El documento describe las etapas para organizar eventos académicos y empresariales. Explica los tipos de eventos como congresos, seminarios, foros y debates académicos, así como ruedas de negocios, workshops, desayunos de trabajo y asambleas empresariales. Luego detalla las siete etapas clave para la organización de cualquier evento: diseño y cotización, producción, montaje, ejecución, desmontaje, evaluación de resultados y post-evento.

1. TECNOLO EN GESTION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Lina María Gutiérrez
Cindy Paola Fonseca
8 de Febrero de 2013
Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa
Aprendiz: Gutiérrez Arévalo Lina María
TGUA 456141
Bogotá D.C., Febrero 2013

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Lina María Gutiérrez
Cindy Paola Fonseca
8 de Febrero de 2013
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.............................................................................................................. 4
TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS Y EMPRESARIALES ........................................................................ 6
Principales Eventos Académicos:........................................................................................................ 6
Congreso ............................................................................................................................................. 6
Seminario ............................................................................................................................................ 6
Foro ..................................................................................................................................................... 7
Debate................................................................................................................................................. 7
Eventos Empresariales ........................................................................................................................ 7
Rueda de negocios .............................................................................................................................. 7
 Workshop.................................................................................................................................... 7
 Desayuno de trabajo ................................................................................................................... 8
 Asambleas ................................................................................................................................... 8
 Reuniones.................................................................................................................................... 8
 Cursos.......................................................................................................................................... 8
 Acciones ...................................................................................................................................... 8
 Participación................................................................................................................................ 8
ETAPAS PARA REALIZAR UN EVENTO.................................................................................................. 9
Diseño y cotización.............................................................................................................................. 9
Producción .......................................................................................................................................... 9
Montaje............................................................................................................................................... 9
Ejecución ............................................................................................................................................. 9
Desmontaje ....................................................................................................................................... 9
Evaluación de resultados..................................................................................................................... 9
Post-evento....................................................................................................................................... 10

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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1- seminario ____________________________________________________________________ 7
Ilustración 2- Eventos empresariales__________________________________________________________ 8
Ilustración 3-produccion ___________________________________________________________________ 9
Ilustración 4-Desmontaje___________________________________________________________________ 9

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TABLA DE HIPERVINCULOS
1. Imagen 1: Seminario
2. Imagen 2: Eventos
3. Imagen 3: Producción
4. Imagen 4: Desmontaje

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INDICE
A
asamblea.....................................................................6
C
comparten....................................................................8
Congreso.....................................................................5
congresos....................................................................6
coordinador .................................................................6
cumplimiento...............................................................8
E
EMPRESARIALES.....................................................4
eventos ........................................................................4
exposiciones ...............................................................6
F
fiestas...........................................................................4
G
gestiones .....................................................................7
I
investigación ...............................................................5
M
materiales ................................................................... 8
O
objetivos...................................................................... 7
P
productos.................................................................... 7
profesionales.............................................................. 5
R
rendimiento................................................................. 8
resultados ................................................................... 8
reuniones.................................................................... 4
Reuniones................................................................... 6
S
Seguimiento ............................................................... 8
sociales ....................................................................... 7

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de
congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones,
cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
A continuación se mostraran los temas y sub temas más importantes para realizar
cierto tipo de evento
TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS Y EMPRESARIALES
En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados
en: Académicos, Empresariales, Sociales Culturales, Deportivos, etc.
Principales Eventos Académicos:
Congreso:
Reunión periódica que nuclea a miembros de una 1
asociación, organización o
entidad para debatir cuestiones previamente asignadas.
Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y
los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y
las 2
condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados
alcanzados. Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias
paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.
Seminario:
Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido,
relevante, con los discípulos o con los profesionales en 3
etapa de
perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis
sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La duración es
relativa (puede ser de 1, 2 o más días)
Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.
1
Asociación : Unión de personas, entidades o cosas para un fin:
2
Condiciones:Bien dispuesto o apto para el fin deseado
3
Etapa:avance en el desarrollo de una acción u obra

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Foro:
Participan todos los presentes de
una reunión. Generalmente
constituye la parte final de
4
simposios o mesas redondas.
Está dirigido por un coordinador,
que permite la libre expresión de
ideas supervisando las
intervenciones y los tiempos.
Debate:
Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión
grupal e informal de aprox. 60 minutos con un 5
coordinador que ordena las
disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas
aproximadamente
Eventos Empresariales:
 Rueda de negocios:
Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes,
donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra
el interés de cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el
marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.
 Workshop:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o
profesión. Es en ámbito 6
dialogado y de intercambio informativo, entre
colegas. Se impuso en turismo y se extendió a otros campos.
4
Simposios:Conferencia o reunión en que se examina y discute por los especialistas un determinado tema o
asunto
5
Coordinador:Persona que coordina un grupo de personas:
6
Dialogo: Conversación entre dos o más personas que se intercambian el turno de palabra:
Ilustración 1- seminario

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 Desayuno de trabajo:
Reuniones para tratar un tema
predeterminado. 2hs aprox. Se
intercambian ideas, dirigidas por
un modelador, es un trabajo en
equipo distendido.
 Asambleas:
Son reuniones numerosas de
personas con fines sociales, culturales o económicos. Reuniones que buscan
consenso entre las partes sobre la toma de decisiones. Asambleas
ordinarias: aprobación de 7
balances, presupuestos, etc. Asambleas
extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no está
prevista en el estatuto.
 Reuniones de 8
lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos
y servicios.
 Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o mixto.
 Acciones con la prensa.
 Participación en Ferias y Exposiciones.
7
Balances:Confrontación del activo y el pasivo para determinar el estado de un negocio
8
Lanzamiento:Acción de lanzar o arrojar una cosa:
Ilustración 2- Eventos empresariales

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ETAPAS PARA REALIZAR UN EVENTO
Diseño y cotización
Este es el estado en el que se establecen los 9
objetivos, el nombre del evento y el
mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los
anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del
evento tiene con relación a la realización de la reunión
Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo
principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento
Montaje
Disposición del equipo y los
recursos técnicos y humanos que
se utilizaran en el lugar donde se
realizará el evento.
Ejecución
Fase en la que, estando los
participantes del evento reunidos
en el mismo lugar y al mismo
tiempo, comparten las actividades
planificadas
Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los
materiales y elementos que fueron
utilizados en el evento.
9
Objetivos:Finalidad de una acción
Ilustración 3-produccion
Ilustración 4-Desmontaje

10. TECNOLO EN GESTION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La 10
Evaluación de resultados es
una de las partes más importante del post-evento. Conocer si se han cumplido,
como mínimo, los objetivos previstos y el 11
rendimiento producido con ellos.
Post-evento
12
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que
ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirán
a) Documentación
b) Fotografías
c) montajes de videos
10
Evaluación:valoración de una cosa:
11
Rendimiento:Producto o utilidad que rinde o da una persona o cosa
12
Recopilación:Colección de escritos diversos