Este documento describe un proyecto para implementar un sistema de información estudiantil (SIS) llamado SonisWeb en el Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas (CUCEA) de la Universidad de Guadalajara. El proyecto busca resolver problemas de bajos resultados en evaluaciones y bajo rendimiento académico mediante la captura y análisis dinámico de información estudiantil. Se evalúan tres alternativas de SIS y se selecciona SonisWeb por ofrecer mayores beneficios. La implementación

1. Proyecto: Student Information
System (SIS) SonisWeb
Centro Universitario de Ciencias
Económico Administrativas (CUCEA)

2. Antecedentes de la organización
• La Universidad de Guadalajara (U de G), es la universidad más grande del
occidente de México, la segunda a nivel nacional después solo de la
Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM)
• La U de G cuenta con once centros universitarios en el área metropolitana
de Guadalajara y nueve centros regionales en todo el estado
• De los centros universitarios de la zona metropolitana destaca el Centro
Universitario de Ciencias Económico Administrativas (CUCEA) dada su
concentración de estudiantes, alcanzando el 18% de la matricula
• Dentro del CUCEA existe el Departamento de Métodos Cuantitativos
(DMC) el cual es una entidad académica de la U de G que cuenta con un
cuerpo especializado en el área matemática aplicada a las distintas
disciplinas de las ciencias económico-administrativas

3. Problemática
Dos principales condiciones a resolver:
• Resultados no óptimos de evaluaciones a la
institución
• Nivel de aprovechamiento escolar bajo

4. Análisis de Causa Raíz
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
Baja calificación
La información académica
en evaluaciones
solicitada por los evaluadores no La información académica no se
es provista en tiempo y forma encuentra disponible durante Falta de accesibilidad
evaluaciones directa a información
académica
Falta de un proceso
Las decisiones tomadas respecto al
Los problemas potenciales de dinámico de captura y
aprovechamiento no son análisis de información
aprovechamiento son ejecutadas
detectados a tiempo
Bajo nivel de hasta que el curso ha terminado
(reactivas)
aprovechamiento
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
Fuente: elaboración propia con información recabada a través de personal institucional

5. Análisis de Causa Raíz
La problemática de resultados no óptimos de evaluaciones a la institución, así
como el nivel de aprovechamiento bajo tienen como causa raíz las siguientes
condiciones:
Falta de un proceso dinámico de captura y análisis de información: el
profesorado lleva los registros de manera individual y éstos son vaciados una vez
que el ciclo se ha completado, lo que dificulta un análisis continuo del
desempeño del alumno y la consecuente identificación de problemas de
aprovechamiento.
Falta de accesibilidad a la información académica: los departamentos
involucrados en las evaluaciones, tales como las Coordinaciones y Servicios
Escolares, no tienen una vía de acceso inmediata a la información, lo que retrasa
o imposibilita responder a los evaluadores.

6. Estructuración del problema
Debido a la falta de un proceso dinámico de captura y análisis de
información, así como de accesibilidad a la misma por parte de las
distintas áreas de la institución, la organización observa:
• Calificaciones de evaluación debajo de los objetivos planteados,
debido principalmente a la imposibilidad de atender los
requerimientos de información académica por parte del evaluador
en tiempo y forma.
• Problemas de aprovechamiento en alumnado dado que el
profesorado no cuenta con mecanismos dinámicos de captura y
análisis de información del desempeño, imposibilitando la
identificación y resolución oportuna de dichos problemas.

7. Propuesta de solución

8. Visión
• La organización tendrá una sola fuente de información de desempeño
académico a través del tiempo así como de su estado actual, la cual será
mantenida de manera estandarizada y permitirá el acceso inmediato y en
tiempo real a las distintas áreas de la institución.
• El profesorado será capaz de alimentar la información del alumno de
manera dinámica y podrá generar reportes de desempeño que permitan la
identificación oportuna de problemas de aprovechamiento a fin de tomar
las decisiones pertinentes para consolidar mejores resultados a través del
desarrollo del curso.
• Las áreas de Servicios Escolares y Coordinaciones serán capaces de
accesar y evaluar la información de interés en tiempo real, para generar
los reportes requeridos por parte de las instancias de evaluación y control
de calidad.
• El alumnado y padres de familia podrán conocer de manera inmediata el
desempeño del estudiante, de tal forma que puedan tomarse las medidas
adecuadas para consolidar un resultado de excelencia.

9. Objetivos
Proveer al profesorado y áreas administrativas un sistema de
información académica, con acceso inmediato y remoto, de tal
forma que les permita:
• Generar reportes de manera automatizada para el cumplimiento
de los requerimientos institucionales
• Analizar la información del desempeño del alumno en tiempo
real
• Estandarizar la captura de la información, y permitir que dicha
captura sea directa al sistema, sin intermediaciones de archivos
de soporte o procesos secundarios

10. Objetivos
Como resultado:
• La información para las entidades de evaluación será provista en
tiempo y forma, con menor probabilidad de error u omisiones
• Mayor fluidez en la comunicación entre las áreas administrativas
y las docentes
• El profesorado será capaz de identificar deficiencias de
aprovechamiento y diseñar medidas de reacción que eliminen
dichas deficiencias
• El proceso de captura, análisis y reporteo será mucho más ágil y
esbelto, permitiendo al profesor dedicar mayor tiempo a
actividades propias de la enseñanza

11. Flujo Operativo Propuesto
Impartición de Evaluación del alumno Captura en sistema de Análisis de información
conocimiento (tareas, exámenes los resultados de e identificación de
parciales, etc.) evaluación del alumno lagunas
Servicios Escolares,
No Deficiencias
Coordinaciones de Carrera y otras
identificadas?
áreas administrativas
Si
Incorporación de las Desarrollo de acciones
acciones al plan de para la eliminación de
estudios del Curso deficiencias

12. Alternativas
Las alternativas contemplan la implantación de Sistemas de
Información del Estudiante (Student Information System), los
cuáles tienen como propósito la estandarización y simplificación
de la adquisición, manejo, administración y análisis de la
información relacionada con el estudiantado y las actividades de
la institución educativa

13. Evaluación y selección de solución: Modelo
Multi-atributos
Características y Funcionalidades SchoolLogic Focus SonisWeb
Accesibilidad de información Alta: “web-based”, con acceso en Alta: “web-based”, con acceso en Alta: “web-based”, con acceso en
tiempo real tiempo real tiempo real
Flexibilidad de análisis de datos Media: permite la importación de Media-Alta: permite la importación Alta: Reporteo “Open-source”, con
distintos reportes a formatos Excel o de distintos reportes a formatos disponibilidad de importación a
pdf Excel, además de permitir el diseño distintos formatos. Más de 150
de reportes con distintas niveles de formatos de reportes estándar
filtros disponibles
Facilidad de uso Alta: la interface con el usuario es Alta: la interface con el usuario es Media-Alta: la interface es
organizada y lógica organizada y lógica organizada, sin embargo muestra
una ligera complejidad en la
utilización de menús y
funcionalidades
Capacidad de interacción con Bajo: sus características no Alta: el sistema puede utilizar Alta: certificado SIF para la
sistemas actuales contemplan la interacción con otros agentes SIF para la integración con integración con otros sistemas
sistemas otros sistemas. Ésta puede hacerse
con actualizaciones en tiempo real o
en procesos en lotes
Escalabilidad Medio: solo a través de la Alta: permite la customización de Alta: permite la customización de
incorporación de módulos sus funcionalidades sus funcionalidades
prediseñados
Seguridad Media-Alta Alta Alta
Soporte Técnico Media-Alta: 1-800 línea de ayuda a Media-Alta: 1-800 línea de ayuda a Alta: 24x7
cliente, sistemas de soporte “web- cliente, sistemas de soporte “web-
based” based”
Fuente: elaboración propia con información obtenida en www.sonis.com/sonisweb-enterprise, www.focus-sis.org/sis,
www.schoollogic.com/support

14. Evaluación y selección de solución: Análisis
Ponderado de Atributos
Características y % Peso de
SchoolLogic Focus SonisWeb
Funcionalidades Característica
Accesibilidad de
0.20 4 4 4
información
Flexibilidad de análisis de
0.15 2 3 4
datos
Facilidad de uso 0.15 4 4 3
Capacidad de interacción
0.10 1 4 4
con sistemas actuales
Escalabilidad 0.10 2 4 4
Seguridad 0.20 3 4 4
Soporte Técnico 0.10 3 3 4
Total 1 2.9 3.75 3.85
Fuente: elaboración propia con información obtenida en www.sonis.com/sonisweb-enterprise, www.focus-sis.org/sis,
www.schoollogic.com/support

15. Evaluación y selección de solución: Índice
de Funcionalidad/Inversión
Variable SchoolLogic Focus SonisWeb
Funcionalidad (de Tabla anterior) 2.9 3.75 3.85
Costo (Millones de Pesos) 5.00 6.06 6.11
Índice Funcionalidad/Inversión 0.58 0.62 0.63
Fuente: elaboración propia con información obtenida en www.sonis.com/sonisweb-enterprise, www.focus-sis.org/sis,
www.schoollogic.com/support (Valor del dólar utilizado: MX$12.5/US$1)

16. Selección
SonisWeb a pesar de ser el software que representa el mayor
nivel de inversión (6.11 millones de pesos), observa también el
mayor costo-beneficio considerando su evaluación de
funcionalidad y operatividad por lo que es seleccionada como la
alternativa para el análisis posterior.

17. Beneficios: Business Dependency Network
Sistema administrativo "Web Interfaces predefinidas Estandarización de los Mejorar el aprovechamiento
based" Eficientar los mecanismos de para el ingreso de mecanismos de captura de la de los alumnos en las áreas
consulta y recuperación de información información académica bajo responsabilidad del DMC
información
Alto grado de customización Incremento en la flexibilidad
del manejo de información de análisis de la información
Introducción de nuevos Disminución de errores de académica
mecanismos de captura y captura y correcciones a
consulta posteriori
Mayor tiempo dedicado a
cuestiones de enseñanza por
Instalación en servidor propio parte del profesorado
Acceso inmediato a Mejorar la calificación de la
Definición de roles y niveles Reducción del tiempo
información del alumno, por institución en evaluaciones y
de seguridad y accesibilidad dedicado a la captura y
Captura directa a sistema, parte del profesorado, auditorías
análisis de información
de información académica alumnado, coordinaciones,
Funcionalidad "Report académica por parte del
servicios escolares y padres
Builder" profesorado
de familia
Facilitadores deTI Cambios de facilitación Cambios en procesos de negocios Beneficios Objetivos de la Inversión
Fuente: elaboración propia con información de Peppard et al, 2007.

18. Beneficios
Los principales beneficios esperados son:
• Estandarización de los mecanismos de captura de la información
académica, lo que eficientará el proceso y disminuirá la probabilidad de
errores y su consecuente corrección
• Incremento en la flexibilidad de análisis de la información académica,
dando como resultado una mejor identificación de problemas
potenciales de desempeño y la estructuración de medidas adecuadas
• Acceso inmediato a la información académica por parte de áreas
administrativas, coordinaciones y plantel educativos, así como por
parte del alumno y padres de familia, mejorando la comunicación y
elevando los niveles de calidad de la institución
• El profesorado tendrá mayor tiempo para actividades docentes, dado
que se liberará tiempo que actualmente se dedica a la captura y
análisis de la información.

19. Medidas de Progreso y Desempeño
Una vez implantado el proyecto propuesto, se espera lograr los siguientes objetivos
de desempeño:
• Liberación de tiempo del profesorado del 50% a través de la implantación de la
solución propuesta, ya que permitirá reducir tiempos de captura y análisis,
además de que a través del acceso multi-departamental a la información se
elimina la necesidad de invertir tiempo en generar reportes por parte del
profesor.
• Incremento a niveles óptimos de evaluaciones a través de un tiempo de
respuesta a solicitudes de información de las entidades evaluadora no mayor a
un día hábil, ello a través de la apertura de acceso remoto y en tiempo real de
la base de datos única en la institución
• Disminución en un 50% de incidencias de reprobación y abandono, a través de
la implantación oportuna de medidas de reacción a problemas potenciales de
desempeño, así como un mayor involucramiento del alumnado y padres de
familia

20. Medidas de Progreso y Desempeño: cálculo del
ahorro de tiempo para personal docente
Situación Actual
Reporteo a otras áreas
Horas por Horas por
Cant. Profesores Captura Análisis (Servicios escolares,
Semana Año
Coordinaciones, etc.)
64 4 4 2 640 29,440
Situación Proyectada
Reporteo a otras áreas
Horas por Horas por
Cant. Profesores Captura Análisis (Servicios escolares,
Semana Año
Coordinaciones, etc.)
64 3 2 0 320 14,720
Δ Mejora 25% 50% 100% 50% 50%
Fuente: elaboración propia con información del DMC, de la U de G, y www.sonis.com/sonisweb-enterprise

21. Importancia del proyecto
La importancia del proyecto radica en los siguientes puntos:
• La modernización de la estructura administrativa de la información
académica permite una agilización de los procesos de negocios
relacionados tanto con la enseñanza como con la administración de
dicha información
• A través de esta modernización, el profesor puede incrementar la
eficiencia y eficacia de sus actividades docentes, lo que conlleva
necesariamente a un incremento en la calidad de la educación
ofrecida por la institución
• Al mismo tiempo, los órganos administrativos pueden enfocar sus
recursos a las tareas clave dentro de su área de responsabilidad,
dando como resultado una mejor utilización de los recursos

22. Descripción del papel innovador del proyecto
• Concentra las distintas áreas de operación de la institución
universitaria dentro de una base de datos única y con una
estructura estandarizada y flexible.
• En términos empresariales, el Sistema de Información Estudiantil
representa el “ERP” del mundo educativo ya que permite la
concatenación de actividades normalmente fragmentadas y obliga a
la organización a rediseñar y replantear sus procesos y
procedimientos, al mismo tiempo que provee una mejor definición
de las tareas y responsabilidades de los involucrados
• Migración de silos aislados de información a una herramienta
integrada de administración de la información que permita la
creación de distintos reportes para todas las áreas involucradas.
Dicha capacidad dará como resultado una mejor orientación en la
instrucción del alumnado, así como una reasignación efectiva de los
recursos.

23. Descripción del papel innovador del proyecto
Fuente: U.S. Department of Education,
http://www2.ed.gov/about/offices/list/os/technology/plan/2004/site/theplan/edlite-TearDownThoseWalls.html

24. Riesgos potenciales y plan de minimización
Riesgos Potenciales para la implementación Plan de minimización
* Negociación en avanzada de la redefinición de los
1. Resistencia sindical al rediseño de los puestos distintos puestos afectados por la implantación
afectados * Difusión de los beneficios proyectados a través de la
implantación
2. Falta de compromiso de las autoridades, fuera del * Fortalecer el aspecto de opinión pública del
DMC proyecto, para una mejor aceptación y maximización
del beneficio político de su implementación
* Proponer un cabildeo temprano de los recursos a
3. Retrasos potenciales en el desarrollo del proyecto través de la exposición de los beneficios potenciales
debido al proceso burocrático de toma de decisiones. de lograr los estándares de calidad requeridos
respecto a los recursos federales a otorgarse
4. Resistencia de capacitarse particularmente del * Plantear un sistema de recompensa ligado a la
personal administrativo, porque ellos dependen del adquisición de las capacidades necesarias para operar
sindicato administrativo y no académico. en el esquema planteado
5. Conflictos durante la migración de datos, dada la * Utilizar la base de alumnos en servicio social y
complejidad de la estructura actual practicantes, de tal forma que se utilicen mayores
recursos para sortear la complejidad estructural actual
Fuente: elaboración propia

25. Plan de Trabajo y Administración de Proyecto
Entregables primarios:
1. Preparación del factor humano: incluye las actividades de redefinición
de puesto y responsabilidades tanto del área administrativa como de
enseñanza, así como la negociación y acuerdos con la parte sindical.
2. Evaluación y preparación del hardware y software: incluye la auditoría
por parte del proveedor del hardware disponible, así como la
instalación del software propuesto
3. Transferencia de datos e integración: plantea la migración de los datos
existentes a la nueva base de datos, y la integración del software con
los sistemas existentes
4. Reingeniería de procesos: restructuración de los procesos de negocios
tanto del lado administrativo como de los académicos y enseñanza
5. Entrenamiento: capacitación de todo el personal involucrado

26. Plan de Trabajo y Administración de Proyecto:
Diagrama de Gantt
Semanas
Entregable Recurso Duración 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
Aprobación de Recursos 0 sem
Preparación del factor humano 8 sem
Redefinición de actividades profesorado Coord. DMC/Sindicato 2 sem
Redefinición de actividades personal soporte Coord. DMC/Sindicato 2 sem
Negociación sindical e institucional Coord. DMC/Sindicato 4 sem
Evaluación y Preparación Hardware/Software 2 sem
Auditoría/Actualización de Hardware TI Institucional 1 sem
Instalación de Software TI Institucional 1 sem
Transferencia de Datos e Integración 22 sem
Migración de Datos TI Institucional 20 sem
Integración con sistemas existente TI Institucional 2 sem
Reingeniería de Procesos 12 sem
Reingeniería de Procesos Administrativos Coord. DMC 6 sem
Reingeniería de Procesos Académicos Coord. DMC 6 sem
Entrenamiento 4 sem
Entrenamiento Personal Docente TI/Coord. DMC 4 sem
Entrenamiento Personal Administrativo TI/Coord. DMC 4 sem
Go-Live 1 sem
Fuente: Elaboración propia con datos de http://www.sonis.com/sonisweb-enterprise

27. Plan de Trabajo y Administración de Proyecto
Los recursos primarios son:
1. Coordinación del DMC
2. Sindicato
3. TI Institucional
4. Plantel de soporte conformado por estudiantes en servicio
social