Shekina Servicios Generales 2013

Presentación de
Gestión de Servicios Generales

Reduzca tiempos y costos de los procesos de Servicios Generales
Somos socios de negocios de:

© Shekina Consulting, C.A. 2006-2013. Caracas, Venezuela.
Todos los Derechos Reservados.

Contenido de la
presentación
 Situación del Cliente
 Solución
 Módulos
 Ventajas
 Beneficios
 Gestión de Servicios
 Flujo de Procesos

 Plataformas


Situación del Cliente
 ¿Existe la necesidad de entregar sus documentos y Correspondencia
a proveedores y clientes a tiempo?
 ¿Sabe cuando se entregaron sus facturas a los clientes?
 ¿Lleva una estadística de la gestión de sus mensajeros?
 ¿Controla las solicitudes y costos de taxi?
 ¿Es común que los documentos se extravíen en su empresa?


Solución
 Servicios Generales, es una solución que
permite controlar de manera electrónica toda la
información de envíos, recepción y distribución
de la correspondencia de su empresa.
 Permite la elaboración, actualización,
distribución, estadísticas, y consulta de la
correspondencia.
 Servicios Generales es automatizada, rápida y
segura.
 Es fácil de aprender y usar.


Módulos

Solicitud de Servicios Generales

Solicitud de Material de Oficina

Solicitud de Taxis

Envió de Encomiendas o Documentos

Recepción de Encomiendas o Documentos

Búsqueda de Encomiendas o Documentos

Distribución interna de la Correspondencia con Tabs

Ventajas
 La aplicación aprovecha el valor del correo electrónico como
medio de comunicación interpersonal y así informar
instantáneamente la situación de sus documentos.
 Se incluyen las firmas electrónicas y la comunicación en línea
 La administración de la aplicación es simple.
 Se adapta a los procesos e imagen corporativa de su
empresa.


Ventajas
 Se reducen los costos de impresión de documentos y en
consecuencia el control de documentos manual.
 Se elimina la elaboración de formas manuales y se incluye
la generación automática en forma de reportes .
 Se optimiza el proceso de actualización y distribución.
 Los procesos son basados en prioridades (alta, media, baja)


Ventajas
 El proceso de registro de sus documentos en bases de datos
constituye un almacen de datos y están a disposición del
resto del equipo de trabajo que estén autorizados para su
lectura.


Ventajas
 Se envía alertas recordatorios, evitando que la entrega y
recepción de sus documentos queden en el olvido, y
permitiendo que su empresa se reorganice ante situaciones
de contingencia o la ausencia de una persona determinada
por períodos prolongados.
 Se validan los días no laborables y feriados nacionales.


Beneficios
 Disminución de Costos
 Control efectivo de solicitudes y documentos
 Aumentar la efectividad del servicio de Mensajería al saber la
carga de trabajo de cada uno y su efectividad.
 Garantizar la seguridad, confidencialidad y el manejo de la
información vigente.
 Controlar los costos de envio con terceros (DHL, MRW, ZOOM).


Beneficios
 Cuantificar los documentos que han sido enviados a través de
servicios externos y por mensajería interna.
 Consultar los datos catalogados por: departamento, fechas,
enviados, recibidos, solicitante del servicio, mensajero asignado, y
otros.
 Controlar la recepción y entrega de los documentos recibidos por el
mensajero interno con un Tabs, para ahorrar costos al imprimir en
papel la distribución y aceptación del documento.


Beneficios
 Saber los motivos de la “No Entrega o Búsqueda” de un documento.
 Las actividades recurrentes y programadas sean efectuadas a la
hora y día pautados, (entrega de planilla de Seniat, IVSS, Pagos
Impuestos, búsqueda de cheques, etc).
 Minimizar la pérdida de los documentos en los procesos de entrega
y recepción.
 Planificar la entrega y búsqueda de los documentos por zona o
lugar.


Gestión de Servicios
1. Recepción documentos, paquetes, cajas, etc.
2. Envío de documentos, paquetes, cajas, etc.
3. Retiro de documentos, paquetes, cajas, planillas, etc.
4. Pago de Impuestos (SENIAT, IVSS, etc.)
5. Operaciones Bancarias (Depósitos, retiro de finiquito, chequeras, etc.)
6. Operaciones Especiales (Notaria, Alcaldía, Solvencias, ONA, etc.)
7. Compras menores / medicinas


Solicitudes de Servicios Generales

Confirmación de aceptacion o rechazo del Req.

El usuario registra el SSGG recibe solicitud y
tipo de requerimiento Si aprueba asigna al
evalua el tipo de responsable o proveedor
requerimiento

Proveedor indica a
SSGG la finalizacion
del Requerimiento
Se puede visualizar la
solicitud en los Es rechazada el cierre. Es enviado
históricos nuevamente a SSGG

El solicitante Se le envia correo al SSGG Revisa y
Aprueba y el Solicitante para que da por ejecutado
requeriemiento se cierre el Requerimiento el requerimiento
cambia a Cerrada


Solicitudes de Servicios de Taxis

Confirmación de aceptacion
o rechazo del Req.

El usuario registra el El Aprobador envia a SSGG recibe solicitud y
requerimiento de Taxi SSGG el Requerimiento realiza los tramites del
y envia aprobacion Aprobado Requerimiento y envia a
la linea de Taxi

Proveedor indica a
Es rechazada la solicitud. SSGG el nombre del
Conductor y placa de
la unidad
solicitud en los
históricos

El solicitante cierra la SSGG registra en el
solicitud e indica Sistema la inf del
El solicitante recibe
comentarios del proveedor y envia al
el servicio requerido
Servicio prestado Solicitante


Solicitud de Material de Oficina

Confirmación de aceptacion
o rechazo del Req.
El usuario registra el
requerimiento de El Aprobador envia a SSGG recibe solicitud y
Material de oficina y SSGG el Requerimiento realiza el armado del
envia aprobacion Aprobado pedido para ser enviado

Se le informa al
Es rechazada la solicitud. Solicitante que se le
enviara el pedido
solicitud en los
históricos

El solicitante cierra la SSGG entrega e
solicitud e indica El solicitante recibe
el Pedido y revisa el Mensajeria Interna
comentarios del para realizar la
Servicio prestado contenido
entrega del Pedido


Envío de documentos, paquetes, cajas, etc.
(encomiendas)
Confirmación de envio
Mensajería ordena y
El usuario registra el El usuario entrega en entrega a los
tipo de encomienda, Mensajeria la mensajeros o a
destino y persona encomienda. empresa y registra
contacto.

Rectifica información de encomienda Se le entrega la
lista de
encomiendas
por entregar al
Confirmación de entrega mensajero o
empresa

Confirmación de la devolucion Mensajería ordena y
registra las entregas
y las devoluciones y
El usuario busca las devoluciones cierra.

Mensajero entrega el
acuse de entrega de la
correspondencia a
Mensajería

Recepción de documentos, paquetes, cajas,
etc. (encomiendas)
Alarmas para indicar que no
ha retirado encomienda

Recepción registra el
Mensajero o empresa tipo de encomienda y
entrega encomiendas persona contacto. Correo indicando la
en recepción encomienda recibida

El usuario retira
en Recepción la
encomienda

Recepción
Usuario registra la registra la
Correo indicando la
recepción de la entrega de la
encomienda entregada
encomienda y cierra encomienda

© Shekina Consulting, C.A. 2009. Caracas, Venezuela.

Búsqueda de documentos, paquetes,
cajas, etc. (encomiendas)

El usuario registra
la solicitud y la SSGG ordena y entrega Entrega a SSGG la
envia a SSGG a los mensajeros encomienda solicitada
las solicitudes

Se le informa al
Solicitante que se le
enviara la
encomienda
solicitud en los
históricos

El solicitante cierra la SSGG entrega e
solicitud e indica El solicitante recibe
la Encomienda y Mensajeria Interna para
comentarios del realizar la entrega de la
Servicio prestado revisa el contenido
Encomienda

© Shekina Consulting, C.A. 2009. Caracas, Venezuela.

Distribución de documentos, paquetes,
cajas, etc. (con y sin Tabs)
Confirmación de recepción Si no hay WiFi el mensajero
El usuario registra el interno sincroniza por cable
tipo de encomienda, El usuario entrega a y entrega a mensajería las
destino y persona Mensajería interna la encomiendas recibidas
contacto. encomienda.

Mensajería ordena y
Confirmación de envío entrega a los
mensajeros o a
Confirmación de la devolución empresa y registra
El usuario recibe las
devoluciones o los
documentos solicitados
y cierra

Si no hay WiFi el mensajero
interno sincroniza por cable
y Recibe la mensajería las Mensajería ordena y
encomiendas a entregar registra las entregas
a mensajería interna
Mensajero interno entrega las Mensajero o empresa
devoluciones o los entrega el acuse de entrega
documentos solicitados de la correspondencia a
Mensajería y las
© Shekina Consulting, C.A. 2009. Caracas, Venezuela. devoluciones

Plataformas

Nuestras aplicaciones están diseñadas y
desarrolladas para ser utilizadas
en las dos plataformas de
Soluciones Colaborativas y Mensajería
más importantes del mundo tecnológico.


Información de Contacto
Shekina Consulting, C.A.
J-29356943-5

http://www.shekinaconsulting.com

Av. Francisco de Miranda, Edif. Centro Seguros La Paz, Planta Baja, Local PB24-F.
Urbanización Boleita Sur. Caracas 1070. Venezuela.

(58-212) 237-02.18
(58-212) 237-72.85

(58-212) 239-52.93

(58-414) 030-76.62 – Director Gerente
(58-414) 030-76.63 – Gerente de Negocios y Nuevas Tecnologías
(58-414) 242-29.71 – Gerente de Plataforma Microsoft
(58-416) 933-26.79 – Soporte24

n.vargas@shekinaconsulting.com - Director Gerente
j.contreras@shekinaconsulting.com - Gerente de Negocios y Nuevas Tecnologías
soporte@shekinaconsulting.com - Especialistas en Mensajería Lotus Notes
d.lopez@shekinaconsulting.com - Gerente de Plataforma Microsoft


Gracias por su
tiempo

“El único aspecto que le da a una organización un margen competitivo…
es lo que sabe,
cómo usa lo que sabe
y
qué tan rápido puede saber algo nuevo”.
Laurence Prusak, IBM


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