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Sistema de Matriculas
       SIMAT
   www.sistemamatriculas.gov.co




     El sistema integrado de matrícula
   SIMAT es una herramienta que permite
      organizar y controlar en linea el
     proceso de matrícula en todas sus
                   etapas.
MACROPROCESO C

“C. GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL
      SERVICIO EDUCATIVO”




        Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño
                                            www.sednarino.gov.co
COBERTURA ESCOLAR DE LA ENTIDAD
            CERTIFICADA


              CONJUNTO DE ACTIVIDADES
                APOYA LA POLÍTICA DE
              COBERTURA DE LA ENTIDAD
PROCESO DE      •ACCIONES EN ACCESO
COBERTURA       •ACCIONES EN PERMANENCIA


              Permite organizar y garantizar
  Objetivo     la continuidad de los alumnos
                   antiguos y el ingreso de
                  estudiantes nuevos, en el
              Sistema de Educación Oficial y
                     contratado del País
Marco Jurídico



Marco legal: Resolución 1515 de 2003


Marco legal: Resolución 5360 de 2006


 Marco legal: Resolución 2375 de 2011
Proceso de
         Matrículas-


  Instituciones                               Secretaria de Educación
       Educativas                                           De Nariño

                   Resolución 2375 de 2011



                                               reportes
     Acto          Proyección      Prematrícula        Inscripción     Matrícula en      SIMAT


Administrativo      de cupos                         Alumnos Nuevos      Sistema         SINEB


 Junio 9 de 2011    Agosto 12 de   Septiembre 2 de     Septiembre 17   Noviembre 18
                       2011             2011             de 2011         de 2011

                                                                                   Novedades
Proceso de
 Matrículas-

            FASES DEL PROCESO

1. Definición y
                             2. Proyección                  3. Asignación
Divulgación de
                               de Cupos                       de Cupos
Lineamientos




              5. Auditoría                   4. Matrícula
2. Proceso de
   Matrículas-

                         FASES 1

1. Definición y
                             2. Proyección                  3. Asignación
Divulgación de
                               de Cupos                       de Cupos
Lineamientos




              5. Auditoría                   4. Matrícula
“C01. ESTABLECER LAS DIRECTRICES,
CRITERIOS,    PROCEDIMIENTOS    Y
CRONOGRAMA PARA LA ORGANIZACIÓN Y
GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO
EDUCATIVO”

FORMATO1
FORMATO2
FORMATO3
FORMATO4
FORMATO5


           Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño
                                               www.sednarino.gov.co
BANCO OFERENTES - UNIVERSIDAD MARIANA 2011
                                                   PROCESOS DE MATRICULA 2012

ETAPAS Y ACTIVIDADES                                                              INICIO         FIN          PRODUCTO DE SEGUIMIENTO

A. ACTO ADMINISTRATIVO                                                            09/05/2011     12/06/2011   Acto Administrativo

     Logística
     Difusión y capacitación                                                     07/06/2011     29/07/2011
     Capacitación en el sistema de información
B. PROYECCIÓN DE CUPOS
                                                                                    09/05/2011   12/08/2011   Reporte proyección cupos en SIMAT
(Determinación de la oferta educativa para el siguiente año).

C. PREMATRÍCULA (Reserva de cupo para alumnos antiguos en la institución y para
                                                                                    08/08/2011   02/09/2011   Reporte de prematrícula en SIMAT
alumnos que solicitan traslado).

                                                                                                              Reporte inscripción    de   alumnos
E. INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS NUEVOS                                                    06/09/2011   17/09/2011
                                                                                                              nuevos en SIMAT

F. RENOVACION DE MATRÍCULA DE ALUMNOS ANTIGUOS Y DE ALUMNOS QUE
                                                                                    11/10/2011   05/11/2011
SOLICITAN TRASLADO.

G. ASIGNACIÓN DE CUPOS PARA ALUMNOS NUEVOS                                          13/09/2011   08/10/2011

H. MATRÍCULA DE ALUMNOS NUEVOS                                                      14/11/2011   18/11/2011

I. AJUSTES DE MATRÍCULA                                                             01/12/2011   28/01/2012

J. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LA MATRÍCULA AL MINISTERIO DE EDUCACION                                          Reporte de información sin errores,
                                                                                                 11/02/2012
NACIONAL                                                                                                      validado a través del SIMAT

                                                                                                              Reporte de novedades a través del
K. NOVEDADES                                                                                     06/05/2012
                                                                                                              SIMAT.


                                                       Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño
                                                                                           www.sednarino.gov.co
2. Proceso de
   Matrículas-

                         FASES 2

1. Definición y
                         2. Proyección              3. Asignación
Divulgación de
                           de Cupos                   de Cupos
Lineamientos




              5. Auditoría           4. Matrícula
2. Proceso de
   Matrículas-


 2. Proyección
   de Cupos                  OBJETIVO

Determinar la capacidad actual y necesaria y
establecer       las    estrategias     para    cubrir   la
demanda potencial, garantizando la continuidad
en   el   sistema      educativo   de   los    estudiantes
matriculados y la atención oportuna de las
nuevas solicitudes de ingreso
Ministerio de Educación Nacional
                                                            República de Colombia
                                            Dirección de Poblaciones y Proyectos Intersectoriales




                 Proyección de cupos
 Cálculo de
   oferta
 educativa        Definición y
Matricula actual cuantificación
                 de estrategias
                 para asegurar
                                     Consolidación
                  continuidad
                                     y análisis de la
                                      información                    Corrección de
                                                                    inconsistencias


La SE debe determinar dónde se justifica
realmente la ampliación de oferta a
partir de la información de proyección de                                        Aprobación
cupos
FORMATO DE PROYECCION
DE CUPOS/PROYECCION EN SIMAT
Proyección en SIMAT
FASE 3

1. Definición y
                             2. Proyección              3. Asignación
Divulgación de
                               de Cupos                   de Cupos
Lineamientos




              5. Auditoría                   4. Matrícula
3. Asignación
  de Cupos
                  OBJETIVO
Garantizar la permanencia de TODOS los
estudiantes antiguos y el acceso de nuevos
   niñ@s al sistema educativo oficial y/o
                contratado.
3. Asignación
  de Cupos                           ETAPAS
   Estudiantes antiguos

             Prematrícula
             Gestión de traslados

   Estudiantes nuevos

       Inscripción de estudiantes nuevos (y niños provenientes del
    ICBF

   Comunicación a padres de familia o acudientes de cupos asignados a
estudiantes
FASES DEL PROCESO DE COBERTURA

1. Definición y
                             2. Proyección         3. Asignación
Divulgación de
                               de Cupos              de Cupos
Lineamientos




              5. Auditoría              4. Matrícula
4. Matrícula             Objetivo

Oficializar     y   mantener     actualizada   la
información de los estudiantes antiguos que
continúan dentro del sistema educativo, además de
los estudiantes que ingresan por primera vez y
los que se reincorporan a éste
4. Matrícula                ETAPAS
 Publicación    de   calendarios   de     matrícula   en   los
Establecimientos Educativos
 Promoción de estudiantes antiguos
 Oficialización de estudiantes nuevos
 Comunicación de matrícula a los acudientes
 Registro de novedades
 Consolidación y reporte de información
Reporte
Novedades




Formato para reportar novedades inmediatas
FASES DEL PROCESO DE COBERTURA

1. Definición y
                             2. Proyección                  3. Asignación
Divulgación de
                               de Cupos                       de Cupos
Lineamientos




              5. Auditoría                   4. Matrícula
5. Auditoría

                         Objetivo
Hacer seguimiento e identificar inconsistencias y
oportunidades de mejora al proceso de cobertura,
actualizar      la   información   en   el   Sistema   de
Matrículas.
5. Auditoría                      Actividades
   Capacitación a los responsables de la auditoría interna de los Establecimientos
Educativos (Responsables: SE)
   Realización de auditoría interna de autocontrol en los Establecimientos
Educativos (Responsables: DZ, EE)
   Consolidación y análisis de auditoría interna (Responsables: DZ, EE)
   Realización de auditoría externa al proceso (Responsables: SE)
   Consolidación de inconsistencias y oportunidades de mejora (Responsables: SE)
   Comunicación de resultados (Responsables: SE)
   Autorización de corrección de inconsistencias (Responsables: SE)
   Actualización de reportes de matrícula (Responsables: SE, DZ, EE)
• Ruta de información ideal


  SIMAT                                 SINEB
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  Actualiza Matrícula
   antiguos y nuevos
  INSTITUCION
   EDUCATIVA                             MEN
ACTIVIDAD
Gracias.


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Proceso de matrícula en Nariño 2011-2012

  • 1. Banco Oferentes de 2011 Universidad Mariana Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño www.sednarino.gov.co
  • 2. Banco Oferentes de 2011 Universidad Mariana Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño www.sednarino.gov.co
  • 3. Sistema de Matriculas SIMAT www.sistemamatriculas.gov.co El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar en linea el proceso de matrícula en todas sus etapas.
  • 4. MACROPROCESO C “C. GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO” Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño www.sednarino.gov.co
  • 5. COBERTURA ESCOLAR DE LA ENTIDAD CERTIFICADA CONJUNTO DE ACTIVIDADES APOYA LA POLÍTICA DE COBERTURA DE LA ENTIDAD PROCESO DE •ACCIONES EN ACCESO COBERTURA •ACCIONES EN PERMANENCIA Permite organizar y garantizar Objetivo la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de estudiantes nuevos, en el Sistema de Educación Oficial y contratado del País
  • 6. Marco Jurídico Marco legal: Resolución 1515 de 2003 Marco legal: Resolución 5360 de 2006 Marco legal: Resolución 2375 de 2011
  • 7. Proceso de Matrículas-  Instituciones Secretaria de Educación Educativas De Nariño Resolución 2375 de 2011 reportes Acto Proyección Prematrícula Inscripción Matrícula en SIMAT Administrativo de cupos Alumnos Nuevos Sistema SINEB Junio 9 de 2011 Agosto 12 de Septiembre 2 de Septiembre 17 Noviembre 18 2011 2011 de 2011 de 2011 Novedades
  • 8. Proceso de Matrículas- FASES DEL PROCESO 1. Definición y 2. Proyección 3. Asignación Divulgación de de Cupos de Cupos Lineamientos 5. Auditoría 4. Matrícula
  • 9. 2. Proceso de Matrículas- FASES 1 1. Definición y 2. Proyección 3. Asignación Divulgación de de Cupos de Cupos Lineamientos 5. Auditoría 4. Matrícula
  • 10. “C01. ESTABLECER LAS DIRECTRICES, CRITERIOS, PROCEDIMIENTOS Y CRONOGRAMA PARA LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO” FORMATO1 FORMATO2 FORMATO3 FORMATO4 FORMATO5 Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño www.sednarino.gov.co
  • 11. BANCO OFERENTES - UNIVERSIDAD MARIANA 2011 PROCESOS DE MATRICULA 2012 ETAPAS Y ACTIVIDADES INICIO FIN PRODUCTO DE SEGUIMIENTO A. ACTO ADMINISTRATIVO 09/05/2011 12/06/2011 Acto Administrativo  Logística  Difusión y capacitación 07/06/2011 29/07/2011  Capacitación en el sistema de información B. PROYECCIÓN DE CUPOS 09/05/2011 12/08/2011 Reporte proyección cupos en SIMAT (Determinación de la oferta educativa para el siguiente año). C. PREMATRÍCULA (Reserva de cupo para alumnos antiguos en la institución y para 08/08/2011 02/09/2011 Reporte de prematrícula en SIMAT alumnos que solicitan traslado). Reporte inscripción de alumnos E. INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS NUEVOS 06/09/2011 17/09/2011 nuevos en SIMAT F. RENOVACION DE MATRÍCULA DE ALUMNOS ANTIGUOS Y DE ALUMNOS QUE 11/10/2011 05/11/2011 SOLICITAN TRASLADO. G. ASIGNACIÓN DE CUPOS PARA ALUMNOS NUEVOS 13/09/2011 08/10/2011 H. MATRÍCULA DE ALUMNOS NUEVOS 14/11/2011 18/11/2011 I. AJUSTES DE MATRÍCULA 01/12/2011 28/01/2012 J. REPORTE DE INFORMACIÓN DE LA MATRÍCULA AL MINISTERIO DE EDUCACION Reporte de información sin errores, 11/02/2012 NACIONAL validado a través del SIMAT Reporte de novedades a través del K. NOVEDADES 06/05/2012 SIMAT. Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño www.sednarino.gov.co
  • 12. 2. Proceso de Matrículas- FASES 2 1. Definición y 2. Proyección 3. Asignación Divulgación de de Cupos de Cupos Lineamientos 5. Auditoría 4. Matrícula
  • 13. 2. Proceso de Matrículas- 2. Proyección de Cupos OBJETIVO Determinar la capacidad actual y necesaria y establecer las estrategias para cubrir la demanda potencial, garantizando la continuidad en el sistema educativo de los estudiantes matriculados y la atención oportuna de las nuevas solicitudes de ingreso
  • 14. Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Dirección de Poblaciones y Proyectos Intersectoriales Proyección de cupos Cálculo de oferta educativa Definición y Matricula actual cuantificación de estrategias para asegurar Consolidación continuidad y análisis de la información Corrección de inconsistencias La SE debe determinar dónde se justifica realmente la ampliación de oferta a partir de la información de proyección de Aprobación cupos
  • 15. FORMATO DE PROYECCION DE CUPOS/PROYECCION EN SIMAT
  • 17. FASE 3 1. Definición y 2. Proyección 3. Asignación Divulgación de de Cupos de Cupos Lineamientos 5. Auditoría 4. Matrícula
  • 18. 3. Asignación de Cupos OBJETIVO Garantizar la permanencia de TODOS los estudiantes antiguos y el acceso de nuevos niñ@s al sistema educativo oficial y/o contratado.
  • 19. 3. Asignación de Cupos ETAPAS  Estudiantes antiguos  Prematrícula  Gestión de traslados  Estudiantes nuevos  Inscripción de estudiantes nuevos (y niños provenientes del ICBF  Comunicación a padres de familia o acudientes de cupos asignados a estudiantes
  • 20. FASES DEL PROCESO DE COBERTURA 1. Definición y 2. Proyección 3. Asignación Divulgación de de Cupos de Cupos Lineamientos 5. Auditoría 4. Matrícula
  • 21. 4. Matrícula Objetivo Oficializar y mantener actualizada la información de los estudiantes antiguos que continúan dentro del sistema educativo, además de los estudiantes que ingresan por primera vez y los que se reincorporan a éste
  • 22. 4. Matrícula ETAPAS  Publicación de calendarios de matrícula en los Establecimientos Educativos  Promoción de estudiantes antiguos  Oficialización de estudiantes nuevos  Comunicación de matrícula a los acudientes  Registro de novedades  Consolidación y reporte de información
  • 24. FASES DEL PROCESO DE COBERTURA 1. Definición y 2. Proyección 3. Asignación Divulgación de de Cupos de Cupos Lineamientos 5. Auditoría 4. Matrícula
  • 25. 5. Auditoría Objetivo Hacer seguimiento e identificar inconsistencias y oportunidades de mejora al proceso de cobertura, actualizar la información en el Sistema de Matrículas.
  • 26. 5. Auditoría Actividades  Capacitación a los responsables de la auditoría interna de los Establecimientos Educativos (Responsables: SE)  Realización de auditoría interna de autocontrol en los Establecimientos Educativos (Responsables: DZ, EE)  Consolidación y análisis de auditoría interna (Responsables: DZ, EE)  Realización de auditoría externa al proceso (Responsables: SE)  Consolidación de inconsistencias y oportunidades de mejora (Responsables: SE)  Comunicación de resultados (Responsables: SE)  Autorización de corrección de inconsistencias (Responsables: SE)  Actualización de reportes de matrícula (Responsables: SE, DZ, EE)
  • 27. • Ruta de información ideal SIMAT SINEB Secretaria de Educación Actualiza Matrícula antiguos y nuevos INSTITUCION EDUCATIVA MEN
  • 29. Gracias. Secretaría de Educación y Cultura Departamental de Nariño www.sednarino.gov.co