El documento describe el proceso de crear consultas y informes en Access. Para crear una consulta, se usa el Asistente de consultas que guía el usuario a través de las etapas de seleccionar una tabla, elegir campos, y asignar un título. Los informes presentan datos de tablas o consultas para imprimirlos. El Asistente de informes guía la selección de campos, niveles de agrupación, y orden de registros.
2. CREAR UNA CONSULTA ACCESS
Una consulta en Access no es más que una pregunta
que podemos hacer a la base de datos sobre la
información que contiene. Para crear una consulta en
Access podemos utilizar el Asistente para consultas el
cual nos guiará paso a paso por todo el proceso.
PROCESO PARA CREAR UNA CONSULTA EN
ACCESS
El primer paso para crear una consulta en Access es
saber la pregunta que deseamos hacer a la base de
datos, así que antes de iniciar con el Asistente para
consultas debemos tener una idea del tipo de
información que deseamos obtener. Por ejemplo: Me
gustaría tener una lista de todos los departamentos de
la empresa.
3. ABRIR
EL ASISTENTE PARA LAS
CONSULTAS
Para iniciar con la creación de una consulta en
Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar el
botón Asistente para consultas que se encuentra dentro
del grupo Consultas.
4.
Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos
permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear.
En este ejemplo crearé una consulta sencilla.
5.
En el segundo paso del proceso podremos elegir la
tabla que contiene la información que necesitamos.
Además podremos elegir todas o algunas de las
columnas de la tabla seleccionada, solamente será
necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al
recuadro de la derecha.
6.
El último paso del Asistente para consultas nos
permite asignar un título a la consulta.
7.
Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la
consulta para ver información y pulsaré el botón
Finalizar. Esto cerrará el Asistente para consultas y
mostrará el resultado de la consulta:
8.
En el panel izquierdo podrás observar la lista de
consultas que hayas creado. Si no ves la lista de
Consultas es probable que estés observando algún
otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic
sobre el título del panel izquierdo y selecciona la
opción Consultas.
10.
Los informes sirven para presentar los datos de una
tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La
diferencia básica con los formularios es que los datos
que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar
o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes
se puede agrupar más fácilmente la información y
sacar totales por grupos.
12.
En esta ventana nos pide introducir los campos a
incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde
cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será
el origen del informe. Si queremos sacar datos de
varias tablas lo mejor será crear una consulta para
obtener esos datos y luego elegir como origen del
informe esa consulta.
13.
En esta pantalla elegimos los niveles de
agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar
los registros que aparecen en el informe por varios
conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y
pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se
visualizarán totales de ese grupo.
14.
y pasamos a la siguiente ventana que verás en la
siguiente página..
15.
En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los
registros. Seleccionamos el campo por el que
queremos ordenar los registros que saldrán en el
informe, y elegimos si queremos una ordenación
ascendente o descendente.
