Preservanción Digital Archivo General De la Nación

1. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA
PRESERVACION DE LA
INFORMACION DIGITAL: REALIDAD
O UTOPIA?
Carlos Alberto Zapata
Director Archivo General de la Nación
Colombia
Libertad y Orden
Ministerio de Cultura
República de Colombia

2. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
Introducción
COLOMBIA • Desde el surgimiento y consolidación de la
TI en la sociedad, la pérdida de información
ha sido una constante. En este
escenario, los responsables de TI, los
usuarios y en general los responsables de
gestionarla, le han prestado poca atención
a su preservación.
• …..y los archivistas que estamos haciendo?
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3. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA
CREACION DE INFORMACIÓN
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4. ARCHIVO
GENERAL
Crecimiento Exponencial de
DE LA NACIÓN
Información Digital
• En 2011, la información
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electrónica creada y
replicada sobrepaso los 1.8
trillones de gigabytes.
• El 75% de esta información
fue creada por
individuos, y solo el 25%
por organizaciones.
• Las empresas tienen
alguna responsabilidad con
el 80% de la información
digital en algún punto del
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ciclo de vida.

5. ARCHIVO
GENERAL
Crecimiento Exponencial de
DE LA NACIÓN
Información Digital
• El número de archivos o
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contenedores que conservan
información en el mundo digital
se incrementa rápidamente.
• Menos de la tercera parte de
esta información tiene algún
tipo de seguridad o protección.
• Se estima que en los próximos 5
años, estos “archivos” crecerán
8 veces.
• Existen más de 500 cuatrillones
de archivos digitales (que se
duplicarán cada dos años).
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6. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA
Y DEL ALMACENAMIENTO?
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7. ARCHIVO
GENERAL
Almacenamiento vs. Crecimiento
DE LA NACIÓN
de Información Digital
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• El crecimiento de información en
el mundo digital continua siendo
mayor al crecimiento de la
capacidad de almacenamiento.
• Por cada gigabyte (1.000 MB) de
información almacenada hay un
petabyte (1.000 TB) de
información que no se almacena
(datos e información transitorios).
• De los 555 millones de sitios Web
existentes (a diciembre del
2011), 300 millones se añadieron
en ese mismo año.
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8. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA
Libertad y Orden 1 Exabyte = 1.000 petabytes Fuente: Emilie Ogez
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9. ARCHIVO
GENERAL
Una Década de crecimiento del
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Universo Digital
COLOMBIA Almacenamiento en Exabytes
1 Exabyte = 1000 millones de gigabytes Fuente: IDC, junio 2011
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10. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA
PROBLEMAS DE COSTO
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11. ARCHIVO
GENERAL
Cuanto cuesta gestionar información
DE LA NACIÓN
en el mundo digital?
COLOMBIA
• En la sociedad de la
información, la información es
dinero.
• Desde el 2005, la inversión de
las empresas para
crear, gestionar y almacenar
información creció en un 50%.
(más de 4 trillones de
dólares).
• Mientras que los costos de
producir o crear información
disminuyen, los costos para
gestionarla, capturarla y
almacenarla aumentan.
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12. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
LA PARADOJA DEL UNIVERSO DIGITAL:
Caen los costos / Crece la inversión
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US$ 20
US$ 15
Costo por GB
Inversión Total
US$ 10
US$ 5
US$ 0
2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
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13. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
Los costos de migración de datos
• Según estimaciones de la industria de
COLOMBIA
captura de datos, el almacenamiento SAN
crece entre 40% y 60% cada año.
• un 25% de datos es movido cada año a un
costo promedio de 5,000 dólares por
terabyte (1.000 GB).
• Basado en estas estimaciones, un centro de
datos con un petabyte (un millón de GB) de
información hoy en día gasta 1.25 millones
de dólares cada año para operaciones de
migración de datos.
• Si el almacenamiento se duplica cada dos
años, el centro de datos probablemente
llegará a dos petabytes con un costo anual
de migración de casi 2.5 millones de
Libertad y Orden
Ministerio de Cultura dólares.
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14. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA
PROBLEMAS DE PRESERVACION
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15. ARCHIVO
GENERAL
Como preservar en el tiempo la
DE LA NACIÓN
información en el mundo digital?
COLOMBIA • En el mundo digital la información
solo existe por un momento (hay
grandes cantidades de datos que
solo podemos ver y oír por unos
instantes antes de que se evaporen)
• No se trata de menospreciar el valor
de esta información
momentánea, que puede ser útil
para algunos individuos, pero que
hacen complejo el proceso de
valoración con fines de
preservación.
• Se deben aumentar los esfuerzos
para extraer la información correcta
en el universo digital, para asegurar
su preservación en el tiempo.
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16. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
Podemos preservar la información en
el mundo digital?
COLOMBIA
• La pérdida de información
electrónica es más frecuente
de lo que se cree.
• El problema radica en que las
organizaciones y los
individuos no son
conscientes de esa pérdida
de información hasta que
ésta es requerida y no esta
disponible.
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17. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA
COMO PROTEGER EL
PATRIMONIO DIGITAL?
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18. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN
Proteger el patrimonio digital,
más que un reto
COLOMBIA
• Los Archivos y las demás
instituciones archivísticas
deben involucrarse de
manera directa en la
creación y captura de todo
tipo de información
electrónica.
• La valoración de la
información electrónica
debe tener lugar desde su
creación.
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19. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN Proteger el patrimonio
digital, más que un reto
COLOMBIA • La conservación a largo plazo de
documentos electrónicos va
más allá de preservar la cadena
de bits que componen un
documento electrónico.
• Debe involucrar la preservación:
– del contexto,
– la tecnología (software y
hardware),
– la autenticidad,
– los datos lógicos y físicos
utilizados durante toda la gestión
de los documentos,
– incluyendo la preservación de los
metadatos.
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20. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN Proteger el patrimonio digital, más
que un reto
COLOMBIA
• Los Archivistas deben trabajar
conjuntamente con los
responsables de las áreas de
TI (diferentes especialidades)
y profesionales de otras
disciplinas para reducir los
riesgos asociados a la gestión
electrónica de documentos, y
su pérdida temprana.
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21. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN La preservación en el mundo
digital
COLOMBIA
Al igual que en los archivos físicos, cuya
falta de una adecuada gestión archivística
dio origen a los fondos documentales
acumulados y al deterioro y pérdida de los
documentos, en el mundo digital YA existen
“fondos acumulados” de documentos
electrónicos cuyo tratamiento es no solo
mas complejo sino mas costoso que su
equivalente funcional en papel.
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22. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN La preservación en el mundo
digital
COLOMBIA
La preservación de documentos electrónicos requiere
• mayor información del proceso de gestión de los
documentos en sus entornos tecnológicos
• adecuada valoración archivística desde la misma creación
del documento y durante toso su ciclo de vida
• aplicación de principios de neutralidad tecnológica
• uso de estándares de metadatos (incluyendo extracción
automática de éstos)
• uso de instrumentos de monitoreo para identificar
oportunamente posibles pérdidas de información.
• transferencia periódica de documentos (agrupados
archivísticamente) a repositorios electrónicos seguros
(incluyendo terceros confiables.)
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23. ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓN La preservación en el mundo
digital
COLOMBIA La acelerada creación de documentos
electrónicos, plantea nuevos retos para los
Archivo y los Archivistas y exige una mayor
trabajo colaborativo entre diferentes áreas
de la organización, además de nuevas
políticas, normas y estándares que puedan
ser fácilmente aplicables a todo tipo de
institución.
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24. ARCHIVO
GENERAL
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Bibliografía
Parte de las cifras presentadas en este documento fueron tomadas
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del sitio Web de la multinacional International Data Corporation
(IDC), proveedor global de inteligencia de mercado, servicios
consultivos y acontecimientos para la tecnología de la información,
telecomunicaciones y mercados de tecnología de consumidor.
Otros recursos electrónicos consultados
http://www.idc.com/about/about.jsp?t=1339640596647
http://www.emc.com/collateral/demos/microsites/emc-digital-universe-
2011/index.htm
http://www.emc.com/about/news/press2009/20090518-01.htm
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