Este documento describe el contexto organizacional para administrar bases de datos. Explica que las bases de datos apoyan la toma de decisiones en la organización y el manejo del conocimiento. También diferencia los roles del administrador de datos, que se enfoca en el nivel gerencial, y el administrador de bases de datos, que se enfoca en la implementación técnica. Además, explica el ciclo de vida de la información y cómo el valor de los datos cambia a lo largo del tiempo.

1. Contexto organizacional para administrar bases de datos. 1
UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTOBAL DE HUAMANGA
FACULTAD DE INGENIERIA DE MINAS GEOLOGIA Y CIVIL
ESCUELA DE FORMACION PROFESIONAL DE INGENIERIA DE
SISTEMAS
CURSO: ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS
PROFESOR: Ing. HUBNER JANAMPA PATILLA.
TEMA: Contexto organizacional para administrar bases de datos.
ALUMNOS:
 Cristian Doménico Centeno Guzmán.
 Miroslaf Duran Araujo.
 Friedman Santos Valencia.
 William Espinoza Gutierrez.
SERIE: 400-I.
Ayacucho - 2010

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A nuestros padres por el apoyo que nos dan
en cada momento de nuestras vidas.

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Introducción:
Entender el contexto donde se desarrollan las bases de datos es de vital importancia para la
organización porque gracias a este entendimiento sabremos qué datos son necesarios para
nuestra organización; estos datos que se mantienen, nos darán reportes en distintos niveles de
detalles y refinamiento para los distintos niveles de nuestra organización, teniendo en cuenta
la información que contiene, y el conocimiento que generara para la adecuada toma de
decisiones, y así proveer data de calidad y en el tiempo oportuno para la empresa; este
informe trata de plasmar de la mejor manera, la necesidad de una base de datos en las
organizaciones, como también la información y por ende el conocimiento que se genera para
poder producir decisiones provechosas para la compañía, tratamos de diferenciar los roles que
desempeñan un administrador de datos, con un administrador de bases de datos, que en
organizaciones grandes es diferenciado mientras que en las pequeñas es justificado y
desempeñado por una sola persona, todos estos factores, ayudan al nivel estratégico a tomar
buenas decisiones en el momento correcto para el bien de la organización.
Los alumnos.

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Temas:
 Apoyo de las bases de datos en la toma de decisiones.
 Administración de los recursos de información para el manejo del
conocimiento.
 Responsabilidad de los administradores de datos y los administradores de
bases de datos.
Objetivos:
 Conocer el ámbito e implicancias del contexto sobre las bases de datos.
 Diferenciar los roles de Administrador de Datos y Administrador de Base de
Datos.
 Conocer el típico ciclo de vida de la información en una organización.

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Fundamento Teórico.
1. APOYO DE LAS BASES DE DATOS EN LA TOMA DE DECISIONES.
Las bases de datos soportan las operaciones de negocios y la toma de decisiones
administrativas en distintos niveles. La mayoría de las grandes organizaciones han
desarrollado diversas bases de datos operacionales. Para ayudar a manejar los
negocios con eficiencia. Las bases de datos operacionales soportan en forma directa
las principales funciones como procesamiento de pedidos, manufacturas, cuentas por
pagar y distribución de pedidos. Las razones para invertir en una base de datos es
operacional casi siempre son un rápido procesamiento, mayores volúmenes de
negocios y un reducido costo de personal.
Una base de datos operacional es:

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Conforme las organizaciones logran mejorar su operación, empiezan a darse cuenta
del potencia de toma de decisiones de sus bases de datos. Las bases de datos
operacionales ofrecen la materia prima para la toma de decisiones administrativas,
como se ilustra en la figura 01, la gerencia de bajo nivel puede obtener reportes de
excepciones y problemas directamente de bases de datos operacionales. Sin embargo
es preciso agregar mayor valor con el fin de aprovechar las bases de datos
operacionales para la gerencia media ya alta. Es necesario limpiar, integrar y resumir
las bases de datos operacionales con el objeto de proporcionar valor para la toma de
decisiones tácticas y estratégicas.
La integración se vuelve necesaria porque a menudo las bases de datos operacionales
se desarrollan en forma aislada, sin considerar las necesidades de información para la
toma de decisiones tácticas y estratégicas. La baja gerencia se ocupa de ocupa de
problemas a corto plazo relacionados con transacciones individuales. Los resúmenes
periódicos de bases de datos operacionales y los reportes de excepciones ayudan a la
gerencia operativa. La gerencia media quiera integrar los datos en distintos
departamentos, plantas y manufacturas y tiendas detallistas. La alta gerencia necesita
integrar los datos de modo que sea posible llevar un registro de clientes, productos y
proveedores y otras entidades importantes en toda la organización, además es
necesario reunir los datos externos e integrarlos con los datos internos.
2. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN PARA EL MANEJO DEL
CONOCIMIENTO
La filosofía de la administración de recursos de información surge como respuesta a los
desafíos del aprovechamiento de las bases de daros operacionales y la tecnología de la
información para la toma de decisiones administrativas, que comprende
procesamiento, distribución e integración de la información en toda la organización.
Un elemento clave de la administración de recursos de información es el control de los
ciclos de vida de la información.

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2.1 GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIÓN
Uno de los aspectos vitales para las organizaciones es la gestión adecuada de su
información. No hay ninguna duda de que la importancia y vigencia de los datos e
información van cambiando en el tiempo, variando así su criticidad, lo que trae como
resultado que se deban adoptar medidas para evitar el caos. Hoy en día, el concepto
de la Gestión del Ciclo de vida de la Información (Information Lifecycle Management o
ILM) se ha convertido en un requerimiento básico para una correcta gestión y
administración de su información, lo cual, si se realiza adecuadamente, genera un
impacto dramáticamente positivo para la organización.
La misión de las tecnologías de la información ha sido siempre ayudar a las empresas a
maximizar el valor de su información al coste más ajustado. Para alcanzar este objetivo
es necesario: ofrecer un conocimiento nuevo y más profundo del valor de la
información, organizarla en función de su criticidad para el negocio y construir la

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infraestructura de gestión de la información necesaria para trasladar este valor al
negocio de forma simple, fiable a un coste ajustado.
Es así como nace el próximo hito en almacenamiento: la “Gestión del Ciclo de Vida de
la Información” (ILM).
Para lograr una correcta Gestión del ciclo de Vida de la Información, se debe:
 Conocer y clasificar los tipos de datos de una organización y su importancia para
el negocio.
 Desarrollar políticas de acceso, protección y seguridad de la información según los
objetivos del negocio, las regulaciones o cumplimiento de normativas o leyes y de
acuerdo a los esquemas de retención de la información.
 Establecer los esquemas de protección de información.
 Diseñar la arquitectura requerida.
 Implementar la arquitectura.
 Administrar.
 Realizar pruebas y actualizaciones.
No basta con agregar sistemas muy rápidos ni gran cantidad de software de
administración. Es imprescindible implantar una Gestión del Ciclo de Vida de la
Información. Con ello, las empresas se benefician, por un lado, porque sus datos se
gestionan y protegen de forma acorde a las exigencias y, por otro lado, porque se
optimizan sus necesidades de almacenamiento y acceso a bajos costes, además de
permitirle a la organización el cumplimiento de regulaciones, normativas y leyes.
2.2 EL FLUCTUANTE VALOR DE LA INFORMACIÓN
Las personas, los ecosistemas, las tecnologías e incluso negocios se mueven por ciclos
de vida, distintas fases de desarrollo desde el nacimiento pasando por la adolescencia,
madurez y declive. Es ahora cuando se comprende que la información también tiene
un ciclo de vida durante el cual su valor evoluciona, desde su nacimiento hasta el
término de su vida útil. En los negocios, el valor de la información fluctúa ligado
normalmente a los ciclos operativos de la compañía, como por ejemplo:
 Horas o días en las transacciones que generan las ventas,
 Mensuales en el tratamiento de las nóminas,

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 Anuales en los cierres de ejercicios, impuestos, o
 Eventos inesperados como una auditoria o un desastre.
Las empresas cada vez utilizan y generan mayores volúmenes de información, que han
de mantener y/o modificar (a menudo de forma impredecible) y que juegan un papel
clave en el mantenimiento y crecimiento del propio negocio. Por otra parte, están
apareciendo numerosas normativas que establecen el plazo que hay que mantener
salvaguardados los correos y otras informaciones en formato electrónico, así como el
tiempo máximo para su recuperación y puesta a disposición del organismo solicitante.
A medida que el valor de la información varía ene le tiempo, parece lógico moverla a
sistemas de almacenamiento que ofrezcan prestaciones acordes con su criticidad, con
los noveles de protección, replicación y recuperación necesarios, y, sobretodo, al coste
más bajo posible.
La automatización de la gestión de esta categorización y traspaso de la información en
función de su valía para el negocio es lo que denominamos “Gestión del Ciclo de Vida
de la Información” y busca gestionar la información de manera que soporte
completamente las necesidades de la empresa, los objetivos de negocio y los niveles
de servicio. Esto se traduce en estratificar la información y las aplicaciones que le
afectan conforme a su valor para el negocio, al tiempo que se definen políticas que
ayuden a determinar este valor y minimizar costes.

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2.3 ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO
El mayor valor de las empresas del Siglo XXI ya no viene de activos físicos como edificios,
terrenos ó maquinaria. Es el conocimiento sistematizado acerca de sus procesos,
servicios y productos lo que cada día se convierte en el activo más importante.
El éxito de las organizaciones en un mundo globalizado depende cada vez más de:
 Su capacidad de sistematizar el conocimiento.
 Entrar en un entorno de mejora continua.
 Competir en un mundo globalizado.
No basta con:
 Tener información y datos.
 Tener procesos certificados (ejemplo: ISO9000).
¿Qué es la administración del conocimiento?La administración del conocimiento
implica la conversión del conocimiento tácito (el que sabe un trabajador específico) en
explícito (conocimiento documentado y replicable) para convertirlo en un activo
estratégico de la organización.
La administración del conocimiento implica la adecuada explotación de datos e
información para transformarlos en conocimiento y entendimiento.

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Los datos y la información son todo aquello que se sabe acerca de los procesos y que
responde a preguntas como ¿qué?, ¿cuándo?, ¿cuánto?, ¿a qué hora?
El conocimiento responde a preguntas que empiezan con ¿cómo?, es decir, todo
aquello que generalmente sólo algunos miembros de la organización sabe y lo tiene en
su cabeza pero no ha sido transformado en un conocimiento explícito.
El entendimiento responde a preguntas que empiezan con ¿por qué? lo cual permite a
la organización mejorar de manera continua cuando se entienden los procesos y se
toman acciones para corregir deficiencias y promover mayor eficiencia y
productividad.
La sabiduría implica el uso adecuado de todo el aprendizaje organizacional para tomar
decisiones estratégicas a lo largo del tiempo que garanticen el mayor de los éxitos.
3. Administración de datos y administración de bases de datos
La información es uno los activos más valiosos de la empresa, es indispensable contar
con una persona -el administrador de datos- que conozca la información, y las
necesidades de la empresa en este aspecto, en un nivel gerencial superior. Así la labor
del administrador de datos es decidir en primer término cuáles datos deben
almacenarse en la base de datos, y establecer políticas para mantener y manejar los
datos una vez almacenados. El administrador de datos es por lo general, un gerente,
no un técnico. El técnico responsable de poner en práctica las decisiones del
administrador de datos es el administrador de bases de datos (DBA).
3.1 Alcance en la organización del administrador de datos y administrador de bases de
datos:

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El alcance de la actividad de la Administración de Datos es la organización completa
(empresa, institución u otro organismo), mientras que el alcance de la Administración
de Bases de Datos queda restringido a una Base de Datos en particular y a los sistemas
que los procesan. La Administración de la Base de Datos opera dentro de un marco
proporcionado por la Administración de Datos facilitándose de esta manera el
desarrollo y el uso de una Base de Datos y sus aplicaciones. Las siglas DBA suelen
utilizarse para designar tanto la función Administración de Base de Datos como al
titulo del puesto administrador de Base de Datos.
3.2 Función del administrador de datos y administrador de bases de datos:
En los distintos niveles y aplicaciones de Base de Datos existe la función DBA, aunque
varia en complejidad. Esta es más sencilla cuando se trata de una Base de Datos
Personal que cuando se refiere a una Base de Datos de grupos de trabajo, y esta a su
vez es más sencilla que en una Base de Datos Organizacional. En una Base de Datos
Personal comúnmente el mismo usuario es el Administrador de la Base de Datos; las
Bases de Datos de grupos de trabajo requieren de una o dos personas que
normalmente no se dedican a esta función de tiempo completo puesto que tienen
otras responsabilidades dentro o fuera de la organización. En las Bases de Datos
Organizacionales, que comúnmente permiten el acceso a decenas e incluso centenas
de usuarios, se requiere de un administrador de Base de Datos de tiempo completo; lo
anterior debido al alto volumen de procesos que deben desarrollarse, controlarse y
supervisarse.
Un Administrador de Base de Datos de tiempo completo normalmente tiene aptitudes
técnicas para el manejo del sistema en cuestión a demás, son cualidades deseables
nociones de administración, manejo de personal e incluso un cierto grado de
diplomacia. La característica más importante que debe poseer es un conocimiento
profundo de las políticas y normas de la empresa así como el criterio de la empresa
para aplicarlas en un momento dado.

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3.3 Responsabilidades De Los Administradores De Datos Y Los Administradores De
Bases De Datos
Como parte del control de recursos de información, han surgido nuevas
responsabilidades para la administración. El administrador de datos (DA) es un puesto
de gerencia alta o media con amplias responsabilidades en cuanto a la administración
de los recursos de información. El administrador de bases de datos (DBA) es una
función de apoyo con responsabilidades relacionadas con las bases de datos
individuales y los DBMS.
El administrador de datos ve el recurso de la información en un contexto más amplio
que el administrador de bases de datos.
El primero considera todo tipo de datos, sin importar si están almacenados en bases
de datos de relación, archivos, páginas Web o fuentes externas. Por lo general, el
administrador de base de datos considera la información almacenada en bases de
datos.
Una de las responsabilidades más importantes del administrador de datos es el
desarrollo de un modelo de datos empresariales. El modelo de datos empresariales
proporciona un patrón integrado de todas las bases de datos de una organización.
Debido a su alcance, un modelo de datos empresariales es menos detallado que las
bases de datos individuales que comprende. Este modelo se concentra en los temas
principales de las bases de datos operativas, en lugar de hacerlo en los detalles. Un
modelo de datos empresariales se puede desarrollar para la planeación de los datos
(bases de datos a desarrollar) o el apoyo a las decisiones (como integrar y resumir las
bases de datos existentes). Por lo general el administrador de bases de datos participa
en la planeación de datos y el desarrollo del modelo de datos empresariales.
Las grandes organizaciones pueden ofrecer una gran cantidad de especialización en la
administración de datos y de bases de datos. Para la administración de datos, la
especialización puede ser por tarea y entorno. En cuanto a las tareas, los

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administradores de datos se pueden especializar en la planeación en lugar del
establecimiento de políticas. En cuanto al entorno, se especializan en entornos como
el apoyo a las decisiones, el procesamiento de transacciones y los datos no
tradicionales, como imágenes, texto y video. Para la administración de bases de datos,
la especialización puede ocurrir por DBMS, tarea y entorno. Debido a la dificultad para
aprender un DBMS, por lo regular los DBA se especializan en un producto o en unos
cuantos.
La especialización por tarea casi siempre se divide en el procesamiento de
transacciones y los data warehouses.
En las pequeñas organizaciones la frontera entre la administración de datos y de bases
de datos no es muy estricta. Es probable que no existan puestos separados para
administradores de datos y bases de datos, sino que la misma persona cubra las
funciones de ambos. Conforme las organizaciones aumentan de tamaño, la
especialización casi siempre evoluciona hasta que se crean puestos separados.

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CUADRO DE RESPONSABILIDADES DE LOS ADMINISTRADORES DE DATOS Y ADMINISTRADORES
DE BASES DE DATOS
Puesto Responsabilidades
El administrador de datos y el administrador de la base de datos
son las personas o grupos de personas encargadas de gestionar
y controlar todas las actividades que tienen que ver con los
datos de la empresa y con la base de datos, respectivamente.
El administrador de datos es quien entiende los datos y las
necesidades de la empresa con respecto a dichos datos. Su
trabajo es decidir qué datos deben almacenarse en la base de
datos y establecer políticas para mantener y gestionar los datos
una vez hayan sido almacenados. Un ejemplo de tal política
ADMINISTRADOR DE DATOS
sería una que estableciera quién puede realizar qué
operaciones sobre qué datos y en qué circunstancias.
El administrador de datos juega un papel más importante que el
administrador de la base de datos en las siguientes etapas del
ciclo de vida: planificación de la base de datos, definición del
sistema, recolección y análisis de los requisitos, diseño
conceptual y diseño lógico de la base de datos. En el resto de las
etapas es donde el administrador de la base de datos tiene el
papel más importante: selección del SGBD, diseño de las
aplicaciones, diseño físico, prototipado, implementación,
conversión y carga de datos, prueba y mantenimiento.
Se encarga de desarrollar un modelo empresarial de datos,
establece estándares y políticas entre la base de datos con
respecto a los nombres, capacidad de compartir datos y la
propiedad de los datos.

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Negocia los términos contractuales con los distribuidores de
tecnología de la información.
Desarrolla planes a largo plazo para la tecnología de
información.
El DBA, a diferencia del administrador de datos, es un
profesional en procesamiento de datos:
La persona que se encarga de implementar las decisiones del
administrador de datos es el administrador de la base de datos.
Su trabajo es crear la base de datos e implementar los controles
necesarios para que se respeten las políticas establecidas por el
administrador de datos. El administrador de la base de datos es
el responsable de garantizar que el sistema obtenga las
ADMINISTRADOR DE BASES DE prestaciones deseadas, además de prestar otros servicios
DATOS técnicos.
La tarea del DBA es crear la base de datos en sí y poner en vigor
los controles técnicos necesarios para apoyar las políticas
dictadas por el administrador de datos.
El DBA se encarga también de garantizar el funcionamiento
adecuado del sistema y de proporcionar otros servicios de
índole técnica relacionados.
El DBA cuenta por lo regular con un grupo de programadores
de sistemas y otros asistentes técnicos.
El DBA es responsable primordialmente de:
 Administrar la estructura de la Base de Datos
 Administrar la actividad de los datos
 Administrar el Sistema Manejador de Base de Datos
 Establecer el Diccionario de Datos

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 Asegurar la confiabilidad de la Base de Datos
 Confirmar la seguridad de la Base de Datos
 Vigila el desempeño de las bases de datos.
 Lleva a cabo la evaluación técnica de los DBMS.
 Crea sentencias de seguridad, integridad y
procesamiento de reglas.
 Desarrolla estándares y políticas relacionadas con bases
de datos individuales y DBMS.

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Conclusiones:
 Las bases de datos operacionales prestan una importante ayuda como herramienta para la
toma de decisiones, claro previamente resuelta para alguno de los niveles de la
organización.
 La información que a diario se almacena en una base de datos operacional tiene un
respectivo ciclo de vida que se ajusta según el tipo de organización y el manejo que el
mismo hace con la información.
 Los administradores de datos, tienen una distinta función con referencia a los
administradores de bases de datos, estos mismos administradores de datos, también
pueden cumplir ambos roles, o viceversa.

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Recomendaciones:
 Siempre tener en cuenta los datos que alimentaran la base de datos de acuerdo a lo que se
dedica la organización.
 Saber diferenciar sobre los roles que se cumple tanto el Administrador de Datos, y el
administrador de la Base de datos.
 Tener conocimiento de la tecnología en el caso de los Administradores de Bases de Datos.
 Los datos e información generada por la base de datos debe de ser refinada de acuerdo al
nivel de la organización (Operativo, Táctico, Estratégico).

20. Contexto organizacional para administrar bases de datos. 20
Bibliografía:
 Procesamiento de bases de datos : fundamentos, diseño e implementación - David M.
Kroenke.
 Diseño conceptual de Bases de Datos – Carlo Batinni.
 www.wikipedia.org
 Sistema de Administración de Bases de Datos – David Krulingui.