Herramientas para el montaje de eventos turísticos para un hotel o restaurante

1. Montaje y organización de
eventos
Presenta:
Ing. Mauricio Chávez
2016

2. EVENTO
Acontecimiento programado que
responde a una finalidad específica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y
sus relaciones con el medio ambiente.
Los eventos responden a
situaciones de grupo y se realizan en
espacios y tiempos determinados. Tienen
Objetivos pre-fijados, cuidadosamente
desarrollados y seguidos a conciencia
durante todas las etapas de su planificación.
Fuente: Instituto de Capacitación Turística: Manual sobre Coordinación de Eventos

3. Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

4. Etapas de un Evento*
Etapas Evento Etapas Proceso
Administrativo
Pre-Evento Planificación
Organización
Evento Dirección
Post-Evento Evaluación
*
Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

5. El Departamento de banquetes
Es el responsable de organizar diferentes tipos de eventos.
De esta forma se ponen a disposición del cliente los salones,
la infraestructura del hotel, su material y equipo y sobre
todo, el conocimiento y la experiencia del personal, tanto
administrativo como operacional, en este tipo de eventos, lo
cual tiende a garantizar un desarrollo impecable.

6. Este tipo de departamento permite planificar de ante mano los
horarios, cantidad y honorarios de su personal al hotel y mantener
un mejor control de costos en la mercancía; para así obtener una
alta rentabilidad.
En realidad, es relativamente más fácil administrar un
Departamento de banquetes que
un restaurante.

7. Un evento se debe organizar, tomando en cuenta hasta el más
pequeño de los detalles. Tanto la experiencia como la intuición
juegan un papel fundamental, pues se deben tomar en cuenta
las contingencias inherentes al personal y al establecimiento.

8. En varios hoteles, una reservación de más de diez personas es
considerada como un banquete. E inclusive pueden llegar a
planearse eventos con cientos o miles de personas, donde éstas
conocerán el establecimiento, para convertirse en clientes
potenciales de los diferentes tipos de servicio que éste ofrece.

9. Diferentes tipos de Banquetes

10. Celebraciones de carácter social.
• Bautizos.
• Primeras comuniones.
• Confirmaciones.
• Fiestas de quince años.
• Bodas.
• Aniversarios.
• Graduaciones.
• Fiestas de fin de año.
• Compromisos matrimoniales.
• Fiestas navideñas.
• Desayunos, comidas, cenas.

11. Celebraciones de carácter
empresarial.
• Fiestas de empresas.
• Conferencias.
• Ferias.
• Seminarios.
• Exposiciones.
• Asambleas.
• Congresos.
• Desayunos, comidas,
cenas.
• Aniversarios

12. El organizador del evento posee una idea bastante
precisa de lo que desea. La tarea del ejecutivo de ventas
de banquetes consiste en satisfacer los deseos del
cliente, en la medida de lo posible, en cuanto a las
capacidades del establecimiento y los medios financieros
de los que dispone el organizador ( cliente ).

13. Los primeros pasos.
El inicio de la celebración comienza muchas veces
con una llamada telefónica, o visita por parte del
cliente. Es el momento cuando éste desea saber, si
el salón que mejor se ajusta a su evento está
disponible en la fecha deseada.
Además, da a conocer al hotel lo que necesita y deja
su información, con el fin de recibir pronto la
documentación correspondiente.
Cabe aclarar, que a esto
se le llama “ cotización ”.

14. Para formar una cotización
Las primeras preguntas por lo general son :
• Día , fecha, hora y número de invitados.
• Tipo de celebración.
• Nombre completo, dirección y número de teléfono para
contactarle.
• Deben , consultar con el libro de reservaciones o la agenda del
hotel en ese mismo instante para conocer la disposición de los
salones en determinada fecha.
• En caso de que el salón esté libre, se procederá a reservarlo en
calidad “tentativa ” y se le va a dar un plazo al cliente, en el cual
deberá confirmar la realización del evento. De ser así, deberá dar
un adelanto de por lo menos un 40% de la cantidad total
aproximada.

15. Elaborar cotización
del evento

16. La confirmación de un
evento.
Cuando se confirma un evento, por parte del cliente u
organizador, la persona encargada en el hotel procederá
con la presentación de un contrato que será firmado por
ambas partes. Ésta es la última oportunidad para
aclarar cualquier duda en forma general con el cliente y
así tener muy en claro lo que ésta contratando con el
hotel.
También se va a elaborar una hoja de función, ó servicio
(Ditto) que se utiliza de forma interna en el
establecimiento, la cual se reparte a todos los
departamentos involucrados en la realización del evento

18. Elaborar el contrato
de los Laureles

19. Check list para la mise en
place.
Como ya se mencionó anteriormente, es muy
útil ayudarse de una “ Check list ” o lista de
control.
Con el fin de llevar a cabo una adecuada mise
en place, de acuerdo con su respectiva lista de
control, se necesita:
Obtener todos los datos sobre la preparación y
presentación de los platos.
Decidir cuál es el tipo de servicio óptimo.
Hacer una lista de todo el material necesario.

20. Check list SI NO Observación
Reservación definitiva del salón(es).
Disposición de las mesas.
Hora de inicio del evento en general
Hora de aperitivo, cena, comida , desayuno, etc.
Menú.
Bebidas.
Café y digestivos.
Niños: necesidad de niñeras, sillas especiales, atracciones, etc.
Equipo especial: audiovisual, luces, etc.
Música, tarimas, estrados y pista de baile.
Decoración, flores, fotógrafos y números en las mesas.
Traductores y edecanes.
Persona encargada de cambios de última hora.
Cómo se pagará la cuenta.

21. Diseñar lista de
chequeo

22. La distribución de responsabilidades
por departamento
El personal necesario para llevar a cabo cada evento
debe definirse antes que cualquier otro aspecto. Si
surge la necesidad, se contratarán personal extras-
eventual por ese día. Luego se determinará qué
actividad hace cada cual, como y dónde. Por ejemplo:
Limpieza del salón.
Disposición de las mesas.
Estaciones de servicio/ bar/ buffet/ aperitivos.
Pulida y limpieza de la mise en place.

23. La distribución de responsabilidades
por departamento
Vestida de las mesas, del buffet, de las estaciones,
etc.
Mise en place en la sala y en área de steward.
Montaje del buffet.
Limpieza de los baños y áreas cercanas a los salones.
Mantenimiento de los salones; por ejemplo, verificar
que no haya ninguna lámpara o foco quemado, etc.

24. Elaborar
formatos para
departamentos
y sistema de
comunicación

25. Problemas en un evento

26. El Maître-D’Hotel y el Chef
El ejecutivo deciden sobre la
presentación de los platos, tomando
en consideración claro está, los gustos
y preferencias del cliente.
Con esta información el Maître D’
Hotel puede hacer una lista más
completa del material necesario, para
el servicio de cada uno de los platos. A
ésta se le agregará un 10% de más del
material como reserva, de garantía
para el cliente en caso de necesitarse
una hora extra.
La información se debe tener una
semana antes

27. Los salones.
Los grandes establecimientos pueden recibir un
número importante de personas en sus salones, los
cuales pueden dividirse en salas más pequeñas, por
medio de paredes corredizas a prueba de sonido.
El área de banquetes también debe estar equipada de
un “ lobby ” ( antesala ), baños y vestidores.

30. Mobiliario.
Las mesas tanto de invitados como de buffet,
deben ser de diferentes tamaños, y formas,
sólidas, ligeras y plegables.
Las sillas deben ser cómodas.
Los carritos de servicio y las estaciones de bar-
móviles también forman parte del mobiliario del
Departamento de banquetes.

32. El montaje de los salones.
Los salones para
eventos deben permitir
diferentes
disposiciones en
cuanto a montaje, para
satisfacer los gustos y
preferencias de los
clientes.

36. Material.
La mantelería debe ser igual y de diferentes formas
y tamaños de acuerdo con las mesas. De cada
tamaño o forma debe existir el triple del número de
mesas, por si se presentan diferentes eventos al
mismo tiempo; mientras otra parte de la mantelería
puede estarse lavando.
Todo el material de mesa, por ejemplo: la vajilla, los
cubiertos y la cristalería, entre otros, debe ser
duradera, de diferentes tamaños y fácil de limpiar,
fácil de reponer y de mantener.

37. Banquete

41. www.adempresarial.com
mchavez@adempresarial.com