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3 niveles de PMO para dar soporte a programas y proyectos

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De la Serie Dr.PMO. Desde la experiencia tocaremos 3 sectores: Construcción, Bebidas y Alimentación, Química.

Objetivo: Analizar 3 niveles propuestos desde la experiencia para dar soporte a programas y proyectos de cualquier organización

Publicado en: Liderazgo y gestión
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3 niveles de PMO para dar soporte a programas y proyectos

  1. 1. Webinars PMO 2019 “3 Niveles de PMO para dar soporte a Programas y Proyectos” Invitada: Outi Nystrom Moderador: Leonardo Reyes 10 Abril 2019 Hora Local España: 19:00 - 20:00 México: 12.00 - 13.00 Venezuela, Ecuador, Colombia, Perú: 13.00 - 14.00 SERIE: QUÉ TEMA QUIERES TRATAR CON EL DR.PMO?
  2. 2.  Mi nombre es Outi Nyström, nacionalidad Finlandesa, ubicada en Barcelona (España), y llevo los últimos 10 años trabajando en diferentes países.  Formación universitaria en Gestión de Empresas y Tecnologías de Información (MBA). Certificado como PMP y PMO-CP.  Tengo más de 20 años de experiencia en posiciones de Management de Procesos y TTII.  Trabajo desde 2010 como Freelance ayudando a las compañías multinacionales con sus proyectos estratégicos e internacionales, como también entrenando y acompañando sus equipos en Gestión de Proyectos / Programas.
  3. 3. 1. Definición 2. PMO Roadmap 3. Funciones de PMO 4. Ejemplos de evolución de PMO servicios para Proyectos 5. Preguntas 6. Cierre Project Management Office Servicios para Programas and Proyectos
  4. 4.  Esta presentación esta basada en mis conocimientos y experiencias sobre las Oficinas de Gestión de Proyectos en entornos de Proyectos de Negocio y de Tecnologías de Información de los últimos 15 años.  Ya por la naturaleza de los proyectos, el cambio es el único constante en la gestión y la adaptación continua a la situación es necesaria.  Por otro lado, nosotros, los profesionales de gestión de proyectos, también tenemos el deber de velar y luchar por la buena gestión, por la calidad, por los costes y beneficios y por lograr los objetivos marcados contra toda resistencia hacia los procedimientos y reglas y el cambio en sí.
  5. 5. “La inteligencia es adaptarse al cambio” Stephen Hawking
  6. 6. Establecer un PMO es un viaje, la velocidad y complejidad hay que adaptarlas a cada organización. Balancear los servicios Mejora continua en los servicios y el control Inicio Conseguir controlar Integrar, unificar, perfeccionar Profesionalizar, industrializar el servicio, crear niveles de calidad.
  7. 7. PMO Value Ring approach Gestión de Proyectos y Programas Gestión de Portafolio Administración, Herramientas y técnicas Gestión de Cambio Organizativo Gestión de Talento Gestión de conocimiento Gobierno y Performance Planificación estratégica PMI Research 2013
  8. 8. Desde punto de visto de Director de Programa / Proyecto PMO unidades Básico Optimo Avanzado Valor añadido Estratégico funciones Gestión administrativa (Finanzas, Reporting, RRHH, Compras, etc.) X Gestión de recursos operativa Asignación Contratación, gestión de RR Gestión unificado de Recursos con disponibilidad Plan de recursos internos & externos Metodologías (PM, PgM, PfM, etc.) X Herramientas Costes/ Recursos Planning, Riesgos, Gobierno, Calidad, Audit Testeo, Incidencias SIM, Portfolio, Programa, Inversión Gestión cambio organizativo Controles de milestones BCM estandardizado Dashboard Portfolio, Programa, Inversión Gestión Talento Lista de perfiles Plan de mejora BBDD talento Plan de carrera Plan de RRHH Proy. Gestión Conocimiento Documen- tacion KT –tool Compartir KT, Nube Aprende de KT Valor de KT para Inversiones Gobierno Organización y plan comm. Pro Proyecto RACI (hasta nivel 3) Gobierno de proyectos estandardizado Cada uno sabe que debe aportar Servicios añadidos (Test Mgt, Calidad, etc.) X (calidad) X (test) Audit Gestión de Portafolio X X Planificación estratégica X Garantiza buenos resultados para proyecto
  9. 9. Como establecer su PMO
  10. 10. Utilización de funciones de PMO
  11. 11. Modelos de evolución PMO unidades PMO central PMO Tower (Dpto./ Funcion) PMO Programa PMO Proyecto E-PMO Funcione s Gestión administrativa (Finanzas, Reporting, RRHH, Compras, etc.) Gestión de recursos operativa Metodologías (PM, PgM, PfM, etc.) Herramientas Gestión cambio organizativo Gestión Talento Gestión Conocimiento Gobierno Servicios añadidos (Test Mgt, Calidad, etc.) Gestión de portafolio Planificación estratégica inicio Están- dares, Reglas, Herra- mientas
  12. 12. Intercambio de experiencias
  13. 13.  Funciones principales existentes en los PMOs  A = Accountable, R = Responsible (does it), C = consulted before, S = supports the R, I = informed after PMO functions RASCI CENTRAL PMO IT TOWER PMO PROJECT PMO PROJECT MANAGER 1 Support Project Planning S A 2 Execute Specialized Tasks for Project Managers X A 3 Manage Resource Allocation Between Projects A/R C 4 Manage Interface with Project Clients S R 5 Manage Organizational Changes A/R R C 6 Manage People in Projects S A/R 7 Manage Projects or Programs A/R 8 Manage Stakeholders in Projects A/R 9 Conduct Audit in Projects (Toll Gate) A/R S R 10 Manage Project Documentation S A/R 11 Manage Lessons Learned Database S A/R 12 Perform Benchmarking A/R R C 13 Manage Lessons Learned Meetings S A/R 14 Promote Project Management within the Organization A/R R R 15 Provide Mentoring for Project Managers A/R R I 16 Provide Training and Project Competency Development A/R R I 17 Provide Project Management Tools and Information Systems A/R S I 18 Provide Project Management Methodology A/R S I 19 Monitor and Control Project Performance S A/R 20 Provide Project or Program Performance Report to Upper Management S A/R 21 Provide a Strategic Project Scoreboard S A/R 22 Support Project Portfolio Definition A/R C 23 Manage Project or Program Benefits S A/R 24 Monitor Portfolio Performance S A/R 25 Participate in Strategic Planning R R 26 Provide Advice to Upper Management in Decision-Making A/R R R
  14. 14. 1. Project PMO support the Project Manager and Project Team leads in the administrative and control tasks of the project. 2. Project PMO promotes the framework of CCEP PPM for Project Management Methodology, internal policies and standards, project approval processes and guidelines to be used during the full project life cycle. 3. Project PMO gives support on the use of the CCEP or project templates, processes. 4. Project PMO carries out the Toll Gate processes and approvals for the Project (audit). PMO functions RASCI PROJECT PMO PROJECT MANAGER 1 Support Project Planning S A/R Collect project plan status from the team lead (sub-projects) R A Actualization of central project plan (MPP) weekly R A Helps to keep upto date the central Action Items list of the project (weekly follow up meeting) S R Prepare reports based on Project Plan (burnrate, progress) R A 2 Execute Specialized Tasks for Project Managers R A Promote CCEP Project Management methodology in Project team S R Communicate actively to Project Team the CCEP PPMprocesses and provide support on them S R Support Project team on CCEP internal processes with PPM, Finance, HR S R Supports the Risk assessment sessions documenting the outcome S R 4 Manage Interface with Project Clients S R Preparation of project communication letters Maintain list of key stakeholders for the communication 6 Manage People in Projects S A/R Require time reporting from team members R A Build time reporting (excel) for externals R A Evaluate plan vs real in time R A Communicate deviations to PMfor budget check R A 9 Conduct Audit in Projects (Toll Gate) S A/R Collect Toll Gate documentation from Team R A Prepare Toll Gate documentation on request R A Conduct parcial project checks (audits) if required R A
  15. 15. Unidad de PMO central con responsabilidad internacional centralizado en HQ. PMO unidades PMO central/ PMO Tower (Dpto./ Funcion) PMO Programa PMO Proyecto E-PMO funciones Gestión administrativa (Finanzas, Reporting, RRHH, Compras, etc.) Gestión de recursos operativa Metodologías (PM, PgM, PfM, etc.) Herramientas Gestión cambio organizativo Gestión Talento Gestión Conocimiento Gobierno Servicios añadidos (Test Mgt, Calidad, etc.) Gestión de portafolio Planificación estratégica
  16. 16. Unidad PMO central internacional para todos los países (EU), equipo distribuido entre varios países. PMO unidades PMO central PMO Tower (Dpto./ Funcion) PMO Programa PMO Proyecto E-PMO funcione s Gestión administrativa (Finanzas, Reporting, RRHH, Compras, etc.) Gestión de recursos operativa Metodologías (PM, PgM, PfM, etc.) Herramientas Gestión cambio organizativo Gestión Talento Gestión Conocimiento Gobierno Servicios añadidos (Test Mgt, Calidad, etc.) Gestión de portafolio Planificación estratégica
  17. 17. Unidad PMO central internacional (todos los continentes) con equipo distribuido, pero mayoritariamente en EEUU. PMO unidades PMO central PMO Tower (Dpto./ Funcion) PMO Programa PMO Proyecto E-PMO funcione s Gestión administrativa (Finanzas, Reporting, RRHH, Compras, etc.) Gestión de recursos operativa Metodologías (PM, PgM, PfM, etc.) Herramientas Gestión cambio organizativo Gestión Talento Gestión Conocimiento Gobierno Servicios añadidos (Test Mgt, Calidad, etc.) Gestión de portafolio Planificación estratégica
  18. 18. Gestión estandarizada Gestión por Proyecto  Tienden a desaparecer los PMO departamentales.  El valor añadido del Jefe de Programa/Proyecto es conseguir los beneficios para el negocio, en lugar de dedicar su tiempo en gestión administrativa del proyecto.  Los servicios de valor añadido, como Gestión de Pruebas aporta calidad, profesionalidad, precisión y mayor aceptación del cliente final.  El peso del departamento PMO es muy importante en la organización, sustituyendo otras funciones con nueva visión más holística.  Alta exigencia a la capacitación del Jefe de Programa / Jefe de Proyecto, para que aplique las mejores prácticas y tenga las herramientas de gestión.  La comparación de resultados de proyectos se dificulta por la falta de estándares.  La gestión de portafolio se dificulta por la falta de datos fiables, llevando a decisiones erróneas.  Pérdida de conocimientos después del proyecto.
  19. 19. Intercambio de experiencias
  20. 20. RUEDA DE PREGUNTAS PMO-SR: 13 DE ABRIL ONLINE SÚPER PROMO - "LIDERA TU PMO" Taller PMO-SR Precio Final: 99 usd Simplemente: 1.- Compras el libro en Formato Impreso https://amzn.to/2Eft94t 2.- Realizar Pago PayPal https://www.paypal.me/pmofficersconsulting 3.- Enviar por mail Asunto: “LIDERA TU PMO” + Nombre + ticket compra libro a info@pmofficers.com 4.- Recibirán este viernes el acceso a la plataforma de contenidos y datos de conexión online
  21. 21. RUEDA DE PREGUNTAS
  22. 22.  Winning the 3 legged race – when Business and Technology run together (BTM Institute) ◦ https://www.amazon.com/Winning-3-Legged-Race-Business- Technology/dp/0132311984/ref=sr_1_1?__mk_es_US=%C3%85M%C3%85%C5%BD%C 3%95%C3%91&keywords=the+3+legged+race&qid=1554892212&s=books&sr=1-1  Strategic Project Office ◦ https://www.amazon.com/Strategic-Project-Office-Solutions- Research/dp/1439838127/ref=sr_1_1?__mk_es_US=%C3%85M%C3%85%C5%BD%C3% 95%C3%91&crid=188XSLOMTJAZA&keywords=the+strategic+project+office&qid=15 54892434&s=books&sprefix=the+strategic+project+o%2Cstripbooks-intl- ship%2C215&sr=1-1  Becoming Agile in an imperfect world – Greg Smith, Ahmed Sidky / Manning  Business Process Management – practical guidelines to successful Implementations ◦ https://www.amazon.com/Business-Process-Management-Guidelines- Implementations/dp/1138738409/ref=sr_1_fkmrnull_1?__mk_es_US=%C3%85M%C3% 85%C5%BD%C3%95%C3%91&keywords=John+Jeston&qid=1554893290&s=books&sr =1-1-fkmrnull
  23. 23. Webinars PMO 2019 “3 Niveles de PMO para dar soporte a Programas y Proyectos” Invitado: Outi Nystrom Moderador: Leonardo Reyes 10 de Abril 2019 Hora Local España: 19:00 - 20:00 México: 12.00 - 13.00 Venezuela, Ecuador, Colombia, Perú: 13.00 - 14.00 SERIE: QUE TEMA QUIERES TRATAR CON EL DR.PMO? https://www.linkedin.com/in/outinystrom/ @OutiNy (Ponente) outi@nystrom.es (Ponente)

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