Manejo de archivo

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Archivo Central
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Archivo
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VISIÓN
Ser líderes dentro de las Instituciones de Educación Superior en Colombia
en el manejo del Sistema de Archivo, como instrumento de apoyo a las
labores académicas, administrativas e investigativas de la Universidad,
dentro del marco de la filosofía y principios Lasallistas.
MISIÓN
Velar por la organización, conservación, consulta y protección del Acervo
documental de la Universidad de La Salle, mediante la administración
eficiente y eficaz con el mejor aprovechamiento de los recursos humanos,
tecnológicos y financieros, para dar respuesta a las necesidades de los
diferentes estamentos de la Universidad y de la Sociedad.

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PRINCIPIOS
•Conservación
•Calidad del Servicio
•Veracidad
•Custodia en la Información
•Reserva
•Integridad
•Respeto
•Gestión
•Honestidad

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Objetivo General del Sistema de Archivo Unisalle
Establecer el sistema de Archivo de la Universidad, organizando el
recurso de información archivística, con la finalidad de desarrollar el
conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al
eficiente, efectivo manejo y organización de la documentación
producida y recibida por la Universidad desde su origen hasta el día
de hoy

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Objetivos Específicos del Sistema de Archivo Unisalle
•Establecer y difundir las políticas Archivisticas
•Facilitar y promover la utilización de los recursos documentales
archivísticos
•Garantizar el funcionamiento integral y estructurado del Sistema
de Archivo Unisalle
•Cultura Organizacional para el manejo del correo electrónico
•Modernizar el proceso de correspondencia.
•Organizar y estructurar los Archivos Central-Histórico en la
Universidad de La Salle.
•Normalizar del Archivo
•Capacitar a todos los funcionarios de la Universidad

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Archivos de Gestión
Se entiende por Archivo de de
Gestión como el sistema de
conservación de la documentación
recibida y producida en cada
dependencia de la Universidad de La
Salle, la cual se encuentra en trámite
y sujeta a constante utilización y
consulta. en el proceso de
recepción, producción,
distribución, identificación,
clasificación y almacenamiento por
los funcionarios responsables de su
custodia.
La estructura final de la clasificación
y la organización del archivo de
gestión en cada dependencia es una
responsabilidad compartida entre el o
los responsables del archivo y el jefe
de la dependencia

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Organización Documental
El archivo de oficina esta compuesto por los documentos que se producen como
resultado de la ejecución de las funciones propias de la dependencia. La organización
documental de Archivos de Gestión consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y
subserie documental a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de
Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman
deberán ser individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los
integran en el orden en que se han producido.
Universidad de la La
Salle
VRAD

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Cuadro de Clasificación Documental - CDD
Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y
procedimientos de la Universidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-
funcional del fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base
especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y
procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la
Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención
Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental
correspondiente.

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Metodología Practica para la Organización de Archivo de Gestión
2000-2001-2002 2003
Lectura previa de los Manuales de Funciones y Procedimientos
del la Dependencia IDEM
Levantamiento de inventarios de documentos naturales NO APLICA
Creación del primer borrador de C.C.D SI
Confrontación del C.C.D contra los Archivos de Gestión
Se realiza por parte del funcionario encargado
de la dependencia.
Creación de la T.R.D de la Dependencia SI
Revisión de la T.R.D con el jefe del área y aprobación SI
Aplicación de la T.R.D
Se realiza por parte del funcionario encargado
de la dependencia. Con previa asesoria del
Funcionario de Archivo
Transferencia (N.O) al Archivo Central de las Series y Subseries. si

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Archivo Central
En el se agrupan
documentos transferidos
por los distintos Archivos
de Gestión de la
Universidad, de acuerdo
con los tiempos dados en
años según la Tabla de
Retención Documental,
cuya consulta no es tan
frecuente, pero que siguen
teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las
propias oficinas.

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Tabla de Retención Documental
Es un listado de series y tipos documentales por dependencia donde se asignan los
años que determinan el tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo
vital, así como su disposición final una vez terminada la vigencia administrativa, legal o
fiscal.

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Servicios de
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Bases de Datos
Documento
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Base de Datos de Servicios
Pantalla
inicial de la
Aplicación

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Servicios de
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Bases de Datos
Documento
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Base de Datos de Servicios
Formulario
principal de la
base de datos
de Servicios

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Bases de Datos
Documento
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Formulario principal de la base de datos de
correspondencia
Base de Datos de Correspondencia - SIDECO

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Bases de Datos
Documento
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Sistema de Correspondencia - SIDECO
Planilla generada por la base de datos de
correspondencia para los mensajeros

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Servicios de
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Bases de Datos
Documento
Electrónico
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Base de Datos de Archivo - ARCHISOFT
Pantalla inicial de
la Aplicación

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Servicios de
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Bases de Datos
Documento
Electrónico
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Sistema de Archivo - ARCHISOFT
Pantalla de Inventario
de la Aplicación

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Bases de Datos
Documento
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Base de Datos de Historias Clínicas -
CLINIHISTORIAS
Pantalla inicial de la
Aplicación

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• Se complementaran las normas existentes sobre producción de
documentos con la finalidad de apoyar al personal encargado de esta
actividad en la elaboración de los mismos.

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Documento
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CLASIFICACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Disco Duro C: Directorio Raiz
Nombre de la Dependencia
Subdirectorio
Nombre de la
Serie
Carpeta
Nombre de la
Subserie

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Documento
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ORDENACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Ordenación Cronológica:
Ubicación de los documentos
electrónicos en el tiempo con
relación a este, los
documentos deben ser
colocados en forma
ascendente por año
DENOMINACION DE LOS DOCUMENTOS
INSTRUMENTOS DE CONSULTA

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Propiedades del Documento
Control de Cambios
Guardar Versión
Distribuir Documentos para su
Revisión

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Documento
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Microsoft Outlook es un
programa de
mensajería y
administración de
información personal
que le ayuda a
administrar los
mensajes, citas,
contactos y tareas.

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Administre los documentos del día con la lista de tareas personales y de trabajo de
Microsoft Outlook. Puede utilizar Outlook para definir un orden de prioridad para las tareas,
establecer avisos de vencimiento y actualizar su progreso. Outlook también realiza el
seguimiento de los documentos que se repiten. También puede utilizar Outlook para asignar
tareas a otros y supervisar su progreso.

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Documento
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Documento
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RAZONES POR LAS QUE SE
PIERDE LA INFORMACION EN LOS PC
¿Por qué se pierde
la Información?

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Documento
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ALMACENAMIENTO
Si no suele acceder a ellos con demasiada
frecuencia, lo más recomendable es
comprimirlos todos en un único archivo que
identifique la Serie Documental ( con la
utilidad de Winzip.). De esa forma podrá
ganar el espacio que reduce la compresión
A pesar de que el disco duro de nuestro PC
o Servidor, pueda parecer de una capacidad
inagotable al principio, debe tenerse en
cuenta que, más pronto o más tarde,
acabará llenándose. Directamente
relacionado con este tema se encuentra el
hecho de tener gran cantidad de pequeños
archivos en Directorios o Subdirectorios
dependiendo de la cantidad de Series y/o
Subseries Documentales asignadas a cada
una de las dependencias.

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IDENTIFICACION DE LA
COPIA DE SEGURIDAD