Tenaris Tubocaribe está experimentando insatisfacción en el proceso de pago a proveedores. Recibe aproximadamente 1,500 facturas por mes de 2,500 proveedores. El documento propone evaluar y mejorar potencialmente el sistema de facturación, el personal involucrado, los procedimientos y la capacitación para mejorar la eficiencia del proceso de pago a proveedores.

1. ¡BIENVENIDOS!

4. Problema: ¿De qué manera resolver la
insatisfacción en el proceso del pago a
proveedores en Tenaris Tubocaribe?

5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Tenaris Tubocaribe es una compañía multinacional perteneciente
al grupo Techint, la cual fabrica tuberías que cubren las líneas de
mercados de perforación y conducción del sector hidrocarburos:
Petróleo y Gas. Tiene puntos de producción en 50 países del
mundo, entre estos, Colombia, específicamente en la ciudad de
Cartagena de Indias. Está producción se ha posesionado en un
buen porcentaje del mercado, de los productos que se elaboran.
Para cumplir con las exigencias del mercado con respecto a la
organización, necesita un flujo de proveedores que cuenten con
la calidad y la cantidad que se requiere para cubrir el mercado a
nivel mundial. Razón por la cual, la empresa cuenta con 2.500
proveedores, recibiendo un promedio de 1.500 facturas al mes.

6. OBJETIVOS GENERALES : ACCION PARA RESOLVER EL PROBLEMA
Tenaris Tubocaribe es una compañía multinacional perteneciente
al grupo Techint, la cual fabrica tuberías que cubren las líneas de
mercados de perforación y conducción del sector hidrocarburos:
Petróleo y Gas. Tiene puntos de producción en 50 países del
mundo, entre estos, Colombia, específicamente en la ciudad de
Cartagena de Indias. Está producción se ha posesionado en un
buen porcentaje del mercado, de los productos que se elaboran.
Para cumplir con las exigencias del mercado con respecto a la
organización, necesita un flujo de proveedores que cuenten con
la calidad y la cantidad que se requiere para cubrir el mercado a
nivel mundial. Razón por la cual, la empresa cuenta con 2.500
proveedores, recibiendo un promedio de 1.500 facturas al mes.

7. OBJETIVOS GENERALES : ACCION PARA RESOLVER EL PROBLEMA
Evaluar el sistema, donde los proveedores ingresan las facturas, para mirar si
es eficiente o no.
Implementar una forma de evaluar al personal que tienen que ver con el
proceso de facturación.
Evaluar si la cantidad de personas que existen en el departamento son
suficiente para gestionar cada proceso.
Revisar los procedimientos de recepción de facturas que cumplan con los
requerimientos de la compañía.
Implementar un programa para capacitación al personal que recibe e ingresa
en el sistema las facturas.
Efectuar una campaña publicitaria, hacia los funcionarios internos de la
compañía, para que sigan los procedimientos de aprobación de facturas en el
sistema y le den la importancia necesaria que tiene este proceso.
Adoptar un programa de incentivos al personal de contabilidad, para que
estén motivados a desarrollar con eficiencia sus responsabilidades.

8. METODOLOGIA
Al tener una visión de los procesos de facturación podemos diagnosticar lo
siguiente:
El sistema que los proveedores utilizan para el ingreso de las facturas, es
eficiente.
Observando el proceso de recepción de factura, la persona que recibe
físicamente las facturas y las ingresa al sistema, no es idónea con el cargo que
debe desempeñar, ya que su estructura no cumple con los requerimientos que
se necesita para tal efecto. El perfil que genera esta gestión es una practicante
del SENA y su estadía de 6 meses en la compañía, no es positivo en este
proceso.
Siguiendo con la revisión en la cantidad de personas, faltarían dos personas en
lo que corresponde a la gestión de pagos por transferencia electrónica, hacia
las cuentas de los proveedores, donde son insuficientes, las tres personas que
están gestionando el pago de 1.500 facturas al mes. Además, le deben dar
respuesta al proveedor, en cuanto se autorice la transferencia y se efectúe cada
pago.

9. PASOS PARA RESOLVER EL PROBLEMA
Todos los procesos que se encuentran implicados en el pago de
facturas, dentro del departamento contable de la compañía, se
encuentran entrelazados unos con otros, y al mirarlos de una
manera global, podemos observar que el último eslabón de este
proceso, es una parte sensible que afecta directamente al
proveedor y hay que marcar la diferencia con un cambio radical
en dicha gestión, donde debemos adaptar una estrategia en cada
proceso, buscando una solución oportuna para que los resultados
de los pagos de facturas sea satisfactoria hacia nuestro proveedor.
El cumplimiento de estos procesos, ofrecen una respuesta
definitiva con eficiencia para llegar a la satisfacción y cumplir con
los acuerdos en las negociaciones que se han generado con el
abastecedor de servicios e insumos.

10. ¡GRACIAS!