Check List para realizar eventos efectivos. Elaborado por Francisco J. Tapia Lobo. Fundador de KnowMadrid, Socials Business Center.

1. 1. Concepto del Evento:
 Definir Objetivosw
 Definir programa del evento y eje argumental (eslogan, imagen
gráfica)
2. Sobre Contenidos;
 Parlamentos / Discursos
- Contenidos, redacción de discurso de empresa para entregar (infografías,
diagramas, ppt)
- Selección de material a exponer, redacción y selección de textos.
- Diseño y aprovechamiento de espacios.
 Producción Gráfica / Audiovisual
- Diseño poster e invitación
- Diseño programa de mano
- Base de Imágenes; Logo, fotos equipo, imágenes simbólicas.
- Video de presentación (Propuesta creativa)
- Edición audiovisual.
- Producción e impresión de elementos.
- Soportes audiovisuales; pantalla, proyector, mando.
- Roll Up y Pop Up.
 Animación
- Concurso de fotografía; Instagram / Twitter / Facebook para potenciar
difusión
- Música; DJ o Lista de Spotify.
- Obsequios;
- Libro de Firmas
- Dinámica de Networking. Va a depender del perfil del público asistente.
3. Sobre los asistentes

2.  Necesidades asistentes
- Mapa de la zona. Crear poniendo localización del Evento y servicios
disponibles
- Transporte / desplazamiento asistentes. Facilitar
- Edad y sexo (para avanzar en las necesidades)
 Protocolo;
- Discursos
- Banderas
- Relaciones
4. Sobre logística del Evento
- Fecha y horarios; ¿ventajas e inconvenientes?
- Lugar; características físicas del espacio.
- Seguridad
- Indicaciones
- Transporte
- Recursos (materiales y humanos)
5. Sobre la atmósfera del Evento
- Recepción
- Decoración / personalización de espacios
- Señalización.
6. Sobre Medios Técnicos
- Sonido e iluminación; espacios a sonorizar, iluminación
- Grabación y reportaje fotográfico.
- Edición.
- Intercomunicadores organización (Walki en el móvil)
7. Sobre relaciones con los Medios
- Promoción; Convocatoria asistentes; email, email interno, seguimiento,
canales de eventos, redes sociales.
- Gabinete de prensa; contacto con los medios, dossier de prensa,
convocatoria, seguimiento, necesidades de la prensa atención durante el
evento.
8. Sobre Catering

3. - Tipo de servicio (buffet, banquete,..) menús, selección de proveedores,
impresión, personal necesario, barra y tipología (barra libre, tikects,…),
personal técnico.
9. Sobre Servicios Auxiliares
- Seguridad
- Asistentes / Azafatas
- Presentador
- Animadores.
10. Sobre Resultados del Evento
- Cuantificación objetivos
- Control de resultados (test y repercusión)