El documento detalla las metas y actividades de una entidad para mejorar la gestión documental, administrativa y contractual. Entre las metas se encuentran intervenir documentos acumulados, elaborar políticas de gestión documental, diseñar un plan de eficiencia administrativa y cero papel, y adelantar procesos contractuales requeridos.

1. 1.1. Organizar técnica y archivísticamente documentos de conservación total
del fondo documental acumulado de la entidad, aplicando las Tablas de
Valoraxión Documental
Intervenir 300 metros lineales del fondo documental acumilado de la Unidad, de
acuerdo con el plan de trabajo aprobado.
Número de metros lineales intervenidos 10% Entidad
1.2. Realizar transferencioa documental a la Superintendencia d ela Economía
Solidaria frente a las series documentales relacionadas con inspección,
control y vigilancia.
Transferir 322 metros linealaes de las series documentales relacionadas
con inspección, control y vigilancia.
Número de metros lineales transferidos 5% Entidad
2.1. Asesorar y capacitar a los servidores públicos de La Entidad en
proceso de transferencia documental.
64 servidores públicos capacitados en transferencia documental.
Número de servidores públicos
capacitados
2% Entidad
2.2. Recibir las transferencias documentales de las áreas de la entidad. 17 transferencias documentales realizadas
Número de transferencias documentales
recibidas
3% Entidad
2.3 Elaborar y socializar la política de gestión documental de la Entidad 1 política elaborada y socializada
Número de políticas elaboradas y
socializadas
5% Entidad
3.1. Diseñar el plan de eficiencia administrativa y cero papel 1 plan de eficiencia administrativa y cero papel diseñado 1 política diseñada. 3% Entidad
3.2.Capacitar a los funcionarios en la implementación de la política de
cero papel.
Dos actividades de socialización de la política de eficiencia administrativa
y cero papel
2 actividades de socialización. 2% Entidad
3.3. Reducir el concumo de papel mediante la implmentación del plan
de cero papel al interior de la Entidad
10% de reducción en el consumno de papel frente a la vigencia anterior.
Procentaje de reducción en el consumo
de papel.
4% Entidad
4.1. Crear expedientes y carpetas dentro de las tablas de retención
documental.
17 dependencias con expedientes y carpetas creadas.
número de dependencias con
expedientes y carpetas creadas
5% Entidad
4.2. Adelantar proceso contractual para mantenimiento y mejora del
software
100% de las especificaciones técnicas del contorato para el
mantenimiento del aplicativo alfanet cumplidas
% de cumplimiento. 4% Entidad
4.3 Hacer seguimiento y evaluación a la implementación del aplicativo
afanet
2 informes de seguinmiento y evaluación a la implementación del
aplicativo alfanet.
Número de informes realizados 1% Entidad
5.1. Realizar inventarios generales de acuerdo con la resolución de manejo
de bienes de la Entidad
2 inventarios generales realizados Número de inventarios realizados 5% Entidad
5.2 Realizar actualizaciones periódicas de los inventarios de los puestos de
trabajo
100% de los inventarios de los puestos de trabajo actualizados
% de actualización de inventarios
realizados
5% Entidad
5.3. Administrar el almacén de la entidad garantizando su permanente
actualización.
4 arqueos de almacén Número de arqueos realizados 5% Entidad
6.1 Adelantar Procesos contactuales en ejecución de los recursos de
funcionamiento de la entidad destinados a la adquisición de bienes y/o
servicios en el contexto de su reestructuración.
12 procesos contractuales adelantados. Número de procesos adelantados 3% Entidad
6.2 Asegurar el cumplimiento de los requerimientos técnicos de los procesos
contractuales adelantados en ejecución de los recursos de funcionamiento
100% de cumplimiento de las especificaciones técnicas % de cumplimiento. 4% Entidad
6.3 Adelantar en coordinación con las áreas responsables los procesos
precontractuales para la ejecución de los recursos de proyectos de inversión
de la Entidad destinados a su fortalecimiento institucional mediante la
adquisición de bienes y/o servicios.
15 procesos precontractuales adelantados.
Número de procesos precontractuales
adelantados
3% Entidad
7.1 Formular en articulación con el Grupo de Planeación y Estadística el plan
de compras de la Entidad para la vigencia 2014
1 plan de compras formulado Número de planes formulados 6% Entidad
7.2 Actualizar plan de compras de la Entidad 2013 1 plan de compras actualizado Número de planes actualizados 4% Entidad
REVISADO Y APROBADO POR: APROBADO POR:
RAFAEL ANTONIO GONZALEZ GORDILLO (FDO) LUIS EDUARDO OTERO CORONADO (FDO)
SUBDIRECTOR NACIONAL DIRECTOR NACIONAL
2. Fomentar y fortalecer la
empresarialidad solidaria
para el desarrollo sostenible
de las organizaciones
solidarias.
3. Dinamizar el sector
solidario y diseñar
programas y proyectos para
la implementación de la
política pública del sector.
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
5. Mantener actualizados lo
inventarios de la Entidad
garantizando la correcta
administración de los bienes
muebles de consumo y
devolutivos.
15%
4. Asegurar el funcionamiento
del aplicativo de Gestión
Documental Alfanet
10%
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
30%
6. Adelantar procesos
contractuales requeridos por las
disitintas áreas de la Entidad y
los que garanticen la ejecución
de los recursos de
funcionamiento.
GESTIÓN
DOCUMENTAL /
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
3. Diseñar e implementar el
plan de eficiencia
administrativa y de cero papel
10%
2. Construir la política de
Gestión documental y
administrar el archivo Central
de la Unidad Administrativa
Especial de Organizaciones
Solidarias
10%
PROCESO DEL SISTEMA DE
GESTIÓN -SIGOS-
(Especifique el proceso del SIGOS al
que pertenece la actividad general)
ACTIVIDADES GENERALES
(Qué se va a hacer para implementar la
estratégia en la zona y para cumplir con la meta
del plan estratégico. Máximo dos actividades
generales)
VALOR PORCENTUAL DE
LA ACTIVIDAD GENERAL
(Especifique la ponderación para
cada una de las actividades
generales, que en total deben sumar
100%)
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS
(Cómo se van a desarrollar las actividades planteadas. Mínimo una de las actividades establecidas, debe
contribuir directamente con el cumplimiento de la meta del plan estratégico -Máximo cuatro actividades
específicas-)
META
(Defina una meta para cada actividad específica -medible y cuantificable-. Mínimo una de las metas establecidas,
debe contribuir directamente con el cumplimiento de la meta del plan estratégico)
INDICADOR
(Defina el indicador para cada meta. Estos indicadores serán
de cumplimiento, es decir, la relación de variables se hará
sobre la meta programada)
PONDERACIÓN ACTIVIDAD
ESPCIFICA
(Asigne un peso porcentual al indicador
de acuerdo a su importancia en la
realización de la actividad general. La
ponderación más alta debe ser la del
indicador que mide directamente la
contribución con la meta del plan
DÓNDE
(Defina los
departamentos en donde
implementará las
actividades específicas,
Departamentos y
Municipios)
PLAN DE ACCIÓN 2013 GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVO
ESTRATEGIAOBJETIVO MISIONAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
1. Intervenir el fondo
documental acumulado de
acuerdo con la normativa y con
los criterios archivísticos
establecidos por el AGN.
1. Promover y fomentar la
solidaridad y la
asociatividad en la
educación en los 32
departamentos, sectores
económicos y grupos
poblacionales del País.
15%
3.2 Fortalecer la estructura,
los sistemas estadísticos y de
gestión de la Unidad
Administrativa Especial de
Organizaciones Solidarias.
RESPONSABLE:
JAQUELINE ARBELAEZ MONTES (FDO)
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
7. Formular y actualizar el Plan
de Compras de la Unidad
Administrativa Especial de
Organizaciones Solidarias
10%
COORDINADORA GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA
REVISADO Y VALIDADO POR:
MIGUEL ERNESTO TIRADO CASTILLO (FDO)
COORDINADOR DE PLANEACIÓN Y ESTADISTICA
REVISADO Y APROBADO POR:
MARIO ANTONIO MORENO LOPEZ (FDO)
DIRECTOR DE INVESTIGACION Y PLANEACION