 5 caracteres alfanuméricos que corresponden a
Articulo: la forma de empaque o presentación del artículo o
referencia.

Ej.: (unidades, pares, kilos, gramos, litros, etc.).

Stock Mínimo: Espacio de 8 caracteres numéricos que corresponden al
stock mínimo que se debe tener para hacer una orden de
compra.

Stock Máximo: Espacio de 8 caracteres numéricos que corresponden al
stock máximo que se puede tener de un articulo.

IVA: Espacio de 2 caracteres numéricos que corresponden al
porcentaje de IVA que aplica para ese articulo.

Localización: Espacio de 5 caracteres alfanuméricos que corresponden al
nombre dado al lugar donde se encuentra ubicado
físicamente el articulo dentro de la bodega o almacén.

Tiempo de Espacio de 8 caracteres numéricos que corresponden
reposición: al tiempo que tarda en llegar el artículo a la bodega, una vez
aprobada la orden de compra.

Lista: Se refiere al tipo de impresión en que se desea se imprima
la información del artículo.

Mayor: Se refiere a si el articulo se vende al por
mayor, es decir, si se es distribuidor directo.

Promoción: Se refiere a si el articulo se vende en
promoción.

Mostrador: Se refiere a si el articulo es vendido por
exhibición en vitrina.

Costo Valor que da el sistema y que corresponde al costo unitario
Promedio: del artículo, producto del empleo del método de valuación
Promedio Ponderado.

Ajuste: Valor que da el sistema y que corresponde al ajuste por
inflación del artículo por unidad.

Costo Valor que da el sistema y que corresponde al ajuste
Ajustado: acumulado más el costo promedio del artículo por unidad.

Ultima Compra: Valor que da el sistema y que corresponde al precio unitario
de la ultima compra del articulo excluido IVA.

Existencia Cantidad que da el sistema y que corresponde al total de
Total: artículos que tiene la empresa de esa referencia. (Incluye
todas las bodegas).

Total costo: Valor que da el sistema y que corresponde al total del
inventario que se tiene de esa referencia.

Total costo Valor que da el sistema y que corresponde al total del
ajustado: ajuste acumulado más el costo histórico que se tiene de esa
referencia

Precio de Espacio de 8 caracteres numéricos que corresponden a los
Venta: distintos precios a los que se puede vender la mercancía,
según los parámetros previamente establecidos por el
administrador del sistema.

Porcentaje Número que da el sistema y que corresponde al porcentaje
Venta: de utilidad que tiene el articulo, en relación con el precio de
venta y el costo promedio.

Precio Moneda Espacio de 8 caracteres numéricos que corresponden al
Extranjera: precio unitario del artículo dado en moneda extranjera.
Esto en caso de ser importadores directos.

F3: Borrar la referencia F4: Imprimir el listado de todas las referencias
F5: Listar las referencias F6: Grabar las modificaciones y salir al Menú de Invent
F7: Mostrar Bodegas o Proveedores F8: Visualizar movimientos de la referencia
F9: Precios

INVENTARIOS - ENTRADA DE DATOS

código del documento fuente que se va a utilizar para la
elaboración del movimiento en inventarios.

código de la bodega en donde se va ha aplicar el documento.

del documento fuente que vamos a realizar. Si lo que se
desea es ver un comprobante ya existente, se tipea junto
con el código anterior el número de comprobante exacto y
el sistema muestra automáticamente el contenido del
documento en caso de que lo halla.

que corresponden a la fecha del documento que vamos a
realizar. La fecha no puede ser menor a la fecha de inicio o
de saldos iniciales, ni mayor a la fecha de trabajo.

Proveedor: Espacio de 7 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código del tercero del cual se esta realizando el documento.
la referencia del articulo que se ha de procesar.

numero de artículos a procesar.

Costo: Espacio de 9 caracteres numéricos que corresponden al
precio unitario sin IVA de dicha referencia.

Ajuste: Valor que da el sistema y que corresponde al ajuste por
inflación unitario que tiene el artículo.

Total Costo: Valor que da el sistema y que corresponde al resultado de la
multiplicación entre la cantidad y el costo anterior.

Total Valor que da el sistema y que corresponde a la sumatoria del
Ajustado: total costo mas el ajuste multiplicado por la cantidad.

Costo Valor que da el sistema y que corresponde al costo promedio
Promedio: del artículo.

Cantidad en Valor que da el sistema y que corresponde al numero de
Bodega: unidades existentes del artículo en la bodega en mención.

Cantidad total: Valor que da el sistema y que corresponde a la cantidad
total de existencias del artículo de todas las bodegas

Total: Valor que da el sistema y que corresponde a la sumatoria de
las columnas de total costo y total ajustado de todos los
registros presentes en el documento.

F1: Salir al Menú de Inventarios F2: Grabar las modificaciones o entrar al documento
F3: Borrar el registro o el documento F4: Imprimir el Documento
F5: Listar Referencias o Descripción F6: Grabar las modificaciones y volver al inicio
F7: Crear nuevas referencias

INVENTARIOS - INFORMACIÓN

Información Esta opción muestra los precios, las existencias y el
referencia: movimiento global que se tiene de cada referencia.

Información Esta opción muestra los documentos que se procesaron
documentos: en el mes y el total por cada tipo de documento según la
bodega.

Información Esta opción muestra según el rango de tiempo determinado
Relación Cliente por el usuario, que referencias se vendieron en dicho tiempo
Articulo: y a que clientes fuero vendidas.

Estadísticas por Esta opción muestra los movimientos que han tenido las
Líneas y Grupos: líneas o grupos según el modo deseado.

Información Esta opción muestra los documentos que se digitaron en el
Documentos por mes, especificados por día e independientes de la bodega.
Día:

F1: Salir al Menú de Inventarios

INVENTARIOS - INFORMACIÓN –
INFORMACION REFERENCIAS

la referencia de la que se desea ver la información.

Existencias: Numero que da el sistema y que corresponde al total de las
existencias que hay de dicha referencia, incluidas todas las
bodegas.

Venta 1,2 y 3: Valores que da el sistema y que corresponden a los precios
que le fueron asignados a la referencia en el maestro de
artículos.

Bodegas: Se refiere a las bodegas en las que se almacena la
mercancía.

Existencias: Se refiere al numero de existencias que hay del articulo en
la bodega correspondiente.

Ventas Meses: Se refiere al total de las cantidades vendidas por mes de
dicha referencia. Aquí se muestran las ventas de los cuatro
meses anteriores a la fecha de trabajo.

Ventas Años: Se refiere al total de la cantidades vendidas por año de
dicha referencia. Aquí se muestran las ventas del año
anterior a la fecha de trabajo y las que van del transcurso
del año actual.

F1: Salir al Menú de información F2: Visualizar Movimiento en pantalla
F4: Ordenar por referencia o descripción

INVENTARIOS - INFORMACIÓN –
INFORMACIÓN DOCUMENTOS

Fuente: Se refiere al código y al nombre del documento fuente que
se ha trabajado.

Bodega: Se refiere a la bodega que se ha trabajado con el
respectivo fuente.

Cantidad: Se refiere al numero de documentos que se han creado de
ese fuente, en el mes de trabajo.

Valor: Se refiere a la sumatoria total de los documentos
elaborados en el mes.

Valor Ajustes: Se refiere a la sumatoria total de los ajustes que se han
realizado en los documentos.


INVENTARIOS – INFORMACIÓN –
ESTADÍSTICAS POR LINEAS Y GRUPOS

Tipo: Se refiere a la forma de agrupación como se desea ver la
información.

Ordenado por: Se refiere al modo como deseamos ver la información en
pantalla. Aquí la información se ordena de menor a mayor en
la referencia y la descripción, y de mayor a menor en la
cantidad y el costo.

F1: Salir al Menú de información F2: Procesar la información

INVENTARIOS – INFORMACIÓN -
INFORMACIÓN DOCUMENTOS POR DIA

código del fuente, del cual se desean ver los documentos
por día.

F1: Salir al Menú de información F2: Procesar la información de los documentos
F4: Imprimir el listado de documentos

INVENTARIOS - IMPRESIÓN

Listado de Imprime los costos, el ajuste de cada referencia y el total
Costos: costo por grupo, línea y listado.

Lista de Precios: Imprime la lista de precios Mayor o Detal, según lo desee y
lo defina el usuario.

Listado de Imprime los documentos que se han procesado en el mes, ya
Documentos: sea por documento fuente y/o por bodega.

F1: Salir al Menú de Inventarios

INVENTARIOS - IMPRESIÓN - LISTADO DE
COSTOS

Ordenado por: Se refiere a la forma en como se desea obtener la
impresión.

Bodegas: Espacio de 10 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código de la bodega que se desea imprimir o espacios si son
todas las bodegas.

código del grupo que se desea imprimir o espacios si son
todos los grupos.

Línea: Espacio de 10 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código de la línea que se desea imprimir o espacios si son
todas las líneas.

código del proveedor que se desea imprimir o espacios si
son todos los proveedores.

Imprimir: Total: Imprime todas las referencias existentes junto
con las cantidades, así estas estén en cero.

Saldos: Imprime solo las referencias que tengan saldo,
junto con sus respectivas cantidades.

Negativos: Imprime solo las referencias que tengan
existencias negativas en ese momento.

Mínimos: Imprime solo las referencia que están por
debajo de las cantidades mínimas que se digitan
en el maestro de artículos.

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir el costo de inventario según lo establecido

INVENTARIOS – IMPRESIÓN - LISTA DE
PRECIOS

Ordenado por: Se refiere a la forma o prioridad en como se desea obtener
la impresión.

Bodegas: Espacio de 10 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código de la bodega que se desea imprimir o espacios si son
todas las bodegas.

código del grupo que se desea imprimir o espacios si son
todos los grupos.

Línea: Espacio de 10 caracteres alfanuméricos que corresponden al
código de la línea que se desea imprimir o espacios si son
todas las líneas.

código del proveedor del que se desea imprimir la lista de
precios o espacios si son todos los proveedores.

Precio: Se refiere al precio de venta que se desea imprimir, según
lo establecido en el Maestro de Artículos.

Imprimir: Mayor: Imprime todos los artículos que en el Maestro
de Artículos hallan sido establecidos como lista
mayor.

Mostrador Imprime todos los artículos incluidos los
Total: que están con existencia cero (0) y que
en el Maestro de Artículos hallan sido
establecidos como lista mostrador.

Mostrador Imprime todos los artículos que tienen
Saldo: existencias y que en el Maestro de Artículos
hallan sido establecidos como lista mostrador.

Promoción: Imprime todos los artículos que en el Maestro
de Artículos hallan sido asignados como lista
promoción.

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir la lista de precios según lo establecido

INVENTARIOS - IMPRESIÓN - LISTADO DE
DOCUMENTOS

código del documento fuente de inventarios del que se
desea imprimir los comprobantes que con él se hicieron en el
mes de trabajo actual.

código de la bodega de la que se desea imprimir el
documento.

Documento: Espacio de 6 caracteres alfanuméricos que corresponden al
rango de la fecha de la que se desea imprimir el documento.

Tipo de Total: Imprime solamente los encabezados de los
Impresión: documentos.

Detallada: Imprime los encabezados y las referencias por
cada documento.

F1: Salir al Menú de impresión F4: Imprimir los documentos de inventario

INVENTARIOS - COSTOS A CONTABILIDAD

Documentos Numero que da el sistema y que corresponde al total de
Procesados facturas elaboradas en el mes.
Facturas:

Total Costo Valor que da el sistema y que corresponde al costo total
de Factura: de las facturas elaboradas en el mes.

Total Ajuste Valor que da el sistema y que corresponde al ajuste
Factura: total de las facturas elaboradas en el mes.

Documentos Numero que da el sistema y que corresponde al total de
Procesados facturas devueltas en el mes.
Devoluciones:

Total costo Número que da el sistema y que corresponde al costo de
Devoluciones: total de las facturas devueltas en el mes.

Total ajuste Número que da el sistema y que corresponde al ajuste
Devoluciones: total de las facturas devueltas en el mes.

F1: Salir al Menú de Inventarios F2: Procesar los costos del mes actual

Manual de Centsys

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (17)

Similar a Manual de Centsys

Similar a Manual de Centsys (20)

Último

Último (20)

Manual de Centsys