Gestión Archivos Colombia

II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL
27 y 28 de Noviembre de 2012
“LA LEY 594 DE 2000”
LILLIANA MAYORGA TOVAR
www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

“Las sociedades que no disponen de
archivos son sociedades sin memoria. Sin
ellos, en la práctica, no existiría
organización estatal”
Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)


PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES


Organización de un Archivo

Antes…

Después…

Organización de un Archivo
Antes…

Después…


COMPONENTES
ESTRATEGICOS

MISIONAL

Herramientas

Políticas

Personas

Capacitación
Procesos
ADMINISTRATIVOS
Soporte
EVALUACIÓN
SEGUIMIENTO
CONTROL

Tecnología


LEY 594 DE 2000 – LEY GENERAL DE
ARCHIVOS


TITULO V
GESTIÓN DE DOCUMENTOS


TITULO V

Art. 21. Programa de Gestión Documental (PGD). Las
entidades deberán elaborar programas de gestión
de documentos.
• Conjunto de actividades administrativas y técnicas…
• … tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades…
• … desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.


TITULO V

Art.22. Procesos Archivísticos.
Art. 23. Formación de Archivos de Gestión –
Archivo Central – Archivo Histórico.
Art. 24. Obligatoriedad de las TRD.


TITULO V
PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
PLANIFICACIÓN
(VALORACION)
1
DISPOSICIÓN O
ELIMINACION

PRODUCCIÓN
(RECEPCION Y
CREACION)

6

2

TRANSFERENCIA, MIGRACION
O EMULASION

GESTIÓN Y TRAMITE

5

3

•
•
•
•

Marco legal y normativo
Políticas
Roles y responsabilidades
Procesos y
procedimientos
• Instrumentos archivísticos
para la gestión
documental
• CCD
• TRD
• Tecnología

CLASIFICACIÓN Y
ORGANIZACIÓN
4


TITULO V
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Control y seguimiento de todo el proceso archivístico que
comprende las diferentes fases de formación del archivo.
Archivo
Central

Archivo de
Gestión
Valores Primarios
 Administrativo
 Legal
 Fiscal
 Contable
 Técnico

Archivo
Histórico
Valores Secundarios

 Cultural
 Histórico
 Científico


TITULO V

Art. 26. Inventario Documental. Es obligatorio
elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.


Marco de Aplicación
de La Ley General de Archivos
(594/2000)


OBJETO, AMBITO
DE APLICACIÓN,
DEFINICIONES
FUNDAMENTALES
Y PRINCIPIOS
GENERALES

LEY GENERAL DE
ARCHIVOS
Ley 594 de 2000

SISTEMA
NACIONAL DE
ARCHIVOS
ORGANOS
ASESORES,
COORDINADORES
Y EJECUTORES

CATEGORIZACIÓN
DE LOS ARCHIVOS
PÚBLICOS

- Objeto.
- Ámbito de aplicación.
- Definiciones.
- Principios generales.

- El Sistema Nacional
de Archivos (SNA)
- De los Planes y
Programas.

- Archivos desde el
punto de vista de su
jurisdicción y
competencia.

- Archivos territoriales

- Los archivos según
la organización del
Estado

- Obligatoriedad de la
creación de archivos

- Archivo General de la Nación.
- Archivo General del Departamento.
- Archivo General del Municipio.
- Archivo General del Distrito.

Archivos de entidades del orden:
- Nacional.
- Departamental.
- Distrital.
- Metropolitano.
- Municipal.
- Local.
- Archivos de los territorios indígenas, que se crearán
cuando la ley los desarrolle.
- Archivos de la Rama Ejecutiva.
- Archivos de la Rama Legislativa.
- Archivos de la Rama Judicial.
Archivos de los Órganos de Control.
Archivos de los Organismos Autónomos.


- Obligatoriedad de la conformación de
los archivos públicos.
- Responsabilidad
- Instalaciones para los archivos.
- Propiedad, manejo y
aprovechamiento de los archivos
públicos
LEY GENERAL DE
ARCHIVOS
Ley 594 de 2000

ADMINISTRACIÓN
DE ARCHIVOS

- Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores
públicos
- Obligaciones de los funcionarios a
cuyo cargo estén los archivos de las
entidades públicas
Capacitación para los funcionarios de
archivo.
- Supresión, fusión o privatización de
entidades públicas


- Programa de Gestión
Documental

- Procesos Archivísticos

LEY GENERAL DE
ARCHIVOS
Ley 594 de 2000

- Formación de
Archivos:
Gestión, Central
e Histórico

GESTIÓN DE
DOCUMENTOS

- Tablas de Retención
Documental (TRD)

- Inventario Documental


ACCESO Y CONSULTA DE
LOS DOCUMENTOS

LEY GENERAL DE
ARCHIVOS
Ley 594 de 2000

SALIDA DE DOCUMENTOS

CONTROL Y VIGILANCIA


- Conservación de
documentos
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS

- Calidad de los
soportes
Conservación de
documentos en nuevos
soportes

LEY GENERAL DE
ARCHIVOS
Ley 594 de 2000

- Reproducción de
documentos

- Apoyo de los
organismos de control
DISPOSICIONES
FINALES
- Vigencias y
derogatorias


INICIATIVA CERO PAPEL
• Plan de Desarrollo Nacional.
•Directiva Presidencial No.04 de 03
de abril de 2012.
•Decreto-Ley 019 de 2012: Ley Antitrámites.
•Ley 1474 de 2011: estatuto Anticorrupción.
•Ley 1437 de 2011: Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,
•en especial el Capitulo Cuarto: “Utilización de
Medios electrónicos en el Procedimiento
Administrativo. Articulo 58 – Archivo Electrónico de
Documentos y Artículo 59 – Expediente Electrónico.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
CARRERA 6 No. 6-91
Teléfono: 3282888
Fax: 3372019
Pagina Web:
www.archivogeneral.gov.co
E-mail:
Contacto@archivogeneral.gov.co

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