Este documento presenta una introducción a la gestión de proyectos. Explica que los procesos de dirección de proyectos se dividen en cinco grupos: iniciación, planificación, ejecución, supervisión y control, y cierre. Describe cada grupo de procesos y sus entradas y salidas. Además, detalla los ocho componentes clave de la planificación de un proyecto: alcance, cronograma, costos, calidad, personal, comunicaciones, riesgos y adquisiciones.

1. Gestión de Proyectos
Prof. Martín Portugal Orejuela

2. DIRECCION DE PROYECTOS
Grupos de Procesos de la Dirección de
Proyectos
Procesos de
Procesos de
IIniciación
niciación
Procesos de
Procesos de
Planeamiento
Planeamiento
Procesos de
Procesos de
Supervisión y
Supervisión y
Control
Control
Procesos de
Procesos de
Ejecución
Ejecución
Procesos de
Procesos de
Cierre
Cierre

3. Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Grupo de Procesos de Iniciación
Grupo de Procesos de Planificación
1. El alcance (estructura analítica del proyecto)
2. El cronograma (tiempos)
3. Los costos
4. La calidad
5. El personal
6. Las comunicaciones
7. Los riesgos
8. Las adquisiciones
Grupo de Procesos de Ejecución
Grupo de Procesos de Control
Grupo de Procesos de Cierre

4. GRUPOS DE PROCESOS DE
LA DIRECCION DE
PROYECTOS

5. Proceso
Un
proceso es un conjunto de acciones y
actividades interrelacionada que se llevan
a cabo para alcanzar un conjunto
previamente especificado de productos,
resultados y servicios.
El equipo de proyecto es el encargado de
ejecutar cada proceso.
Los procesos se pueden ejecutar varias
veces

6. Tipos de procesos
 Los
procesos de la dirección de proyectos.
◦ Son comunes a la mayoría de proyectos.
◦ Se relacionan porque son integradores.
◦ Tienen el propósito de iniciar, planificar, ejecutar,
supervisar, controlar y cerrar un proyecto.
◦ Interactúan en relación a los alcances, costos y
cronograma del proyecto (áreas de conocimiento).
 Los procesos de orientados a producto.
◦ Especifican y crean el producto del proyecto.
◦ Se definen por el ciclo de vida del proyecto.

7. Grupos de proceso
 Son
cinco grupos de procesos.
 Son independientes del área de aplicación y de la
industria.
 Tienen dependencias claras y se llevan a cabo siguiendo
la misma secuencia en cada proceso.
 Los procesos componentes se pueden repetir (volver a
ejecutar) antes de concluir el proyecto.
Grupos de
procesos
Proceso
Externo al
proceso
Flujo del
proceso

8. Grupos de Procesos
de la Dirección de Proyectos
 Los
procesos de la dirección de proyectos se dividen en cinco
grupos de proceso.
Proceso de seguimiento y control
Procesos de
planificación
Procesos
de cierre
Procesos
de iniciación
Procesos de
ejecución

9. Grupos de Procesos
1.
2.
3.
4.
5.
Grupo de procesos de iniciación. Define y autoriza el proyecto
y una fase del mismo.
Grupo de procesos de planificación. Define y refina los
objetivos y planifica el curso de acción requerido para lograr
los objetivos y el alcance pretendido en el proyecto.
Grupo de procesos de ejecución. Integra a las personas y otros
recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para
el proyecto.
Grupo de procesos de seguimiento y control. Mide y supervisa
el avance a fin de identificar variaciones en el plan del proyecto
y tomar las medidas.
Grupo de procesos de cierre. Formaliza la aceptación del
producto y termina el proyecto y una fase del mismo.

10. Grupos de Procesos
Nivel de esfuerzo
procesos de ejecución
procesos
de
iniciación
procesos de
planificación
procesos
de cierre
seguimiento
y control
Fase de Inicio
Tiempo
Fase de Término

11. Grupos de Procesos
Procesos de
Procesos de
Iniciación
Iniciación
Procesos de
Procesos de
Planeamiento
Planeamiento
Procesos de
Procesos de
Supervisión y
Supervisión y
Control
Control
Procesos de
Procesos de
Ejecución
Ejecución
Procesos de
Procesos de
Cierre
Cierre

12. GRUPO DE PROCESOS DE
INICIACION
Procesos de
Procesos de
Iniciación
Iniciación
Procesos de
Procesos de
Planeamiento
Planeamiento
Procesos de
Procesos de
Supervisión y
Supervisión y
Control
Control
Procesos de
Procesos de
Ejecución
Ejecución
Procesos de
Procesos de
Cierre
Cierre

13. Grupo de Procesos de Iniciación
Autorizan
la ejecución formal del proyecto o
una fase del mismo.
Por lo general se realiza fuera de los ámbitos
de control del proyecto.
Se inicia con la documentación de las
necesidades o requisitos de la organización.
La viabilidad se realiza a través de un proceso
de evaluación de alternativas.
Se establece la definición de los objetivos del
proyecto

14. Procesos de Iniciación

15. Procesos de Iniciación
Entradas
 Descripción del
Producto
 Plan Estratégico
 Criterios de selección
del proyecto
 Información histórica
Salidas
 Acta de constitución
del proyecto
 Enunciado del
alcance del proyecto
 Jefe de Proyecto
asignado
 Restricciones
 Supuestos

16. Grupo de Procesos de Iniciación
Los
proyectos son un medio para organizar
actividades que no pueden ser abordadas dentro de los
límites operacionales normales de la organización
Los
proyectos frecuentemente son utilizados como un
medio para lograr el plan estratégico de una
organización, sea mediante un equipo de proyecto
formado por funcionarios de la organización o
mediante un servicio contratado

17. Procesos de Iniciación
Los
proyectos son típicamente autorizados como
resultado de una de las siguientes situaciones:
◦
◦
◦
◦
◦
La demanda del mercado
Una solicitud de un cliente
Un avance tecnológico
Un requisito legal o regulatorios
Una necesidad social
La
Necesidades del
negocio
Problema u
oportunidad
alta gerencia precisa y decide cómo responder a
estos estímulos y cuales proyectos deben ser
autorizados

18. Objetivo del Proyecto
Describir
lo que el proyecto debe hacer
o producir.
Debe
◦
◦
◦
◦
◦
seguir la regla SMART
Specific (específico)
Measurable (medible)
Accurate (exacto)
Realistic (realista)
Time bounded (limitado en el tiempo)

19. Ejemplo
Ejemplo 1
Construcción
de depósitos para el almacenamiento.
Construcción de 5 depósitos para el almacenamiento en
8 meses con un proyección de inversión de USD
60,000.
Ejemplo 2
Aumento
de la capacidad de Comedor Central de la
PUCP.
Aumento de la capacidad del comedor Central de la
PUCP de 1600 a 3000 raciones para inicios del 2012
año invirtiendo USD 250,000.

20. Procesos
 Desarrollar
el acta de constitución del proyecto.
◦ Relacionado con la autorización del proyecto, o en múltiples
fases con una fase del proyecto.
◦ Se documenta la necesidad del nuevo producto, servicio o
resultado.
 Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto (preliminar)
◦ Definición preliminar de alto nivel del proyecto usando el acta
de constitución del proyecto y otras entradas.
◦ Aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los
productos entregables, los requisitos de los productos, los
límites de los proyectos, los métodos de aceptación y control
de alcance de alto nivel

21. Acta de constitución del proyecto
 Es
publicado por el director/gerente (patrocinador) con
autoridad formal en la estructura organizacional.
 Reconoce y autoriza formalmente la existencia del proyecto.
 Designa al gerente del proyecto y le concede autoridad formal
para usar recursos en la actividades del proyecto
 Identificar los límites de reporte y atribuciones para el gerente
de proyecto.
 Hace referencia a:
◦ las necesidades del negocio
◦ El alcance del producto o servicio a entregar
◦ Los beneficios para la organización
 Debe tener amplia publicidad en la organización

22. Enunciado del alcance del proyecto














Objetivos del proyecto y del producto
Requisitos y características del producto o servicio
Criterios de aceptación del producto
Límites del proyecto
Requisitos y productos entregables del proyecto
Restricciones del proyecto
Asunciones del proyecto
Organización inicial del proyecto
Riesgos iniciales definidos
Hitos del cronograma
EAP inicial
Estimación de los costos en orden de magnitud
Requisitos de gestión de la configuración del proyecto
Requisitos de aprobación

23. Premisas
 Es
algo que se asume como verdadero para el proyecto.
 Son condicionantes para la ejecución del proyecto conforme a la
planeación.
 Si una premisa no es confirmada es preciso revisar el
planeamiento del proyecto.
 Una premisa debe ser específica, precisa y clara.
 Las premisas deben ser validadas por los stakeholders y
resguardan al gerente de proyectos.
 Ejemplos
◦ Un analista de sistemas debe estar disponible el 1º/febrero
◦ Cambios adicionales deben ser asumidos por el contratante
◦ Cada albañil hace 20 metros lineales por día
◦ El tipo de cambio en el año será de 2.85 soles por dólar

24. Restricciones
Son
hechos concretos que limitan las opciones
del equipo de proyecto.
Tiempo
alcance
Costo
 Ejemplos
La triple
restricción
◦ El proyecto debe estar operativo a fines del 2012
◦ Los límites de gasto son USD 2´150,000
◦ Todos los productos deben atender a las especificaciones de
la norma ISO XXXXX

25. GRUPO DE PROCESOS DE
PLANIFICACION
Procesos de
Procesos de
Iniciación
Iniciación
Procesos de
Procesos de
Planeamiento
Planeamiento
Procesos de
Procesos de
Supervisión y
Supervisión y
Control
Control
Procesos de
Procesos de
Ejecución
Ejecución
Procesos de
Procesos de
Cierre
Cierre

26. Grupo de Procesos de Planificación
Permite
planificar y gestionar el proyecto
Ayuda a recoger la información de varias
fuentes de diverso grado de completitud
y confianza
Es un proceso iterativo de control y
mejora continua.
Definen la línea base del proyecto a
partir del cual controlar el avance del
proyecto.
Define el plan de gestión del proyecto.

27. Procesos de Planificación

28. Procesos de Planificación
Entradas
 Acta de constitución
 Enunciado del alcance del
proyecto preliminar
Plan de
Gestión del
Proyecto
Salidas
 Plan de Gestión del Alcance
 Plan de Gestión del
cronograma
 Plan de Gestión de costos
 Plan de Gestión de calidad
 Plan de Gestión de personal
 Plan de Gestión de las
comunicaciones
 Plan de Gestión de riesgos
 Plan de Gestión de las
adquisiciones

29. Plan de Gestión del Proyecto
1.
2.
Plan de
Gestión del
Proyecto
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Plan de Gestión del alcance
Plan de Gestión del
cronograma
Plan de Gestión de costes
Plan de Gestión de calidad
Plan de Gestión de personal
Plan de Gestión de las
comunicaciones
Plan de Gestión de riesgos
Plan de Gestión de las
adquisiciones

30. Grupo de procesos de planificación
Planear
es definir y refinar los
objetivos a lograr y trazar el
camino necesario para
alcanzarlos
Muchos caminos llevan a Roma.
El objetivo del planeamiento es
encontrar el mejor (el más corto,
de menor costo y de menor
trabajo)

31. ¿Qué planificar?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
El alcance (estructura analítica del
proyecto)
El cronograma (tiempos)
Los costos
La calidad
El personal
Las comunicaciones
Los riesgos
Las adquisiciones

32. AL TI CO CA RH CM RI AD
1. Planeación del Alcance
alcance
del producto.
◦ Aspectos y funciones que caracterizan un
producto o servicio.
◦ Se mide contra los requisitos del producto
alcance
del proyecto.
◦ El trabajo que debe ser hecho con la
finalidad de obtener el producto de
acuerdo con las especificaciones.
◦ Se mide contra el plan del proyecto.

33. AL TI CO CA RH CM RI AD
2. Planeamiento del Tiempo
Incluir
todos los procesos necesarios para
planear cómo concluir el proyecto en un
determinado plazo.
Incluye:
◦
◦
◦
◦
◦
◦
Definición de las actividades
Secuenciación de las actividades
Estimación de recursos para cada actividad
Estimación de la duración de cada actividad
Desarrollo del cronograma de trabajo.
Control del cronograma

34. AL TI CO CA RH CM RI AD
3. Planeamiento de Costo
Involucra
planear los costos asociados a
la realización de los trabajos y la forma de
controlarlos.
Tiene
como objetivo garantizar que el
capital disponible será suficiente para
obtener todos los recursos necesarios
para que se ejecuten los trabajos del
proyecto.

35. AL TI CO CA RH CM RI AD
4. Planeamiento de la Calidad
El
objetivo es garantizar que el proyecto se concluya
dentro de las cualidades deseadas, garantizando la
satisfacción de las necesidades de los interesados.
La
calidad es el grado en que un conjunto de
características inherentes satisface los requisitos.

36. AL TI CO CA RH CM RI AD
5. Planeamiento de RRHH
Involucra
identificar, documentar y
designar las funciones, las
responsabilidades y las relaciones
jerárquicas del proyecto.

37. 6. Planeamiento de las
Comunicaciones
Incluye
AL TI CO CA RH CM RI AD
los procesos necesarios para asegurar la
generación, recopilación, distribución,
almacenamiento, recuperación y disposición
final oportuna y apropiada de la información del
proyecto.
Involucra determinar las necesidades de
información y de comunicaciones de los
stakeholders
Ellos precisan que la información, cuándo será
producida, quién la producirá y cuándo

38. AL TI CO CA RH CM RI AD
7. Planeamiento de Riegos
Incluye
los procesos relacionados con la
planificación, identificación, análisis, respuestas,
seguimiento, control de los riesgos.
Se pretende aumentar la probabilidad e impacto
de los eventos (+) y reducir la probabilidad e
impacto de los eventos (-)
Los riesgos en los proyectos se presentan por
la no certeza de ciertos eventos.
Involucra la anticipación y el tratamiento de los
riesgos del proyecto.

39. 8. Planeamiento de las
Adquisiciones
Incluye
AL TI CO CA RH CM RI AD
los procesos para comprar y
adquirir los productos, servicios o
resultados necesarios fuera del equipo de
proyecto para realizar el trabajo.
La organización puede ser la compradora
o la vendedora del producto.
Incluye los proceso de gestión de
contratos y control de cambios.

40. GRUPO DE PROCESOS DE
EJECUCION
Procesos de
Procesos de
Iniciación
Iniciación
Procesos de
Procesos de
Planeamiento
Planeamiento
Procesos de
Procesos de
Supervisión y
Supervisión y
Control
Control
Procesos de
Procesos de
Ejecución
Ejecución
Procesos de
Procesos de
Cierre
Cierre

41. Grupo de Procesos de Ejecución
Administra
los procesos de ejecución del
proyecto.
Se compone de los procesos utilizados para
desarrollar el trabajo definido en el plan de
gestión del proyecto a fin de cumplir con los
requisitos del proyecto.
Este grupo de procesos implica coordinar
recursos y personas, así como integrar y
realizar las actividades del proyecto.

42. Procesos de Ejecución

43. Procesos de Ejecución
Entradas
 Plan de gestión del
proyecto (PGP)
Salidas
 Productos entregables
 Cambios solicitados
 Solicitudes de cambio implementadas
 Acciones correctivas implementadas
 Acciones preventivas implementadas
 Reparación de defectos
implementada
 Información sobre el rendimiento del
trabajo

44. GRUPO DE PROCESOS DE
CONTROL
Procesos de
Procesos de
Iniciación
Iniciación
Procesos de
Procesos de
Planeamiento
Planeamiento
Procesos de
Procesos de
Supervisión y
Supervisión y
Control
Control
Procesos de
Procesos de
Ejecución
Ejecución
Procesos de
Procesos de
Cierre
Cierre

45. Grupo de Procesos de Control
Se
compone de aquellos procesos realizados para
observar la ejecución del proyecto de forma que se
pueda identificar los posibles problemas
oportunamente y adoptar las acciones correctivas,
cuando sea necesario.
El rendimiento del proyecto se observa y mide
regularmente.
Incluye controlar los cambios y recomendar las
acciones preventivas como anticipación a posibles
problemas.

46. Procesos de Control

47. Procesos de Control
Salidas
Entradas
 Productos entregables
 Cambios solicitados
 Solicitudes de cambio
implementadas
 Acciones correctivas
implementadas
 Acciones preventivas
implementadas
 Reparación de defectos
implementada
 Información sobre el
rendimiento del trabajo










Solicitudes de cambio aprobadas –
rechazadas
Acciones correctivas aprobadas – rechazadas
Reparación de defectos recomendada –
aprobada - validada
Actualización al PGP
Actualización de alcances
Acciones preventivas recomendadas
Acciones correctivas recomendadas
Informes de rendimiento
Proyecciones
Productos entregables aprobados

48. GRUPO DE PROCESOS DE
CIERRE
Procesos de
Procesos de
Iniciación
Iniciación
Procesos de
Procesos de
Planeamiento
Planeamiento
Procesos de
Procesos de
Supervisión y
Supervisión y
Control
Control
Procesos de
Procesos de
Ejecución
Ejecución
Procesos de
Procesos de
Cierre
Cierre

49. Grupo de procesos de cierre
Incluye
los procesos utilizados para:
◦ Finalizar formalmente todas las actividades del
proyecto o una fase del proyecto
◦ Entregar el producto terminado a terceros
◦ Cerrar un proyecto cancelado
Verifica
que los procesos definidos se
completan dentro de todos los grupos de
procesos para cerrar el proyecto o una
fase del proyecto
Fin formal del proyecto

50. Procesos de Cierre

51. Procesos de Cierre
Entradas
 Productos entregables
aprobados
 Procedimiento de cierre
administrativo
 Procedimiento de cierre
de contratos
Salidas
 Producto, servicio o
resultado final
 Actualización de: Activo
de los procesos de la
organización