Presentacion decreto 2609 en rcd

www.archivogeneral.gov.co

/

contacto@archivogeneral.gov.co

GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Decreto
2609-‐2012

“Reglamenta
el
Btulo
V
de
la
Ley
594
de
2000,
parcialmente
58
y
59
de
la
Ley
1473
de
2011…”

jueves 9 de mayo de 2013


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Agenda
1. Contexto
2. Propósito
3. Antecedentes
4. Gestión de documentos
5. Programa de gestión documental
6. Sistema de gestión documental
7. Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
8. Articulación Organismos & Entidades
9. Plan de Gestión Documental


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Propósitos
•
Contribuir
a
la
eﬁciencia
y
la
transparencia
de
la

administración
pública
•
Beneﬁcios
de
los
avances
tecnológicos
•
Aplicación
de
las
TIC
en
este
campo
de
la
función

archivís?ca
•
Enfa?za
en
la
responsabilidad
de
las
en?dades
públicas
•
Ges?ón
de
los
documentos
públicos,
Dsicos
y
electrónicos
•
Elaborar
el
Programa
de
Ges?ón
Documental
•
Normalización
de
los
Procesos
Técnicos


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Políticasdedesarrollo
administrativo
MIPG


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Antecedentes
(Ley
80,
1989)
1995 1999 2000 2001 2002 2003 2005 2009-‐11 2012-‐13
Decreto

2150
Ley
527
Ley
594

Acuerdo

060
Ley
734

Ley
794

CPC
Ley
962
Tramites
&

Procedimie
ntos
Ley
1341

SI
&ANE

Ley
1564
(CGP)
Ley
1581
(PD)
Decreto
019
(AT)
Decreto
2364
(Firma
Elec.)
Decreto
2482
(MIPG)
Decreto
2578
(SNA)
Decreto
2609
(PGD)
Decreto
0032
(CND
&
IE)
Decreto
805
(LE)
Direc?va
Presidencial
004
Circular
externa
002
Circular
externa
005
Acuerdo
004
Acuerdo
005
Decreto

2150
Ley
527
Ley
594

Acuerdo

060
Acuerdo

039
Ley
794

CPC
Ley
962
Tramites
&

Procedimie
ntos
Ley
1341

SI
&ANE

Ley
1564
(CGP)
Ley
1581
(PD)
Decreto
019
(AT)
Decreto
2364
(Firma
Elec.)
Decreto
2482
(MIPG)
Decreto
2578
(SNA)
Decreto
2609
(PGD)
Decreto
0032
(CND
&
IE)
Decreto
805
(LE)
Direc?va
Presidencial
004
Circular
externa
002
Circular
externa
005
Acuerdo
004
Acuerdo
005
Decreto

2150
Ley
527
Decreto

1747
cer?ﬁcados
Acuerdo

060
Acuerdo

039
Ley
794

CPC
Ley
962
Tramites
&

Procedimie
ntos
Ley
1341

SI
&ANE

Ley
1564
(CGP)
Ley
1581
(PD)
Decreto
019
(AT)
Decreto
2364
(Firma
Elec.)
Decreto
2482
(MIPG)
Decreto
2578
(SNA)
Decreto
2609
(PGD)
Decreto
0032
(CND
&
IE)
Decreto
805
(LE)
Direc?va
Presidencial
004
Circular
externa
002
Circular
externa
005
Acuerdo
004
Acuerdo
005
Decreto

2150
Ley
527
Decreto

1747
cer?ﬁcados
Acuerdo

060
Acuerdo

042
Ley
794

CPC
Ley
962
Tramites
&

Procedimie
ntos
Ley
1437
CPA
Ley
1564
(CGP)
Ley
1581
(PD)
Decreto
019
(AT)
Decreto
2364
(Firma
Elec.)
Decreto
2482
(MIPG)
Decreto
2578
(SNA)
Decreto
2609
(PGD)
Decreto
0032
(CND
&
IE)
Decreto
805
(LE)
Direc?va
Presidencial
004
Circular
externa
002
Circular
externa
005
Acuerdo
004
Acuerdo
005


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Decreto 2482 de diciembre de 2012.


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Ley
1437
CPA-‐CA
• Archivo
electrónico
de
documentos
Art.
58
– Uso
de
medios
electrónicos
– Archivo
de
medios
electrónicos
– Conservación
• Auten?cidad
&
Integridad

• Expediente
electrónico
Art.
59
– Foliado

– Firma
digital
– Indice
electrónico
– Seguridad
de
información


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

GestiónDocumental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a
la planiﬁcación, manejo y organización de los documentos
Política es liderada por el Archivo General de la Nación cuyos
lineamientos están articulados con la NTCGP1000.
Incluye el Programa de Gestión Documental, el cual debe
estar articulado con el Plan Estratégico Institucional y en el
Plan de Acción Anual de acuerdo con los procesos de la
Gestión Documental.


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

GestióndeDocumentos
CapituloI


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Ambito
de
aplicación
• Ámbito
e
aplicación:
Administración
publica
– Nacional
– Departamental
– Distrito
– Municipal
– En?dades
territoriales


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Tipos
de
información
• Cualquier
_po
de
información

• Físicos
• Electrónicos
– Arquitectura,
sistemas
&
Preservación

• Trabajo
colabora?vo
• Administración
de
documentos
• Mensajería
electrónica
• Administración
de
contenidos
• Cloud
• Medios
de
almacenamiento


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Responsabilidad
&
Coordinación

ges_on
documental
y
_cs
Responsabilidad
Coordinación Sector
TICS
Archivo
General
de
la

Nación
Secretarios
Generales Ministerio
TICS
En?dades
Secretarios
TICS
Servidores
Secretarios
TICS
Contra?stas
Secretarios
TICS


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Principios
del
proceso
GD
– Eﬁciencia
– Eﬁcacia

– Economía
– Transparencia
– Medio
Ambiente
– Cultura
Archivisi_ca
– Interoperabilidad
– Neutralidad
Tecnologica
– Orientación
al
ciudadano


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Componentes
ges_ón
de
documentos
• Creación
– Iden?ficación,
formato,
caracterís?cas
• Mantenimiento
– Requisitos:
Técnicos,
estructurales
y
relacionales
• Difusión:
Acceso,
recuperación,
clasificación

y
visualización.

• Administración:
– Funcionales:
Usuarios,
roles,
clasificación,
retención,

búsquedas,
exportación
– No
funcionales:
Privacidad,
Usabilidad,
Accesibilidad


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Instrumentos
Archivis_cos
• Cuadro
de
Clasiﬁcación

Documental
(CCD)
• Tablas
de
Retención
Documental
(TRD)
• Programa
de
Ges?ón

Documental
(PGD)
• Planeación
sistema
de
Archivos
de
la
En?dad
• Inventario
Documental
• Modelo
de
requisitos
SGDEA
• Mapas
de
procesos
• Tablas
control
acceso
• Bancos
terminológicos


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Se
ges?onarán
siguiendo
el
modelo
de
Archivo
Total,
esto
es,
que
su
ges?ón
afectará
el
ciclo
de

vida
de
los
documentos,
independiente
de
su
soporte:

• Marco
legal
y
norma?vo
• Polí?cas
• Roles
y

responsabilidades
• Procesos
y

procedimientos
• Instrumentos

archivís?cos
• Tecnología
Procesos
de
la
ges?ón
Documental


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4



/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

fase pre-archivistica


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Documentos electrónicos
4-12-1926 / -
Información creada, recibida, almacenada y
transmitida por medios electrónicos


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Documentos análogos
Información
creada
o
recibida,
conservada
como
medio
de

prueba
cuyo
soporte
es
un
material
análogo
como
el

papel,
fotograDas,
discos
etc..


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Documentos nativos electrónicos
4-12-1926 / -
Se administran electrónicamente desde su origen,
trámite, distribución, publicación, conservación, archivo y
durante todo su ciclo de vida.
Guía para la Apertura de Datos en Colombia


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Documentos DIGITALIZAdos
4-12-1926 / -
Conversión de documentos físicos a documentos electrónicos
(imágenes, audio, video, texto etc.).


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

clasificación documentos ELECTRONICOS
4-12-1926 / -
Clasificación Descripción
Documentos ofimáticos Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo,
gráficos, etc.,
Cartográficos Mapas y planos algunos de ellos con valores históricos y en
muchos casos artístico.
Correos electrónicos
(Comunicaciones
oficiales)
Adoptan el valor de documentos electrónicos de archivo, debido
a que incorporan información de alto valor como evidencia para
las entidades.
Imagen, vídeos y audio
digitales
Se admiten como medios de prueba en el sistema judicial.


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

clasificación documentos ELECTRONICOS
4-12-1926 / -
Clasificación Descripción
Mensajes de datos
generado mediante
Redes Sociales
Todo tipo de redes sociales, por ejemplo Twitter, Facebook,
etc., siempre que sea objeto de un proceso de la gestión
administrativa.
Formularios
electrónicos
Formatos que pueden diligenciar los ciudadanos en
línea. Por ejemplo: “Formularios Contáctenos” o
“Formularios PQRs”
Correos electrónicos
(Comunicaciones
oficiales)
Adoptan el valor de documentos electrónicos de archivo, información
de alto valor como evidencia para las entidades.


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

otras tipologías
4-12-1926 / -
Tipos Descripción
Bases de
datos
Colección de unidades de datos afines, interrelacionados y
estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso,
manipulación y extracción para su consulta
Páginas Web
Una página Web está compuesta principalmente por información (sólo
texto y/o módulos multimedia) así como por hiperenlaces; además
puede contener o asociar datos de presentación como hojas de estilo


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

fase archivistica


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Autenticidad
Certeza del creador o emisor Certeza del momento de su creación / recepción
Fidelidad
Contenido es representación fiel de lo producido por el creador o emisor
Integridad
Completo Protegido contra alteraciones Trazabilidad de actuaciones
Disponibilidad
Localizable, Registro de su
contexto, creación
y uso
PropiedadesdelDocumentoelectrónicodearchivo
Vínculo otros documentos


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Registro
de

información
ﬁrma
del

documento

electrónico
metadatos
Documento

electrónico
que
soporta
el

contenido
y
al

que
aplican
las

restricciones
de

formato
por
una
persona

o
en?dad
en

razón
de
sus

ac?vidades,
para

la
auten?cación
y

validación
del

documento
asociados
al

contenido,

estructura
e

iden?ﬁcación

del
documento
Estructuradeldocumentoelectrónico


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Los
siguientes
principios
son
universales
y
deben
aplicarse
en
la

GDEA
Procedencia
Orden
original
Contexto
CarpetaBD
SI
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

documentos

electrónicos
índice

electrónico
ﬁrma
del

índice

electrónico
metadatos
expediente

electrónico
que
cumplan

caracterís?cas
de

estructura
y

formato
que
garan?cen
la

integridad
del

expediente

electrónico
y

permita
su

recuperación

siempre
que
sea

preciso
por
la

Administración,

órgano
o
en?dad

actuante
de
acuerdo

con
la
norma?va

aplicable
del
expediente

electrónico
Componentesdelexpedienteelectrónico


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

ProgramadeGestiónDocumeNtal
CapituloII


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Aprobación
Programa.....
Orden
Nacional Orden
Territorial Implementación
Comite
de
desarrollo

ins?tucional
Comite
interno
de
Archivo
Area
de
Archivo
Oﬁcina
Control
InternoOﬁcina
Control
Interno
Area
de
Archivo


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Programa
de
Ges_ón
Documental
• Aspectos
generales
– Alcance
(Plan
Estratégico
Ins?tucional
&
Plan
de
Acción
Anual)
– Audiencia
– Requerimientos:
Norma?vos,
Económicos,
Administra?vos,

Tecnológicos
– Fases
de
implementación
(Obje?vos,
metas,
recursos)
– Programas
especíﬁcos
–
Armonización
MECI+SGC
– Anexos
• Diagnos?co
• Cronograma
• Presupuestos


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Título


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

SISTEMADEGESTIONDOCUMENTAL
CapituloIII


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Criterios
a
considerar
• Norma?vidad
Archivo
General
• Necesidades
de
la
en?dad
• Estructura
organizacional
• Modelo
ges?on
documental
• Capacidad
ﬁnanciera
&
tecnologica
• Integridad:
Estructura,
Contexto
&
Vinculo

Archivis?co
• Interoperabilidad



/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Aspectos
técnicos
• Circular
04
Coinfo
• Lineamientos
AGN
(Acuerdos
4
y
5
2013)
• NTC
15489-‐1
&
NTC
15489-‐2
• Estándares
de
preservación
(PDF,
Web

Archiving)
• Archivamiento
electronico
(ISO
14641-‐1)
• Cuadros
de
clasiﬁcación
&
trd



/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

GESTIONDE DOCUMENTOSELECTRONICOSDEARCHIVO
CapituloIV


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Elementos
esenciales


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Modelo


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

A
considerar
• Auten?cidad
• Integridad
• Inalterabilidiad
• ﬁabilidad
• Disponibilidad
• Conservación


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Caracterís_cas
del
Documento

electrónico
• Contenido
estable
– No
cambia
en
el
?empo
– Cambios
documentados
y
autorizados
– Disponible
(TRD)
• Forma
documental
ﬁja
– Contenido
permanece
completo
– Sin
alteraciones
• Vinculo
Archivis?co
– Metadatos
(pegamento)
– Contenido,
contexto
y
estructura
• Equivalente
funcional:
mensaje
datos


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Metadatos
• De
contenido
– Tipo
documental
– Clasiﬁcación
– Niveles
de
acceso
• De
estructura
– Formato
– Ubicación
– Perﬁl
Actualizado

• De
contexto
– Juridico
– Proceso
– Tecnologico


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Requisitos
presunción
Auten_cidad
• Atributos
documento:
trazabilidad,
fechas
creacion,
nivel
de
acceso
• Contexto
administra?vo
•


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Mecanismos
de
protección
y
auten_cidad


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

ARTICULACIONORGANISMOS&ENTIDADES
CapituloV


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Ar_culación
organismos
&
en_dades
• Responsabilidad
de
otras
en_dades:
Formulación.

Implementación
y
evaluación
programa
ges?ón
documentos.
– Ministerios
– Superintendencias
• El
AGN
coordinara
con
otras
en?dades
norma?vidad
que
en

materia
de
ges?ón
documental
deba
expedirse
– Ministerios
– Superintendencias


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Mapade ruta


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Equipo Eficiencia
Investigación
Preliminar
Estrategía
Funcional
Verificar y Mejorar Plan (VA)
Revisión Post
Implementación
Estrategía
Organizacional
Estrategía
Tecnológica
• Contexto
Admin y Legal
• Análisis DOFA
• Buenas
Prácticas
• Líder (Directivo)
• Gestión Doc
(Funcional)
• Planeación
(Organizacional)
• Sistemas (TIC)
Plan Proyecto (P)
• Definir: Metas
(Alcance), Actividades
(Plan), Indicadores
(Calidad), Cronograma
(Tiempo) y Recursos
(Costos)
Políticas y Articulación (H)
•Formulación Política
Insittucional - PGD
•Articulación con
Sistemas de Gestión y
Planes Estratégicos
•Evaluación Continua: Metas,
Actividades y Recursos
•Acciones de Mejora al Plan
•Divulgación de Resultados
Análisis de Actividades
de la Organización
• Evaluación: Procesos y
Procedimientos
• Clasificación
Documental
• Flujos Documentales
Evaluación de Sistemas Existentes
•Inventario de Sistemas de
Información
•Análisis Cumplimiento Requisitos
SI
•Evaluación de Políticas de
Seguridad de la Información
•Requisitos de Integración
Identificación
de Requisitos
• Requisitos Legales/
Técnicos
• Evaluación de
Riesgos de la
Información
Identificación de
Estrategías
• Modelo de Operación
• Requisitos Funcionales
• Políticas: Admin y
Preservación
• Procedimientos Críticos
Diseño del Sistema de
Gestión de Documentos Implementación
• Evaluación de
Cumplimiento de
Requisitos
• Evaluación de
Desempeño
•Diseño Procedimientos
Electrónicos
•Diseño Arquitectura de
Información
•Planes: Implementación,
Integración, Capacitación,
Gestión del Cambio.
•Políticas y
Procedimientos
Documentados
•Material de Formación
•Sistemas Implementados
•Integración Sistemas de
Gestión
Modelo Ruta de Implementación


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Normas
de
Sistemas
de
Ges?ón
de

Documentos
Marco
de
Polí?ca
de
Ges?ón
Documental
Fundamentos
y

Terminología
Requisitos
Directrices
ISO
30300
Fundamentos
y

Vocabulario
ISO
30301
Requisitos
ISO
30303
Requisitos
para
Auditores

y
Cer?ﬁcadores
ISO
30302
Guía
de
Implementación
ISO
30304
Guía
de
Evaluación
Normas
Técnicas
Implementación
de
Procesos
Ges?ón

Documental
Directrices
-‐
2
ISO
15489
Ges?ón
de

Documentos
Generalidades
Elementos
de

Método
de

Evaluación
-‐
3
Elementos
de

Implementació
n
y

Conceptuales
-‐

2
ISO
23081
Metadatos

Principios
-‐1

ISO
TR

26122
Análisis
de

Procesos
de

Trabajo
ISO
TR
13028
Directrices

para

Digitalización
ISO
13008
Proceso
de

Migración
y

Conversión
de

Documentos
3
2
ISO
16175
Requisitos

para

Documentos

Electrónicos
-‐1
Estándares
Sistemas
Ges_ón
Documentos
ISO
14641
Archivamiento

Electronico


/


GE-‐220-‐FR-‐009

2012-‐10-‐18

V.4

Gracias
por
su
atención
Jhon A. Gonzalez F.
AGN - Subdirector Tecnologías de
Información y
Documento Electrónico
Bogota, Marzo de 2013
www.preservandoparaelfuturo.org

Presentacion decreto 2609 en rcd

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Destacado

Destacado (20)

Similar a Presentacion decreto 2609 en rcd

Similar a Presentacion decreto 2609 en rcd (20)

Presentacion decreto 2609 en rcd