presupuesto para un evento

1. Elementos escenciales.

2. 
 Antes de iniciar la planificación del evento es
necesario reunirse y sentar las bases de la magnitud
del evento, ya que existen dos opciones en el tema de
presupuestos:
1. Que adaptemos el presupuesto al evento. (mayor
libertad)
2. Que adaptemos el evento al presupuesto. (limitados)
Paso a paso

3. 
 Una vez que se define la meta y los
objetivos del evento, tenemos que
planificar el cómo, ¿Cómo vamos a
hacer para cumplir esos objetivos?
Esa búsqueda podemos traducirla en
la cuantificación de las necesidades
preestablecidas para nuestro evento:
el presupuesto.
Paso a paso

4. 
 Cantidad de Asistentes.
 Local.
 Equipamiento técnico y visual.
 Material impreso o digital.
 Invitados especiales: Todos los costos de traslado,
alojamiento y comidas.
 Promoción: Difusión tradicional, en eventos, el sitio
web y redes sociales.
 Servicios en el evento (conexión a internet, diarios,
coffee breaks, etc.).
Elementos esenciales del
presupuesto

5. 
 Por lo general cuando te envían cotizaciones para tu
presupuesto tienen una validez de entre 10 y 15 días,
por lo que desde que comienzas a armar tu primer
presupuesto hasta el evento, puede haber una amplia
diferencia.
 Además, tienes que prever que entre un 10% y un
15% de los ingresos puede ser necesario utilizarlo
para posibles contingencias o imprevistos pueden
llegar a surgir durante el evento.
IMPORTANTE

6. 
Los costos fijos son los
que vamos a tener que cubrir
independientemente de la
cantidad de asistentes al
evento.
Los costos variables,
son los que sí van a estar
determinados según la
cantidad de asistentes.
Costos Fijos y Variables de un
Evento

7. 
En este grupo se encuentran:
 el lugar dónde se hará el evento, los gastos de la difusión y
promoción, el equipamiento técnico para la o los salones
(sonido, proyección, mobiliario, decoración, etc), la cartelería y
señalética que se usará en el evento, los gastos y viáticos
(transporte y alojamiento si se requiere) de los oradores e
invitados especiales, traductores si al evento asistirán personas
que hablen en distintos idiomas, sistema de inscripción,
contratación de un show, diseño y envío de invitaciones,
honorarios de asesores.
Costos Fijos

8. 
Entre ellos debes tener en cuenta:
 El material de acreditación para los asistentes
(credenciales, programas, folletería, regalos o
souvenirs, portafolios, invitaciones, diplomas, etc.),
eventos extra como un acto de apertura o un cocktail,
almuerzos y cenas, transporte si hay más de una
sede o si se ofrece servicio de transfer “punto a
punto“ a los asistentes, estacionamientos, servicio de
coffee break y catering, gastos de personal de
seguridad y limpieza, etc.
Costos Variables

9. ¿Cómo organizar un evento con poco
presupuesto?

10. 
 Utiliza las redes sociales para difundir tu evento e invitar
gente.
 Todo lo que publiques deberá tener contenido atrapante,
provocar sensaciones y, ante todo, ganas de ir al evento.
 Contacta instituciones o empresas que quieran colaborar
con tu evento, patrocinios.
 Si reservas el salón con anticipación es mucho más barato.
 Realiza tu evento a la luz del día, es mucho más
económico.
 La decoración puede evitarse pero si colocas algunas
flores en los lugares adecuados ganarás puntos como
organizador y anfitrión.
TIPS

11. 
La mejor manera de presentar el presupuesto es:
 colocar en una sola hoja todo el contenido.
 colocando en el encabezado el nombre y año del
evento, fecha y hora, número de personas y a
continuación cada uno de los artículos, cantidad,
precio unitario y precio total.
 Es importante considerar que si se ha realizado el
evento en años anteriores, es buena opción colocar
un comparativo para ver las variaciones en los
costos.
Presentación de un
presupuesto

12. 
Ejemplo de un
presupuesto

13. Diseño de presupuesto y metodología de
evaluación para eventos.