Este documento describe los beneficios ambientales y económicos de la implementación de trámites electrónicos en el gobierno uruguayo. Actualmente, las agencias gubernamentales generan grandes cantidades de papel y residuos al año para procesar trámites de forma física. La implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos como ApiaDocumentum puede reducir los costos a la mitad, ahorrar recursos como papel, agua y combustible, y mejorar la eficiencia y transparencia del gobierno. Sin embargo,

1. Gobierno Electrónico & Medio Ambiente
Ing. Matías R. Rodríguez
rrodriguez@st.com.uy

2. • Agenda
1 Introducción
2 Información General
3 Ventajas de los Trámites Electrónicos
4 ApiaDocumentum
5 Preguntas de los presentes

3. • Introducción
• ¿En qué consiste la tramitación pública?
• Decreto 500
• Conceptos generales:
• Inciso
• Unidad Ejecutora
• Forma Documental
• Actuación
• Carpeta
• Ciclo de vida de las Formas Documentales.

4. • Información General
• 150 Unidades Ejecutoras con necesidad de
implementar soluciones de trámites
electrónicos.
• Cada U.E. genera 20.000 trámites por año.
• Cada Forma Documental (en promedio):
• 10 actuaciones (40 hojas/folios)
• Anualmente se generan:
• 120 millones hojas
• Se archivan 3 millones de carpetas

5. • Información General
• Desde el punto de vista ambiental los 120
millones de hojas equivalen:
• 600 toneladas de papel
• 10 mil árboles que absorberían dióxido de carbono
(CO2) que genera una población de 25 mil
personas
• Para fabricar el papel se gastan:
• 300 toneladas de combustible
• 9 millones de litros de agua
• Se estima un costo anual de 100 millones de
dólares en estos rubros.

6. • Ventajas de la Tramitación Electrónica
• El costo se reduce a la mitad.
• El costo ambiental es mucho menor.
• Las Formas Documentales:
• Mejora la transparencia
• Aumenta la eficiencia (disminuye tiempos y costos de transporte)
• Seguridad (no se destruyen)
• Localización (no se pierden)
• Permite mejorar la gestión y calidad en los servicios
brindados por los Organismos.

7. • ApiaDocumentum
• ApiaDocumentum es un Gestor Documental que implementa
una solución a Expediente Electrónico.
• Un sistema de Gestión Electrónica de Expedientes tiene como
cometido básico la gestión de Expedientes, documentos y flujos
de trabajo, soportado electrónicamente y eliminando el
soporte papel.
• El ámbito de aplicación son todas las fuentes de atención que
integre la Organización con el objetivo de mejorar la calidad del
servicio y la democratización de la información.

8. • ApiaDocumentum
• Implementado en:
• Producción: MIEM, INAU, AGESIC, INC, BCU, TCR, URSEC y M. Interior.
• Próximos: INE, MTOP, MTSS, BPS y AIN.
• El sponsor de la herramienta para el estado es AGESIC (Agencia
de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información).

9. • ApiaDocumentum
• La realidad de las implementaciones en los Organismos:
• Mayor tiempo en la gestión del cambio cultural que en relevamiento e
implementación de la herramienta.
• Nivel de manejo de herramientas informáticas es bajo.
• Firma Digital vs. Firma Autógrafa.
• Sensación de mayor control en usuarios finales.
• En conclusión, el proyecto pasa de ser un proyecto de
implantación Informático a uno de gestión de cambio cultural.

10. • Preguntas de los presentes