Naa cristian

TEMA 13. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA. HERRAMIENTAS
OFIMÁTICAS Y PAQUETES INTEGRADOS.
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS DE USO COMÚN
EN LA GENERALITAT VALENCIANA
13.1. Automatización de ofi cina. 13.2. Herramientas ofi máticas: Hojas de cálculo, Procesadores
de texto y Bases de datos. 13.3. Paquetes integrados. 13.4. Programas gráfi cos y de autoedición.
13.5. Herramientas ofi máticas de uso común en la Generalitat Valenciana.
Las características del software ofi mático son las si-guientes:
• Gran capacidad de almacenamiento de información.
• Facilidad de consulta y recuperación de la informa-ción.
• Facilidad para modifi car y tratar los datos.
• Enorme potencia de cálculo.
• Capacidad para manejar información de todo tipo: tex-tos,
229
números, imágenes, sonidos, video, etc.
13.2.
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS:
HOJAS DE CÁLCULO,
PROCESADORES DE TEXTO,
BASES DE DATOS
13.2.1. Herramientas ofi máticas
Las principales aplicaciones o herramientas que inclu-yen
los paquetes ofi máticos son las siguientes:
• El procesador de textos: sirve para escribir textos,
almacenarlos, recuperarlos, modifi carlos y darles for-mato.
• La hoja de cálculo: con la que se realizan cálculos ma-temáticos,
monetarios, científi cos o estadísticos de una
manera rápida y sencilla. También se emplea para gene-rar
gráfi cos.
• Los gestores de base de datos: permiten almacenar y
consultar grandes conjuntos de datos.
• Los programas de presentaciones: utilizados para pre-sentar
proyectos o informes de una manera muy visual
y atractiva.
• Los programas de dibujo: permiten elaborar diseños
gráfi cos, montajes fotográfi cos, etc.
• Los gestores de correo electrónico: sirven para enviar y
recibir mensajes escritos entre ordenadores.
13.1. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA
Las empresas necesitan guardar información sobre
clientes, proyectos, empleados, etc. Para ello hacen uso de
los ordenadores y de las herramientas adecuadas que in-corporan
éstos con el fi n de ser más productivos.
Se entiende por automatización de ofi cinas el conjunto
de tecnologías de la información y comunicación que per-miten
mejorar la productividad de los trabajos típicos de
ofi cina.
Podemos defi nir la ofi mática (ofi cina automática) como
la automatización de las tareas que se llevan a cabo en una
ofi cina. En algunos textos se utiliza la denominación de bu-rótica
como sinónimo de ofi mática.
Figura 13.1. Paquete ofi mático

MANUAL CTO OPOSICIONES DE ENFERMERÍA
13.2.2. Herramientas ofi máticas
230
El proceso de incluir todas las funciones que poseen los
programas ofi máticos (abrir, guardar, imprimir, cortar, co-piar,
pegar, insertar, corrector ortográfi co…) generó un grave
problema: cómo poner todas estas posibilidades en manos
del usuario, sin que llegue a ser un auténtico quebradero
de cabeza. La solución vino con el uso de la interfaz gráfi ca
de usuario (GUI), que permite que todas las tareas se pue-dan
realizar más fácilmente mediante el ratón y no a base
de comandos escritos. De esta forma aparecen en pantalla
los comandos de un programa mediante botones, colores,
símbolos y ventanas.
La interfaz tiene dos misiones principales:
• Informar al usuario acerca de los elementos que tiene a
su disposición y para qué sirven.
• Ofrecer la posibilidad de elegir entre las distintas opciones.
Existen numerosos componentes que forman parte de
todos los productos ofi máticos actuales. Vamos a describir
a continuación alguno de ellos.
Ayuda
Todas las aplicaciones ofi máticas poseen un sistema de
ayuda para poder aclarar dudas. Existen varios tipos de ayu-da,
entre los que cabe destacar los siguientes:
• Ayuda estándar: la más habitual y la que se utiliza con
mayor frecuencia. Suele incluir botones, ventanas, enla-ces,
índices, búsquedas temáticas, etc.
Figura 13.2. Asistente
• Asistente: al usuario se le presenta un asistente en un
cuadro de diálogo para que vaya eligiendo paso a paso
entre las diferentes opciones que se le van mostrando.
• Asistente de ideas: el programa ofi mático en ocasiones
sugiere alguna idea acerca de la tarea que se va a rea-lizar
(suele aparecer un asistente con un personaje, tal
como se muestra en la fi gura adjunta).
• Tutorial: libro en formato electrónico que ofrece una des-cripción
de las principales características y funcionalida-des
del producto.
• Ayuda sensible al contexto: según estemos ejecutando
ciertas tareas dentro del programa serán accesibles algu-nas
opciones, mientras que otras estarán desactivadas.
Barras de botones
Consisten en un conjunto de iconos que poseen una se-rie
de funciones implantadas. Todos estos comandos se po-drían
ejecutar mediante la barra de menús, pero de esta for-ma
resultan más accesibles, más rápidos y gracias al gráfi co
del icono, más intuitivos. Estas barras de botones incluyen
las funciones que se emplean con mayor frecuencia.
Cuadros de diálogo
Son ventanas donde se muestra al usuario varias opcio-nes
o posibilidades a escoger, de manera que la función
que se va a realizar resulte mucho más sencilla. Normal-mente
su funcionamiento no suele resultar complicado.
Casilla de
verificación
Lista Desplegable
Figura 13.3. Ejemplo de diálogo
Existen varios objetos posibles dentro de un cuadro de
diálogo (llamados controles):

TEMA 13
231
• Botones de comando: ejecutan una determinada acción.
• Botones de opciones: presentan varias posibilidades,
teniendo que seleccionar uno de ellos.
• Casillas de verifi cación: presentan diversas posibilida-des,
pero esta vez se pueden elegir varias de ellas.
• Cuadros de texto: ofrece un recuadro para que poda-mos
escribir información dentro de él (por ejemplo para
poner un nombre a un archivo).
• Cuadros de número: que proporciona un espacio para
que podamos escribir un valor numérico (por ejemplo, el
número de copias a imprimir).
• Cuadros de lista: es una lista que contiene diversas op-ciones,
de forma que para seleccionar una de ellas se
hace clic con el botón izquierdo del ratón en su interior.
Utilización de macrocomandos
Los macrocomandos son funciones que se ejecutan al
pulsar de forma combinada dos o tres teclas. Un ejemplo
típico de este tipo de macrocomandos son: Alt + X, Alt + C y
Alt +V, que se corresponden con cortar, copiar y pegar.
Estos macrocomandos suelen ser siempre los mismos
para todas las aplicaciones ofi máticas. Además, podemos
crear nosotros nuestra propia combinación de teclas para
realizar las funciones que queramos.
Importar – exportar
• Importar: este componente permite reconocer docu-mentos
o archivos que han sido creados por otros pro-gramas
en nuestra aplicación ofi mática.
Existe incluso la opción de importar archivos de una he-rramienta
ofi mática diferente a la que vamos a utilizar.
Por ejemplo, podemos importar en un documento de tex-to
una gráfi cas que se hayan realizado con una hoja de
cálculo.
• Exportar: con esta opción, dejamos preparado el docu-mento
o archivo para que pueda ser leído directamente
por otra aplicación ofi mática diferente.
Zoom – vista preliminar
• Zoom: es la distancia a la que vamos a ver el documen-to.
Con esta herramienta podemos visualizar el archivo
desde lejos o acercarnos a él con una precisión muy ele-vada.
El cambio en la distancia a la que vemos el docu-mento
no implica que cambie dicho documento, tan sólo
lo vemos más cerca o más lejos.
• Vista preliminar: con este componente podemos ver en
pantalla una reproducción con toda fi delidad de lo que
obtendremos al imprimir el documento. Este método de
previsualización tiene un nombre informático muy carac-terístico:
WYSIWYG (What You See Is What You Get), que
quiere decir: lo que tú ves es lo que tú tienes.
Incrustación - vinculación de objetos
Una de las características principales de las aplicaciones
ofi máticas es que se puede incluir información u objetos
creados con otras aplicaciones.
La técnica OLE (del inglés Object Linking and Em-bedding,
vinculación e incrustación de objetos) y DDE (Dy-namic
Data Interchange, intercambio dinámico de datos)
permite compartir los datos entre distintas aplicaciones y
es utilizada en Windows. Gracias a ella, es posible vincular
o incrustar información procedente de otras aplicaciones.
• Para esta técnica son necesarios los siguientes elementos:
- Objeto: es una información que se crea con una apli-cación
distinta a la que se utiliza y que se puede in-sertar
en ella.
- Archivo origen: archivo del cual procede el objeto.
- Archivo destino: archivo al cual se traslada el objeto.
- Vincular: un objeto vinculado es un puntero que se-ñala
la posición que ocupan los datos en un archivo
de origen. Cuando se introducen cambios en dicho
archivo, éstos se refl ejan en el archivo destino (se
puede especifi car si dicha actualización se realizará
automática o manualmente).
Dado que los datos de un objeto vinculado se guar-dan
en el archivo de origen, los usuarios que necesi-ten
editar (o actualizar) un vínculo deberán disponer
de la aplicación, tener acceso al archivo de origen y
tener asignada la misma letra de unidad que el direc-torio
que contiene los datos. Asimismo, si el archivo
de origen se mueve o se elimina, el objeto vinculado
tendrá que volver a crearse.
- Incrustar: un objeto incrustado es una copia de la in-formación
procedente de un archivo de origen; cuan-do
se introducen cambios en la información de dicho
archivo, éstos no se refl ejan en el objeto incrustado.
Los usuarios que necesiten editar un objeto de este
tipo no precisarán acceder al archivo de origen. Los
objetos incrustados requieren más espacio en la
base de datos que los objetos vinculados.
13.2.3. Hoja de cálculo
Aparentemente, se podría decir que realiza las mismas
operaciones que una calculadora; sin embargo, las hojas de
cálculo ofrecen una gran cantidad de ventajas sobre estas
máquinas:
• Se pueden almacenar las operaciones y recuperarlas
más adelante.
• Si nos equivocamos al introducir un dato, dentro de una
serie de operaciones, es posible modifi carlo sin repetir
todo el proceso.

• Permite realizar simulaciones, pudiendo cambiar datos
232
con el fi n de observar los distintos resultados obteni-dos.
• Se pueden emplear en la creación de bases de datos,
gráfi cas y documentos (facturas, presupuesto…) que in-tegren
texto, imágenes, resultados de operaciones, etc.
Desarrollo de las hojas de cálculo
La primera hoja electrónica fue creada en el año 1978,
por Daniel Bricklin, y se llamó Visicalc. El programa le per-mitía
al usuario insertar matrices de cinco columnas y 20
fi las. Posteriormente, el programa se fue modifi cando para
hacerlo más poderoso y práctico y así poder ser utilizado en
un microcomputador.
El mercado de las hojas electrónicas fue creciendo rá-pidamente,
a principios de la década de los 80 Visicalc fue
perdiendo auge entre los usuarios de la IBM-PC que usaban
microprocesadores Intel. Mitch Kapor creó LOTUS 1-2-3,
una hoja electrónica rápida que pronto se convirtió en el
estándar empleado en las industrias. Lotus no sólo hacía
el proceso más corto y fácil, sino que tenía un sistema de
referencia A1 (lo opuesto al sistema R1C1 de Visicalc), sino
que añadió gráfi cos para así posicionar las hojas electróni-cas
en el camino de ser el mejor paquete de presentación
visual de los datos.
Lotus fue la primera hoja electrónica en introducir las
celdas, los rangos y los macros.
Quattro Pro es un programa de planilla de cálculo desa-rrollado
originalmente por la empresa Borland International
y, desde 1996, se incluyó en la compañía Corel Corporation,
como parte de su suite de ofi cina Corel WordPerfect Offi ce.
Fue la principal competidora de Lotus 1-2-3. Comúnmente
se dice que Quattro Pro fue el primer programa en permitir
hojas múltiples en un solo archivo.
Otra hoja de cálculo que también fue bastante empleada
en aquella época fue Framework.
El otro gran éxito de esa etapa fue Excel, creada original-mente
para la 512k Apple Macintosh, en 1985. Excel fue
la primera hoja electrónica que usó una interface gráfi ca
con un menú de desplazamiento en la página y puntero de
mouse. Automáticamente se convirtió en la hoja electrónica
más fácil de usar, ya que no poseía la vieja interface de PC-DOS
(el sistema operativo de IBM que muchos tenían en
ese momento).
Actualmente, Microsoft Excel domina el mercado de las
hojas de cálculo. Existen varias versiones de Excel tales
como: Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP, Excel
2003, Excel 2007 o Excel 2010.
No obstante, hay competidores como el Open Offi ce
Calc, integrada en el paquete OpenOffi ce.org, de código li-bre
(software libre). Los productos más novedoso son las
hojas on line como Google Spreadsheets, introducidas en
junio de 2006.
Figura 13.4. Logo LOTUS 1-2-3
Componentes comunes de hojas de cálculo
Una hoja de cálculo es una estructura tabular de renglo-nes
y columnas que permite una infi nidad de aplicaciones.
Una vez que se introducen los datos en la hoja de cálculo,
se pueden analizar y trabajar fácilmente con ellos.
Está constituida por columnas, fi las y celdas formadas
por la intersección de ambas. Las columnas se denomi-nan
con letras y las fi las se nombran con números ya que
es fundamental la identifi cación para poder realizar la in-serción
de datos, de forma que las celdas se identifi can
con una letra, correspondiente a la columna y el número
correspondiente a la fi la. El tamaño de las celdas es ajus-table,
pero hay que tener en cuenta que cuando modifi ca-mos
el ancho de una columna, cambiamos el ancho de
todas las celdas que están contenidas en esa columna.
Idéntica situación nos encontramos al modifi car el alto de
una fi la.
A la hora de introducir los datos, nos encontraremos con
que la hoja de cálculo asigna directamente el formato que
hayamos designado, mientras que el formato de celda re-ferido
al aspecto de la celda en sí, es también modifi cable,
pudiendo trabajar con un conjunto de celdas (se denomina
"rango de celdas") aplicando una función a todo el conjunto.
Los principales elementos de trabajo son pues:
• Fila: conjunto de varias celdas dispuestas en sentido
horizontal.

TEMA 13
233
Figura 13.5. Ejemplo de hoja de cálculo
• Título de fi la: está siempre a la izquierda y nombra a las
fi las mediante números, que en el caso de Excel 97 van
desde el 1 hasta el 65.536.
• Columna: representa un conjunto de varias celdas dis-puestas
en sentido vertical.
• Título de columna: se encuentra siempre arriba y nom-bra
a las columnas mediante letras, que en el caso de
Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la columna
Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la
BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.
Encabezados
de columnas
Encabezados
de filas
Figura 13.6. Elementos de una hoja de cálculo
• Celda: es la intersección de una fi la y una columna y en
ella se introducen los gráfi cos, ya se trate de texto, núme-ros,
fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante
el nombre de la columna, seguido del nombre de la fi la.
Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fi la 29
con la columna F, se denomina F29.
• Rango: los rangos son una referencia a un conjunto de
celdas de una hoja de cálculos. Se defi nen mediante le-tras
y números. Se denomina mediante la celda de una
esquina del rango (generalmente, la superior izquierda),
luego dos puntos y la esquina opuesta. Es decir, celda
inicial y celda fi nal del rango, separadas por dos puntos.
Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5,
C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina
C4:E7.
Las funciones más usuales que se suelen realizar en
una hoja de cálculo son las siguientes:
• Introducción de datos: Dentro de una celda se puede
escribir un número, texto, fecha, o fórmula que se desee.
Para aceptar dicha información se pulsa Retorno.
• Formato de celda: Se elige el ancho de columna y el alto
de fi la, se elige el tipo de alineación, el formato, el tipo de
letra, color, bordes, etc.
• Funciones: Se insertan funciones ya predefi nidas por la
propia hoja de cálculo. Existen varios tipos: matemáti-cas,
trigonométricas, de fecha, de texto, estadísticas…
Además suele existir la posibilidad de que un asistente
vaya guiando al usuario para realizar este tipo de tareas.

• Gráfi cos: se crean gráfi cos a partir de los datos introdu-cidos
234
en las hojas de cálculo. Se pueden elegir diferen-tes
tipos: columnas, líneas, áreas, circulares…
• Bases de datos: una hoja de cálculo puede servirnos
para almacenar datos con vista a elaborar una base de
datos. Se pueden crear listas, fi ltros, formularios, consul-tas,
búsquedas…
• Macros: permiten agrupar en una sola las funciones que
vayamos a usar de una manera habitual, de tal forma
que al pulsar un botón determinado o una combinación
de teclas se ejecutarán todas las funciones juntas.
13.2.4. Procesadores de texto
El procesador de textos es la herramienta ofi mática
más usada. Se emplea tanto en ofi cinas como en cual-quier
entorno, ya sea empresarial o doméstico. El conjunto
ordenador + procesador de textos + impresora ha despla-zado
de manera clara y defi nitiva a la máquina de escribir.
Un procesador de textos es un programa de aplicación
que permite a un ordenador crear todo tipo de textos con el
fi n de producir documentos escritos.
Desarrollo de los procesadores de texto
Hacia 1970 se lanzaron al mercado los primeros proce-sadores
electrónicos de texto, que eran computadoras de-dicadas,
es decir, especializadas en el trabajo con textos.
Estas primeras máquinas permitían la manipulación de un
texto mediante su visualización en una pantalla, de manera
que resultaba posible corregir los errores antes de pasar al
proceso de impresión.
En la década de los años 80 fueron lanzados al mer-cado
los primeros programas de procesadores de texto,
diseñados para usarse en computadoras personales (PC).
Eran simples editores que permitían mover palabras, cortar
párrafos, reacomodar textos y, a veces, alinear columnas
de texto, encabezados, resaltar en negritas y subrayar pa-labras.
Pronto aparecieron funciones agregadas a los procesa-dores
de texto, los correctores ortográfi cos, los diccionarios,
las macros (ejecución de tareas repetitivas). También se
crearon herramientas para la ordenación de listas, genera-ción
de índices, tablas de contenido, aplicación de ecuacio-nes
científi cas y los métodos de línea roja (encontrar errores
con un simple vistazo).
Figura 13.7. Ejemplo de procesador de textos

TEMA 13
235
Más adelante, los procesadores de texto comenzaron a
incluir funciones de creación y edición de todo tipo de grá-fi
cos, hojas de cálculo, corrección gramatical, inserción de
hipertextos, lo que antes se tenía que hacer con diferentes
programas de diseño, de edición, hojas de cálculo, etc., e
incluso podemos elaborar objetos multimedia y publicarlos
en Internet.
Enumeremos, a continuación, los procesadores más co-nocidos:
• El WORDSTAR, desarrollado por Micropro International,
emergió como el estándar de la industria en paquetes
de software. Prácticamente fue el primer procesador de
textos que fue utilizado en PCs. Se caracterizaba por uti-lizar
para las diversas operaciones un sistema de combi-naciones
de teclas, especialmente con la tecla “control”,
que obligaba a memorizar todas esas claves.
• El DisplayWrite fue el procesador incorporado en los sis-temas
de “mainframes” o computadores relativamente
grandes en las ofi cinas y empresas, suministrados por
la IBM. De funcionamiento más intuitivo que el WordStar
inicial, también ha quedado de hecho casi en desuso.
• El WordPerfect fue seguramente el primer procesador
de uso ampliamente generalizado, especialmente en los
computadores personales antes de difundirse el Windows
como programa de operación básica de los mismos; y tam-bién
en las primeras versiones del Windows (3.0 y 3.1).
La versión 5.1 de WordPerfect, que se basaba directa-mente
en el sistema operativo DOS, fue el primer proce-sador
ampliamente difundido, con el uso del ratón y de
los menús desplegables activados con el cursor o con la
tecla “Alt” en los que las opciones se seleccionaban con
un cursor de desplazamiento horizontal.
Posteriormente ha sido adquirido por la compañía Corel
(productora del CorelDraw para gráfi cos).
• El AmiPro fue un procesador creado por la compañía Lo-tus,
productora de las primeras planillas electrónicas de
uso general, que si bien tuvo un uso extenso no ha sido
mayormente utilizado en nuestro país.
• El MS Works fue en realidad un paquete de programas
para uso de ofi cina, presentado por la compañía Micro-soft,
que comprendía un procesador de texto conjun-tamente
con una planilla electrónica y un operador de
bases de datos. Existen en uso las versiones 3 y 4, pero
en los últimos tiempos ha sido ampliamente suplantado
por el MS Word.
• El MS Word tuvo una versión que fue inicialmente pre-sentada
como independiente (versiones Word 1.0 hasta
Word 6.0 y Word 95), pero inmediatamente ha sido inte-grado
al paquete llamado MS Offi ce 97 (Word 97).
En la actualidad parece ser el de uso más generalizado
en los ordenadores de uso personal o familiar, y en las
ofi cinas privadas y públicas. Existen varias versiones de
Word, todas ellas exitosas: Word 97, Word 2000, Word
XP o 2002, Word 2003, Word 2007, Word 2010.
Figura 13.8. Logotipo de MIcrosoft Word
• El Write es un procesador de texto muy simplifi cado, con-tenido
entre las aplicaciones que integran las versiones
3.1 y 3.1 de Windows, utilizable para documentos relati-vamente
cortos, tales como cartas comerciales; aunque
con sufi cientes posibilidades de variar diversos elemen-tos
como los tipos de letras, y otros.
• El Notebook y el WordPad son también aplicaciones
adecuadas para el procesado de textos, en un formato
de codifi cación de texto genérico, bastante simplifi cadas
–especialmente el Notebook, ya que el WordPad es una
versión del Write contenida en Windows 95 y 98– que
sin embargo pueden utilizarse para operaciones senci-llas
de edición.
• Notebook se caracteriza por tener una limitada capaci-dad
en cuanto al tamaño de los documentos que admite;
y como el Write y el WordPad, no habilitan la apertura
simultánea de varios documentos.
• Open Offi ce Writer. Procesador de textos que se incluye
en el paquete de software ofi mático OpenOffi ce.org, desa-rrollado
bajo licencia GNU o “software libre”. Es gratuito, y
existen versiones para distintos sistemas operativos.
Componentes comunes en los distintos
procesadores de texto
Veamos ahora algunas de las funciones típicas que tie-nen
en común los procesadores de texto.
A. La pantalla
La pantalla en los procesadores de texto suele aparecer
divida en varias partes de arriba abajo:

• Barra de título. Aparece el título del programa y del ar-chivo
236
en el que se está trabajando.
• Barra de menús. Aparecen las opciones del menú princi-pal,
que dan acceso a todas las funciones del programa.
• Barra de herramientas. Compuesta por iconos que dan
acceso a las funciones más utilizadas del programa.
Pueden aparecer varias barras de herramientas a la vez.
• Área de edición. Apartado donde se escriben los docu-mentos.
• Barra de estado. Aparece en la parte inferior de la pan-talla.
En ella aparece información diversa sobre el do-cumento,
número de páginas, punto del documento en
el que se encuentra el cursor, etc.
Además podemos encontrarnos con unas barras de
desplazamiento que se encuentran en los lados dere-cho
e inferior de la ventana del documento. Se utilizan
para desplazarse a otra parte del documento (arriba o
abajo, o de izquierda a derecha).
B. Funciones de edición básica
• Introducción de datos: se puede introducir información
en cualquier parte del documento. Existen dos modos de
introducción de datos:
- Escribir: se va introduciendo texto, desplazando el
texto que ya había escrito hacia la derecha.
- Sobrescribir: el texto nuevo que se va introduciendo
va sustituyendo al texto antiguo.
• Borrado de datos: en un procesador es posible borrar
tanto un carácter, como una palabra, una frase, un pá-rrafo
o el documento entero. Para ello primero debe-mos
siempre seleccionar antes el texto que queremos
borrar.
- Existen dos teclas principales de borrado:
› Backspace o retroceso: elimina el texto que se
encuentra a la izquierda del cursor.
› Suprimir: elimina el texto que se encuentra a la
derecha del cursor.
- Mover datos: consiste en trasladar texto de un lugar
a otro. Se realiza con la función cortar (Ctrl + X), lle-vando
ese texto al portapapeles, para posteriormente
hacer uso de la función pegar (Ctrl + V), colocando el
texto allí donde el cursor estuviera situado.
- Copiar datos: duplica texto de un lugar a otro. Se rea-liza
con la función copiar (Ctrl + C) y posteriormente
haciendo uso de la función pegar (Ctrl + V).
- Deshacer: invierte el último comando o elimina la últi-ma
entrada que se haya escrito (Ctrl + Z). Se pueden
eliminar varias acciones al mismo tiempo.
• Funciones de letra: son funciones que se aplican a la
letra de forma aislada (se puede aplicar a una letra, una
palabra o un párrafo).
- Tipo de letra, Fuente o Font: representa el tipo de le-tra
que vamos a usar para escribir el texto; por ejem-plo,
Times New Roman, Arial, etc.
Barra de título Barra de menus Barra de formato
Reglas
Barra de herramientas
Barra Horizontal
Barra de estado
Figura 13.9. La pantalla de los procesadores

TEMA 13
237
- Cuerpo de letra: se refi ere al tamaño de la letra. Ge-neralmente
se mide en puntos. Ejemplo: 12 puntos.
(1 punto equivale a 1/72 pulgadas).
- Estilo de fuente: aspecto visual que va a tener la
fuente. Aquí entran conceptos tales como negrita,
cursiva y subrayado.
- Cabe reseñar en este apartado las diferentes técni-cas
de generación de caracteres:
› Mapa de bits: el tipo de letra es una matriz de pun-tos
o píxeles. Al aumentar el tamaño de los carac-teres,
estos puntos se hacen más evidentes y las
letras aparecen recortadas.
› Vectorial y True Type: el tamaño de la letra se
ajusta internamente por un sistema de vectores.
Conserva siempre la misma resolución que sopor-ten
la pantalla e impresora. Se le suelen también
llamar fuentes escalables.
› Tipo de impresora: la impresora normalmente tra-baja
con los tipos que le envían las aplicaciones,
pero también dispone de unos tipos propios. Con
estos tipos de letra se acelera mucho la impresión.
Por último, resaltar que las aplicaciones MSDOS utilizan
la tabla de caracteres llamada ASCII, que consta de 256
caracteres y que no contiene ni mayúsculas acentuadas
ni otros caracteres necesarios para otros idiomas. En
cambio, Windows utiliza el juego de caracteres de la ta-bla
ANSI, la cual sí que posibilita estas opciones.
Cuando se cargan fi cheros de texto creados con aplicacio-nes
DOS, hay que realizar la oportuna transformación de
ASCII a ANSI, para evitar que en el texto aparezcan carac-teres
extraños.
• Funciones de formato: son aplicadas al texto para cam-biar
la apariencia en conjunto, no sólo a los caracteres,
sino principalmente a los párrafos y al documento ente-ro.
Las principales funciones son:
- Interlineado: distancia que separa las distintas líneas
de texto. Las opciones más habituales son sencillo,
espacio y medio y por último doble.
- Márgenes del documento: suelen ser cuatro, uno por
cada borde del papel, y sería la distancia desde dicho
borde hasta el comienzo del texto; aunque se ha aña-dido
uno más, que es el margen de encuadernación
(gutter) que se pone en el margen izquierdo.
- Sangría: distancia que existe entre el texto y el mar-gen.
Suele haber tres tipos de sangría:
› Izquierda: el texto se desplaza hacia la derecha.
› Derecha: el texto se desplaza hacia la izquierda.
› Especial: puede ser de dos tipos: sangría de pri-mera
línea (la primera línea guarda una mayor
distancia con respecto al margen que el resto
del texto) o sangría francesa (todo el texto está
más distanciado del margen, excepto la primera
línea).
- Alineación o justifi cación: posición que tiene el texto
con respecto a un eje imaginario. Existen cuatro tipos
que se exponen seguidamente:
› Alineación izquierda: texto alineado a la izquierda.
› Alineación derecha: texto alineado a la derecha.
› Alineación centrada: texto alineado al centro, ajus-tado
a un eje imaginario supuestamente fi jado en
el centro.
› Alineación completa o justifi cada: el texto está
alineado con dos ejes imaginarios, supuestamen-te
fi jados a cada lado del texto.
› Tabulaciones: desplazan líneas individuales de tex-to
para que comiencen en un determinado punto
de un renglón. Existen cinco tipos de tabuladores:
izquierdo, centrado, derecho, decimal y de barra.
- Columnas. Forma de distribuir la información esta-bleciendo
una serie de marcas que van a servir de
tope. Existen dos tipos:
› Columnas tabulares: se introducen datos de iz-quierda
a derecha.
› Columnas periodísticas: se introducen datos de
arriba abajo. Cuando se termina la columna, se
comienza la siguiente.
- Tablas: forma de encasillar información en una serie
de celdas, donde no hay un orden preestablecido a la
hora de escribir datos.
- Numeración de líneas y páginas.
- Tamaño de papel: el usuario puede indicar diferentes
tamaños de medidas, ya sean estándar o personali-zadas.
Por defecto se muestra el A4.
- Orientación: muestra la posición de la hoja a la hora
de ser imprimida. Puede ser de dos tipos:
› Vertical.
› Horizontal o apaisada.
Figura 13.10. Tamaño y orientación del papel

238
- Encabezado y pie de página: en principio son ele-mentos
fi jos en todas las páginas, aunque se pueden
confi gurar. Su fi nalidad es expresar un determinado
texto en todas las páginas, como por ejemplo el título
de un libro y su autor en el encabezado, y el número
de página en el pie.
13.2.5. Bases de datos
Una base de datos se defi ne como un fi chero en el cual
se almacena información (conjunto de datos homogéneo)
en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella poste-riormente
tanto de forma separada como de forma conjunta.
Se utiliza para recoger grandes cantidades de información.
Normalmente el número de campos (columnas) que se
pueden tener en una base de datos varía según las nece-sidades,
de forma que después se pueda explotar la infor-mación
de forma ordenada y separada, aunque el resto de
la información sigue almacenada y guardada en la base de
datos.
Al conjunto de información contenida en la base de
datos y programas de aplicación para su creación, modifi -
cación, actualización, recuperación y realización de infor-mes
escritos se denomina sistema de gestión de base
de datos (SGBD) o DBMS (de Database Management
System).
Figura 13.11. Sistema Gestor de Base de Datos (DBMS)
Las distintas técnicas para defi nir las relaciones entre
datos han dado lugar a los distintos tipos de bases de datos:
• Bases de datos jerárquica: maneja estructuras en árbol.
Las relaciones son del tipo uno a muchos. Esta estructu-ra
se almacena usando punteros como enlace entre los
distintos registros.
• Bases de datos en red: no existe límite ni en el tipo ni
en los registros que pueden intervenir en las distintas
relaciones que se pueden usar. Permite usar conexiones
muchos a muchos.
• Base de datos relacional: están formadas por tablas o
estructuras bidimensionales que incluyen una sucesión
de registros del mismo tipo.
Desarrollo de las bases de datos
En la década de los años 60, y con la aparición de los
discos, se empezaron a crear las primeras bases de datos
que eran de tipo jerárquico y de red.
En la década de los años 70, Edgar Frank Codd en su ar-tículo
"Un modelo relacional de datos para grandes bancos
de datos compartidos" defi nió el modelo relacional y publicó
una serie de reglas para la evaluación de administradores
de sistemas de datos relacionales. Así nacieron las bases
de datos relacionales.
A partir de los aportes de Codd, el multimillonario Larry
Ellison desarrolló la base de datos Oracle, el cual es un sis-tema
de administración de base de datos, que se destaca
por sus transacciones, estabilidad, escalabilidad y multipla-taforma.
Las bases de datos relacionales con su sistema de ta-blas,
fi las y columnas, pudieron competir con las bases de
datos jerárquicas y de red, ya que su nivel de programación
era bajo y su uso muy sencillo.
Posteriormente, en la época de los ochenta también se
desarrollará el SQL (Structured Query Language) o, lo que
es lo mismo, un lenguaje de consultas o lenguaje declara-tivo
de acceso a bases de datos relacionales que permite
efectuar consultas con el fi n de recuperar información de in-terés
de una base de datos y hacer cambios sobre la misma
de forma sencilla, además de analizar grandes cantidades
de información y permitir especifi car diversos tipos de ope-raciones
frente a la misma información, a diferencia de las
bases de datos de los años ochenta que se diseñaron para
aplicaciones de procesamiento de transacciones.
En la década de los 90, la investigación en bases de da-tos
giró en torno a las bases de datos orientadas a objetos.
Las cuales han tenido bastante éxito a la hora de gestionar
datos complejos en los campos donde las bases de datos
relacionales no han podido desarrollarse de forma efi ciente.
Así se desarrollaron herramientas como Access del paquete
de Microsoft Offi ce que marcan el inicio de las bases de
datos orientadas a objetos.
En la actualidad, las tres grandes compañías que domi-nan
el mercado de las bases de datos son IBM, Microsoft y
Oracle. Por su parte, en el campo de internet, la compañía
que genera gran cantidad de información es Google.

TEMA 13
239
Existe una gran variedad de software que permiten crear y
manejar bases de datos con gran facilidad: Microsoft Access
(en todas sus versiones), Lotus Approach, Paradox, Oracle.
Componentes comunes en las bases de datos
Las principales características que tienen las bases de
datos son las siguientes:
• Independencia de los datos. Los datos no dependen del
programa, y por tanto cualquier aplicación puede hacer
uso de los datos.
• Disminución de la redundancia. Llamamos redundan-cia
a la existencia de duplicación de los datos, al reducir
ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento
del espacio y además evitamos que existan inconsisten-cias
entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando
nos encontramos con datos contradictorios.
• Seguridad: Posibilidad de controlar el acceso a la infor-mación,
impidiendo su uso a personas no autorizadas.
• Acceso múltiple: Es posible que varios usuarios puedan
utilizar la información almacenada en una misma base
de datos.
• Protección contra errores: Existen mecanismos de re-cuperación
en caso de fallos del ordenador o del propio
usuario.
• Se visualizan normalmente como una tabla de una hoja
de cálculo, en la que los registros son las fi las y las co-lumnas
son los campos.
• Permiten realizar un listado de la base de datos.
• Permiten la programación a usuarios avanzados.
Dentro de las bases de datos se distinguen diversos ti-pos
de objetos, entre ellos cabe destacar los siguientes:
• Tablas: son el objeto más importante de una base de da-tos,
ya que se utilizan para organizar y presentar la infor-mación.
En realidad, una tabla sería una base de datos
simple, ya que siempre contiene un conjunto de datos
organizados. Cada tabla se compone de campos y regis-tros,
organizados en columnas y fi las respectivamente.
• Consultas: la información de las tablas se tratan me-diante
consultas, que son fi ltros que empleando un de-terminado
criterio seleccionan la información de una ta-bla
para ser tratada.
• Formulario: es una ventana que permite mostrar y editar
la información por medio de diferentes controles (boto-nes,
cuadros de texto, etiquetas, etc.). Los formularios
en sí no almacenan la información, sólo permiten acce-der
a los datos que están guardados en una tabla.
• Informes: se crean para ofrecer una presentación perso-nalizada
de una determinada información. Los informes
permiten controlar el resumen de la información, agru-par
los datos y ordenarlos de la forma deseada.
• Programación/macros: los programas de gestión de
base de datos ofrecen algún tipo de programación para
usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de ma-cros,
bien a través de un lenguaje de programación que
contenga instrucciones específi cas para el tratamiento
de información estructurada.
Figura 13.12. Ejemplo de base de datos
• Por último hablamos de la indexación que es una for-ma
de organizar los datos dentro de una base de datos,
de forma que a la hora de buscar, consultar y manejar
los datos en general, se hace más fácil su manejo. Sería
como un índice dentro de un libro para poder encontrar
una información determinada.
13.3. PAQUETES INTEGRADOS
Los paquetes informáticos integrados o suite ofi mática
son un conjunto de programas que se reúnen en un solo
paquete y que proporcionan todos los servicios ofi máticos
que se han descrito en el apartado anterior. Este formato es
muy útil, ya que permite distribuir un conjunto de aplicacio-nes
ofi máticas como procesador de textos, hoja de cálculo,
base de datos, software de presentaciones y otras aplica-ciones
más pequeñas del mismo, integrándose todas ellas
perfectamente para poder realizar todas las tareas que son
necesarias llevar a cabo en una ofi cina.
Una característica fundamental que ha de cumplir cualquier
aplicación ofi mática es su portabilidad, es decir, la posibili-dad
de trasladar información hacia otros programas.
13.3.1. Los diferentes tipos de paquetes integrados
La suite o paquete más conocido es Microsoft Offi ce.
Esta suite integra todas las aplicaciones descritas de la em-presa
Microsoft:

• Procesador de textos Word.
• Hoja de cálculo Excel.
• Base de datos Access.
• Software de presentaciones PowerPoint.
• Agenda y gestor de correo electrónico Outlook.
240
Otras suites ofi máticas conocidas son:
- Corel Wordperfect Offi ce Suite.
- IBM Lotus Smartsuite.
- OpenOffi ce.org.
13.4. PROGRAMAS GRÁFICOS
Y DE AUTOEDICIÓN
13.4.1. Programas gráfi cos y de presentaciones
Un gestor de gráfi cos y presentaciones crea y manipula
imágenes y exposiciones informatizadas.
Los gestores gráfi cos permiten una representación grá-fi
ca de datos cuantitativos de operaciones realizadas en
la ofi cina. Estos gráfi cos hacen que los datos se vean más
interesantes y atractivos, y que sean más fáciles de leer y
evaluar. También pueden servir de ayuda en el análisis y la
comparación de datos.
Después de crear un gráfi co, éstos pueden ser mejora-dos
y hacer hincapié en cierta información, agregando ele-mentos
para gráfi cos, como rótulos de datos, una leyenda,
títulos, líneas de tendencia, líneas de división, etc.
Normalmente, estas aplicaciones muestran la posibili-dad
de comunicarse con otras (hojas de cálculo, bases de
datos, etc.) de donde se pueden obtener los datos cuya re-presentación
gráfi ca se desea, e incluso en muchos casos
aparecen integrados con dichas aplicaciones.
Las aplicaciones de presentación generan una secuen-cia
de diapositivas, notas para el ponente y la proyección
del documento en la pantalla de un ordenador a modo de
película. Cada diapositiva puede estar formada por diferen-tes
tipos de objetos: textos gráfi cos, imágenes, vídeos, so-nidos,
etc.
Las presentaciones se emplean en campos muy diver-sos
(exposición de trabajos, exposiciones comerciales, cam-pañas
publicitarias, etc.), pero siempre con el mismo propó-sito,
exponer algo a los demás.
Antes de la aparición de este tipo de programas, las pre-sentaciones
se realizaban utilizando proyectores de diapo-sitivas
o empleando transparencias con un retroproyector.
Actualmente, estos medios han sido sustituidos por un or-denador
conectado a un proyector multimedia que muestra
a mayor tamaño el contenido de la presentación que apare-ce
en la pantalla del ordenador.
Figura 13.13. Ejemplo de programa de presentaciones
Entre las funcionalidades básicas que tienen estas apli-caciones
están las siguientes:
• Los paquetes gráfi cos incluyen fi ltros para importación/
exportación de datos, gráfi cos, textos…
• Permiten inserción de imágenes gráfi cas, diagramas de
barras y tablas.
• Permite el dibujo a mano alzada.
• Permiten todas las características incluidas en la barra
de herramientas dibujo (seleccionar y agrupar, rotar/gi-rar,
dimensionar, posicionar en primer o segundo plano).
• Se pueden manipular textos.
• Permiten efectos de transición entre las diapositivas,
con el fi n de conseguir una sensación de profesionalidad
en la presentación.
• Existen fondos de página predeterminados.
• Asimismo, todos estos programas incluyen una amplia
librería de gráfi cos.
Los principales programas que han aparecido en el
mercado son los siguientes:
• Harvard Graphics: fue el primer programa que salió para
presentaciones gráfi cas.
• Powerpoint: es el principal programa de presentaciones
del mercado.
• Picture it: programa de Microsoft que permite editar, re-tocar
y archivar las fotos digitales de forma sencilla.
• Corel Draw Graphics Suite: paquete diseñado para el
entorno gráfi co de Windows. Posee varios programas ta-les
como: CorelDraw, CorelChart, CorelPhotopaint, Corel-
Show y CorelMove.

TEMA 13
241
• Micrograph Designer: programa de ilustración para
Windows.
• Graphic Works: paquete gráfi co que incluye: Draw, Phto-magic,
Orgchart, Winchart y Slideshow.
• Lotus Freelance: programa para diseñar gráfi cos y pre-sentar
informaciones. Está incluido dentro del paquete
Lotus SmartSuite Offi ce.
• Adobe Photoshop: aplicación informática en forma de
taller de pintura y fotografía que trabaja sobre un lienzo
y que está destinado para la edición, retoque fotográfi co
y pintura a base de imágenes de mapa de bits.
• Adobe Ilustrator: permite crear gráfi cos vectoriales dis-tintivos
para cualquier proyecto.
13.4.2. Programas de autoedición
Un procesador está pensado para documentos de ofi -
cina o correspondencia, informes, apuntes, etc., pero no
para un uso intensivo de imagen o tratamientos especiales
del texto. Por ejemplo, podríamos escribir fácilmente una
novela o un libro de poesía tal como se imprimiría, pero
difícilmente seríamos capaces de maquetar una revista, un
catálogo a color o un folleto informativo con alto contenido
gráfi co.
Las soluciones más profesionales para estos propósitos
son los programas de DTP (de Desktop publishing o Autoedi-ción).
Estos programas tienen funciones mucho más avan-zadas
para el diseño de las páginas, el manejo de bloques
de texto, control tipográfi co, gestión del color y colocación
de imágenes.
La forma en que los programas DTP manejan el texto es
bastante diferente, y mucho más fl exible que en un procesa-dor.
Los textos y gráfi cos se pegan como si fueran recortes que
se pueden mover libremente por la página, o de una página a
otra; reservarse al lado de la página, sobre la “mesa de traba-jo”.
El texto que no cabe en un bloque, fl uye hacia otro bloque,
que se indica con el programa. Esto permite composiciones
complejas y creativas de texto e imagen, como las que tene-mos
en las revistas o catálogos; por otra parte, también puede
automatizarse el fl ujo de texto para crear distribuciones más
regulares y simples (como en el texto de un informe o un libro).
Algunos conceptos de los más comunes utilizados en los
paquetes de autoedición son:
Figura 13.14. Programa de autoedición

• Portada: primera página de una publicación.
• Historia o cuento: colección de textos reconocidos como
242
una unidad conexa.
• Sumarios: se utilizan para resumir las ideas generales de
una página y romper así la linealidad de la misma.
• Esquematizador: es una herramienta que sirve de índice
con el fi n de guiar una publicación.
Los programas de autoedición más utilizados son:
• Adobe InDesign/Adobe Pagemaker: éste último llegó
hasta la versión 6.5, pero ha sido sustituido por InDesign
como herramienta de maquetación muy bien integrada
con programas de gráfi cos del mismo fabricante, y con
una interfaz semejante.
• QuarkXpress es estrictamente una herramienta profe-sional,
la que suelen utilizar en las imprentas. Según pa-rece,
el programa no sirve más que para publicaciones
impresas y tiene escaso o nulo soporte para edición de
html o para la pantalla.
• Corel Ventura es un viejo programa que después de
muchas vicisitudes fue adquirido por Corel. Algunas
versiones de CorelDraw (como la versión 5 de hace
unos años) incluían Ventura, pero ahora se vende por
separado.
13.5.
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS DE
USO COMÚN EN LA GENERALITAT
VALENCIANA
13.5.1. Microsoft Word
Microsoft Word es el procesador de textos que viene in-tegrado
en el conjunto de aplicaciones MS-Offi ce de Micro-soft.
Es un programa informático que permite crear diferen-tes
tipos de documentos como cartas, informes, exámenes,
artículos de revistas, apuntes, libros, etc.
Para utilizar cualquier aplicación ofi mática, en primer lu-gar
es necesario que ésta se encuentre instalada en nues-tro
ordenador.
Para proceder a dicha instalación se utilizarán los dis-cos
originales proporcionados por el fabricante. Se deben
seleccionar las opciones a instalar e introducir el código de
licencia para autentifi car nuestra copia de Microsoft Word.
Una vez instalada la aplicación, para empezar a utilizar-la
el primer paso será ejecutarla. Para ello existen varias
maneras:
1. Clic sobre Inicio → Programas → Microsoft Word.
2. Si está creado el acceso directo en el Escritorio, hacer
doble clic sobre dicho icono.
3. Si está el icono incluido en la barra de Inicio rápido, ha-cer
clic sobre él.
4. Clic en el botón derecho → Nuevo → Documento de
Word.
Figura 13.15. Cómo iniciar Word
Una vez ejecutada la aplicación aparecerá la pantalla
principal, sobre la que sitúan todos los elementos necesa-rios
para trabajar con Word.
Aunque ya vimos las características de la pantalla cuan-do
hablamos de los procesadores de texto en general, vol-vemos
a repasar todos y cada uno de los elementos que nos
podemos encontrar al abrir el programa.
Barra de título
Indica el icono de la aplicación, el nombre del programa
y del documento que estamos utilizando y los botones Mini-mizar,
Restaurar/Maximizar, Cerrar.
- Minimizar. Oculta la aplicación mostrando un icono
en la barra de tareas de Windows. Para volver a la
aplicación sólo será necesario hacer clic sobre dicho
icono.
- Maximizar. La ventana pasa a ocupar la pantalla
completa.
- Restaurar. Cuando la ventana está maximizada, este
botón devuelve el tamaño al estado que tenía ante-riormente.
- Cerrar. Cierra la aplicación.

TEMA 13
243
Barra de menús
Muestra los menús que podemos utilizar para trabajar
con el procesador de textos. Para desplegar el menú, situa-remos
el ratón sobre la opción deseada y haremos clic con
el botón izquierdo o primario, inmediatamente observaremos
como el menú se despliega mostrando todas sus opciones.
Barra de herramientas
Presenta un conjunto de botones que permiten trabajar
con el procesador de textos de una forma más rápida que
con los menús. Para utilizar cualquiera de las opciones dis-ponibles
situaremos el puntero del ratón sobre el botón que
deseamos accionar y haremos clic con el botón izquierdo
del ratón, e inmediatamente la acción se llevará a cabo.
Para visualizar las barras de herramientas, selecciona-mos
la opción del menú Ver → Barra de herramientas. Si el
nombre de la barra está marcado, entonces ya esta visible
en la ventana de Word, si no, basta con hacer clic sobre la
barra que necesitemos. Las barras más utilizadas son la Es-tándar
(da acceso a funciones como guardar, imprimir, cor-tar,
copiar, pegar) y la de Formato (que permite seleccionar
diferentes confi guraciones de formato tales como negrita,
cursiva, subrayado, alineación, color, etc.).
Regla
Ofrece información sobre el ancho y el largo del docu-mento
y además permiten confi gurar parámetros como el
margen del documento, la sangría, las tabulaciones, etc.
Barras de desplazamiento
Se utilizan para desplazarse por el documento sobre el
que estamos trabajando.
Área de trabajo o edición
Es el lugar donde escribimos el texto de los documentos
que vamos a crear con el procesador de textos.
Barra de estado
Ofrece información sobre el documento en el que es-tamos
trabajando, por ejemplo, el número de página, la
sección, el número total de páginas, la distancia desde la
BARRA DE TÍTULO BARRA DE MENÚ BARRA DE HERRAMIENTAS
REGLAS
BARRA DE ESTADO
PANEL DE TAREAS
BARRA DE DESPLAZAMIENTO
AREA DE
TRABAJO
Figura 13.16. La ventana de Word

Figura 13.17. Ejemplo de barra de herramientas
parte superior de la página, la línea, la columna y si se en-cuentran
244
activas algunas funciones especiales como la de
sobrescribir.
El desplazamiento por la ventana de Word
Cuando escribimos un texto sobre el área de edición,
aparece una pequeña línea vertical que parpadea: es el
punto de inserción. El punto de inserción indica el lugar
donde se va a escribir el texto que tecleamos. Al escribir
un texto, el punto de inserción se va desplazando hacia la
derecha.
Cuando llega al fi nal de una línea, pasa automáticamen-te
a la siguiente línea, y así sucesivamente. Solo cuando
queramos cambiar de línea de forma manual, deberemos
utilizar la tecla Enter.
Para movernos por el texto podremos utilizar el teclado
de la manera siguiente:
• Utilizaremos los cursores.
• Tecla Inicio. Nos lleva al principio de la línea en la que
estamos.
• Tecla Fin. Al pulsarla nos traslada al fi nal de la línea en la
que nos encontramos.
• Tecla AvPág. Permite pasar a la ventana siguiente
cuando tenemos mucho texto escrito. No se correspon-de
exactamente con un avance de página de un docu-mento.
• Tecla RePág. Permite pasar a la ventana anterior.
• También podemos utilizar el ratón, ya que al hacer clic
sobre el texto el puntero de inserción se colocará en el
sitio elegido.
Para rectifi car un texto se pueden utilizar las siguientes
teclas:
• Supr. Borra el carácter que aparece a la derecha del pun-to
de inserción.
• Retroceso o Backspace. Elimina el carácter que se en-cuentra
a la izquierda del punto de inserción.
Debemos fi jarnos si está activada la opción sobrescri-bir,
ya que, si está activada, el nuevo texto que escribamos
reemplazará al anterior. Esta opción se activa y desactiva
con la tecla Insert o haciendo doble clic sobre el botón SOB
que aparece en la barra de estado. Cuando SOB aparece en
negro, indica que está activado, y si está en gris indica que
está desactivado.
Crear, abrir, guardar y salir de documentos de Word
Para crear un documento nuevo tenemos estas dos op-ciones:
• Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.
• Ir al menú: Archivo → Nuevo… En cuyo caso aparece un
cuadro de diálogo en el que debemos seleccionar Docu-mento
en blanco y hacer clic en Aceptar.
Para abrir un documento ya existente tenemos estas
otras tres opciones:
• Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.
• Ir al menú: Archivo → Abrir… En la lista desplegable
Buscar En, localizamos la carpeta en la que se encuen-tra
el documento y seleccionamos el nombre del archivo
que queramos abrir. A continuación hacemos clic sobre
el botón Abrir y el contenido del documento aparecerá en
el área de edición.
• Combinación de teclas Ctrl + A.
Figura 13.18. Abrir un documento en Word
Word permite tener abiertos varios documentos de for-ma
simultánea. Para cambiar de uno a otro tenemos que
entrar en el menú Ventana y hacer clic sobre el nombre del
documento que se desea cambiar.
Para guardar un documento tenemos estas otras tres
opciones:
• Hacer clic sobre el botón de la barra de herramien-tas.

TEMA 13
245
• Ir al menú: Archivo → Guardar. Si es la primera vez que
guardamos un documento, y éste no tiene nombre, apa-rece
el cuadro de diálogo Guardar como… Si queremos
guardar dicho documento con un nombre diferente al
que tiene, deberemos elegir la opción: Archivo → Guar-dar
como…
• Combinación de teclas Ctrl + G.
En este caso se nos mostrará un cuadro de diálogo en el
que debemos seleccionar:
- El nombre que asignaremos al archivo.
- La unidad y la carpeta en la que lo queremos guar-dar.
Este cuadro de diálogo se sitúa en la carpeta Mis Do-cumentos
por defecto, dado que lo habitual es almacenar
los documentos en dicha carpeta; pero nosotros podemos
seleccionar cualquier otro lugar donde almacenarlo.
La extensión que asigna Word a los documentos es .doc
de manera que cuando encontremos un archivo con esa ex-tensión
sabremos que está elaborado con Word. En cambio
para las plantillas la extensión es .dot
Las siguientes veces que guardemos este archivo ya ten-drá
asignado el nombre, por lo tanto al guardar se reempla-zará
el anterior sin preguntarnos nada.
Para cerrar un documento tenemos estas otras tres op-ciones:
• Opción menú Archivo → Cerrar. Se cierra el documento
que tenemos activo. Si no se han guardado las últimas
modifi caciones realizadas en el documento, el programa
pregunta si deseamos guardar los cambios.
• Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana del
documento. Realiza la misma acción que en el apartado
anterior.
• Opción menú Archivo → Salir. Para salir del proce-sador.
En el caso de que no se hayan guardado las
últimas modifi caciones realizadas sobre el/los docu-mentos
que tengamos abiertos, el programa nos irá
preguntando si deseamos guardar los cambios reali-zados.
• Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la
aplicación. Realiza la misma acción que en el apartado
anterior.
La visualización de documentos en Word
Los documentos de Word pueden desplegarse de dife-rentes
formas en la ventana de aplicación. Para ver todas
las posibilidades nos posicionaremos en el menú Ver y ele-giremos
entre ellas o pulsaremos sobre el botón correspon-diente
en la barra de herramientas Vistas:
Vista Normal
Vista Esquema
Vista Diseño Web Vista Diseño de
impresión
Figura 13.19. Barra de herramientas. Vistas
• Modo Vista Normal. Muestra los formatos de la fuente
y párrafo del documento. Permite ver los saltos de pá-gina.
En cambio no muestra cómo queda la página im-presa,
ni tampoco los encabezados ni pies de página.
Tampoco se muestran las fi guras creadas con la barra
de herramientas Dibujo, ni los márgenes o bordes de
columna.
• Modo Vista Esquema. Permite ver la estructura del do-cumento:
se muestra el contenido del archivo y es posi-ble
organizarlo por niveles.
• Modo Vista Diseño Impresión. Permite ver los documen-tos
con gráfi cos u objetos, encabezados y pies de página,
notas a pie y al fi nal, márgenes y bordes de columnas.
Con este comando se verá el documento tal y como apa-recerá
impreso.
• Modo Vista Diseño Web. Permite visualizar documentos
tal y como aparecerán en la venta de un explorador de
Internet.
Opciones del menú Edición
Word permite realizar gran cantidad de operaciones con
texto de un documento, por ejemplo buscar palabras, re-emplazar,
cortar, copiar y pegar un texto de un sitio a otro o
borrar un texto. Pero para ello lo primero que tenemos que
hacer es seleccionarlo.
Veamos ahora las diferentes formas de poder seleccio-nar
un texto:
A. Deshacer
Esta función se utiliza para deshacer la última operación
que hemos realizado; por ejemplo, si borramos una parte
del texto por error, podemos utilizar la función deshacer
para recuperar el texto perdido.
Para utilizar la función deshacer podemos hacerlo de
tres maneras:
• Menú Edición → Deshacer
• Hacer clic en el botón de la barra de herramientas
estándar.
• Utilizando la combinación de teclas Ctrl + Z.

246
Si utilizamos el botón de la barra de herramientas, des-hará
la última operación; si deseamos deshacer varias ope-raciones,
haremos clic sobre la fl echa del botón y se des-plegará
el listado de operaciones que podemos deshacer.
Figura 13.20. Opción Deshacer
B. Rehacer
Posee la utilidad opuesta a la anterior, es decir, cuan-do
hacemos clic se rehace la última acción deshecha. Por
supuesto, es necesario haber deshecho algo anteriormente
para poder utilizar esta función.
Para utilizar la función deshacer podemos hacerlo de
tres maneras:
• Menú Edición → Rehacer.
• Hacer clic en el botón de la barra de herramientas
estándar.
• Utilizando la combinación de teclas Ctrl + Y.
C. Cortar, copiar y pegar
En todos los sistemas Windows y en el resto de sistemas
se ha introducido el sistema OLE (Object Linking and Em-bedding),
que sirve para la vinculación e incrustación de ob-jetos,
permitiendo intercambiar información entre partes de
un documento. Este sistema se basa en la existencia de un
elemento denominado portapapeles, que es el encargado
de almacenar la información en los proceso de intercambio.
Texto
seleccionado
Texto
seleccionado
Portapapeles
Cortar
Copiar
Pegar Destino
Figura 13.22. Funcionamiento del portapapeles
SELECCIÓN MÉTODO IMAGEN
Seleccionar una palabra Doble clic sobre la palabra
Seleccionar un texto Clic y arrastre con el ratón
Seleccionar una línea Clic en el margen izquierdo del documento
a la altura de la línea que vamos a seleccionar
Seleccionar una frase Pulsar la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada,
hacemos clic en cualquier parte de la frase
Seleccionar un párrafo Doble clic en el margen izquierdo del documento
o triple clic en cualquier parte del párrafo
Seleccionar con el teclado
Situar el punto de inserción al comienzo del texto
a seleccionar. Pulsar la tecla Mayúscula
y manteniéndola pulsada nos desplazamos
con los cursores a izquierda, derecha, arriba
o abajo
Seleccionar todo el documento
Hacer triple clic con el ratón en el margen
izquierdo del documento, o en el menú
( GLFLyQ6 HOHFFLRQDUWRGRRF RQODF RP ELQDFLyQ
de teclas Ctrl + E
Figura 13.21. Opciones de selección de texto

TEMA 13
247
El funcionamiento básico consiste en seleccionar una
parte de un documento, cortarlo o copiarlo con lo que lo
desplazamos al portapapeles, situarnos en otro lugar y pe-garlo
para introducir el contenido del portapapeles.
• Cortar. Se utiliza para mover la selección al portapape-les,
de manera que la selección se borra del documento
trasladándose a dicho elemento.
• Copiar. Crea una copia de la selección en el portapape-les,
mantiene el bloque seleccionado en su lugar original
y además crea la copia.
• Pegar. Inserta el contenido del portapapeles en la posi-ción
en la que nos encontremos con el cursor.
Para cortar, copiar y pegar, podemos usar diferentes
procedimientos:
• Utilizando el menú Edición y eligiendo una de las op-ciones.
• Utilizando la barra de herramientas estándar.
• Utilizando las combinaciones de teclas: (Ctrl +X, Ctrl +
C, Ctrl + V).
Cortar
Ctrl+X
Copiar
Ctrl+C
Cortar
Ctrl+V
Figura 13.23. Menú Edición y barra de herramientas (Cortar,
Copiar y Pegar)
D. Portapapeles de Offi ce
El portapapeles de Offi ce es una mejora con respecto
al portapapeles de Windows. En este caso, cada vez que
ejecutamos la acción de copiar o cortar, el portapapeles
de Offi ce conserva el contenido, creando un listado de
elementos que se han enviado al portapapeles, de ma-nera
que podemos seleccionar cualquiera de ellos para
pegarlo.
Portapapeles
Windows
Recorte
Portapapeles
Office
Recorte_4
Recorte_3
Recorte_2
Recorte_1
Figura 13.24. Funcionamiento del portapapeles de Offi ce
Su funcionamiento se basa en una estructura llamada
LIFO (Last Input, First Ouput), que quiere decir que el úl-timo
que entra es el primero en salir, de tal manera que
el último recorte es el que se inserta al ejecutar la acción
de pegar.
Para acceder a este portapapeles: Menú Edición → Por-tapapeles
de Offi ce.
E. Buscar
Permite recorrer todo el documento en busca del texto
especifi cado en el cuadro de texto. Para acceder a la opción
buscar, tenemos dos opciones:
• Menú Edición → Buscar.
• Combinación de teclas Ctrl + B.
F. Reemplazar
Se utiliza para buscar un texto en un documento y re-emplazarlo
por otro. Para acceder a la opción Reemplazar,
tenemos dos opciones:
• Menú Edición → Reemplazar.
• Combinación de teclas Ctrl + L.
Figura 13.25. Buscar y Reemplazar
G. Ir a...
Permite ir a una parte determinada del documento, un
número de página, un salto de sección, etc. Para acceder a
la opción Ir a, tenemos dos opciones:
• Menú Edición → Ir a…
• Combinación de teclas Ctrl + I.
Formato Fuente
El formato de la fuente se refi ere a todas las característi-cas
que podemos asignar a una fuente o tipo de letra. Éste
se puede modifi car antes de escribir el texto o cuando ya
está escrito.
En el primer caso seleccionamos el formato que que-remos,
y después comenzamos a escribir el texto que lle-vará
el formato defi nido, mientras que en el segundo caso
seleccionamos primero el texto y después le asignamos el
formato.

248
Para acceder a todas las opciones relacionadas con la
fuente del texto, debemos ir al menú Formato → Fuente.
Figura 13.26. Formato Fuente
Existen tres secciones que aparecen en el cuadro de
diálogo:
• Fuente.
• Espacio entre caracteres.
• Efectos de texto.
Veamos con detalle la primera de las opciones. Dentro
de la fi cha Fuente encontramos las siguientes opciones:
• Fuente: permite seleccionar el tipo de letra de entre los
disponibles. Estas letras se encuentran en una carpeta
especial de Windows llamada Fonts.
• Estilo de fuente: aquí se puede escoger el texto en negri-ta,
cursiva o ambas cosas a la vez.
• Tamaño: aquí se selecciona el tamaño de la letra. Se
puede elegir de la lista o introducir directamente un va-lor
numérico.
• Color de la fuente: podemos optar entre una paleta de
colores que se abre al hacer clic sobre la lista desple-gable.
• Estilo de subrayado: permite seleccionar diferentes
tipos de subrayados (solo palabras, punteado, doble,
etc.).
• Color del subrayado: en caso de que se haya elegido
algún tipo de subrayado en la lista desplegable anterior,
se puede escoger el color que queramos.
• En la parte inferior se encuentran un conjunto de efec-tos
aplicables al texto tales como tachado, doble tacha-do,
superíndice, subíndice, sombra, contorno, relieve,
grabado, versales, mayúsculas, oculto.
Figura 13.27. Ejemplos de efectos
Algunas de las opciones descritas en esta fi cha se en-cuentran
disponibles dentro de la barra de herramientas
Formato, así como mediante la combinación de teclas.
Tipo de letra Tamaño
Negrita
Ctrl+N
Cursiva
Ctrl+K
Subrayado
Ctrl+S
Figura 13.28. Barra de herramientas Formato
Formato Párrafo
Un párrafo es un bloque de texto que termina con un
punto y aparte. Generalmente el párrafo está formado
por varias líneas. En este apartado se estudiarán las po-sibilidades
que hayamos en Word a la hora de tratar un
párrafo.
Para acceder al cuadro de diálogo formato, se utiliza el
menú Formato → Párrafo.
Como podemos ver, dentro se encuentran dos fi chas:
Sangría y espacio por una parte y Líneas y saltos de página
por otra.
Veremos, con más profundidad, los objetos de la primera
de las opciones.

TEMA 13
249
Figura 13.29. Formato Párrafo
• Alineación. Indica cuál será la posición del texto sobre
la página. Existen cuatro tipos diferentes de alineación:
- Izquierda. El primer carácter de cada línea se ajusta
al margen izquierdo del documento y el fi nal de las
líneas queda desajustado respecto del margen de-recho.
- Derecha. El último carácter de cada línea se encuen-tra
ajustado al margen derecho del documento y el
comienzo de las líneas queda desajustado respecto
del margen izquierdo.
- Centrada. Los caracteres de cada línea quedan cen-trados
respecto de los márgenes establecidos. El
texto aparece centrado, y el comienzo y fi nal de cada
línea quedan desajustados respecto del margen iz-quierdo
y derecho, respectivamente.
- Justifi cada. El carácter inicial de cada línea se ajusta
al margen izquierdo y el último carácter de cada línea,
si no es un punto y aparte, se ajusta al margen dere-cho
del documento.
Una forma más rápida de alinear un párrafo es utilizar
la barra de herramientas. Basta con situarse en el párrafo
que vamos a alinear y hacer clic sobre el botón que indica el
tipo de alineación que vamos a utilizar (o utilizar las teclas
de combinación correspondientes).
Izquierda
Ctrl+Q
Centrada
Ctrl+T
Derecha
Ctrl+D
Justificada
Ctrl+J
Figura 13.30. La alineación en Word
• Sangría. Es el espacio en blanco que se deja entre los
márgenes y el texto. Las sangrías nos permiten organizar
visualmente un documento. Las opciones que nos pode-mos
encontrar son las siguientes:
- Sangría izquierda. Hace que las líneas de párrafo se
separen del margen izquierdo. Para crearla, basta
con teclear el número de centímetros de separación
en el cuadro de texto Izquierda y hacer clic en Aceptar.
- Sangría derecha. Hace que las líneas del párrafo se
separen del margen derecho. Para crearla, basta con
teclear el número de centímetros de separación en el
cuadro de texto Derecha y hacer clic en Aceptar.
- Sangría de primera línea. Sólo afecta a la primera
línea del párrafo. Indica la separación de la primera
línea del párrafo respecto del margen izquierdo del
documento. Para crearla, seleccionamos Primera
línea en la lista desplegable Especial el número de
Sangría de primera línea Sangría izquierda Sangría derecha Sangría francesa
Figura 13.31. Los diferentes tipos de sangría

250
centímetros de separación en el cuadro de texto En.
No afecta al resto de las líneas del párrafo.
- Sangría francesa. También llamado texto colgante.
Consiste en sangrar todas las líneas de un párrafo
excepto la primera. Para crearla, seleccionamos la
opción Francesa en la lista desplegable Especial, y
tecleamos el número de centímetros en el cuadro de
texto En.
Las sangrías también se pueden crear con el ratón y la
regla que aparece en la parte superior del área de edición.
Mediante la regla es posible cambiar las sangrías del
documento sin necesidad de entrar en los menús. Las san-grías
se pueden modifi car con los triángulos de la regla.
Se cuenta con tres tipos, dos a la izquierda y uno a la
derecha y el cuadrado que se encuentra en la parte inferior
a la izquierda.
Los dos triángulos de la izquierda marcan la sangría de
la primera línea y la sangría francesa. El triángulo de la de-recha
marca la sangría de la derecha. Para modifi car la san-gría
izquierda, se debe pulsar el botón cuadrado que hay en
la zona izquierda de la regla. Al pinchar sobre el cuadrado
se moverán los dos triángulos también.
• Espaciado. Un documento no se organiza visualmente
sólo con las sangrías, también los espacios entre párra-fos
o entre líneas son fundamentales para dar dinamis-mo,
fl uidez y armonía a los textos. Las opciones que nos
podemos encontrar en Espaciado son las siguientes:
- Interlineado. Establece el espacio entre las líneas de
texto que forman un párrafo. Existen varias opciones
predeterminadas:
› Sencillo. Espacio normal.
› 1,5 líneas. Línea y media de espacio.
› Doble. Dos líneas de espacio.
› Mínimo. Mínimo espacio permitido.
› Exacto. Establece la distancia exacta.
- Espaciado entre párrafos. Indica el espacio que hay
que dejar antes y después de un párrafo. Existen dos
tipos:
› Anterior. Establece el espacio por encima de cada
párrafo seleccionado.
› Posterior. Establece el espacio por debajo de cada
párrafo seleccionado.
• Numeración y viñetas. Se utilizan para enumerar diferen-tes
párrafos, ya sea mediante algún tipo de símbolo, una
letra o un número. Para acceder a esta función debemos
hacer clic en el menú Formato → Numeración y viñetas.
- Viñetas. Permiten utilizar cualquier carácter o símbo-lo
para enumerar párrafos.
Para seleccionar cualquier viñeta haremos clic en el
cuadro de diálogo en la opción que deseemos. Si quere-mos
seleccionar otro carácter diferente a los que apare-cen,
nos situaremos en cualquiera de las opciones que
nos da y haremos clic en Personalizar…, donde podre-mos
elegir la letra, el carácter o la imagen que se desee.
Figura 13.32. Viñetas
- Numeración. Funciona de la misma manera que las
viñetas, con la excepción que sólo se pueden utilizar
letras o números, y el valor de éstos se incrementará
automáticamente en función del párrafo sobre el que
nos situemos.
Utilizando el botón Personalizar es posible seleccio-nar
el formato que se va a emplear para la numera-ción
de párrafos.
Figura 13.33. Numeración

TEMA 13
251
Utilizando la barra de herramientas Formato podemos
activar la Numeración o Viñeta. Se activará la predetermi-nada
o la última seleccionada.
Viñetas
Numeración
Figura 13.34. Barra numeración y viñetas
• Esquema numerado. En ocasiones, las listas ordenadas
que debemos elaborar son más complejas, y dentro de
cada elemento podemos tener otras listas ordenadas,
por ejemplo, al crear el índice de un libro. Estas listas
que llevan varios niveles de ordenación reciben el nom-bre
de Esquemas numerados.
En el cuadro de diálogo aparece el valor correspon-diente
para la numeración del primer elemento de la
lista.
Cuando dentro de un elemento deseamos aumentar el
número de niveles de ordenación (por ejemplo, aumentar
del 1 al 1.1), basta con hacer clic sobre el botón Aumentar
sangría.
En caso contrario, es decir, queremos disminuir el nivel
de numeración, debemos hacer clic sobre el botón Dismi-nuir
sangría :
Figura 13.35. Esquema numerado
• Bordes y sombreado. Word permite crear marcos, líneas
y sombreados alrededor de un párrafo. Además pode-mos
colocar un color o un tono de gris como fondo del
mismo. Con la fi cha Borde de página podemos llegar a
seleccionar un borde para las páginas del documento.
Para acceder a esta función debemos hacer clic en el
menú Formato → Bordes y sombreado.
- Bordes. A la izquierda podemos seleccionar el tipo
de marco que deseamos crear, el estilo de línea,
sólida, discontinua, etc., el color de la línea y el
ancho.
Figura 13.36. Bordes en Word
A la derecha podemos seleccionar si aplicaremos el for-mato
sobre una línea, o sobre el párrafo. También po-demos
utilizar los botones para seleccionar una línea
superior, inferior, izquierda, derecha o todas.
La fi cha borde de página es idéntica que la de Borde, con
la única diferencia de que aparece una lista desplegable
llamada Arte para poder colocar alrededor de la página
un borde artístico.
- Sombreado. Permite sombrear con un color que
utilizaremos como fondo del párrafo. Para colocar
un sombreado sobre un párrafo basta con selec-cionar
la pestaña Sombreado del cuadro de diá-logo
Bordes y sombreado. Aparecen tres listas de
valores:
› Relleno. Ofrece una posibilidad de utilizar como
fondo tonos de gris y los principales colores.
› Estilo. Word permite utilizar el color de relleno que
hemos elegido anteriormente o poder combinarlo
con otro. En este caso, Estilo permite elegir el por-centaje
que queremos que aparezca del otro color
en el fondo del texto. Si no tenemos elegido ningún
color de fondo, esta lista nos permite elegir entre
una gama de gires.
› Color. Permite elegir el color que vamos a combi-nar
con el de relleno.

252
Figura 13.37. Sombreado en Word
• Columnas. Permiten convertir cualquier documento a
los formatos de columnas existentes. El funcionamiento
resulta muy sencillo, se seleccionan el número de co-lumnas
y el formato de las columnas. Esta operación
se puede llevar a cabo sobre una parte del documento
seleccionado previamente o para el texto que se intro-duzca
a partir de la posición actual. Para acceder a esta
función debemos hacer clic en el menú Formato → Co-lumnas.
Figura 13.38. Dos columnas
Figura 13.39. Columnas en Word
En este cuadro de diálogo es posible seleccionar el nú-mero
de columnas, partiendo de las preestablecidas, si-tuadas
en la parte superior, o introducir el número manual-mente.
También se puede elegir manualmente el ancho de
columnas y el espacio entre ellas, así como activar la opción
de línea entre columnas.
Las columnas predeterminadas se pueden ejecutar des-de
la barra de herramientas estándar, para ello tan sólo
hace falta hacer clic sobre el icono y se selecciona el núme-ro
de columnas sobre el menú que aparece.
• Tabuladores. Para crear varias columnas de datos en un
documento, los procesadores de textos incorporan una
herramienta especial denominada tabulador, con la que
se establece el lugar donde se situarán dichas columnas.
Para acceder al cuadro de diálogo de los tabuladores de-bemos
hacer clic en el menú Formato → Tabulaciones.
Figura 13.40. Tabulaciones en Word
En este cuadro se aprecia un campo denominado Tabu-laciones
predeterminadas. Este campo permite estable-cer
los centímetros que se desplazará el punto de inser-ción
al pulsar la tecla del tabulador del teclado (Tab).
Para establecer las tabulaciones debemos determinar el
tipo de tabulación que necesitamos e introducir las distan-cias
a las que fi jaremos las tabulaciones. Para la distancia
introduciremos en el campo posición un valor numérico
con dos decimales y después haremos clic en el botón fi jar.

TEMA 13
253
Para establecer el tipo de tabulación, se ha de determi-nar
de qué manera se debe distribuir el texto sobre la
tabulación:
- Tabulación izquierda. El texto queda a la derecha de
la posición en la que se ha fi jado la tabulación.
- Tabulación derecha. El texto queda a la izquierda de
la posición en la que se ha fi jado la tabulación.
- Tabulación centrada. El texto se distribuye centrado
sobre la línea de la tabulación.
- Tabulación decimal. El texto se distribuye a la izquier-da
de la tabulación. Si se utilizan números, la parte
entera queda a la izquierda del punto, y la parte deci-mal
queda a la derecha.
- Tabulación barra. Es idéntica a la tabulación izquier-da,
pero añade una barra vertical en la posición en la
que se inserta la tabulación.
El Relleno se emplea para seleccionar algún carác-ter
que rellene el espacio desde la posición en la que
se presiona el botón tabulador y la siguiente tabula-ción.
Las tabulaciones también se pueden fi jar desde la
regla horizontal, para ello se selecciona la tabulación
en la parte superior izquierda de la regla y se hace
clic sobre la posición en la que se desea insertar la
tabulación.
Derecha
Izquierda
Centrado
Figura 13.41. Los tabuladores en la regla horizontal
• Letra capital. Esta técnica se emplea para aumentar el
tamaño de la primera letra de un documento. Para reali-zarlo,
nos situamos sobre el párrafo en el que queremos
realizar la letra capital y accedemos al cuadro de diálogo
haciendo clic en el menú Formato → Letra Capital.
En dicho cuadro podemos seleccionar la forma que to-mará
la letra capital y su distribución sobre el párrafo.
Figura 13.42. Letra capital
• Cambiar Mayúsculas y minúsculas. Permite cambiar las
mayúsculas por minúsculas y otro conjunto de operacio-nes
tales como:
- Tipo oración. Primera en mayúscula y el resto en mi-núsculas.
- Minúsculas. Todo en minúsculas.
- Mayúsculas. Todo en mayúsculas.
- Tipo Título. La primera letra de cada palabra en ma-yúsculas.

254
Formato Página
Los documentos generalmente contienen varias pági-nas.
Cuando se acaba la página donde estamos escribien-do,
el procesador de textos genera automáticamente una
nueva donde podemos continuar.
Algunas veces, sin embargo, nos interesa pasar a otra
página sin haber terminado la anterior. Para ello utiliza-mos
la siguiente combinación de teclas: Ctrl + Enter o uti-lizamos
la opción de menú Insertar → Salto, eligiendo en
el cuadro de diálogo correspondiente la opción Salto de
página.
Figura 13.43. Salto de página
Elementos de una página
Dentro de una página podemos distinguir las siguientes
partes:
• Márgenes. Delimitan el espacio disponible para escri-bir
el texto. El documento tiene cuatro márgenes que
se pueden modifi car de forma independiente: superior,
inferior, izquierdo y derecho. Existe además un margen
adicional llamado margen de encuadernación.
• Párrafos. Son bloques de texto de longitud variable que
termina con un punto y aparte. Un párrafo puede estar for-mado
por un solo carácter o por muchas líneas de texto.
• Encabezado de página. Una o dos líneas que se sitúan
al comienzo de todas las páginas del documento.
• Pie de página. A diferencia del encabezado, se colocan
una o dos líneas al fi nal.
Herramientas de corrección: ortográfi ca y gramatical
Todos los procesadores de texto actuales incluyen la
posibilidad de realizar correcciones ortográfi cas sobre
nuestros documentos, incluso algunos incluyen también la
corrección gramatical. Además incluyen herramientas de
autocorrección que permiten realizar correcciones mientras
se introduce el texto.
Por defecto, Word efectúa en ocasiones una corrección
automática mientras se escribe, al menos en los errores
más comunes por descuido. Pero el procedimiento más
común es seleccionar, dentro del menú Herramientas →
Ortografía y gramática, o pulsar en su caso el botón
de la barra de herramientas estándar.
El corrector permite utilizar el diccionario propio de Word
o diccionarios creados por el usuario.
La base de cualquier corrector ortográfi co es el diccio-nario,
que es un listado de palabras escritas correctamen-te
con el que compara todas las palabras del documento y
comprueba si se han escrito correctamente. En caso contra-rio,
mostrará todas las palabras que se parecen a las que
se hayan introducido, ya sea para seleccionar una de ellas
o para añadir esta palabra al diccionario.
Figura 13.44. El corrector ortográfi co en Word
Las opciones que se encuentran en el cuadro de diálo-go
y que aparecen al utilizar el corrector ortográfi co son las
siguientes:
• Omitir una vez. Deja la palabra tal y como está, pero la
próxima vez que aparezca en el documento nos volverá
a avisar.
• Omitir todas. Omite esa palabra todas las veces que
aparezca en el documento.
• Agregar al diccionario. Añade la palabra a nuestro dic-cionario
personalizado.
• Cambiar. Sustituye la palabra por la que tenemos selec-cionada
en la parte inferior en el apartado Sugerencias.
• Cambiar todas. Si la palabra aparece en varios lugares
del documento, las cambia todas de una vez.
• Autocorrección. Agrega la corrección a la lista de Auto-corrección
(se verá más adelante).

TEMA 13
255
Otra forma de corrección ortográfi ca es el subrayado de
las palabras mal escritas. Para ello, existen dos tipos de su-brayado:
• Rojo. La palabra que aparece subrayada está mal escrita,
o al menos no está incluida en ningún diccionario de Word.
• Verde. La palabra o palabras subrayadas tienen un error
gramatical, es decir, no concuerda el género, el número,
etc.
Autocorrección
Esta función es la encargada de corregir ciertos errores
mientras se escribe (por ejemplo, cambia automáticamente
“varco” por barco).
Figura 13.45. Autocorrección
Word tiene un listado de autocorrección en el que se
pueden añadir las palabras que se reemplazarán automá-ticamente
por las indicadas. Además de palabras, también
se pueden incluir símbolos (cambia (c) por ©).
Para acceder al cuadro de diálogo de Autocorrección ha-remos
clic en el menú Herramientas → Opciones de Auto-corrección.
Para utilizarlo se introduce el texto en Reemplazar, el texto
por el que se reemplazará en la caja de texto Con y le damos al
botón Agregar. Además existen otras opciones que vienen con
casillas de verifi cación por si queremos que también tengan
dichas funciones. Estas funciones son: corregir dos mayúscu-las
seguidas, poner en mayúscula la primera letra de una ora-ción,
corregir el uso accidental de bloqueo de mayúsculas, etc.
Por último, comentar que existe la posibilidad de volver a
la palabra que se había escrito anteriormente. Cuando colo-camos
una palabra de este tipo y cambia automáticamente,
aparece un pequeño recuadro debajo de la palabra.
Figura 13.46. Deshacer correcciones automáticas
Si colocamos el ratón en esa posición, aparece un botón y
al desplegarlo aparecen un conjunto de opciones tales como:
• Deshacer la corrección.
• Dejar de usar mayúsculas en la primera letra de las frases.
• Detener la corrección automática de esa palabra (elimi-nándola
de la lista).
Idioma
Lo principal para llevar a cabo una corrección es que el
procesador de textos conozca el idioma en el que debe rea-lizar
la corrección.
Figura 13.47. Menú Idioma
Word es capaz de diferenciar párrafos en diferentes
idiomas aplicando el idioma que se seleccione, pero en
ocasiones esto no es sufi ciente, por lo que incluye una
opción para indicar el idioma del documento o del texto
seleccionado.
Para utilizar esta opción, haremos clic en el menú Herra-mientas
→ Idioma. Analicemos este cuadro de diálogo con
más detenimiento:
• Defi nir idioma. En esta opción se selecciona el idioma
del documento de entre todos los disponibles.
• Traducir. Permite traducir una palabra o un texto selec-cionado
a otro idioma.
• Sinónimos. Busca los sinónimos asociados a la palabra
previamente seleccionada en el texto. Es posible buscar
también antónimos, tan solo debemos buscar en el des-plegable
de Signifi cados las palabras que lleven al fi nal y

256
entre paréntesis (antónimo). También se puede obtener
un listado de sinónimos con la combinación de teclas
Mayúsculas + F7.
Figura 13.48. Diccionario de sinónimos y antónimos
Otras herramientas de Word
Además de las herramientas de corrección, Word incluye
un conjunto de herramientas que permiten realizar diversas
tareas para facilitar la creación de documentos.
Todas estas herramientas se encuentran disponibles
dentro del menú Herramientas:
• Autorresumen. Esta herramienta utiliza un conjunto de
reglas para obtener resúmenes. Su funcionamiento de-pende
del texto que se desea resumir.
• Contar palabras. Realiza un recuento de las palabras
del documento. Con esta opción se puede controlar la
extensión del documento.
• Control de cambios. Se utiliza fundamentalmente cuan-do
se trabaja en red con un documento para comprobar
qué cambios van realizando otros usuarios.
• Macros. Una macro es un conjunto de acciones que se
pueden grabar para reproducir más adelante. Por ejem-plo,
podemos grabar una macro en la que se defi na el
contenido de los encabezados y el pie de página, un tipo
de letra y un color, y cuando iniciemos un documento
nuevo ejecutarla para aplicar todo esto.
Básicamente una macro funciona como una grabadora,
almacena las operaciones que realizamos en el mismo or-den
en el que se realizan, se le asigna un nombre y cuan-do
se reproduce se repiten todas y cada una de las accio-nes
almacenadas en la secuencia en la que se grabaron.
Para iniciar la grabación de una macro, se accede a tra-vés
del menú Herramientas → Macro → Grabar nueva
macro.
Figura 13.49. Autorresumen
Figura 13.50. Los macros de Word
Asignaremos un nombre a la macro y especifi camos si
queremos asignar un botón en la barra de herramientas. Al
aceptar, comenzará la grabación de la macro, mostrándose
una barra de macros, y cambiando el cursor del ratón.
Figura 13.51. Listado de Marcos

TEMA 13
257
Para reproducir una macro, se accede al menú Herra-mientas
→ Macros en el que aparecerá un listado de
las macros disponibles.
También es posible crear macros escribiendo código,
dado que las macros son programas. Para crear este
tipo de macros es imprescindible conocer el lenguaje de
programación Visual Basic.
Imprimir en Word
Como es lógico, buena parte de los documentos que es-cribimos
se imprimen para presentarlos o para revisarlos.
Es importante que la impresora se confi gure para el ordena-dor
y su sistema operativo.
Una opción muy importante que poseen los procesado-res
de texto es la de poder visualizar cómo va a quedar el
documento sobre el papel antes de imprimirlo. De esta for-ma,
si hay alguna cosa que no nos guste, se puede modifi -
car antes de enviar la información a la impresora.
Para ver el aspecto que tendrá (Vista Preliminar), hacemos
clic sobre el botón de la barra de herramientas estándar
o utilizaremos la opción del menú Archivo → Vista preliminar.
Aparecerá en la pantalla la hoja sobre la que se va
a imprimir y el texto tal y como quedará escrito sobre el
papel.
La vista preliminar proporciona una barra de herramien-tas
que permite modifi car la forma de visualización del do-cumento.
Figura 13.52. Vista preliminar
Para imprimir el documento, se elegirá la opción del
menú Archivo → Imprimir, o haremos clic sobre el botón
de la barra de herramientas estándar. También se
puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + P.
Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se selecciona-rá
la impresora que vamos a utilizar, y para indicar el núme-ro
de copias que queremos realizar y si deseamos imprimir
todo el documento o sólo algunas páginas.
• Impresión de páginas sueltas. Indicaremos sus respec-tivos
números separados por comas.
• Impresión de páginas sucesivas. Indicaremos el primer
y el último número de dicho bloque de páginas separado
por un guion.
Figura 13.53. Imprimir en Word
Las tablas
En ocasiones interesa colocar el texto dentro de una es-tructura
cuadriculada formada por diferentes casillas (cel-das)
llamada tabla.
Para insertar una tabla, elegiremos la opción del menú Ta-bla
→ Insertar tabla.
Figura 13.54. Insertar tabla
Aparece un cuadro de diálogo en el que indicamos el nú-mero
de columnas y el número de fi las que tendrá la tabla
que vamos a crear. También podemos indicar el ancho de
las columnas, aunque si dejamos la opción Automático que
aparece por defecto, el procesador de textos dividirá el ancho

de nuestra página entre el número de columnas que hemos
elegido y calculará el ancho que debe tener cada columna.
258
Como hemos comentado antes, cada una de las casillas
de la tabla se denomina celda.
Cada celda es independiente de las demás, es decir,
puede tener formatos diferentes del resto de las celdas de
la tabla (diferente tipo de letra, tamaño, estilo, etc.).
Para rellenar una tabla, basta con situarnos en una cel-da
y teclear el texto que deseemos. Para pasar a la siguien-te
celda se puede utilizar la tecla del tabulador (Tab), los
cursores o simplemente hacer un clic con el ratón.
Para aplicar simultáneamente un formato a un conjunto
de celdas, se han de seleccionar previamente. La forma de
elegir partes de la tabla o la tabla en sí son las siguientes:
• Seleccionar una fi la. Situarse con el cursor en una celda
de esa fi la y elegir la opción del menú Tabla → Selec-cionar
fi la. También hacer clic con el ratón colocando el
cursor justo en la parte izquierda de la fi la que queramos
seleccionar.
• Seleccionar una columna. Situarse con el cursor en una
celda de esa columna y elegir la opción del menú Tabla
→ Seleccionar columna. También podemos hacer clic
con el ratón poniéndonos el cursor justo en la parte su-perior
de la columna que se quiera seleccionar.
• Seleccionar toda la tabla. Situarse con el cursor en
cualquier celda de esa tabla y elegir la opción del menú
Tabla → Seleccionar tabla. También podemos hacer
clic sobre el símbolo que aparece en la parte superior
izquierda de la tabla.
Figura 13.55. Autoformato de tablas
Podemos cambiar el aspecto de una tabla de forma au-tomática
o de forma manual. Word proporciona un conjunto
de formatos predefi nidos de tablas llamados autoformatos,
que permiten cambiar la apariencia de nuestras tablas de
forma sencilla.
Para utilizar los autoformatos basta con seleccionar la ta-bla
y elegir la opción del menú Tabla → Autoformatos de
tablas. Aparece un cuadro de diálogo en el que se muestras
diferentes modelos, elegimos uno y hacemos clic en Aceptar.
En ocasiones, los datos de una tabla deben aparecer or-denados.
Para realizar esta operación, situamos el punto de
inserción en cualquiera de las celdas de la tabla y elegimos
la opción del menú Tabla → Ordenar. Aparecerá un cuadro
de diálogo en el que se indicará si la tabla tiene encabezado
o no. El encabezado es el título que lleva cada columna.
Una vez seleccionada la columna por la vamos a esta-blecer
el orden, automáticamente aparece el tipo de orde-nación:
texto, numérico y fecha. Debemos seleccionar tam-bién
si la ordenación va a ser de tipo ascendente (de menor
a mayor) o descendente (de mayor a menor).
Los gráfi cos
También podemos incluir en nuestro documento elemen-tos
gráfi cos para lograr un mayor impacto visual. Se pueden
elaborar las imágenes y los gráfi cos con las propias herra-mientas
del procesador de textos, o bien insertarlos desde
archivos almacenados en el ordenador. Entre las opciones
más frecuentes se encuentran:
• Inserción de autoformas. Las autoformas son un con-junto
de líneas, formas, fl echas, diagramas, etc., que pro-porciona
Word para mejorar el aspecto de nuestros docu-mentos.
Para insertar una autoforma, podemos utilizar la
opción del menú Insertar → Imagen → Autoformas o el
botón Autoformas de la barra de herramientas de dibujo.
Figura 13.56. Autoformas

TEMA 13
259
Al hacer clic en Autoformas, aparece un listado con las
categorías disponibles: líneas, formas básicas, fl echas
de bloque, diagramas de fl ujo, cintas y estrellas y llama-das.
Cada categoría se compone de diferentes objetos
o dibujos que podemos insertar en nuestro documento.
• Inserción de WordArt. Word incluye la herramienta Wor-dArt
que permite insertar en el documento un rótulo o
texto artístico. Para insertar un rótulo podemos utilizar la
opción Insertar → Imagen → WordArt o hacer clic en el
botón de la barra de dibujo.
• Inserción de ClipArts. Los ClipArts son imágenes crea-das
con otros programas que podemos utilizar en nues-tros
documentos. Microsoft Offi ce incluye en la Galería
de imágenes de Microsoft un conjunto de imágenes cla-sifi
cadas por categorías. Para insertar una imagen Cli-pArt
en un documento elegiremos la opción del menú
Insertar → Imagen → Imágenes prediseñadas.
• Inserción de gráfi cos o dibujos. Word permite insertar
en los documentos dibujos y gráfi cos que han sido crea-dos
con otros programas, capturados por medio de un
escáner, fotografías realizadas con cámaras digitales o
archivos gráfi cos de Internet. Para insertar una imagen
almacenada en un archivo, debemos elegir la opción del
menú Insertar → Imagen → Desde archivo.
• Inserción de diagramas. Word cuenta con una herra-mienta
para construir diagramas y organigramas en un
documento, con el fi n de poder mostrar de forma gráfi -
ca información jerarquizada o para animar documentos.
Para insertar un diagrama, haremos clic en el menú In-sertar
→ Diagrama… se desplegará un cuadro de diálo-go
con seis tipos de diagrama. Elegimos uno de ellos y
seguimos los pasos que se indican.
Figura 13.58. Galería de diagramas
13.5.2. Excel
Excel es un programa integrado en el paquete Offi ce
para Windows, que permite trabajar con elementos numé-ricos,
facilitando la posibilidad de efectuar desde sencillas
operaciones matemáticas hasta complejas funciones.
Permite introducir datos de manera muy sencilla y rea-lizar
aquello que más nos interesa, sin olvidar la facilidad
para corregir errores. Además proporciona la posibilidad
de presentar los trabajos de manera vistosa, por ello,
conviene prestar atención a los formatos y sus combina-ciones.
Facilita también la realización de simulaciones numéri-cas
con el uso apropiado de las funciones que contiene,
permitiendo además presentar gráfi cos aclaratorios.
Por tanto, Excel es un programa eminentemente mate-mático,
de fácil manejo, que no descuida el aspecto de los
trabajos que de su uso se derivan. La extensión que tienen
los fi cheros de Excel es .XLS.
La ventana de Excel
Una vez instalada la aplicación, para empezar a utilizarla el
primer paso será ejecutarla. Para ello existen varias maneras:
1. Clic sobre Inicio → Programas → Microsoft Excel.
2. Si está creado el acceso directo en el Escritorio, hacer
doble clic sobre dicho icono.
3. Si está el icono incluido en la barra de Inicio rápido, ha-cer
clic sobre él.
Una vez ejecutada la aplicación aparecerá la pantalla
principal, sobre la que sitúan todos los elementos necesa-rios
para trabajar con Excel.
Existen cinco elementos que tienen las mismas caracte-rísticas
que los descritos en Word:
• Barra de título.
• Barra de menús.
• Barra de herramientas.
• Barras de desplazamiento.
• Barra de estado.
Barra de Estándar Barra de Formato
Barra de Fórmula
Figura 13.59. Barras de herramientas de Excel
A continuación describimos los elementos que son pro-pios
de Excel:
• Barra de fórmulas. Se utiliza para introducir información
en la celda seleccionada, también permite modifi car el
contenido de una celda. En la parte izquierda de la barra

260
de fórmulas, aparece un elemento desplegable que nos
indica la celda que tenemos seleccionada, llamado cua-dro
de nombres.
• Columnas. En esta zona aparece las letras que identifi ca
a cada columna (espacios verticales de la hoja de cálcu-lo).
La columna en la que se encuentra la celda activa
aparece destacada.
• Filas. Aparece la numeración de las fi las (espacios ho-rizontales
de la hoja de cálculo). La fi la en la que se en-cuentra
la celda activa aparece destacada.
• Celdas. Representa la unidad de trabajo de la hoja de
cálculo. Es la intersección de una columna con una fi la.
Se identifi ca con la letra de la columna y el número de la
fi la (por ejemplo A1).
• Hojas de trabajo. En esta parte de la ventana aparecen
las hojas que contiene el libro, y desplazándonos con el
ratón sobre ellas, al hacer clic, pasaremos a la hoja que
seleccionemos. El nombre de las hojas puede ser modifi -
cado y también el número de hojas de nuestro libro. Por
defecto, aparecen tres hojas al comenzar un libro nuevo.
• Controlador de relleno. Pequeño punto de color negro
que se encuentra en la esquina inferior derecha de la
celda seleccionada. Cuando acercamos el ratón al con-trolador
de relleno, el puntero toma la forma de una cruz
negra fi na y pequeña. Es muy útil para copiar fórmulas y
rellenar datos de una planilla.
Control de relleno
Figura 13.60. Control de relleno
Otros conceptos importantes dentro de Excel son:
• Libro. No es otra cosa que un archivo en el que se intro-ducen
los datos. Un libro de Excel está compuesto por
varias hojas de cálculo, desde 1 a 255 hojas.
LIBRO
HOJA
COLUMNA
FILA
CELDA
Figura 13.61. Estructura de Excel
Denominación de las
filas y columnas
Barras de navegación
por el documento
Hojas del documento
Panel de tareas
Barra del título Barra del menú
Barras de herramientas
Figura 13.57. La ventana de Excel

TEMA 13
261
• Rango de celdas. Cuando se selecciona más de una
celda hablamos de un “rango”, por ejemplo, A1:B5.
Signifi ca que afectamos a un rango formado por 10
celdas, ya que los dos puntos (:) signifi can “hasta”. En
cambio, si nombramos a un rango A1;B5 afectamos
sólo a 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;)
signifi ca “y”.
El desplazamiento por la ventana de excel
A continuación, vemos las formas de desplazamiento en
Excel con el teclado:
• Cursor izquierdo. Se pasa de la celda activa a la que se
encuentra a la izquierda
• Cursor derecho. Se pasa de la celda activa a la que se
encuentra a la derecha
• Cursor arriba. Se pasa de la celda activa a la que se en-cuentra
encima
• Cursor abajo. Se pasa de la celda activa a la que se en-cuentra
debajo
• Ctrl + izquierda. Se pasa de la celda activa a la primera
de la fi la (A)
• Ctrl + derecha. Se pasa de la celda activa a la última de
la fi la (IV)
• Ctrl + arriba. Se pasa de la celda activa a la primera de
la columna (1)
• Ctrl + abajo. Se pasa de la celda activa a la última de la
columna (65536)
• Inicio. Se pasa de la celda activa a la primera celda de
la fi la (A)
• Fin. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la
última celda de la fi la
• Ctrl + Inicio. Se sitúa la celda activa en la primera de la
hoja (A1)
• RePág. Se mueve la celda activa una pantalla o ventana
hacia arriba
• AvPág. Se mueve la celda activa una pantalla o ventana
hacia abajo
• Ctrl + RePág. Pasa a la hoja anterior
• Ctrl + AvPág. Pasa a la hoja siguiente
Introducción de datos en Excel
Los distintos tipos de datos que admite el programa Ex-cel
representan valores constantes o fórmulas.
Los valores constantes son aquellos que se introducen
directamente en la celda y pueden ser texto, número, fecha
y hora.
Para introducir los datos lo primero es seleccionar la cel-da
en la cual se desee estén contenidos. Para ello, se pue-de
realizar de dos formas:
• Haciendo clic sobre la celda que se desee activar
• Mediante las fl echas de teclado, la celda activa se dife-rencia
de las demás celdas ya que el borde de la misma
es de mayor grosor
Celda activa
Figura 13.62. Ejemplo de una celda activa
Una vez introducidos, se pulsará la tecla Intro o Tabulador,
y en ese momento el contenido de la celda quedará grabado.
Si se pretende modifi car datos antes de ser grabados o
validados, se puede realizar de distintas formas:
• Pulsando la tecla ESC del teclado
• Pulsando el icono de la barra de fórmulas
Formatos en Excel
Dar formato a las celdas es de las operaciones que per-mite
más cambios visuales en un documento, para ello exis-ten
muchas posibilidades según el tipo de dato, el estilo, el
color, tamaño, etc.
Así, seleccionando el menú Formato → Celda, aparece-rá
el siguiente cuadro de diálogo:
Figura 13.63. Formato de celdas

Naa cristian

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (17)

Similar a Naa cristian

Similar a Naa cristian (20)

Último

Último (10)

Naa cristian