Documento electronico, #metadatos, firma electronica, expediente electronico e interoperabilidad Ponencia del AGN

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DOCUMENTO ELECTRÓNICO, METADATOS, FIRMA ELECTRÓNICA, EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO E INTEROPERABILIDAD
Noviembre 2012

www.archivogeneral.gov.co

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contacto@archivogeneral.gov.co

GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Créditos
Las
siguientes
diaposi2vas
fueron
construidas
con
base
en:

•  Las
normas
publicadas
por
el
AGN

•  La
información
suministrada
por
GEL
–
MinCc

•  Información
del
Proyecto
Sistema
Integral
Nacional
de

Archivos
Electrónicos
SINAE
del
AGN

•  Documentos
de
trabajo
generados
por
Colciencias,

Inves2gación
para
el
desarrollo
del
Modelo
de

administración
electrónica
de
Cero
Papel.

Documentos
de

trabajo
que
están
en
proceso
de
revisión
por
GEL-‐
Min2c,

el
AGN,
las
Mesas

Técnicas
del
SNA,
y
que
en
la
actualidad

están
siendo
some2dos
a
Consulta
Pública.

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V.4

NORMAS VIGENTES

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V.4

Ley 527 de 1999. Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, comercio
electrónico, firma digital, el valor probatorio, la validez y eficacia de los mismos frente a una
acción judicial, establece el carácter de originalidad siempre que cumpla con los requisitos de
autenticidad e integridad.
Ley 1437 de 2011. Con el cual se expide el código contencioso administrativo, introduce el
concepto de expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica entre otras.
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. En su artículo 21 establece que las entidades
públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios
y procesos archivísticos. El parágrafo de este artículo, menciona que los documentos
emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original,
siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las Leyes procesales.

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V.4

Ley 1564 de 2012. Con la cual se expide el código general del proceso, introduce elementos
a considerar en el manejo de expedientes y uso de las tecnologías de la información y las
comunicaciones en todas las actuaciones judiciales.
Decreto 019 de 2012. Denominado el “decreto anti trámites” se enfoca a suprimir trámites y
procedimientos innecesarios en la administración pública, incentivando e impulsando el
uso de los medios electrónicos y las nuevas tecnologías en estas.
Directiva Presidencial 004 de 2012. Establece los lineamientos generales, para la
implementación de la iniciativa Cero Papel en la administración pública, con el fin de
identificar, racionalizar, simplificar, automatizar los trámites y procesos, procedimientos y
servicios internos, para lograr una eficiente y oportuna prestación de los servicios a cargo de
esas entidades.

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V.4

Acuerdo 039 de 2002, AGN. “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de la TRD en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000”.
Acuerdo 042 de 2002, AGN. “Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
Circular externa 002 de 2012, AGN. Adquisición de Herramientas Tecnológicas de Gestión
Documental”. Hace referencia a la Circular No.004-2010 de Coinfo. “Estándares mínimos en
procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos”.
Acuerdo 060 de 2001, AGN. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales y
define el concepto de documento electrónico de archivo.
Circular externa 005 de 2012, AGN. Procesos de digitalización y comunicaciones oficiales
electrónicas en la iniciativa Cero Papel.

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V.4

Documento Electrónico

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V.4

Definición
Documento Electrónico de Archivo
Registro de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital.
Es producida por una persona o entidad en razón de
sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Nota: Por tanto deben ser firmados electrónica o
digitalmente por el servidor y/o la entidad y ser
identificados con los metadatos correspondientes.
Documento Electrónico
Información
grabada
de
una
manera
que
requiere
de
una

computadora
u
otro
disposi2vo
electrónico
para

visualizar,
interpretar
y
procesar
la
misma..

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V.4

Clases
•  Se deben establecer
políticas para definir
los tipos y formatos
•  Se deben establecer
políticas de
digitalización

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V.4

Correos

Electrónicos

FotograIas,

Videos
y
Audio

Digitales

Documentos

OﬁmáCcos

Cartograﬁcos

Clasificación
Definir políticas para su
conversión a formatos y
lenguajes estables
Garantizar la autenticidad
(fecha y hora en que se produjo
y se recibió por su destinatario),
así como a su procedencia
Garantizar su conservación
y su valor probatorio.
Definir políticas para la
visualización debido a que
están sujetos a la evolución
del software

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V.4

Mensajes
de
Datos

(Redes
Sociales)

Formato

Electronico

Base
de

Datos

Paginas
Web

Clasificación
Definir políticas para establecer
que páginas deben conservarse
como documentos de archivo, en
función a la información que
contienen, y más concretamente
los datos que se obtiene de ellas.
Establecer tiempos para la
selección de información que
deban conservarse a largo plazo o
de forma permanente y transferirlos
al SGDEA
Polí2cas
para
establecer
los

procedimientos
de
captura
y

transformación
de
formatos
que
no

alteren
la
validez
de
los
documentos.

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V.4

Estructura Lógica
Contenido

Firma

Metadatos

Son los datos informativos
del documento electrónico:
Fichero que soporta el
contenido y al que aplican
las restricciones de formato
Los documentos electrónicos deben cumplir con el requisito
de la firma de acuerdo con la Ley 527 de 1999.
Para la autenticación y validación del documento
Conjunto de datos que permite:
consultar, acceder, describir su
autor, identificación,
restricciones de uso,
distribución, contenido entre
otros.

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V.4

Características de los
Documentos
Un documento es válido
cuando:
•  Es lo que afirma ser;
•  Creado o enviado por la
persona que se afirma que
lo ha creado o enviado,
•  Creado o enviado en el
momento que se afirma.
AutenCcidad

•  El documento es completo
e inalterado.
•  El documento esté
protegido contra
modificaciones no
autorizadas
•  Si se modifica se debe
dejar trazabilidad.
Integridad

Un documento es fiable
cuando:
•  Su contenido representa
exactamente lo que se
quiso decir en él,
•  Representación completa
y precisa.
Fiabilidad

Un documento debe estar
siempre :
•  Disponible,
•  Permitir la localización,
recuperación,
presentación y lectura.
Disponibilidad


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V.4

Formato de documento
electrónico
Conjunto de reglas que define la manera correcta de
intercambiar o almacenar datos en memoria.
Su objetivo es lograr la normalización y perdurabilidad para
asegurar la independencia de los datos de sus soportes.
Ley 527 1999 Artículo 12
2.
Que
el
mensaje
de
datos
o
el
documento
sea

conservado
en
el
formato
en
que
se
haya
generado,

enviado
o
recibido
o
en
algún
formato
que
permita

demostrar
que
reproduce
con
exac7tud
la

información
generada,
enviada
o
recibida

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V.4

Formatos admitidos en el
Estado Colombiano
Texto
Imagen
Audio
AAC MP3 Ogg/Oga
Video
TXT PDF HTML 4.01 / XHTML 1.0 OOXML
RTF PDF/A CSV MS Office
ODF XML
JPG/JPEG PDF/A
TIFF
PDF PNG
MPEG-4 Ogg/Ogv OGM MP4
H.264 AVC AVI MKV FLV
SGDEA
PDF/A

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V.4

Las Entidades deben:
Permitir el acceso
Facilitar el acceso a los documentos electrónicos a
través de sus sedes electrónicas o de los canales
de comunicación, se mostrará:
a) El contenido del documento electrónico
b) La información básica de cada una de las firmas
del documento
c) Descripción y valor de los metadatos mínimos
obligatorios.
•  El usuario que realiza la consulta, es el
interesado principal.
•  Tener en cuenta las restricciones de
acceso que existen en relación a
determinados documentos, bien en defensa
del derecho a la intimidad de las
personas, o de los secretos de estado

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V.4

Las Entidades deben:
Permitir la consulta
Proporcionar mecanismos para la consulta de los
documentos electrónicos en los formatos admitidos.
Visualización o representación del documento
electrónico éste debe poderse descargar.

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V.4

Ciclo de Vida
SGDEA

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V.4

Acciones:
•  Definición de formatos y tipologías
documentales
•  Instructivos para los formatos electrónicos
•  Identificación de las dependencias
productoras
•  TRD
•  Definición de metadatos mínimos
obligatorios.
Identifica y determina qué documentos deben ser
producidos (recibidos o creados), conforme a la misión,
las funciones y los procesos de la entidad
PLANIFICACIÓN
DOCUMENTAL

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V.4

Acciones:
•  Ingreso y registro de documentos presentados
en la UC
•  Asignación de código único de identificación de
registro.
•  Asignación de estampado cronológico y de la
firma electrónica.
•  Asignación de metadatos a los documentos.
•  Asignación y distribución de los documentos
•  Reasignación de documentos mal direccionados.
Generación y recepción de documentos hecha por las
instituciones en cumplimiento de sus funciones

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V.4

Acciones:
•  Trámite y asignación de código de
identificación y metadatos, propios del
trámite.
•  Ordenación cronológica de los documentos
en el expediente.
Garantizar que lo documentos electrónicos lleguen a su
destinatario para la tramitación y la salida de estos como
entrada de otros procesos
GESTION Y
TRAMITE

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V.4

Acciones:
•  Captura
•  Asignación de metadatos de archivo
y descripción
•  Conversión a formatos de
conservación a largo plazo
•  Clasificación según CCD
•  Aplicación de TRD
Selección de los documentos con miras a la conservación
temporal, permanente o su eliminación, según TRD y TVD

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V.4

Metadatos

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V.4

Definición
Datos presentes o asociados en cualquier documento
electrónico que describen el contexto, estructura,
contenido, calidad, condición y otras características
Facilitan la creación, gestión, uso y conservación de
documentos a lo largo del tiempo
Permiten su localización y uso.
Para que sirven los
metadatos
•  Estandarizar la descripción
•  Asegurar la interoperabilidad
•  Hacen posible la búsqueda de
información.
•  Acceder mas rápido.
•  Ofrece información completa
para asegurar la preservación
•  Expande el uso de la
información

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V.4

Clases de
metadatos
Información

GesCón

Seguridad

Trazabilidad

Firma

Estampado
Cronológico


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V.4

Metadatos
de
información

Metadatos
de
GesCón

Identifica la entidad, documento o
procedimiento al que pertenece.
•  Cod. Y titulo del Procedimiento
•  Cod. Y titulo de la Serie
Documental
•  Cod. Y descripción de la Unidad
Administrativa
Facilita la gestión del mismo.
•  Número de expediente
•  Descripción del expediente
•  Tipo de documento
•  Fecha del documento

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V.4

Metadatos
de
Seguridad

Metadatos
de
Trazabilidad

Define todos los parámetros que tienen
relación con el control, seguridad y acceso
del documento.
•  HASH
•  Código nivel de seguridad
•  Código de acceso
•  No. Documento electrónico
Informan sobre las acciones que se han realizado
sobre el documento.

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V.4

Metadatos
de
Firma

Metadatos
de
Estampado

Cronológico

Guardan la información relativa a las
diferentes firmas que se han realizado sobre
el documento.
•  Identificación, descripción y cargo del
firmante
•  Fecha en la que se firmó
•  Firma electrónica.
Guardar toda la información relacionada con el
estampado cronológico (fecha y hora exacta de la
ultima versión del documento).
•  Tipo de estampado
•  Fecha exacta del estampado

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V.4

Uso
y
tratamiento

Identificador Código de identificación interno para cada metadato
Nombre Nombre normalizado del metadato
Definición Texto descriptivo de la información que se ha de capturar en el metadato
Obligatoriedad Indica si es obligatorio u opcional
Obligatorio
Opcional
Herencia Indica de donde hereda el contenido el metadato
Del nodo del procedimiento
De la cabecera del expediente
Se debe adoptar un vocabulario de metadatos
estandarizado y acorde a las necesidades del
Estado Colombiano.
Se propone utilizar el esquema METS (Metadata
Encoding and Transmission Standard)

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V.4

Uso
y
tratamiento

Tipo de dato Indica el tipo de dato
Texto
Fecha
Tabla codificada
Numérico
Booleano
Longitud Longitud del campo o intervalo de longitud que puede tomar el metadato
Patrón Indica si la información que se ha de hacer constar sigue un patrón
determinado o una normativa específica
Repetición Indica el número de iteraciones que puede contener el metadato
Único
Múltiple
Comentario Aclaraciones adicionales sobre el metadato
Ejemplo Ejemplos que ilustren la aplicación del metadatos

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V.4

Intercambio
entre
las

Organizaciones
y
el
Ciudadano

Las entidades compartan información y conocimiento
mediante el intercambio de datos entre sus respectivos
sistemas de tecnología de la información y las
comunicaciones.
El documento electrónico que se incorpore al SGDE a lo
largo del ciclo vital es objeto de:
•  Intercambio con otra/s organización/es.
•  Consulta por parte del ciudadano.

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V.4

Firma Electrónica

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V.4

Definición
Permite proporcionar al documento firmado:
•  Identificación: identificar al firmante
•  No repudio: evita que el firmante no puede negar que lo ha hecho.
•  Integridad: garantiza que el documento no ha sido modificado
Mecanismo basado en medios
electrónicos que identifica a una
persona ante un sistema de
información
Valor numérico (HASH) que se adhiere a un mensaje de
datos y que, utilizando un procedimiento matemático,
vincula la clave del iniciador al texto del mensaje
indicado que el texto no ha sido modificado
Nivel mas alto de seguridad.

Firma Electrónica
Firma Digital

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V.4

Que no es una
Firma Digital
•  Nombre de usuario y
contraseña
•  PIN: Numero de Identificación
Personal
•  Claves
•  Firmas digitalizadas

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V.4

HASH
Algoritmo que
transforma una
secuencia de bits en otra
de menor extensión

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V.4

Verificación de la Firma Digital

1EE45RQ$$%
Documento
1EE45RQ$$%
Huella digital
(hash) calculada
Huella digital
firmada
Calculo
Hash
¿Son
idénticas? 1EE45RQ$$%
Huella digital
(hash) original
Firmado válido Firmado inválido
Documento
firmado
digitalmente
Descifra con la
llave pública
Se descifra HASH
con la clave
pública
Produce un nuevo
HASH sobre la
comunicación
completa
Si ambos HASH
coinciden, existe
la certeza que el
contenido no ha
sido alterado

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V.4

Actores que Intervienen
Encargada de elaborar, generar y
gestionar la política de firma, por el cual han
de regirse los procesos de generación y
validación de firma.
•  Normas de generación y
validación de firma
•  Reglas
y
obligaciones
de
todos
los

actores
involucrados
en
dicho

proceso


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V.4

Presta servicios en relación con la firma
digital, como generación de la firma
electrónica, y verificación de firma.
Debe cumplir con la s siguiente condiciones:
•  Ofrecer o facilitar los servicios de creación de firmas
digitales certificadas.
•  Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado
cronológico en la generación, transmisión y recepción
de mensajes de datos.
•  Ofrecer los servicios de archivo y conservación de
mensajes de datos.

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V.4

Entidad (personalidad física o jurídica) que
valida o verifica una firma electrónica
según las condiciones establecidas en la
política de firma.

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V.4

Persona que firma, en nombre propio o
representación de una persona física o
jurídica.
Debe disponer de un certificado
electrónico reconocido y un dispositivo para
la creación de firma.

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V.4

Tipologías de Firma Digital
•  Firma cualquier formato de
documento
•  Firma en formato XML-Dsig.
•  Requiere sw externo para
validación.
XML Advanced Electronic Signatures
XML Advanced Electronic Signatures
•  Firma cualquier formato de
documento.
•  Firma en formato binario, no
legible por el ser humano.
•  Requiere sw externo para
validación.
PDF Advanced Electronic Signatures
•  Firma solo documentos PDF
ISO 32000-1.
•  Firma soporta formato XML.
•  No requiere sw externo para
validación.

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V.4

Expediente Electrónico

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V.4

Definición
Conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento,
cualquiera que sea el tipo de información
que contengan.
Componentes
documentos

electrónicos

índice

electrónico

ﬁrma
del

índice

electrónico

metadatos

expediente

electrónico


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V.4

Documentos
Electrónicos

Los documentos electrónicos que
forman parte de un expediente
Deben contar con un identificador
único, al que se añadirá el identificador
del expediente, o de los expedientes de
los que forme parte.

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V.4

Índice
del
Expediente
Electrónico

Contiene la identificación de los documentos
electrónicos que componen el expediente.
Ordenada en orden cronológico, para reflejar la
disposición de los documentos.
El índice electrónico, equivale a la foliación de
los expedientes cuando éstos se encuentran en
soporte físico

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V.4

Firma
del
índice
del
Expediente

Electrónico

Garantiza la autenticidad e integridad del
contenido del índice de los documentos que
conforman el expediente electrónico así como
de su estructura.
Es realizada por la organización responsable de
dicho expediente, mediante uno de los sistemas
de firma aceptados
El foliado de los expedientes electrónicos se
llevará a cabo mediante un índice electrónico,
firmado digitalmente por la autoridad, órgano o
entidad actuante, según proceda. Este índice
garantizará la integridad del expediente
electrónico y permitirá su recuperación cuando se
requiera

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Metadatos
del
Expediente

Electrónico

Información

GesCón

Seguridad

Trazabilidad


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V.4

Propiedades
del
Expediente

Electrónico

•  Modificable por el interesado; los responsables de su
tramitación pueden aportar documentos electrónicos nativos o
digitalizados.
•  Accesible, el interesado podrá realizar la consulta a través de
una sede electrónica.
•  La creación de los expedientes electrónicos debe estar
regulada por una normativa específica.
•  Es posible incorporar documentos electrónicos en formatos
distintos a los establecidos.
•  Debe poder ser transferir entre los repositorios del SGDE al
SGDEA.
•  Deben admitir firma electrónica.
Sistema de
Gestión de
Documentos
Electrónicos

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V.4

Propiedades
del
Expediente

Electrónico

•  En ningún caso será modificable.
•  No podrá ser transferible al SGDE.
•  Se transformará en un formato que pueda asegurar su
conservación, autenticidad, integridad y recuperación a
medio y largo plazo. Conforme a la planeación documental
realizada y lo definido en el PGD y/o TRD.
•  Se aplicarán todas las políticas de archivo referentes a los
expedientes (TRD, TVD, CCD)
Sistema de
Gestión de
Documentos
Electrónicos de
Archivo


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Ciclo de Vida

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V.4

Ciclo de Vida
Acciones:
•  Definición de metadatos
obligatorios asociados al expediente
•  Definición de la estructura e
información del índice electrónico
del expediente.
•  Definición de políticas y
normativas existentes aplicables
(firma electrónica).
PLANIFICACIÓN
DOCUMENTAL

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V.4

Ciclo de Vida
Acciones:
•  Creación del expediente electrónico
•  Creación del índice electrónico de los
documentos en el expediente,
•  Referencia de cada uno de los documentos
disponibles y los documentos que se vayan
añadiendo al expediente.
•  Metadatos mínimos obligatorios del
expediente.
•  Cierre del expediente.
•  Firma del índice del expediente
GESTION Y
TRAMITE

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V.4

Ciclo de Vida
Acciones:
•  Captura y registro en el SGDEA
•  Asignación de metadatos de
archivo y descripción
•  Conversión a formatos de
conservación a largo plazo
•  Clasificación según CCD
•  Aplicación de las TRD
•  Aplicación de los criterios de
acceso

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V.4

INTEROPERABILIDAD
DE
COMUNICACIONES
OFICIALES

19/11/12

28


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Definición
“El ejercicio de colaboración entre
organizaciones para intercambiar
información y conocimiento en el marco
de sus procesos de negocio, con el
propósito de facilitar la entrega de
servicios en línea a ciudadanos,
empresas y a otras entidades”

/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Modelo
de
Operación

Desde
el
ciudadano

Presentación

en
la
enCdad

19/11/12

29


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Modelo
de
operación

Desde
el
ciudadano

Presentación

por
medios

digitales


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Producción
de
documento
en
una
EnCdad
y
su

Envío
a
Otra
EnCdad

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30


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Solicitud
y
respuesta
entre
EnCdades


/


GE-‐220-‐FR-‐009

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V.4

Metadatos

Metadatos
de
Información

Ofrece
información
ú2l
para
la

iden2ficación
de
las
en2dades,

interesados
y
documentos,
como

puede
ser
la
información
de

iden2ficación.

Clases
de
Metadatos

Metadatos
de
GesCón

I n f o r m a c i ó n
s o b r e
l a

comunicación
oficial
que
facilita

la
ges2ón
del
mismo.
Dentro
de

este
grupo
está
la
información
del

registro,
el
2po
de
documento
o

los
datos
del
interesado.

Metadatos
de
Conservación

Son
los
que
indican
las
polí2cas

d e
c o n s e r v a c i ó n
d e
l o s

documentos
en
la
en2dad
origen

de
donde
se
envía
la
información

y
que
2ene
la
custodia
de
los

documentos
originales.

19/11/12

31


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GE-‐220-‐FR-‐009

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V.4

Consideraciones
para

Interoperabilidad

Directorio Oficial de entidades
Plataforma de Interoperabilidad
Se encuentran las entidades que tienen la capacidad para recibir
comunicaciones oficiales de manera electrónica.
•  Catalogo de servicios
•  Publicación de correos electrónicos de las entidades
Comprende el Sistema de Intercambio entre las Entidades de
Origen y de Destino.
•  Garantizar la entrega de la información de una entidad a otra
•  Estar siempre on-line,

/


GE-‐220-‐FR-‐009

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V.4

Consideraciones
para

Interoperabilidad

Área /
Ventanilla de Correspondencia
Mensaje de datos de intercambio
Validar la recepción de las comunicaciones oficiales de entrada y
salida de documentos.
•  Responsables respectivamente del envío y recepción del
mensaje de datos de intercambio
Conjunto de datos del intercambio.
•  Metadatos para el control e identificación, la información de la
radicación y los documentos correspondientes adjuntos.

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GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Consideraciones
para

Interoperabilidad

Mensajes de control
Sistema de intercambio
Proporcionan información de estado para la gestión de la operación
de intercambio.
Proporciona la gestión del intercambio y la comunicación directa
de las Áreas de Correspondencia con la plataforma de
interoperabilidad.
Sistemas internos de la entidad
Cada entidad deberá tener un sistema de información donde
almacene los documentos.
•  Deberá ser el SGDE o SGDEA de la entidad.

/


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V.4

Gracias
por
su
atención

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