1. Webinars PMO 2019
“3 Niveles de PMO para dar soporte
a Programas y Proyectos”
Invitada: Outi Nystrom
Moderador: Leonardo Reyes
10 Abril 2019 Hora Local
España: 19:00 - 20:00
México: 12.00 - 13.00
Venezuela, Ecuador, Colombia, Perú: 13.00 - 14.00
SERIE: QUÉ TEMA QUIERES TRATAR CON EL
DR.PMO?

2.  Mi nombre es Outi Nyström, nacionalidad Finlandesa, ubicada en
Barcelona (España), y llevo los últimos 10 años trabajando en
diferentes países.
 Formación universitaria en Gestión de Empresas y Tecnologías de
Información (MBA). Certificado como PMP y PMO-CP.
 Tengo más de 20 años de experiencia en posiciones de
Management de Procesos y TTII.
 Trabajo desde 2010 como Freelance ayudando a las compañías
multinacionales con sus proyectos estratégicos e internacionales,
como también entrenando y acompañando sus equipos en Gestión
de Proyectos / Programas.

4. 1. Definición
2. PMO Roadmap
3. Funciones de PMO
4. Ejemplos de evolución
de PMO servicios para
Proyectos
5. Preguntas
6. Cierre
Project Management Office
Servicios para Programas and
Proyectos

5.  Esta presentación esta basada en mis conocimientos y
experiencias sobre las Oficinas de Gestión de Proyectos en
entornos de Proyectos de Negocio y de Tecnologías de
Información de los últimos 15 años.
 Ya por la naturaleza de los proyectos, el cambio es el único
constante en la gestión y la adaptación continua a la
situación es necesaria.
 Por otro lado, nosotros, los profesionales de gestión de
proyectos, también tenemos el deber de velar y luchar por la
buena gestión, por la calidad, por los costes y beneficios
y por lograr los objetivos marcados contra toda resistencia
hacia los procedimientos y reglas y el cambio en sí.

6. “La inteligencia es adaptarse
al cambio”
Stephen Hawking

7. Establecer un PMO es un viaje, la velocidad y complejidad hay que
adaptarlas a cada organización.
Balancear los
servicios
Mejora continua en los
servicios y el control
Inicio
Conseguir controlar
Integrar, unificar,
perfeccionar
Profesionalizar,
industrializar el servicio,
crear niveles de calidad.

8. PMO Value Ring approach
Gestión de Proyectos y Programas
Gestión de Portafolio
Administración, Herramientas y técnicas
Gestión de Cambio Organizativo
Gestión de Talento
Gestión de conocimiento
Gobierno y Performance
Planificación estratégica
PMI Research 2013

9. Desde punto de visto de Director de Programa / Proyecto
PMO unidades
Básico Optimo Avanzado Valor añadido Estratégico
funciones
Gestión administrativa (Finanzas,
Reporting, RRHH, Compras, etc.) X
Gestión de recursos operativa Asignación
Contratación,
gestión de RR
Gestión unificado
de Recursos con
disponibilidad
Plan de recursos
internos &
externos
Metodologías (PM, PgM, PfM, etc.) X
Herramientas
Costes/
Recursos
Planning,
Riesgos,
Gobierno,
Calidad, Audit
Testeo,
Incidencias
SIM,
Portfolio,
Programa,
Inversión
Gestión cambio organizativo
Controles de
milestones
BCM
estandardizado
Dashboard
Portfolio,
Programa,
Inversión
Gestión Talento
Lista de
perfiles
Plan de mejora BBDD talento Plan de carrera
Plan de
RRHH Proy.
Gestión Conocimiento
Documen-
tacion
KT –tool
Compartir KT,
Nube
Aprende de KT
Valor de KT
para
Inversiones
Gobierno
Organización
y plan comm.
Pro Proyecto
RACI (hasta nivel
3)
Gobierno de
proyectos
estandardizado
Cada uno sabe
que debe aportar
Servicios añadidos (Test Mgt,
Calidad, etc.)
X (calidad) X (test) Audit
Gestión de Portafolio X X
Planificación estratégica X
Garantiza buenos resultados
para proyecto

10. Como establecer su PMO

11. Utilización de funciones de
PMO

12. Modelos de evolución
PMO unidades
PMO central
PMO Tower
(Dpto./ Funcion)
PMO Programa PMO Proyecto E-PMO
Funcione
s
Gestión administrativa
(Finanzas, Reporting,
RRHH, Compras, etc.)
Gestión de recursos
operativa
Metodologías (PM,
PgM, PfM, etc.)
Herramientas
Gestión cambio
organizativo
Gestión Talento
Gestión
Conocimiento
Gobierno
Servicios añadidos
(Test Mgt, Calidad, etc.)
Gestión de
portafolio
Planificación
estratégica
inicio
Están-
dares,
Reglas,
Herra-
mientas

13. Intercambio de
experiencias

14.  Funciones principales existentes en los PMOs
 A = Accountable, R = Responsible (does it), C = consulted before, S = supports the R, I = informed after
PMO functions RASCI CENTRAL PMO IT TOWER PMO PROJECT PMO PROJECT MANAGER
1 Support Project Planning S A
2 Execute Specialized Tasks for Project Managers X A
3 Manage Resource Allocation Between Projects A/R C
4 Manage Interface with Project Clients S R
5 Manage Organizational Changes A/R R C
6 Manage People in Projects S A/R
7 Manage Projects or Programs A/R
8 Manage Stakeholders in Projects A/R
9 Conduct Audit in Projects (Toll Gate) A/R S R
10 Manage Project Documentation S A/R
11 Manage Lessons Learned Database S A/R
12 Perform Benchmarking A/R R C
13 Manage Lessons Learned Meetings S A/R
14 Promote Project Management within the Organization A/R R R
15 Provide Mentoring for Project Managers A/R R I
16 Provide Training and Project Competency Development A/R R I
17 Provide Project Management Tools and Information Systems A/R S I
18 Provide Project Management Methodology A/R S I
19 Monitor and Control Project Performance S A/R
20 Provide Project or Program Performance Report to Upper Management S A/R
21 Provide a Strategic Project Scoreboard S A/R
22 Support Project Portfolio Definition A/R C
23 Manage Project or Program Benefits S A/R
24 Monitor Portfolio Performance S A/R
25 Participate in Strategic Planning R R
26 Provide Advice to Upper Management in Decision-Making A/R R R

15. 1. Project PMO support the Project Manager and Project Team leads in the administrative and control tasks of the project.
2. Project PMO promotes the framework of CCEP PPM for Project Management Methodology, internal policies and standards, project approval processes
and guidelines to be used during the full project life cycle.
3. Project PMO gives support on the use of the CCEP or project templates, processes.
4. Project PMO carries out the Toll Gate processes and approvals for the Project (audit).
PMO functions RASCI PROJECT PMO PROJECT MANAGER
1 Support Project Planning S A/R
Collect project plan status from the team lead (sub-projects) R A
Actualization of central project plan (MPP) weekly R A
Helps to keep upto date the central Action Items list of the project (weekly
follow up meeting) S R
Prepare reports based on Project Plan (burnrate, progress) R A
2 Execute Specialized Tasks for Project Managers R A
Promote CCEP Project Management methodology in Project team S R
Communicate actively to Project Team the CCEP PPMprocesses and
provide support on them S R
Support Project team on CCEP internal processes with PPM, Finance, HR S R
Supports the Risk assessment sessions documenting the outcome S R
4 Manage Interface with Project Clients S R
Preparation of project communication letters
Maintain list of key stakeholders for the communication
6 Manage People in Projects S A/R
Require time reporting from team members R A
Build time reporting (excel) for externals R A
Evaluate plan vs real in time R A
Communicate deviations to PMfor budget check R A
9 Conduct Audit in Projects (Toll Gate) S A/R
Collect Toll Gate documentation from Team R A
Prepare Toll Gate documentation on request R A
Conduct parcial project checks (audits) if required R A

16. Unidad de PMO central con
responsabilidad internacional
centralizado en HQ.
PMO unidades
PMO central/
PMO Tower
(Dpto./ Funcion)
PMO Programa PMO Proyecto E-PMO
funciones
Gestión administrativa
(Finanzas, Reporting,
RRHH, Compras, etc.)
Gestión de recursos
operativa
Metodologías (PM, PgM,
PfM, etc.)
Herramientas
Gestión cambio
organizativo
Gestión Talento
Gestión Conocimiento
Gobierno
Servicios añadidos (Test
Mgt, Calidad, etc.)
Gestión de portafolio
Planificación estratégica

17. Unidad PMO central
internacional para todos los
países (EU), equipo distribuido
entre varios países.
PMO unidades
PMO central
PMO Tower
(Dpto./ Funcion)
PMO Programa PMO Proyecto E-PMO
funcione
s
Gestión administrativa
(Finanzas, Reporting,
RRHH, Compras, etc.)
Gestión de recursos
operativa
Metodologías (PM,
PgM, PfM, etc.)
Herramientas
Gestión cambio
organizativo
Gestión Talento
Gestión
Conocimiento
Gobierno
Servicios añadidos
(Test Mgt, Calidad, etc.)
Gestión de
portafolio
Planificación
estratégica

18. Unidad PMO central
internacional (todos los
continentes) con equipo
distribuido, pero
mayoritariamente en EEUU.
PMO unidades
PMO central
PMO Tower
(Dpto./ Funcion)
PMO Programa PMO Proyecto E-PMO
funcione
s
Gestión administrativa
(Finanzas, Reporting,
RRHH, Compras, etc.)
Gestión de recursos
operativa
Metodologías (PM,
PgM, PfM, etc.)
Herramientas
Gestión cambio
organizativo
Gestión Talento
Gestión
Conocimiento
Gobierno
Servicios añadidos
(Test Mgt, Calidad, etc.)
Gestión de
portafolio
Planificación
estratégica

19. Gestión estandarizada Gestión por Proyecto
 Tienden a desaparecer los
PMO departamentales.
 El valor añadido del Jefe de
Programa/Proyecto es
conseguir los beneficios para
el negocio, en lugar de dedicar
su tiempo en gestión
administrativa del proyecto.
 Los servicios de valor añadido,
como Gestión de Pruebas
aporta calidad,
profesionalidad, precisión y
mayor aceptación del cliente
final.
 El peso del departamento PMO
es muy importante en la
organización, sustituyendo
otras funciones con nueva
visión más holística.
 Alta exigencia a la
capacitación del Jefe de
Programa / Jefe de Proyecto,
para que aplique las mejores
prácticas y tenga las
herramientas de gestión.
 La comparación de
resultados de proyectos se
dificulta por la falta de
estándares.
 La gestión de portafolio se
dificulta por la falta de datos
fiables, llevando a decisiones
erróneas.
 Pérdida de conocimientos
después del proyecto.

20. Intercambio de
experiencias

21. RUEDA DE PREGUNTAS
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SÚPER PROMO - "LIDERA TU PMO"
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22. RUEDA DE PREGUNTAS

23.  Winning the 3 legged race – when Business and Technology run
together (BTM Institute)
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Technology/dp/0132311984/ref=sr_1_1?__mk_es_US=%C3%85M%C3%85%C5%BD%C
3%95%C3%91&keywords=the+3+legged+race&qid=1554892212&s=books&sr=1-1
 Strategic Project Office
◦ https://www.amazon.com/Strategic-Project-Office-Solutions-
Research/dp/1439838127/ref=sr_1_1?__mk_es_US=%C3%85M%C3%85%C5%BD%C3%
95%C3%91&crid=188XSLOMTJAZA&keywords=the+strategic+project+office&qid=15
54892434&s=books&sprefix=the+strategic+project+o%2Cstripbooks-intl-
ship%2C215&sr=1-1
 Becoming Agile in an imperfect world – Greg Smith, Ahmed Sidky / Manning
 Business Process Management – practical guidelines to successful
Implementations
◦ https://www.amazon.com/Business-Process-Management-Guidelines-
Implementations/dp/1138738409/ref=sr_1_fkmrnull_1?__mk_es_US=%C3%85M%C3%
85%C5%BD%C3%95%C3%91&keywords=John+Jeston&qid=1554893290&s=books&sr
=1-1-fkmrnull

24. Webinars PMO 2019
“3 Niveles de PMO para dar soporte
a Programas y Proyectos”
Invitado: Outi Nystrom
Moderador: Leonardo Reyes
10 de Abril 2019 Hora Local
España: 19:00 - 20:00
México: 12.00 - 13.00
Venezuela, Ecuador, Colombia, Perú: 13.00 - 14.00
SERIE: QUE TEMA QUIERES TRATAR CON EL
DR.PMO?
https://www.linkedin.com/in/outinystrom/
@OutiNy (Ponente)
outi@nystrom.es (Ponente)