1. Manual de Usuario
Manual de Usuario del Sistema de
Gestión de SeguridadV 1.0
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2. 1. Novedades Diarias
Mediante las opciones de este módulo se podrán registrar las incidencias que se presentan dentro de
una empresa diariamente y detallarlas. También podremos consultar las novedades ingresadas y
realizarle un seguimiento o análisis de riesgo si es necesario. Tenemos la opción también de generar un
reporte de todas las novedades existentes.
Este módulo está conformado por 2 opciones: Administración y Consulta, que destallaremos a
continuación:
1.1 Administración
En la opción Administración de Novedades Diarias se registran las incidencias que se
presentan dentro de una empresa diariamente.
El formulario de Administración de Novedades Diarias consta de trece campos fijos y dos
adicionales, que se deben completar con los datos correctos para así poder realizar el registro
de la novedad (Figura 71).
Figura 71. Opción Administración de Novedades
Los campos que se debe completar son:
¿Qué se afecto?, aquí indicar que fue afectado en la presente novedad. Se puede marcar una o
más opciones.
Tipo de Novedad, aquí seleccionar el tipo de la novedad. Al desplegar el combo, tendrá dos
opciones para escoger, “Rutina” e “Insuficiencia, fallas o emergencia”, de acuerdo al que se elija
se podrá observar u ocultar los dos campos adicionales mencionados anteriormente (Véase
capitulo 5.1.1 Tipo de Novedad).
Tipo de Evento, aquí seleccionaremos el tipo de evento de la novedad. Al desplegar el combo,
se observará que ya cuenta con algunos tipos, en caso no exista el tipo adecuado para el
novedad que va registrar, tiene la opción para agregar un nuevo tipo de Evento (Véase capitulo 5.1.2
Nuevo Tipo de Evento).
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3. Fecha, aquí ingresar la fecha en la cual sucedió la novedad (Véase capitulo 5.1.8 Fecha).
Hora, aquí ingresar la hora exacta en la que sucedió la novedad.
Descripción Breve, en este campo ingresar una breve descripción de la novedad que se
registrará, para poder ubicarla con mayor rapidez mas adelante.
¿En que local ocurrió?, aquí seleccionar el local donde ocurrió la novedad. Al desplegar el
combo, se observará que ya cuenta con algunos locales, en caso no exista el local adecuado
para la novedad que va registrar, tiene la opción para agregar un nuevo local (Véase capitulo 5.1.3
Nuevo Local).
¿En que área?, aquí seleccionar el área donde ocurrió novedad. Al desplegar el combo, se
observará que ya cuenta con algunas áreas, en caso no exista la área adecuada para la
novedad que va registrar, tiene la opción para agregar un nueva Área (Véase capitulo 5.1.4 Nueva
Área).
¿En que lugar?, aquí seleccionar el lugar donde ocurrió la novedad. Al desplegar el combo, se
observará que ya cuenta con algunos lugares, en caso no exista el lugar adecuado para la
novedad que va registrar, tiene la opción para agregar un nuevo lugar (Véase capitulo 5.1.5 Nuevo
Lugar).
Responsable del Área, aquí seleccionar el nombre del responsable del área donde ocurrió la
novedad. Al desplegar el combo, se observará que ya cuenta con algunos responsables, en
caso no exista el nombre del responsable, tiene la opción para agregar un nuevo responsable
(Véase capitulo 5.1.6 Nuevo Responsable).
Cargo, aquí seleccionaremos el cargo que tiene el responsable del área. Al desplegar el combo,
se observará que ya cuenta con algunos cargos, en caso no exista el cargo adecuado, tiene la
opción para agregar un nuevo cargo (Véase capitulo 5.1.7 Nuevo Tipo de Cargo).
Descripción del Evento, en este campo ingresar la descripción completa y detallada de la
novedad que se registrará.
Acciones Tomadas, en este campo ingresar las acciones que se tomaron luego que ocurrió la
novedad. Indicar como se manejo la novedad, que se hizo para controlarla, quienes se
involucraron, etc.
Los campos adicionales, que se podrán visualizar solo en el caso que se escoja como Tipo de
novedad la opción “Insuficiencias, falla o emergencia”, son:
Análisis de Riesgo, en este campo indicar si es que la novedad que se va registrar, genera un
riesgo para la empresa y debe ser analizado.
¿Necesita Seguimiento?, en este campo indicar si se debe realizar un seguimiento a esta
novedad, hasta que sea resuelta.
Caso no ingrese uno de los datos mencionados anteriormente el sistema emitirá un mensaje
indicando el dato que espera sea ingresado.
Una vez completados todos campos correctamente dar clic en el botón Registrar que se
encuentra al final del formulario (Figura 72). En caso contrario, si no esta conforme con los datos
ingresados y desea empezar nuevamente, puede dar clic en el botón Limpiar.
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4. Figura 72. Registrar novedad diaria
Si se realizó correctamente el registro de la novedad se mostrará un mensaje indicando que se
realizó con éxito y que acaba de ingresar una nueva novedad. (Figura 73)
Figura 73. Mensaje de éxito de registro de novedad
1.1.1 Tipo de Novedad
El combo tipo de novedad tiene una acción especial dentro del formulario de novedades
diarias. Al desplegar se observa que cuenta con dos opciones: “Rutina” e “Insuficiencia,
fallas o emergencias”.
Seleccionar la segunda opción (Figura 74).
Figura 74. Tipo de novedad
Se observa que al escoger esta opción aparecieron dos campos mas en el formulario:
“Análisis de Riesgo” y “¿Necesita Seguimiento” (Figura 75).
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5. Figura 75. Campos adicionales
Si es que cambia el tipo de novedad y elige la opción “Rutina”, los campos adicionales
desaparecerán.
Estos campos adicionales son para realizar una evaluación y seguimiento en caso haya
generado un riesgo la presente novedad
1.1.2 Nuevo Tipo de Evento
Para crear un nuevo tipo de evento, despliegue la lista y seleccione Nuevo Tipo de
Evento que esta ubicado al final de la lista. (Figura 76)
Figura 76. Nuevo tipo de evento
Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo tipo de
evento que deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura
77). En caso ya no se quiera registrar ningún tipo de evento y se desea regresar al
formulario dar clic en el botón Cancelar.
Figura 77. Ventana Emergente del nuevo tipo de evento
A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
del nuevo tipo de evento nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del
formulario (Figura 78).
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6. Figura 78. Nuevo tipo de evento agregado
1.1.3 Nuevo Local
Para crear un nuevo local, despliegue la lista y seleccione Nuevo Local que esta ubicado
al final de la lista. (Figura 79)
Figura 79. Nuevo local
Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo local que
deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 80). En caso
ya no se quiera registrar ningún local y se desea regresar al formulario dar clic en el
botón Cancelar.
Figura 80. Ventana emergente del nuevo local
A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
del nuevo local nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario
(Figura 81).
Figura 81. Nuevo local agregado
1.1.4 Nueva Área
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7. Para crear una nueva área, despliegue la lista y seleccione Nueva Área que esta
ubicada al final de la lista. (Figura 82)
Figura 82. Nueva área
Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar la nueva área que
deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 83). En caso
ya no se quiera registrar ningún área y se desea regresar al formulario dar clic en el
botón Cancelar.
Figura 83. Ventana emergente de la nueva área
A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
de la nueva área nos la mostrará agregada y seleccionada en el combo del formulario
(Figura 84).
Figura 84. Nueva área agregada
1.1.5 Nuevo Lugar
Para crear un nuevo lugar, despliegue la lista y seleccione Nuevo Lugar que esta
ubicado al final de la lista. (Figura 85)
Figura 85. Nuevo lugar
Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo lugar que
deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 86). En caso
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8. ya no se quiera registrar ningún lugar y se desea regresar al formulario dar clic en el
botón Cancelar.
Figura 86. Ventana emergente del nuevo lugar
A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
del nuevo lugar nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario
(Figura 87).
Figura 87. Nuevo lugar agregado
1.1.6 Nuevo Responsable
Para crear un nuevo responsable, despliegue la lista y seleccione Nuevo Responsable
que esta ubicado al final de la lista. (Figura 88)
Figura 88. Nuevo Responsable
Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo responsable
que deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 89). En
caso ya no se quiera registrar ningún responsable y se desea regresar al formulario dar
clic en el botón Cancelar.
Figura 89. Ventana emergente del nuevo responsable
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9. A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
del nuevo responsable nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del
formulario (Figura 90).
Figura 90. Nuevo responsable agregado
1.1.7 Nuevo Cargo
Para crear un nuevo cargol, despliegue la lista y seleccione Nuevo Cargo que esta
ubicado al final de la lista. (Figura 91)
Figura 91. Nuevo cargo
Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo cargo que
deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 92). En caso
ya no se quiera registrar ningún cargo y se desea regresar al formulario dar clic en el
botón Cancelar.
Figura 92. Ventana emergente del nuevo cargo
A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
del nuevo cargo nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario
(Figura 93).
Figura 93. Nuevo cargo agregado
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10. 1.1.8 Fecha
Para ingresar la fecha, debemos dar clic en el icono fecha, ubicado al lado derecho del
campo, luego de esto se desplegarà un calendario en el cual elegiremos el día dando
clic sobre el. Si se desea cambiar de mes o año, usar las flechas ubicadas en la parte
superior del calendario (Figura 94).
Figura 94. Calendario
Luego de dar clic en el día elegido, el calendario se cerrará y la fecha seleccionada será
digitada automáticamente en el campo Fecha con el siguiente formato dd/mm/aaaa
(Figura 95).
Figura 95. Fecha de novedad
1.2 Consulta
La opción Consulta permite observar todas las novedades registradas en el sistema. Tenemos
la opción también de ver el detalle, realizar un seguimiento o evaluar una novedad. Además,
podemos generar un reporte de la consulta y exportarlo en formato pdf (Figura 96).
Figura 96. Opción consulta de novedades
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11. La consulta consta de dos filtros: Tipo de Novedad y Consultar por, los cuales deben ser
seleccionados antes de realizarla. En esta ocasión se elegirá como tipo de novedad la opción
Todos (Figura 97).
Figura 97. Seleccionando tipo de novedad
En el filtro de “Consultar por” se elegirá también la opción Todos (Figura 98). Si en este filtro se
elige otra opción diferente a “Todos” se adicionará un tercer filtro al final, el cual variará de
acuerdo a la opción escogida.
Figura 98. Seleccionando tipo de consulta
Caso no se seleccionen todos los filtros mencionados anteriormente el sistema emitirá un
mensaje indicando el filtro que espera sea seleccionado.
Si se seleccionaron todos los filtros correctamente, dar clic en el botón Consultar (Figura 99).
Figura 99. Consulta de Novedades
Luego en la parte inferior de la ventana se mostrará el resultado de la búsqueda de acuerdo al
criterio usado en los filtros anteriormente mencionados (Figura 100). Se mostrará las 5 últimas
novedades registradas, para ver los demás novedades debemos avanzar la paginación ubicada
en la parte superior izquierda de la tabla (Véase capitulo 5.2.5 Paginación).
Cada fila corresponde a una novedad registrada. En la primera columna se encuentra la
descripción breve, en la siguiente una descripción detallada, a continuación las acciones que se
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12. tomaron, seguidos del estado de la novedad y finalmente la columna de acciones en la cual
encontraremos 3 iconos: Detalle, Seguimiento y evaluación.
Con el icono de detalle se mostrará los datos ingresados en la novedad (Véase capitulo 5.2.1 Detalle),
con el de seguimiento se registrará el proceso de solución del riesgo generado (Véase capitulo 5.2.2
Seguimiento) y en el de evaluación le asignaremos la prioridad que tiene entre los demás riesgos
(Véase capitulo 5.2.3 Evaluación)
También existe la opción para generar un reporte del resultado de la consulta, con todas las
novedades encontradas, dando clic en el icono Reporte ubicado en la parte superior derecha de
la tabla. (Véase capitulo 5.2.4 Reporte)
Figura 100. Resultado de consulta de novedades
1.2.1 Detalle
En la columna acciones, el primer icono es el de detalle. Al dar clic en el mostrará la
pagina de detalle de la novedad. (Figura 101).
Figura 101. Icono de detalle
La página de detalle de novedad es similar a la de registro, en ella se encontraran todos
los datos ingresados al registrar la novedad, pero solo se podrán observar y no editar.
En la parte superior derecha se encuentra un vínculo para regresar a la consulta de
novedades (Figura 102).
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13. Figura 102. Detalle de novedad
1.2.2 Seguimiento
El segundo icono de la columna acciones es el de seguimiento. Al dar clic en el mostrará
la página de seguimiento de la novedad (Figura 103).
En algunos casos el icono se mostrará de color gris y no permitirá realizar seguimiento a
la novedad, ya sea porque no se eligió la opción de seguimiento al registrar la
inspección o porque ya fue culminado el seguimiento.
Figura 103. Icono de seguimiento
La página de seguimiento de novedad también es similar a la de registro, en ella se
encontrarán todos los datos ingresados al registrar la novedad. En este caso, el detalle
del seguimiento se digitará en el campo de acciones tomadas, luego indicar si aún se
necesita seguimiento o no y finalmente dar clic en el botón Registrar Seguimiento que
se encuentra al final del formulario. En caso no se desee realizar un seguimiento, en la
parte superior derecha se encuentra un vinculo para regresar a la consulta de
novedades (Figura 104).
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14. Figura 104. Seguimiento de novedad
1.2.3 Evaluación
El ultimo icono de la columna acciones es Evaluación. Al dar clic en el mostrará la
página de evaluación del riesgo (Figura 105).
En algunos casos el icono se mostrará de color gris y no permitirá realizar evaluación al
riesgo, ya sea porque no se eligió la opción de análisis de riesgo al registrar la
inspección o porque ya fue solucionado el riesgo.
Figura 105. Icono de evaluación
La página de evaluación esta dividida en dos partes, en la parte izquierda esta el detalle
de la novedad que originó el riesgo y a la derecha es donde se realizará la evaluación
(Figura 106). Automáticamente se cargaran los campos de la izquierda, con los datos de
la novedad que se eligió hacer una evaluación, estos datos no se pueden cambiar pues
esta protegidos.
En la derecha, en el primer campo indicar la probabilidad de que pueda suceder
este riesgo, en el segundo el impacto que puede originar, en el siguiente el
diagnóstico y finalmente las recomendaciones para solucionarlo. (Véase capitulo 8
Módulo V - Evaluación y Administración de Riesgos)
Si no se desea realizar la evaluación dar clic en el botón limpiar, caso contrario dar clic
en el botón Grabar.
Figura 106. Evaluación de riesgo
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15. 1.2.1 Reporte
En parte superior derecha de la tabla de resultados se encuentra el icono Reporte
(Figura 107). Esta opción realizará la exportación de los resultados de la consulta a
formato pdf. En este archivo se mostrarán más detalles de la novedad que los que
aparecen en la tabla de resultados.
Figura 107. Icono de reporte de novedades
En la parte superior del reporte, a la derecha se encuentra el logo de la empresa
administradora y a la izquierda los filtros usados en la consulta. Luego en la parte
inferior, a la derecha tenemos el control de páginas y a la izquierda la fecha y hora en
que se genero el reporte. Finalmente en la parte central están los datos de las
novedades encontradas en la consulta (Figura 108).
Figura 108. Reporte de novedades
1.2.2 Paginación
Al realizar una consulta el resultado se dividirá en intervalos de 5 novedades por página,
desde el más reciente al más antiguo, para facilitar el manejo de ellos. Por defecto
siempre se mostrarán las 5 últimas novedades registradas, es por eso que si se desea
consultar las demás es necesario hacer uso de la paginación.
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16. En la parte superior izquierda de la tabla de resultados, se encuentra ubicado las
opciones para el manejo de la paginación, y en la parte inferior izquierda se muestra la
cantidad total de novedades encontrados en la consulta. (Figura 109).
El número de página actual se encuentra subrayado, así se conocerá la ubicación
correcta. Tener en cuenta que solo se mostrarán las opciones para el manejo de la
paginación si es que la cantidad total de novedades encontradas en la consulta es
mayor a 5.
Figura 109. Resultados de la primera página
Para navegar entre las páginas, dar clic en la opción anterior o siguiente de acuerdo a
cual sea el caso, o si se desea ir directamente a una página, dar clic en el número de
ésta. También en la parte inferior derecha de la tabla se indicá el intervalo de resultados
mostrados. En este caso se dará clic al número dos para acceder a la segunda página,
se observa que al pasar el Mouse por encima de la opción ésta cambia de color (Figura
110).
Figura 110. Eligiendo la segunda página
Observar que ahora los resultados son otros y corresponden a la segunda página lo cual
verificamos en las opciones de paginación al estar subrayado el número dos. También
observar que el intervalo de resultados mostrado en la parte inferior derecha de la tabla
ha variado. (Figura 111).
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17. Figura 111. Resultados de la segunda página
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