Curso-Taller Valoración y Baja Documental JUN 2022.pptx

CURSO TALLER DE VALORACIÓN
Y BAJA DOCUMENTAL
Junio 2022 1

Temario
1. Valoración Documental
1.1. La cuestión del valor
1.2. El documento
1.3. La valoración archivística
1.4. El principio archivístico de procedencia como sustento de la
valoración documental.
1.5. Criterios de valoración
1.6 La valoración multinivel cualitativa e integral de las series
documentales
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2. Baja Documental
2.1. Procedimiento de baja documental
2.2. Formato de inventario de baja documental
2.3. Dictamen de valoración documental
2.4. Acta de baja documental.
2.5. Baja documental para archivo contable
2.6. Acta circunstanciada
Junio, 2022 3
Temario

Objetivos de aprendizaje
OBJETIVO GENERAL
Que los servidores públicos
cuenten con elementos
técnicos y normativos en
materia archivística, que les
permitan analizar e
identificar los valores
documentales; es decir, el
estudio de la condición de
los documentos que les
confiere características
específicas en los archivos
de trámite, concentración e
histórico.
Junio, 2022 4

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Que el participante comprenda y
reconozca los elementos y principios
que constituyen la valoración
documental como elemento central de la
gestión de documentos y la
administración de archivos.
Que el participante identifique y aplique
los aspectos metodológicos en que se
sustenta la valoración documental, así
como las relaciones normativas e
instrumentales involucradas en este
proceso archivístico.
Junio, 2022 5

Que el participante identifique los instrumentos de control
asociados a la valoración y disposición documental, enfatizando
los mecanismos para su construcción, formalización y aplicación
en los archivos y el destino final de la documentación.
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Los instrumentos de
consulta y control
archivística son:
 Cuadro general de
clasificación archivística
 Catálogo de Disposición
Documental
 Inventarios Documentales
 Guía de Archivos
Instrumentos de
consulta y control

El Valor de los Archivos
La gestión de las instituciones
Su eficacia y eficiencia
Evidencia jurídica
Memoria institucional
La identidad institucional
El sustento de la transparencia
La base para la gestión de riesgos

Rompiendo paradigmas
Planeación
estratégica Alta dirección
Liderazgo
Mejora
continua
Toma de
decisiones
Transparencia y
rendición de cuentas
Control
interno
Agente de
cambio
Administración
del tiempo
Gestión
documental
Administración
de archivos

Marco de
referencia
Agenda
2030
Fuente: Organización de las Naciones Unidas para la Ciencia y la Cultura. (13 de julio de 2021). ODS 16 Paz,
Justicia e instituciones sólidas. [Archivo de Video] https://www.youtube.com/watch?v=rFxGN1O7FGM

Principal
normatividad
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
(Última reforma 11 de junio 2013)
Artículo 6º.
El derecho a la información será garantizada por el
estado.
Toda persona tiene derecho al libre acceso a información
plural y oportuna, así como a buscar, recibir y difundir
información e ideas de toda índole por cualquier medio de
expresión.
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Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
( Última reforma en el DOF 27 de julio de 2018)
Preservar sus documentos en archivos
administrativos actualizados
Publicar a través de los medios electrónicos
disponibles la información completa y
actualizada sobre el ejercicio de recursos
públicos
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Principal
normatividad

Ley General de Archivos
(Versión publicada en el DOF el 15 de junio de 2018)
Artículo 5
Principios
Conservación- Adoptar medidas de índole técnica, administrativa, ambiental
y tecnológica para la adecuada preservación de los documentos de archivo
Procedencia- Conservar el origen de cada fondo documental…
Integridad- Garantizar que los documentos de archivos sean completos y
veraces para reflejar con exactitud la información contenida.
Disponibilidad- Adoptar las medidas pertinentes para la localización expedita
de expedientes.
Accesibilidad: Garantizar el acceso a las consulta de archivos
conforme a la normatividad aplicable.
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Documentos de archivo que
deriven del ejercicio de sus
facultades, competencias o
funciones
Conservar
Organizar
Registrar
Producir
Artículo 7
Sujetos obligados deben:
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Artículo 11
Junio, 2022 18
Algunas
obligaciones
Integrar los
documentos en
expedientes
Destinar espacios
y equipos
necesarios
Dotar a los
archivos de
elementos de
identificación
Racionalizar la
producción, el
uso, distribución
y control de los
documentos
Documentos de
archivo
homogéneos

Artículo 12
Mantener los documentos contenidos en los archivos en el orden
original en que fueron producidos, conforme a las procesos de
gestión documental que incluyen producción, organización,
acceso, consulta, valoración documental y conservación.
Artículo 20
…Todos los documentos de archivo formarán parte del sistema
institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica
y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando
con exactitud la información contenida en ellos.
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Sujetos obligados deben contar con instrumentos de control y consulta
archivística:
Artículo 13
Cuadro general de
clasificación
archivística
Catálogo de
disposición
documental
Inventarios
documentales
Guía de archivo
documental
Índice de
expedientes
reservados
Artículo 14
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Artículo 21
Junio, 2022 21
Sistema
institucional
Un área coordinadora de
archivos
De correspondencia
Archivo de trámite, por área o
unidad
Archivo de concentración
Archivo histórico

Artículo 21 Los órganos internos de
control vigilarán el estricto
cumplimiento de la Ley.
Asimismo, integrarán
auditorías archivísticas en
sus programas anuales de
trabajo.
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Artículo 17
Junio, 2022 23
¿Sabías que?
Los servidores públicos que deban
elaborar un acta entrega-recepción
al separarse de su empleo, cargo o
comisión deberán entregar los
archivos que se encuentran bajo su
custodia, así como los instrumentos
de control y consulta archivísticos
actualizados y señalar los
documentos con posible valor
histórico.

Artículo
116
 Transferir la propiedad o posesión de archivos o documentos
de los sujetos obligados.
 Impedir la consulta de los documentos sin causa justificada.
 Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de
índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica.
 Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o
inutilizar, total o parcialmente documentos de archivo.
 Omitir la entrega de algún archivo bajo la custodia de una
persona al separarse de un empleo, cargo o comisión.
 No publicar el catálogo de disposición documental, el
dictamen y el acta de baja documental autorizados, así como
el acta que se levante en caso de documentación siniestrada
en los portales electrónicos.
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Artículo 121
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Sanción con pena de tres a diez años de prisión y
multa de tres a cinco mil veces la unidad de medida
y actualización a la persona que:
 Sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o
inutilice, total o parcialmente, información y
documentos de los archivos bajo su resguardo.
 Transfiera la propiedad o posesión, transporte o
reproduzca, sin el permiso correspondiente, un
documento patrimonio documental de la Nación.
 Traslade fuera del territorio nacional documentos
considerados patrimonio documental de la
Nación, sin autorización del Archivo General.
 Mantenga, injustificadamente, fuera del territorio
nacional documentos considerados patrimonio
documental de la Nación.
 Destruya documentos considerados patrimonio
documental.

Ley General de Responsabilidades
Administrativas
(Versión publicada en el DOF el 18 de julio de 2016)
Capítulo I
De las Faltas administrativas no graves
de los Servidores Públicos
Artículo 49. Incurrirá en falta
administrativa no grave el servidor público
cuyos actos u omisiones incumplan o
transgredan lo contenido en las
obligaciones siguientes:
V. Registrar, integrar, custodiar y cuidar la
documentación e información que por
razón de su empleo, cargo o comisión,
tenga bajo su responsabilidad, e impedir o
evitar su uso, divulgación, sustracción,
destrucción, ocultamiento o inutilización
indebidos;
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Código Penal Federal
Artículo 214, fracción IV
Regula que “Comete el delito de
ejercicio indebido de servicio
público, el servidor público que:
Por sí o por interpósita persona,
sustraiga, destruya, oculte, utilice, o
inutilice ilícitamente información o
documentación que se encuentre
bajo su custodia o a la cual tenga
acceso, o de la que tenga
conocimiento en virtud de su
empleo, cargo o comisión.
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Ley General de Bienes Nacionales
Artículo 6º. Fracción XVIII
Están sujetos al régimen de
dominio público de la
Federación
Los muebles de la Federación
que por su naturaleza no sean
normalmente sustituibles, como
los documentos y expedientes
de las oficinas, los manuscritos,
incunables, ediciones, etc.
Junio, 2022 28

De los documentos de
archivo electrónicos
Artículo 44. Los sujetos obligados
adoptarán las medidas de organización,
técnicas y tecnológicas para garantizar la
recuperación y preservación de los
documentos de archivo electrónicos
producidos y recibidos que se encuentren
en un sistema automatizado para la
gestión documental y administración de
archivos, bases de datos y correos
electrónicos a lo larga de su ciclo vital.
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De los documentos de
Archivo Electrónicos
Artículo 45. Los sujetos obligados
deberán implementar sistemas
automatizados para la gestión
documental y administración de
archivos que permitan registrar y
controlar los procesos señalados
en el artículo 12 de esta Ley.
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1. Valoración Documental
Junio, 2022 31

Uno de los temas que generan mayor interés, es el de la
valoración documental. En la actualidad estamos frente a un
crecimiento desproporcionado de documentos llamado “explosión
documental”.
Si analizamos el proceso generado de documentos en la gestión
administrativa y el flujo de papeles que van de un lado a otro por
todas las oficinas, confirmaríamos que existe efectivamente una
elaboración irracional de documentos que a la postre crean
saturación de almacenamiento, ineficiencia y gastos inútiles.
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Valoración Documental

Junio, 2022 33
Leer : La Valoración: Fundamento teórico de la
Archivística (Edunet)
1. El proceso de valoración debe
considerar diferentes factores favor
de mencionarlos
2. A qué hacen referencia los
principios de procedencia y de
pertinencia.
3. Los documentos en soporte
electrónico pueden ser valorados
utilizando los mismos principios
que se aplican a los documentos
en soporte físico

En la actualidad estamos frente a un crecimiento
desproporcionado de documentos llamado
“explosión documental”.
Si analizamos el proceso generado de
documentos en la gestión administrativa y el
flujo de papeles que van de un lado a otro por
todas las oficinas, confirmaríamos que existe
efectivamente una elaboración irracional de
documentos que a la postre crean saturación de
almacenamiento, ineficiencia y gastos inútiles.
Valoración Documental

La cuestión del valor
La noción de valor se
desprende del término
griego axios, que significa
valioso, digno de estima.
En este sentido, nuestra
reflexión sobre la cuestión
del valor tiene como
finalidad establecer las
bases conceptuales
sobre las cuales
fincaremos la teoría y la
práctica de la valoración
archivística.
Junio, 2022 35
https://www.youtube.com/watch?v=nF_x_5MjMR4

El juicio de valor
La valoración implica un juicio de valor que nos
permite emitir un enunciado positivo o negativo en
relación con un objeto o documento, asumiendo una
responsabilidad individual y colectiva en el juicio que se
emite.
Junio, 2022 36

Documento de archivo
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• Los documentos de archivo son fuentes primarias de información
• Son el subproducto documental de las actividades que realizan las
personas.
• Registran hechos y dan testimonio de ellos.
Ver éste vídeo
https://www.youtube.com/watch?v=N5s9y9ooeKA

Concepto archivístico
Es aquel que registra un hecho, un acto
administrativo, jurídico, fiscal o contable
producido, recibido y utilizado en el ejercicio de
las facultades, competencias o funciones de los
sujetos obligados, con independencia de su
soporte documental.
(artículo 4, fracción XXIV de la LGA).
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Carácter único: Son únicos y su información no se encuentra idéntica
en otro documento a diferencia de otros documentos múltiples, como
los libros o las revistas.
Carácter orgánico: Los documentos son producidos por una persona
o institución en el desarrollo de una actividad o función y son parte de
un todo estructurado, y solo alcanzan sentido al interrelacionarse.
Carácter seriado: Los documentos son el resultado de acciones
repetitivas determinadas por funciones específicas, se producen uno a
uno de forma seriada (cronológica) y versan sobre un mismo asunto y
se van acumulando de modo natural en los archivos, formando series
documentales (la base de la estructura archivística).
Único Orgánico Seriado
40
Los documentos de archivo
tienen un triple carácter:

https://www.youtube.com/watch?v=RFwk5i2iT4I
La Gestión Documental

Los 8 pasos de la Gestión Documental
Gestión
Documental
Planeación
Producción
Gestión y Trámite
Organización
Transferencia
Disposición de Documentos
Preservación a Largo Plazo
Valoración

La valoración archivística
Junio, 2022 43

La valoración documental
como problema archivístico
La valoración como componente de
la administración de documentos,
esta basada en la conservación
selectiva, lo que ha llevado a
plantear, en algunos círculos
archivísticos de nuestro país, el
desplazamiento de la teoría
archivística tradicional, que está
fundamentada en la conservación
exhaustiva de todo lo generado.
Junio, 2022 44

Dimensiones de la
valoración documental de
acuerdo con su definición
Acción Intelectual Identificar, Analizar, juzgar valores
asociados a la valoración
Acción Normativa Determinar, establecer, decidir, fijar
períodos o plazos para la retención de
los documentos
Acción Práctica Conservar, transferir, acceder a los
documentos o eliminación de la
documentación a través del proceso de
Baja Documental

Propósitos de la valoración
documental
Propósito
Circulación de la documentación dentro del SIA
(transferencias documentales)
Identificar y seleccionar la memoria histórica - documental
Eliminación razonada de la documentación
Resguardar plazos establecidos (series documentales)
Ciclo vital del documento (gestión documental)
Instrumentos para el proceso de valoración

• La administración de documentos
analiza los tipos de documentos y
sus usos; (teoría de las tres edades
o ciclo vital del documento).
• Etapas
 Archivo de Trámite
 Archivo de Concentración
 Archivo Histórico
• La valoración ocurre durante todo el
ciclo de vida de los documentos
siendo los valores diferentes en
cada una de las etapas (primarios o
Secundarios)
La conservación y
eliminación documental
Junio, 2022
47

Ciclo Vital de los Documentos
(Teoría de las Tres Edades)
El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres
edades (conocidas también por etapas o fases), determinadas
por los valores y usos que tiene durante la misma.
A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y se
conserva en un archivo específico.
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El Ciclo Vital de los Documentos
inicia en la Unidad de
Correspondencia (Oficialía de
Partes), la cual tiene las
siguientes funciones:
Recibir y distribuir la
correspondencia de entrada;
Registrar y controlar la
correspondencia de entrada y
salida, y
Recibir y despachar la
correspondencia de salida de
sus áreas.
Junio, 2022 49
Ciclo Vital de los Documentos
(Teoría de las Tres Edades)

Es la responsable de la
recepción, verificación,
registro, radicación,
seguimiento, distribución y
despacho de la
documentación para la
integración de los
expedientes de los archivos
de trámite.
Unidad Central de
Correspondencia
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Es la Unidad responsable de la administración de documentos de
uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la
Institución.
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Archivo de
Trámite

Procedimientos
Apertura de expedientes
a) Dentro de la gestión documental se encuentra el proceso de
organización, que como primer procedimiento tiene la identificación
de documentos de archivo que dará paso a la apertura de
expedientes.
Junio, 2022 52

Apertura de
expedientes
b) Cada área generadora de los archivos de trámite deberá abrir los
expedientes con documentos relacionados con su atribución,
función o comisión:
• Los expedientes se abrirán cuando se trate de un asunto nuevo.
• Con documentos originales (en el caso de integrar copias
deberán ser parte del desarrollo del asunto)
• Con documentos que tengan relación entre si.
• Integrándolos de manera lógica, cronológica, siendo el primer
documento el más antiguo y el último el más reciente, cerrando
así el asunto.
• Esto es respetando el orden original.
Junio, 2022 53

Portada de los expedientes
• Los expedientes deben incluir una
portada o guarda exterior, en la que se
deben registrar los datos de
identificación del mismo, considerando
el Cuadro general de clasificación
archivística.
• La identificación del expediente debe
contener como mínimo los siguientes
elementos:
I. Área o unidad administrativa;
II. Fondo;
III. Sección
IV. Serie
V. Número de expediente o
clasificador; el número consecutivo
que dentro de la serie documental
identifica a casa uno de sus
expedientes;
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VI. Fecha de apertura y , en su caso, del cierre del expediente;
VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);
VIII. Valores documentales;
IX. Vigencia documental;
X. Número de fojas útiles al cierre del expediente; es el número total
de hojas contenidas en los documentos del expediente, y
XI. Leyenda de clasificación, de acuerdo con lo dispuesto en los
Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y
Desclasificación de la Información, así como para la elaboración de
Versiones Públicas, con la finalidad de garantizar la custodia y
conservación de los documentos.
En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá
señalarse la nomenclatura asignada a las fracciones III, IV y V.
Junio, 2022 55
Portada de los expedientes

Principio de orden original:
Promulgado en 1881 por el Historiador alemán Heinrich Karl
Lodolf Von Sybel.
Establece que la documentación debe agruparse en los archivos
en el orden que se recibió durante su función administrativa (De
manera cronológica).
Junio, 2022 56
Principios del manejo de
documentos

Fase activa o de vigencia administrativa
Durante esta edad los documentos tienen valores primarios para la
institución y se encuentran en el Archivo de Trámite:
 Valor administrativo: Es el plazo durante el cual los documentos
producidos o recibidos por una institución se utilizarán para realizar
funciones o actividades comunes a esa institución.
Archivo de
Trámite
Junio, 2022 57

 Valor jurídico o legal: Es el plazo durante el cual los documentos
se conservarán en la institución para su posible uso y así certificar
derechos u obligaciones de la institución que los generó.
 Valor fiscal o contable: Es el plazo durante el cual los
documentos se conservarán en la institución, para comprobar el
origen, distribución y uso de los recursos financieros de la
institución.
Junio, 2022 58
Archivo de Trámite

 Con base en el Catálogo de Disposición Documental, los
expedientes permanecerán en el archivo de trámite el tiempo que
determine el Catálogo de Disposición Documental.
 Se identificarán los expedientes cuyo asunto ya se encuentre
concluido.
 Se localizarán para elaborar el Inventario de Transferencia
Primaria y se colocarán en cajas exclusivas para archivo de
concentración.
Identificación y localización de
expedientes a transferir
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La transferencia primaria es la operación de trasladar los
expedientes cuyo trámite ha terminado o su consulta es
esporádica, hacia el Archivo de Concentración, mientras
prescribe el término de permanencia, de acuerdo al Catálogo de
Disposición Documental.
Transferencia Primaria
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 El documento conserva sus valores primarios
(administrativo, jurídico o legal y fiscal o contable):
 Su uso es ocasional, por ello hay que conservarlo
durante un plazo precaucional.
 Su conservación debe de ser en un Archivo de
Concentración, hasta su destino final y no
necesariamente cerca del usuario.
Junio, 2022 61
Fase semiactiva

Transferencia de expedientes
Los expedientes a transferir se colocarán en cajas para
archivo ordenándolos de enfrente hacia atrás y de acuerdo
con el orden del Inventario de Transferencia Primaria.
Las cajas deberán llevar una etiqueta de identificación,
misma que se pegara en el frente de la caja.
Junio, 2022 62

Archivo de Concentración
Al Archivo de Concentración corresponde a la segunda etapa de
la vida de los documentos; a él se deben transferir los
expedientes que se encuentran en el Archivo de Trámite siempre
y cuando el asunto haya sido concluido, de acuerdo al Catálogo
de Disposición Documental.
Junio, 2022 63

Transferencia Secundaria
Uno de los resultados del proceso de valoración, es la
identificación de documentos o expedientes que revisten
valores secundarios, este acervo se transferirá del archivo
de concentración al archivo histórico, ya que su tiempo de
guarda es permanente.
Junio, 2022 64

Corresponde a la tercera etapa del Ciclo vital de la
documentación, es el archivo al que se le transfiere
documentación desde el Archivo de Concentración
para su conservación permanente.
En el Archivo Histórico los documentos son una
fuente de acceso público.
Archivo Histórico
Junio, 2022 65

Evidencial
Testimonial
Informativo
Información que proteja
derechos jurídicos, civiles,
humanos
Reflejan la evolución de las
atribuciones y funciones de los
organismos
Los que aportan
contribuciones sustanciales a
la investigación histórica
El documento ha perdido sus valores primarios para la
institución pero conserva valores secundarios que son:
Fase Histórica
Junio, 2022 66

Archivo Histórico
Junio, 2022 67

Junio, 2022 68
Archivo Histórico

4. El principio archivístico de
procedencia como sustento de la
valoración documental
Junio, 2022 69

• La valoración se realiza con base en el análisis de
las series documentales respetando su origen y
procedencia funcional y estructural.
• Michel Duchein indica que para valorar un
documento, resulta esencial conocer exactamente
cuándo fue producido, en el marco de qué proceso
y con qué finalidad.
• Razón por la cual es tan importante el principio de
procedencia.
Junio, 2022 70

Principio de procedencia En 1814, el archivista
e historiados francés Natalis de Wailly enuncia la
noción de fondo de archivo, consiste en mantener
reunidos los documentos provenientes de un
mismo organismo, persona, familia, etc.
Junio, 2022 71
4.1. Principio de Procedencia o
método archivístico

Principio de procedencia
Junio, 2022 72
FONDO
SECCIÓN 12C
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
SECCIÓN 4C
RECURSOS HUMANOS
SERIE 12C.6
SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
EXPEDIENTES
SERIE 4C.3
EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL
EXPEDIENTES
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• El principio de procedencia es un método; es el único que puede
garantizar la conservación íntegra de los grupos y series
documentales.
• Simplificando sus postulados, implica un aspecto externo y otro
interno de un mismo concepto: desde el externo se entiende el no
mezclar los grupos documentales de un fondo con otro, y desde el
ángulo interno conservarlo en la forma en que se originó.
• Para lograr este cometido se requiere de la aplicación de la
historia institucional.
• Desde la perspectiva archivística, un texto sin su contexto no tiene
razón de ser.
Junio, 2022 73

5. CRITERIOS DE VALORACIÓN
Junio, 2022 74

¿Qué documentos
se localizan en
una Archivo de
Trámite?
Documento
s de archivo
Documentos
de
comprobació
n
administrativ
a
Documentos
de apoyo
informativo

VIGENCIA OPERATIVA
• Es el uso continuo que tienen los documentos en las
oficinas, durante esta vigencia se mantiene la fuerza de
obligatoriedad, ya sea administrativa, jurídica, fiscal o
contable.
• El valor es inherente al expediente en trámite o
corriente, que va y viene en referencia a un asunto.
• La vigencia de un expediente comienza con el primer
documento con el que inicia una acción administrativa
de cualquier índole.
• La simple recepción en un organismo público, a través
de la oficialía de partes o unidad de correspondencia, es
un acto jurídico y administrativo que compromete al
organismo para la realización expedita y eficiente de un
trámite institucional.
Junio, 2022 77

Documento creado o recibido por
una institución o individuo en el
curso de trámites administrativos
o ejecutivos.
Documentos de comprobación administrativa
No son transferidos al
Archivo de
Concentración y su baja
debe darse de manera
inmediata al término de
su utilidad.
No son documentos estructurados
con relación a un asunto: minutarios
de correspondencia y controles de
correspondencia de entrada y salida.
Son producidos en forma natural en función
de una actividad administrativa.
Son comprobantes de la realización
de un acto administrativo inmediato:
vales de fotocopias, registros de
visitantes, listados de envíos, facturas
de correspondencia, vales de
papelería, tarjetas de asistencia, entre
otros.
Su vigencia administrativa es inmediata o
de no más de un año.

Documento constituido por
ejemplares de origen y
características diversas cuya utilidad
en las unidades administrativas
reside en la información que
contiene para el apoyo de las tareas
asignadas.
Documentos de apoyo informativo
Generalmente son ejemplares múltiples que
proporcionan información, no son originales, se
trata de reprografías de ediciones, son
acumulación de fotocopias que sirven de
control, artículos que aparecen en internet ,
entre otros.
No son transferidos al Archivo de
Concentración y carecen de
conceptos tales como vigencia o
valores administrativos
Se trata de un conjunto ficticio o integrado
artificialmente por unidades temáticas.
Por lo general no se consideran patrimonio
documental, se destruyen y solo se
conservan por su valor de información en
la biblioteca o centro de documentación de
la Dependencia.
Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición Documental, AGN

Documento que sin importar su forma o
medio ha sido creado, recibido, manejado
y usado por un individuo u organización en
el cumplimiento de obligaciones legales y
en el ejercicio de su actividad.
Documentos de Archivo
Son producidos en forma natural en
función de una actividad administrativa.
Constituyen el único testimonio
y garantía documental de un
acto administrativo, por lo tanto
se trata de documentación
única.
Están estructurados en
conjuntos de documentos
organizados que se
interrelacionan entre si.
Son o pueden ser patrimonio documental
Cumplida su vigencia
administrativa pasan al
Archivo de Concentración
para su conservación
precautoria.
Posteriormente pasan al
Archivo Histórico de la
Dependencia para su
conservación
permanente.
Se tramita su baja por
carecer de valor
evidencial, testimonial
o informativo.

Para utilizar de
forma óptima
espacios de
almacenamiento
Para reducir
costos
Para aumentar la
eficiencia
Para reducir
riesgos
Existen distintos motivos para eliminar
regularmente documentos generados por la
institución productora, siendo estas cuatro
los más aceptados:

Valores primarios, inmediatos o
continuos
• El valor primario está determinado
por el uso inmediato que la
dependencia generadora hace de
él. El documento surge con algún
propósito sea administrativo,
fiscal, legal o contable.
• El valor primario, inmediato o
continuo lo establece un lapso que
abarca un uso activo, denominado
“vigencia” y otro, denominado de
“guarda precautoria”
Junio, 2022 83

Documentos a eliminar durante la valoración primaria
(Desincorporación documental)
La propaganda u otros
documentos impresos de
entidades externas
Copias y duplicados de
documentación contable
cuyos originales se
encuentren bajo la custodia
del archivo contable
Borradores y papeles de
trabajo de documentos que se
hayan utilizado para la
elaboración de un documento
definitivo (éste último si se
conserva)
Los faxes, siempre que se
conserven los originales del
documento; la documentación
de apoyo informativo y la
documentación de
comprobación administrativa.
Ejemplo: copias de actas de
órganos de gobierno cuyos
originales se custodian en
otra área, en caso de
dudas no se eliminan las
copias.
Copias y duplicados de
documentos originales que se
encuentren perfectamente
localizados

Transferencia documental
Se refiere al procedimiento habitual de ingreso de expedientes a un archivo,
mediante su traslado físico, una vez que han cumplido el plazo de permanencia
en la etapa anterior, dentro del ciclo vital del documento.
Traslado físico, ordenado y controlado, de
expedientes de uso es esporádico de las
unidades administrativas, al Archivo de
Concentración.
Primaria
Traslado físico, ordenado y controlado, de
expedientes semiactivos al Archivo Histórico,
previa valoración documental secundaria.
Secundaria
Archivo de
Concentración

PLAZO PRECAUTORIO
Los valores primarios, inmediatos o continuos del expediente también están
determinados por el período de conservación o plazo precautorio que se le
asigna.
Este plazo abarca un tiempo durante el cual se concede a quien lo suscribe y al
destinatario la posibilidad de revisar algún aspecto que parezca impugnable, es
decir, se retienen los expedientes con el fin de responder a posibles
reclamaciones administrativas o jurídicas. También durante este plazo el
expediente sirve como antecedente de otro.
El periodo de precaución es un lapso intermedio ente el término de la vigencia y
el destino final de los expedientes.
Junio, 2022 87

ASPECTOS QUE DETERMINAN LOS
CRITERIOS DE VALORACIÓN
• Es necesario considerar cuatro
aspectos que determinan los
criterios a los que se deben
someter los expedientes en la
valoración primaria, inmediata o
de utilidad continua.
• PRIMERO.- Se debe atender al
carácter operativo o
administrativo, el expediente
tiene este valor, mientras el
contenido sea de utilidad
inmediata para el organismo;
este uso puede ser también
fundamento de derechos y
obligaciones.
Junio, 2022 88

• SEGUNDO.- debe considerarse el aspecto legal,
entendiendo como los dispositivos que contienen
los documentos del Estado que afectan el orden
general. Por ejemplo los libros del Registro
Público de la Propiedad y del Comercio; una acta
del Registro Civil, los documentos notariales,
como una escritura o una acta constitutiva, etc.
Junio, 2022 89

• TERCERO.- Es importante advertir el aspecto
contable o fiscal y para esto debemos atender
las disposiciones que marca la Unidad de
Contabilidad Gubernamental, y
• CUARTO.- Es el técnico y se refiere a los
documentos que dan cuenta de las acciones
sustantivas de un organismo, por ejemplo, los
expedientes clínicos, los estudios y análisis de
una institución dedicada a la investigación; los
procesos judiciales de los tribunales, etc.
Junio, 2022 90

5.2 VALORES SECUNDARIOS, MEDIATOS
O DURADEROS
• El valor secundario, mediato o
duradero significa
permanencia definitiva,
perpetuidad, conservación
para siempre, en el cual el
carácter de científico o cultural
será la nota constitutiva del
expediente.
• Schellenberg sostiene que los
Junio, 2022 91

6 LA VALORACIÓN MULTINIVEL
CUALITATIVA E INTEGRAL DE LAS
SERIES DOCUMENTALES
Junio, 2022 92

• La conservación cualitativa e integral de las
series documentales es un compromiso que
exige salvaguardar la memoria institucional.
• Desde una portada más amplia, es la
preservación de la memoria administrativa
nacional, del patrimonio documental de un
país.
• En este sentido, los documentos producidos
en las oficinas federales, estatales y
municipales de México tienen el carácter de
bienes del dominio público, monumentos
históricos y bienes de valor cultural.
Junio, 2022 93

6.1 RESPETO Y CONSERVACIÓN DE
SERIES DOCUMENTALES QUE REFLEJAN
EL SER DEL ORGANISMO
• Los documentos que reportan
las actividades primordiales de
un organismo aluden a la
génesis, por ello es importante
identificar y agrupar las series
documentales según las
actividades sustantivas de la
institución y su procedencia
Junio, 2022 94

De acuerdo con lo anterior podemos formar 3 grupos:
• Documentos que reflejan los objetivos específicos del
organismo.
• Documentos que reflejan actividades de apoyo para
obtener los objetivos del organismo.
• Documentos que comunican, impulsan e informan las
actividades internas del organismo.
Junio, 2022 95

• El trabajo de valoración debe tener la participación
colegiada de los funcionarios y de otros
especialistas para garantizar un juicio de valor lo
más acertado posible.
• Las funciones del organismo están sometidas a un
análisis, basado en el estudio del reglamento
interior y del manual de organización.
• El análisis mencionado puede ser conducido por
medio de preguntas como: ¿Qué área produjo los
documentos? ¿Por qué? ¿Para qué).
Junio, 2022 96

NORMATIVIDAD
Ley General de Archivos, artículo
50.
• En cada sujeto obligado
deberá existir un grupo
interdisciplinario, que es un
equipo de profesionales de la
misma institución, integrado
por los titulares de:
Junio, 2022 97

NORMATIVIDAD
I. Jurídica;
II. Planeación y/o coordinación
de archivos
III.Tecnologías de la
información;
IV.Unidad de Transparencia;
V. Órgano Interno de Control y
VI.Las áreas o unidades
administrativas productoras
Junio, 2022 98

CONCEPTOS ESTRATÉGICOS
a) Ordenación Documental
Es la operación archivística que se realiza
dentro del proceso de organización que
consiste en establecer secuencias naturales
cronológicas, de un mismo asunto.
La ordenación va a contribuir a formar
expedientes o series documentales.
Junio, 2022 99

b) Clasificación archivística
Acción de separar o dividir un conjunto de
documentos o expedientes estableciendo
clases o grupos, aplicables a la totalidad de
un fondo o a las secciones y series de ese
fondo.
(Antonia Heredia 1981)
Acordes con la génesis de la Institución
productora.
Junio, 2022 100

c) Descripción
Acción por la cual se explica de forma oral o escrita
cómo es una cosa, una persona, un lugar, un
documento y/o su contenido, para ofrecer una
imagen o una idea completa de ellos o su contenido.
Junio, 2022 101

DOCUMENTOS DE
COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA
INMEDIATA
• Estos documentos podrán
ser eliminados con base en
un listado general de
documentos de
comprobación administrativa
inmediata que genera la
institución, los cuales se
pueden desincorporar.
• La eliminación de este tipo de
Junio, 2022 102
102

TEMA 2
BAJA DOCUMENTAL
Junio, 2022 103

Junio, 2022 104
Destino Final:
Objetivo: Determinar cuáles son las series documentales
susceptibles de baja documental o transferencia al
archivo histórico, con base en los valores documentales
establecidos en el Catálogo de disposición documental.
Baja documental:
Objetivo: Evitar la acumulación excesiva de
documentación que se encuentra en el archivo de
concentración, procurando la oportuna eliminación de
documentos cuyos plazos de conservación han prescrito y
no poseen valores secundarios.

2.2. Procedimiento de baja
documental
Al finalizar su fase semiactiva, los documentos,
pierden sus valores primarios y si no presentan
valores secundarios, pueden ser eliminados de
acuerdo a las normas que marque la institución y
leyes vigentes. Siempre se llevará a cabo previo
análisis y valoración de los mismos.
Junio, 2022 105

Junio, 2022 106
documental

Junio, 2022 107
documental

Junio, 2022 108
documental
Un metro lineal pesa entre 15 y 70
kilogramos de archivo, por lo tanto, la
media equivale a 40 kilogramos.

Junio, 2022 109
Documento para la autorización del Destino final, que
contiene las características generales del Archivo y
de la Unidad administrativa productora de la
documentación.
Ficha técnica de prevaloración

Reducción de los costos de conservación (depósitos, medidas de prevención y
conservación…)
Aumento de la eficacia administrativa
Mayor facilidad de recuperación de la información
Asegura la conservación de los documentos realmente esenciales
Delimita en que momento de su vida pueden los documentos ser consultados y por
quien y cómo, contribuyendo así a la defensa de los derechos de acceso y de la
protección de datos
Para qué sirve la Valoración Documental

Acta de baja documental
Junio, 2022 111
Documento oficial que certifica que prescribieron los
valores administrativos, legales, fiscales o contables
de la documentación generada por una
dependencia o entidad y que permite la acción de
ejecutar la destrucción de documentos de archivo
por no contener valores históricos

El cómputo del tiempo de guarda y custodia de la
documentación contable inicia a partir del término del
ejercicio en que se genera el registro, y los plazos
mínimos serán los siguientes:
a) Tratándose de documentación que ampare gasto
corriente e ingreso, su período de conservación es de
5 años;
b) Será de 12 años para la relativa a gasto de inversión
(Activos fijos, obras públicas, etc);
Junio, 2022 112
2.6 Baja documental para archivo
contable

c) Cuando se refiera a documentación que sustente
recomendaciones u observaciones de áreas
fiscalizadoras por solventar, y aquella que sirva de
base para el fincamiento de responsabilidades,
denuncias ante el Ministerio Público, litigios
pendientes, observaciones o controversias de
cualquier índole, una vez concluido su proceso legal
será también de 12 años;
Junio, 2022 113
Plazos de guarda y custodia

En caso de que se determine un plazo mayor de
conservación, deberá señalarse en el Catálogo de
Disposición Documental.
La documentación comprobatoria original de los
activos fijos que amparen bienes como son
muebles, vehículos, maquinaria y valores, entre
otros, deberán conservarse hasta la baja de los
bienes, no obstante que se haya cumplido el plazo
de conservación.
Junio, 2022 114

Conservación de libros contables
El libro Diario, se conservará como mínimo por 5 años. Los
libros Mayor y de Inventarios y Balances, por considerarse
histórico, se conservarán como mínimo por 12 años y para su
baja se deberá contar previamente con el visto bueno de la
titular o el titular de la Unidad de Administración y Finanzas o
equivalente, haciéndolo del conocimiento de su OIC;
anexando copia del comunicado que reciba con el visto bueno
señalado en la solicitud que remitan a la UCG, elaborando el
inventario, la Declaratoria de Prevaloración y Ficha Técnica de
Prevaloración.
Junio, 2022 115

 Notas técnicas de valoración
 Inventarios de baja documental de
documentación anterior a 2004
 Inventarios de transferencia secundaria anterior
a 2004
 Fichas técnicas de identificación de series
históricas
 Cédulas descriptivas del fondo

2.7 ACTA CIRCUNSTANCIADA
Junio, 2022 117

BIBLIOGRAFÍA
Duchein, M., Características, estructuras y funciones de los archivos
históricos. 1981
Heredia, A., Archivística general, teoría y práctica, Sevilla, Diputación
Provincial. 1987
Lodolini, E., Archivística, principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993
Romero Tallafigo, M. Archivística y archivos, Carmona, S & C
Ediciones. 1994.
Schellenberg, T. Archivos Modernos: Principios y Técnicas, Traducción
y Adiciones Manuel Carrera Stampa.- (Clásicos Modernos de la
Archivonomía). 1958.
Junio, 2022 119

122
• Artículo 47. Los sujetos
obligados conservarán los
documentos de archivo aun
cuando hayan sido
digitalizados, en los casos
previstos en las disposiciones
jurídicas aplicables.

Digitalización
123
• Técnica que permite la reproducción de información que
se encuentra guardada de manera analógica (soportes:
papel, video, casetes, cinta, película, microfilm, etcétera)
en una que sólo puede leerse o interpretarse por medio
de una computadora.
• Proceso que permite la migración de documentos
impresos a mensaje de datos (NOM-151-SCFI-2016)
• Conversión de un soporte tradicional a una copia digital.

124
¿Qué son los documentos digitales?
Integrados por texto, gráficos, imágenes, sonidos,
movimientos que se construyen a través de hardware
periférico como: escáner, fax, cámaras, sensores y
registran directamente la información audiovisual, en
forma de señales electrónicas positivas y negativas
(bits). Ejemplos: Imagen TIF, Imagen JPG, Audio MP3,
Video MP4….
¿Qué son los documentos electrónicos?
Son creados, producidos o recibidos, que se conservan y
transmiten mediante soporte electrónicos. Entonces son los
archivos producidos con “procesadores de palabras”, “hojas de
cálculo”, “administradores de bases de datos”, o programas
para elaborar gráficos. Ejemplos: Archivos de Word, Excel,
Power Point, Access…

Archivos electrónicos
125
Archivo
Conjunto organizado de
documentos producidos
o recibidos por los
sujetos obligados en el
ejercicio de sus
atribuciones y
funciones, con
independencia del
soporte, espacio o lugar
que se resguarden.
Archivo en informática
Conjunto organizado de
unidades de información
que son almacenados en
un dispositivo; es la
manera generalizada de
mencionar diferentes
tipologías documentales,
desde documentos hasta
programas (ejecutables).
Identificables por lo regular
con un nombre y una
"extensión".

126
Documento de archivo
Aquel que registra un hecho,
acto administrativo, jurídico,
fiscal o contable producido,
recibido y utilizado en el
ejercicio de las facultades,
competencias o funciones
de los sujetos obligados,
con independencia de su
soporte documental.
Documento Electrónico
Conjunto de datos que
integra información que se
interpreta, almacena y
estructura a través de
caracteres o pixeles, se
requiere un programa "visor"
para darles lectura y suele
modificarse o actualizarse
con el tiempo por un(os)
usuario(s). En pocas
palabras se refiere al
"contenido" de un archivo.
Documento Electrónico de
Archivo
Registro de la información
generada, recibida,
almacenada y comunicada
por medios electrónicos, que
permanece en ellos durante
su ciclo vital. Es producido
por una persona o entidad en
razón de sus actividades y
debe ser tratado conforme a
los principios y procesos
archivísticos.

127
Expediente
A la unidad
documental
compuesta por
documentos de
archivo, ordenados
y relacionados por
un mismo asunto,
actividad o trámite
de los sujetos
obligados.
Expediente Electrónico
Al conjunto de
documentos
electrónicos de archivo
correspondientes a un
procedimiento
administrativo,
cualquiera que sea el
tipo de información que
contengan.
Expediente híbrido
Al conjunto de
documentos de archivo
electrónicos o en
soportes tradicionales
correspondientes a un
procedimiento
administrativo, trámite
o asunto.

128
Firma autógrafa
Conjunto de signos
plasmados por el puño y
letra del emisor.
Firma Digital
Representación gráfica de
la firma autógrafa, carece
de los servicios de “no
repudio”, “ni de integridad”.
Firma electrónica avanzada
Al conjunto de datos y
caracteres que permite la
identificación del firmante,
que ha sido creada por
medios electrónicos bajo
su exclusivo control, de
manera que está vinculada
únicamente al mismo y a
los datos a los que se
refiere, lo que permite que
sea detectable cualquier
modificación ulterior de
éstos, la cual produce los
mismos efectos jurídicos
que la firma autógrafa.
Es un medio usado para la manifestación de voluntad de una persona. Cuando usamos nuestra firma en
un documento se da por entendido su comprensión, aceptación y compromiso legal.
Firma

129
Conservación de
archivos
Al conjunto de
procedimientos y
medidas destinados a
asegurar la prevención
de alteraciones físicas
de los documentos en
papel y la preservación
de los documentos
digitales a largo plazo.
Preservación digital
Debido a las tecnologías de la
información y la comunicación,
existen más documentos
electrónicos nativos y más
digitalizaciones de documentos, los
cuales deben ser preservados, a la
vez que se garantizan los siguientes
atributos: autenticidad, fiabilidad,
legibilidad y funcionalidades.
La evolución tecnológica ha hecho
que nuestra capacidad de registrar
información haya aumentado
exponencialmente, mientras que la
longevidad de los medios
electrónicos / digitales utilizados
para la preservación de los
documentos, ha disminuido a la
misma velocidad.

130
Interoperabilidad
A la capacidad de los sistemas de información de compartir datos
y posibilitar el intercambio entre ellos.

131
Metadatos
Al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y
estructura de los documentos de archivos y su administración, a
través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su
búsqueda, administración y control de acceso.

132
Buenas prácticas para organizar y nombrar documentos
electrónicos (ISO 15489)
En el entorno electrónico existen diferencias en los espacios de
trabajo: si se trabaja solo o en red, si se comparten carpetas o
sistemas; de forma general cada uno tiene sus propias
capacidades, características, carpetas y documentos, los cuales
pueden denominarse de diferentes maneras.
No debemos olvidar que al igual que los documentos en papel,
los electrónicos deben organizarse y nombrarse correctamente,
de manera que sean identificables por quienes los vayan a utilizar
para facilitar así su recuperación.
La gestión eficiente de los documentos electrónicos comienza
por nombrarlos de forma adecuada.

134
Documentación sobre Calidad:
A124_Gestion_Calidad
Las compras y demás gestiones relacionadas:
G104_Compra_Bienes_Inmuebles
Si estoy gestionando becas...
J129_Becas_Ayudas

La automatización en
los archivos
143
• La automatización en la producción documental.
• La automatización en la organización de los archivos.
• La automatización en la descripción.
• La automatización en la conservación y restauración.
• La automatización en la consulta y la difusión.

BIBLIOGRAFÍA
Duchein, M., Características, estructuras y funciones de los archivos históricos.
1981
Heredia, A., Archivística general, teoría y práctica, Sevilla, Diputación Provincial.
1987
Lodolini, E., Archivística, principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993
Romero Tallafigo, M. Archivística y archivos, Carmona, S & C Ediciones. 1994.
Schellenberg, T. Archivos Modernos: Principios y Técnicas, Traducción y
Adiciones Manuel Carrera Stampa.- (Clásicos Modernos de la
Archivonomía). 1958.
Junio, 2022 144

Contacto
Mtra. Edna Molina Pérez
Tel. 55 54165951
edna_molina@infoestrategica.com
www.infoestrategica.com
www.sarip.info
145

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