Quipux es un sistema de gestión documental. El sistema fue modificado a partir del sistema de gestión documental ORFEO, el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaria de Informática del Ecuador efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión documental de las entidades de la Administración Pública Central. Su uso se ha difundido en el Estado Ecuatoriano. La Comunidad Quipux es una asociación de personas que han hecho causa común para fomentar el desarrollo social y económico alrededor de Quipux.

1. I. MUNICIPIO DE LOJA
Dirección de Informática
Unidad de Tecnología
Sistema de Gestión
Documental
www.quipux.org
Milton R. Canuza Romero
E-mail: microm78@gmail.com / Blog: http://microm.wordpress.com / Web:www.mc-management.org

2. ¿Qué es Quipux ?
QUIPUX es un servicio web que la Subsecretaría
Informática de la Presidencia de la República, ahora
implementado en el I. Municipio de Loja.
Permite el registro, control, circulación y organización
de los documentos digitales y/o físicos que se envían y
reciben en una organización (correspondencia).

3. Situación Actual
Envío y Recepción de Memos, Circulares y Oficios entre
Unidades y Direcciones

4. Situación Actual
EFECTOS:
● Traspapelado de documentos
● Tiempo entrega
● Dependencia del Mensajero
● Archivo físico en cada área
● Exceso uso de material
Deficiencias

5. IMPLEMENTANDO QUIPUX
D ir e c c ió n X
Q U I IP U X
QU PUX
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
U n id a d A
Unidad A Dirección X Dirección Y
Doc.
Doc. Doc.
Doc. Doc.
Doc.
D ir e c c ió n Y
Enviados
Enviados Enviados
Enviados Traslad.
Traslad.

6. IMPLEMENTANDO QUIPUX
BENEFICIOS:
● Acceso Web,
● Interconectado con las dependencias municipales
(Direcciones, Unidades y distritos)
● Firma Digital (seguridad) inviolabilidad de la información
● Tiempo de entrega y recepción inmediata
● Cero Papeles
● Ahorro de espacio físico, costos operativos, costo de
recursos
●Agilita la gestión de documentos en el sector público

7. FUNCIONALIDAD
Creación, Envió, Almacenamiento, recuperación y
clasificación de documentos y anexos
Creación compartida de documentos, flujo de documentos
de acuerdo al orgánico regular
Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadan@s)
a los documentos de la institución
Reportes estadísticos de documentos creados y enviados,
tramitados, pendientes, archivados y reasignados
Seguridad y auditoria a través de usuarios, perfiles y
archivos de auditoria, Firma Digital de documentos
generados

8. ARQUITECTURA
Ciudadan@s
Municipio
Direcciones /
unidades
IN T R A N E T
IN T R A N E T
Distritos
G e n e ra d o r P D F
B ase de CÓDIGO
CÓDIGO
D a to s
P o s tg re s
PHP
PHP F ir m a D ig ita l
S e r v id o r d e
A p lic a c io n e s
D o c u m e n to s APLICACIONES
G e n e ra d o s

9. REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
● Acceso a Internet
● Navegador de Internet Mozilla Firefox 3
● Conocimientos básicos de manejo de correo electrónico
● Cuenta de Correo Electrónico

10. SEGURIDAD
● Accesos por roles
● Cuentas Auditables
● Usuario Administrador control y seguridad del sistema
● Seguridades Servidor (Firewall)

11. PANTALLAS
Ingreso al Sistema

12. PANTALLAS
Nuevo Documento
Destinatarios

13. PANTALLAS
Administración
1
3
2

14. PANTALLAS
Envió y firma de los documentos

15. DOCUMENTOS QUE SE GENERAN
EN EL MUNICIPIO DE LOJA
Unicamente en las siguientes dependencias
● Dirección de Informática
● Comisaría de Ornato
● Comisaria de Higiene
● Dirección Administrativa
● Dirección de Recursos Humanos
● Gestión Ambiental
● Gestión Económica D o c u m e n to s
G e n e ra d o s
Desde el 05 de enero,
hasta la presente
fecha

16. GASTO ESTIMADO
DIRECCIÓN MEM. OFIC. CIRC. TOTAL P. UTIL. COSTO
Dirección de Informática 76 136 212 636 $ 12.72
Comisaría de Ornato 178 207 385 1155 $ 23.1
Comisaria de Higiene 184 300 6 490 1470 $ 29.4
Dirección Administrativa 186 291 477 1431 $ 28.62
Dirección de Recursos 37 590 70 697 2091 $ 41.82
Humanos
Gestión Ambiental 202 343 545 1635 $ 32.7
Gestión Económica 0 255 255 765 $ 15.3
TOTAL 863 2122 76 3061 9183 $ 183.66
Datos tomados al 21 de abril 2010,secretarias de las dependencias
AHORRO UTILIZANDO QUIPUX
89 Dependencias $ 16,345.74
registradas

17. “La actual revolución NO es tecnológica,
sino un cambio de mentalidad.” (Anónimo)
....Gracias
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