1. Sistemas de información para los negocios
JAQUE
Organizaciones y sistemas de información
Una organización es un grupo formal de personas y otros recursos que se constituye con
el fin de cumplir un conjunto de metas. El objetivo principal de una empresa lucrativa es
maximizar el valor de la inversión de los accionistas que, con frecuencia, se mide con base
en el precio de la acción de la compañía. Las organizaciones no lucrativas están
constituidas por grupos sociales, religiosos, universidades y otras agrupaciones que no
tienen como meta obtener ganancias.
Una organización es una sistema, lo que significa que tiene entradas, mecanismos de
procesamiento, salidas y retroalimentación. Utiliza constantemente personas, materiales,
máquinas, equipos, datos e información, , y toma decisiones.
Los recursos como materiales, personal y dinero trabajan como entradas del ambiente al
sistema organizacional, pasan a través de mecanismos de transformación y, después, se
convierten en salidas hacia el ambiente.Las salidas constituyen los bienes y servicios, que
tiene un valor relativamente más elevado que las entradas por separado.
La cadena de valor consiste en una serie de actividades que incluye la logística interna,
bodegas y almacenamiento, producción, almacenamiento del producto terminado,
logística externa, marketing y ventas, y servicio al cliente.
Por ejemplo, el uso de los sistemas de información de Wal-Mart constituyen una parte
integral de su operación.
La compañía proporciona a sus proveedores acceso a su sistema de inventarios, de tal
forma que estos puedan supervisar las bases de datos y , de manera automática, enviar
otro embarque cuando la existencia de productos sea baja, lo cual eliminará la necesidad
de generar ordenes de compra. Ello acelera el tiempo de entrega, reduce los costos de
transporte de inventario de Wal- Mart y también los costos asociados con no tener
existencia.
Sistema empresarial
Un sistema empresarial es un elemento central de una organización y garantiza que la
información se pueda compartir a través de todas sus funciones de negocios y todos sus
niveles de gestión para soportar su operación y administración. Los sistemas
empresariales emplean una base de datos operativos y de planeación clave que pueden
compartir todos los integrantes de la empresa. Esta facilidad elimina los problemas de
falta de información e información inconsistente ocasionados por múltiples sistemas de
procesamiento de transacciones que solo soportan una función empresarial o un
departamento en una organización. Los ejemplos de sistemas empresariales incluyen
sistemas de planeación de recursos empresariales que apoyan los procesos de la cadena
de suministro, como eL procesamiento de pedidos , administración de inventarios y

2. compras, y los sistemas de administración de la relación con el cliente, que apoyan las
áreas de ventas, marketing y procesos relacionados con el servicio al cliente.
Las empresas se apoyan en los sistemas empresariales para realizar muchas de sus
actividades diarias en áreas como suministro de producto, distribución, ventas, marketing,
recursos humanos, fabricación, contabilidad y pago de impuestos, de modo que el trabajo
se realice con rapidez mientras se evitan desperdicios y errores. Sin tales sistemas,
registrar y procesar las transacciones de la empresa consumiria enormes cantidades de
sus recursos. Este grupo de transacciones procesadas también forma un almacén de datos
invaluable para la toma de decisiones. La meta final es satisfacer a los clientes y brindar
una ventaja competitiva mediante la reducción de costos y la mejora del servicio.
Panorama de los sistemas empresariales: sistemas de procesamiento de transacciones y
planeación de recursos empresariales.
Toda organización tiene muchos sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) que
capturan y procesan datos con el detalle necesario para actualizar registros acerca de sus
operaciones empresariales fundamentales. Dichos sistemas incluyen entrada de pedidos,
control de inventarios, nomina, cuentas por cobrar y el libro mayor general, por
mencionar solo algunos. La entrada a estos sistemas está conformada por transacciones
empresariales básicas, como pedidos de clientes, órdenes de compra, recibos, tarjetas de
tiempo, facturas y pago de clientes. Las actividades de procesamiento incluyen
recopilacion, edicion, correcion, manipulación y almacenamiento de datos, y producción
de documentos. El resultado de procesar las transacciones empresariales es que los
registros de la organización se actualizan para reflejar el estado de la operación en el
momento de la última transacción procesada.
Una TPS también ofrece a los empleados involucrados en otros procesos empresariales
datos que los ayudan a lograr sus metas [via sistemas de información
administrativa/sistema de soporte a las decisiones, sistemas de información de propósito
especial y sistemas de administración de conocimiento].
Un sistema de procesamiento de transacciones sirve como el cimiento para estos otros
sistemas.
Los sistemas de procesamiento de transacciones soportan operaciones rutinarias
asociadas con los pedidos y facturación del cliente, nomina de empleados, compras y
cuentas por pagar. El nivel de soporte a la toma de decisiones que un TPS proporciona
directamente a los administradores y trabajadores es baja.
Los TPS funcionan con una gran cantidad de datos de entrada y salida, los cuales utilizan
para actualizar los registros oficiales de la compañía acerca de cuestiones como pedidos,
ventas, clientes, etc. A medida que los sistemas se mueven del procesamiento de
transacciones al a los sistemas de información administrativa/soporte a las decisiones y a
los de información de propósitos especial, involucran menos rutina, más apoyo a las
decisiones , menos entrada y salida, y procesamiento y análisis, más sofisticados y
complejos. Tales sistemas de nivel superior requieren los datos de transacción empresarial
básicos capturados por el TPS.

3. En razón de que, con frecuencia, los TPS realizan actividades referidas a los contactos con
los clientes, como procesamiento de pedidos y facturación, juegan un papel crucial pues
proporcionan valor al cliente.
Por ejemplo, cuando capturan y rastrean el movimiento de cada paquete, transportistas
como Federal Express y UnitedParcelService (UPS) ofrecen datos oportunos y precisos
acerca de la ubicación exacta de un artículo. Transportistas y destinatarios acceden a una
base de datos en línea y, por medio del numero de guia de un paquete, se encuentra su
ubicación actual. Si el paquete se entrega, pueden ver quien firmó por el, tal sistema
proporciona la base para crear valor agregado a través de mejorar el servicio al cliente.
Objetivos de los Sistemas de Información Empresariales SELENE
Dada la importancia del procesamiento de transacciones, las organizaciones esperan que
sus TPS logren algunos objetivos, entre ellos:
Capturar, procesar y actualizar bases de datos con la información de la empresa
necesaria para dar soporte a las actividades empresariales rutinarias.
Asegurar que los datos se procesen con precisión y completamente.
Evitar el procesamiento de transacciones fraudulentas.
Dar respuesta al usuario y generar reportes oportunos.
Reducir a los trabajadores de oficina y otros requerimientos de manos de obra.
Ayudar a mejorar el servicio al cliente.
Lograr ventajas competitivas.
Tipos de sistemas que incluye un TPS
Sistema de procesamiento de pedidos. La operación eficiente y confiable de estos
sistemas es tan crucial que, en ocasiones, se conoce como “el alma de la
organización”. El flujo de procesamiento comienza con la recepción del pedido de
un cliente. Se verifica el inventario de productos terminados para ver si se tiene a
la mano suficiente mercancía para cumplimentar el pedido. En caso afirmativo , se
planea el envío al cliente para cumplir con la fecha de recepción deseada por este.
En el almacén desde donde se sustira el pedido, se imprime una lista de productos
que se recogerá el día planeado para enviar el pedido. En el almacén, los
trabajadores reúnen los artículos necesarios para cumplir con el pedido e ingresar
el identificador y la cantidad de cada artículo para actualizar el inventario de
productos terminados. Cuando el producto está completo y en camino, se emite
una factura para el cliente y se incluye una copia en el envío.
Sistemas de contabilidad.Los sistemas de contabilidad deben rastrear el flujo de
datos relacionados con todos los flujos de efectivo que afectan a la organización.
Las transacciones de contabilidad necesarias se envían al sistema del libro mayor
general para seguir la pista de los importes adeudados y pagados. De igual modo,
a medida que los sistemas de compras generan órdenes y los artículos se reciben

4. ,la información se envía a los sistemas de cuentas por pagar para administrar los
importes adeudados por la compañía. Los datos acerca de los importantes
adeudos y pagados por los clientes a la compañía, y de esta a los proveedores y
otros se envía al sistema del libro mayor general que se registra y reporta todas las
transacciones financieras de la empresa.
Sistema de compras. Los sistemas de procesamiento de transacciones
tradicionales que dan soporte a la función empresarial de compras incluyen
control de inventario, procesamiento de órdenes de compra, recepción y cuentas
por pagar. Los empleados colocan solicitudes de órdenes de compra en respuesta
a faltantes que se han detectado en los reportes de control de inventario. La
información de las órdenes de compra fluye hacia el sistema de recepción y los
sistemas de cuentas por pagar. Cuando se reciben los artículos solicitados, se crea
un registro de recepción. En el momento en el que llega la factura del proveedor,
se cotejan con el pedido original y el reporte de recepción, y se genera un cheque
si todos los datos están completos y son consistentes.
Ahora bien, en la siguiente tabla se muestran algunas de las formas en que las compañías
pueden usar los sistemas de procesamiento de transacciones para lograr ventajas
competitivas.
Ventaja competitiva Ejemplo
Aumento de la lealtad Sistema de información con el cliente para monitorear y rastrear
del cliente. la interacción de cada cliente con la compañía.
Servicio superior Sistema de rastreo al que los clientes pueden ingresar para
proporcionado al cliente determinar el estatus de un envío
Mejor relación con los Mercado en internet para permitir a la compañía comprar
proveedores productos de proveedores a mejores precios
Recopilación de Sistema de configuración de pedido que garantiza que los
información superior productos ordenados satisfarán los objetivos del cliente
Drástica reducción de Sistema de administración de almacén que emplea tecnología
costos RFID para reducir horas de mano de obra y mejorar la precisión
del inventario
Reducción de niveles de Planeación colaborativa, previsión y reabastecimiento que
inventario garantiza la cantidad correcta de inventario en tiendas
Sistemas de procesamiento de transacciones para pequeñas y medianas empresas
[Pymes]

5. Muchos paquetes de software proporcionan soluciones de sistema de procesamiento de
transacciones integradas para pequeñas y medianas empresas.Por lo general, dichos
sistemas son de fácil instalación y operación y tienen un costo de propiedad bajo, con un
costo inicial desde unos cientos hasta algunos miles de dólares. Tales soluciones son muy
atractivas para las firmas que rebasaron su software actual pero no pueden costear una
solución de sistema integrado complejo y de alto perfil.
La siguiente tabla presenta algunas de las docenas de tales soluciones de software
disponibles.
Proveedor Software Tipo de TPS que ofrecen Clientes objetivo
AccuFund AccuFund Reporte y contabilidad financieros Organizaciones sin fines
de lucro, municipales y
gubernamentales
OpenPro OpenPro solución ERP completa que incluye Fabricantes,
sistemas financieros, administración distribuidores y
de la cadena de suministro, minoristas
comercio electrónico,
administración de la relación con el
cliente y POS minorista
Intuit QuickBooks Reporte y contabilidad financieros Fabricantes, servicios
profesionales,
contratistas, empresas no
lucrativas y minoristas
Sage Timberline Reporte, contabilidad y operaciones Contratistas,
financieros desarrolladores de bienes
raíces y constructores
residenciales
Redwing TurningPoint Reporte y contabilidad financieros Servicios profesionales,
bancos y minoristas
Actividades de procesamiento de transacciones ROOS
Además de tener características comunes, todos los TPS realizan un conjunto común de
actividades de procesamiento básico de datos, pues capturan y procesan datos que
describen transacciones empresariales fundamentales,los cuales se usan para actualizar
bases de datos y generar varios reportes tanto miembros como personas ajenas a la
empresa. Los datos empresariales pasan a través de un ciclo de procesamiento de
transacción, que incluye recolección, edición, correción, manipulación y almacenamiento
de datos y productos de documentos como se muestra en la siguiente figura:

6. ¿Porque contar con Sistemas de información empresariales?
Las organizaciones deben contar con sistemas de información que soporten las
actividades que desarrollan en el curso normal de sus negocios para agregar valor a sus
productos y servicios.
Las compañías que implementan sistemas de planeación de recursos empresariales crean
un conjunto de sistemas altamente integrados capaces de generar muchos beneficios de
negocios.
Dichos sistemas soportan un amplio rango de actividades empresariales asociadas con la
administración de de la cadena de suministro y la administración de la relación con el
cliente.
Aunque al principio sólo se consideraron de costo eficiente sólo para grandes compañías,
en la actualidad incluso las de pequeño y mediano tamaño implementan dichos sistemas
para reducir costos y mejorar el servicio.
El uso eficaz de dichos sistemas será esencial para elevar la productividad de su firma,
mejorar el servicio al cliente y propicia una mejor toma de decisiones.
Desventajas sistemas de información empresarial
Los sistemas de información como hemos señalado anteriormente, mejoran la efectividad
gerencial y profesional formando parte de la estrategia de un negocio. Sin embargo,así
como existen múltiples ventajas al implementar un sistema de información, también es

7. cierto que se presentan ciertas desventajas o problemas con la implantación de este tipo
de sistemas.
En primer lugar, el sólo hecho de implementar un sistema de información debe incluir
costos de capacitación del personal, ya que si los individuos no poseen los conocimientos
necesarios para utilizar dicho sistema, se genera inoperancia y exclusión al interior de la
empresa.
En relación con lo anterior, existe una amenaza asociada con el fracaso de los proyectos
ejecutados por la organización, debido al mal uso de la información que se recolecta y a la
deficiente utilización que le dan las empresas a las herramientas que les otorgan los
sistemas de información (como por ejemplo, bases de datos).
Existe también una dificultad relacionada con la negativa de ciertas áreas de la empresa a
compartir información con otras, lo cual afecta el manejo fluido de la información al
interior de la organización.
Otro obstáculo que presenta la implementación de los sistemas de información son las
dificultades de cambiar las formas tradicionales de hacer negocios, lo cual se asocia
directamente a la resistencia al cambio que afecta primordialmente a las pequeñas y
medianas empresas.
Por último, existe una amenaza que se relaciona con el manejo de los datos y su adecuada
confidencialidad, lo cual debe mantener siempre alerta a los sistemas de resguardo de la
información de la organización, ya que de no existir seguridad en el manejo de los
sistemas de información, se corre el riesgo de infiltración externa y pérdida de
información.
Conclusión
Al poner en una balanza las ventajas y desventajas que proporciona la implementación de
los Sistemas de Información en la organización, no podemos obviar los obstáculos que se
presentan debido a la resistencia propia al cambio. Sin embargo, se manifiesta de manera
evidente el éxito de las empresas que son capaces de comprender el constante avance y
dinamismo de las Tecnologías de Información y vencer la resistencia al cambio, logrando
identificar de manera correcta los problemas y las oportunidades asociadas a la
información con la cual cuentan para el proceso de toma de decisiones.
Es importante señalar, que los Sistemas de Información deben estar al servicio de la
empresa y de esta forma establecer su enfoque o estrategia de negocios. Para que esto
suceda los Sistemas de información deben ser considerados como uno de los subsistemas
que conforman la organización, es decir, como un área funcional principal dentro de la
empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de
contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de
recursos humanos.
Bibliografía
Ralph, S., George, R. Principios de Sistemas de Información, 9ª Edición, CENGAGE
Learning, 2011