Cómo organizar un evento? Hoja base para logística

1. FAVOR DE LLENAR LOS ESPACIOS (EN EL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN SE EXTIENDEN SEIS
APARTADOS DONDE SE ESTABLECERÁ UN RESPONSABLE POR CADA APARTADO).
NOMBRE DEL EVENTO:
OBJETIVO:
JUSTIFICACIÓN:
ALCANCE (DEBERÁ PLANIFICARSE HASTA DÓNDE SE DESEA QUE LLEGUEN LOS RESULTADOS DEL
EVENTOS, A QUIÉN VA DIRIGIDO Y QUÉ BENEFICIOS SE OBTENDRÁN CON ESTE EVENTO):
DÍAS DEL EVENTO (FECHA):
HORARIO:
LUGAR (ESPECIFICAR EL ESPACIO QUE SE UTILIZARÁ COMO AULA 1, CENTRO DE CONVENCIONES,
ETC.):
PERSONAS QUE PARTICIPAN (REPRESENTANTES DE RAMA ESTUDIANTIL, DEPARTAMENTO ….,
DIRECCIÓN, H. CONSEJO… ASOCIACIONES, ETC):
REQUERIMIENTOS (SOLICITUD DE ESPACIO, OFICIO PARA QUE ENTREN LOS EXPOSITORES, ETC.) Y
QUIÉN LOS CUBRIRÁ (LAS SOLICITUDES SE DEBERÁN LLEVAR MEDIANTE UNA CARTA FIRMADA POR
AL MENOS UN REPRESENTANTE AL DEPARTAMENTO DE ELECTRÓNICA Y ÉSTE EXPEDIRÁ UN OFICIO
AL ÁREA INVOLUCRADA):
SUPERVISOR DE REQUERIMIENTOS (DEBERÁ HABER AL MENOS UN RESPONSABLE PARA
COMPROBAR QUE SE CUBRAN TODOS LOS REQUERIMIENTOS (PERMISOS Y SOLICITUDES):
PRESUPUESTO DEL EVENTO (ES NECESARIO APROXIMAR EL COSTO TOTAL DEL EVENTO Y CÓMO
SE CUBRIRÁN LOS GASTOS, ES DECIR CON PATROCINIO, RECURSOS DEL INSTITUTO, ETC.):
COMITÉ DE PLANIFICACIÓN DEL EVENTO (AL MENOS DEBERÁ HABER 6 REPRESENTANTES PARA
COORDINAR TODO EL EVENTO):
1. LIDER DEL EVENTO (DEBERÁ ORGANIZAR ESTRATÉGICAMENTE EL EVENTO, FIRMAR LAS CARTAS
NECESARIAS BAJO EL VoBo DEL CONSEJERO Y/O JEFE DE DEPARTAMENTO, SUGERIR SOLUCIONES Y
TOMAR DECISIONES):
2. SECRETARIO (LLEVARÁ UN REGISTRO CLARO Y ORDENADO DEL AVANCE DEL EVENTO EN TODAS
LAS ÁREAS PARA COMPARTIR EN COPIA CUANDO SEA NECESARIO):
3. FINANZAS (DEBERÁ LLEVAR UN REGISTRO MINUCIOSO EN UN FLUJO DE EFECTIVO CON
CONCEPTO, FECHA Y SI YA SE CUBRIERON LOS PAGOS DE LAS NECESIDADES):
4. CONTACTO CON EXPOSITORES (ENCARGADO DE RECIBIR AVANCES Y NOTIFICACIONES):
5. CONTACTO CON PATROCINADORES (ENCARGADO DE RECIBIR AVANCES Y NOTIFICACIONES):
6. PUBLICIDAD (ENCARGADO DE RECIBIR AVANCES Y NOTIFICACIONES):
MEMBRESÍAS DEBERÁ APROVECHAR ESTE EVENTO Y LOS QUE SE REALICEN PARA INFORMAR DEL
IEEE.