El documento describe los principios clave para el seguimiento y control de proyectos, incluyendo la importancia de priorizar acciones y establecer objetivos, metas e indicadores medibles. Explica cómo administrar los recursos del equipo de proyecto, gestionar compromisos a través de reuniones de seguimiento y actas, y controlar el avance mediante herramientas como el diagrama de Gantt. También cubre la gestión del cambio para asegurar que se obtengan los resultados deseados.
2. CONTEXTO
¿Por qué seguimiento de proyectos?
son cortos y es necesario organizarse para
alcanzar a terminarlos bien.
Hay una percepción que muchos de los
proyectos no son capaces de traducirse en
resultados concretos, con mejoras perdurables
para los Servicios.
4. HACIA UNA INGENIERÍA DE PROYECTOS
Estrategia
Priorización de acciones
Modelo Resultado > Objetivo > Meta
Administración de los recursos
Equipo de proyecto
Gestión de los compromisos
Promesas
Reuniones de seguimiento
Acta de acuerdos y compromisos
Control de avance
Carta Gantt
Hitos y puntos de control
Seguimiento de resultados
Gestión del cambio
6. PRIORIZAR Y EVALUAR PROYECTOS:
FACTIBILIDAD V/S IMPACTO
ALTA
Factibilidad de
implementación
BAJA
BAJO ALTO
Impacto
Zona 2 Zona 1
Zona 3 Zona 2
7. MODELO ROM
RESULTADOS > OBJETIVOS > METAS
Resultados Objetivos Metas
• ¿Qué resultados
tienen que obtenerse
para satisfacer los
requerimientos?
• ¿Qué objetivos
deben cumplirse para
evaluar
satisfactoriamente
cada uno de esos
resultados?
• ¿Qué indicadores
deben emplearse
para evaluar el
cumplimiento de los
objetivos?
• ¿Cuáles son los
estándares para
cada uno de estos
indicadores?
• ¿Qué tolerancia
podemos aceptar?
8. GESTIÓN DE LOS COMPROMISOS:
REUNIONES DE SEGUIMIENTO
Planificación
Periodicidad de las reuniones
Preparación de las reuniones
Temas a tratar
Duración de la reunión Pauta de la reunión
Asistentes
Roles
Moderador
Secretario
Administrador del tiempo
Seguimiento
Acta de acuerdos y compromisos
9. GESTIÓN DE LOS COMPROMISOS:
ACTA DE ACUERDOS Y COMPROMISOS
Acuerdos
Declaración que condiciona las acciones futuras
“Rayado de Cancha”
No involucra acciones específicas a desarrollar
Compromisos
Acción específica y concreta que debe ser desarrollada
Acción
Responsable
Plazo
Condiciones de satisfacción
10. CONTROL DE AVANCE:
CARTA GANTT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Constituir equipo que abordará el proyecto
Comunicar a los involucrados
Diseñar actividades de campaña en detalle
Identificar principales áreas compradoras
Identificar principales proveedores de cada área
Definir actividades de difusión
Ejecutar campaña de difusión
Comunicar por escrito
Solicitar consultas
Reunión organizada por el servicio
Monitorear resultados de la campaña
Definir esquema de control (azar, teléfono)
Definir contraparte interna y coordinación DAE
Revisar consistencia de las incorporaciones
Areas controlan a sus proveedores críticos
Hacer seguimiento en primeras licitaciones
SEMANAS
ACTIVIDADES
Proyecto adopción de proveedores
11. CONTROL DE AVANCE:
SEGUIMIENTO DE RESULTADOS
Asociar Indicadores que reflejen el grado de
obtención de resultados
Evaluar los tiempos y la dificultad de los
cambios
Establecer una gradualidad en la obtención
de los resultados
Definir fuentes de información, herramientas
y metodología para la definición de
indicadores
Elaborar plan de seguimiento
12. Cómo asegurar que se
Obtendrán resultados
Cómo alinear a la organización
en pos de los objetivos del
proyecto
Cuáles son los pasos a
seguir para desarrollar el
proyecto
Cómo manejar la
resistencia y objeciones
del personal
Cómo evaluar el avance
del proyecto
GESTIÓN DEL CAMBIO
Directivos / Jefaturas Personal afectado
Temor a quedarse sin empleo
No se resuelven los
problemas que el
cambio les está
generando
No entienden las nuevas prácticas
ni cómo afectan su trabajo
No saben aprovechar
las
Nuevas herramientas
